Kebijakan Bisnis: Apa itu? Bagaimana Cara Membuatnya?

Apa yang dimaksud dengan kebijakan bisnis?

Sebelum kita menyelami proses pembuatan kebijakan bisnis, penting untuk memahami apa sebenarnya yang tercakup dalam kebijakan tersebut. Kebijakan bisnis adalah pernyataan formal yang menguraikan peraturan, regulasi, dan proses yang memandu perilaku dan pengambilan keputusan karyawan dalam suatu organisasi. Hal ini menetapkan kerangka kerja yang konsisten, memastikan bahwa semua orang memiliki pemikiran yang sama dalam hal aspek-aspek utama bisnis.

Kebijakan bisnis sangat penting bagi organisasi dari semua ukuran dan industri. Mereka memberikan serangkaian pedoman yang membantu menjaga ketertiban, mendorong perilaku etis, dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum. Kebijakan ini mencakup berbagai bidang, termasuk namun tidak terbatas pada:

• sumber daya manusia,
• keuangan,
• operasi,
• pemasaran,
• teknologi Informasi.

Lebih tepatnya, kebijakan bisnis dapat melibatkan penggunaan alat atau proses tertentu. Misalnya, kebijakan bisnis Anda dapat menentukan apakah Anda harus mencari calon pelanggan secara manual atau dengan bantuan otomatisasi, sebagai tenaga penjualan.

Pencarian calon pelanggan penjualan manual atau otomatis?

Kami telah menulis postingan yang luar biasa tentang perbedaan antara strategi pencarian calon pelanggan manual dan otomatis sebagai tenaga penjualan. Dalam posting ini, Anda akan mempelajari semua yang perlu Anda ketahui tentangnya.

Cari tahu tentang rekomendasi strategi penjualan kami!

Dalam bidang sumber daya manusia, kebijakan bisnis dapat mencakup pedoman proses rekrutmen dan seleksi, evaluasi kinerja penjualan, kompensasi dan tunjangan, serta kode etik karyawan. Kebijakan ini dirancang untuk menciptakan lingkungan kerja yang adil dan inklusif, dimana karyawan diperlakukan dengan hormat dan diberi kesempatan yang sama untuk tumbuh dan berkembang.

Pada akhirnya, perlu diingat bahwa kebijakan bisnis berfungsi sebagai peta jalan bagi organisasi, memberikan kerangka kerja untuk pengambilan keputusan dan perilaku. Prinsip-prinsip tersebut mencakup berbagai aspek bisnis, memastikan konsistensi, kepatuhan, dan perilaku etis.

Apa saja jenis-jenis kebijakan bisnis?

Sekarang setelah kita memiliki pemahaman yang jelas tentang apa itu kebijakan bisnis, mari kita telusuri berbagai jenis kebijakan yang ada.

#1. Kebijakan Organisasi atau Perusahaan

Kebijakan-kebijakan ini menentukan arah keseluruhan organisasi dan menguraikan nilai-nilai, misi, dan visinya. Kebijakan ini memberikan kerangka kerja yang luas di mana semua kebijakan lainnya dibuat dan diterapkan.

Kebijakan organisasi atau perusahaan memegang peranan penting dalam membentuk budaya suatu perusahaan. Mereka mendefinisikan harapan dan perilaku yang diharapkan untuk dipatuhi oleh karyawan. Kebijakan ini sering kali mencakup bidang-bidang seperti perilaku etis, keberagaman dan inklusi, serta tanggung jawab sosial perusahaan.

#2. Kebijakan Operasional

Kebijakan operasional fokus pada proses dan prosedur tertentu dalam perusahaan. Mereka memberikan pedoman tentang bagaimana tugas-tugas yang berbeda harus dilaksanakan untuk memastikan efisiensi dan konsistensi.

Kebijakan operasional sangat penting untuk merampingkan operasional sehari-hari dan memastikan bahwa karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang peran dan tanggung jawab mereka. Kebijakan ini mungkin mencakup bidang-bidang seperti manajemen inventaris, pengendalian kualitas, layanan pelanggan, dan teknologi informasi.

#3. Kebijakan Strategis

Kebijakan strategis berkaitan dengan perencanaan dan pengambilan keputusan jangka panjang. Mereka menguraikan keseluruhan strategi, sasaran, dan sasaran perusahaan, dan memandu manajemen penjualan dalam membuat pilihan strategis.

Kebijakan strategis sangat penting untuk memastikan bahwa organisasi selaras dengan visi dan tujuan jangka panjangnya. Kebijakan ini mungkin mencakup bidang-bidang seperti penentuan posisi pasar, pengembangan produk, merger dan akuisisi, dan ekspansi internasional.

#4. Kebijakan Kontinjensi

Kebijakan kontinjensi dirancang untuk menghadapi kejadian atau situasi yang tidak terduga. Pedoman ini memberikan pedoman tentang cara menangani krisis, gangguan, atau keadaan darurat secara efektif.

Kebijakan kontinjensi sangat penting untuk memastikan bahwa organisasi dapat merespons keadaan yang tidak terduga dengan cepat dan efektif. Kebijakan ini mungkin mencakup bidang-bidang seperti perencanaan kesinambungan bisnis, pemulihan bencana, dan manajemen krisis.

#5. Kebijakan Prosedural

Kebijakan prosedural menguraikan proses langkah demi langkah untuk menyelesaikan tugas atau aktivitas tertentu dalam organisasi. Mereka memastikan konsistensi dan kejelasan dalam pelaksanaan berbagai operasi.

Kebijakan prosedural sangat penting untuk menjaga standardisasi dan efisiensi dalam aktivitas organisasi sehari-hari. Kebijakan ini mungkin mencakup bidang-bidang seperti pengadaan, manajemen proyek, proses keuangan, dan penerimaan karyawan.

#6. Kebijakan Fungsional atau Departemen

Kebijakan fungsional atau departemen menguraikan pedoman dan prinsip khusus yang berlaku untuk masing-masing departemen atau area fungsional dalam organisasi. Mereka mengatasi tantangan dan persyaratan unik dari setiap departemen.

Kebijakan fungsional atau departemen sangat penting untuk memastikan bahwa setiap departemen beroperasi selaras dengan tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Kebijakan ini mungkin mencakup bidang-bidang seperti pemasaran, keuangan, operasi, sumber daya manusia, dan teknologi informasi.

#7. Kebijakan Sumber Daya Manusia

Kebijakan sumber daya manusia mencakup berbagai isu terkait karyawan, seperti rekrutmen, kompensasi, pelatihan, manajemen kinerja, dan tunjangan karyawan. Mereka memastikan perlakuan yang adil dan konsisten terhadap karyawan.

Kebijakan sumber daya manusia sangat penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang positif dan produktif serta memastikan bahwa karyawan diperlakukan secara adil dan setara. Kebijakan-kebijakan ini dapat mencakup bidang-bidang seperti kesempatan kerja yang setara, anti-diskriminasi, pengembangan karyawan, dan keseimbangan kehidupan kerja.

Bagaimana Menerapkan Kebijakan Bisnis

Sekarang setelah kita menjelajahi berbagai jenis kebijakan bisnis, mari kita pelajari proses pembuatan dan penerapannya secara efektif:

Langkah 1: Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama dalam menerapkan kebijakan bisnis adalah mengidentifikasi kebutuhan atau masalah spesifik yang ingin diatasi. Hal ini dapat berupa masalah terkait operasional, layanan pelanggan, kepatuhan, atau bidang lainnya yang memerlukan kejelasan dan konsistensi.

Misalnya, sebuah perusahaan sedang mengalami tingkat turnover yang tinggi di kalangan karyawannya. Setelah melakukan analisis, manajemen mengidentifikasi bahwa kurangnya kebijakan pengembangan karir yang jelas berkontribusi terhadap masalah ini. Oleh karena itu, kebutuhan untuk menerapkan kebijakan bisnis yang berfokus pada pertumbuhan karir karyawan menjadi jelas sebelum membangun tim penjualan mereka.

Langkah 2: Tentukan Tujuan dan Ruang Lingkup Kebijakan

Setelah kebutuhan teridentifikasi, penting untuk menentukan tujuan dan ruang lingkup kebijakan. Hal ini melibatkan pengartikulasian yang jelas mengenai tujuan dan batasan kebijakan untuk memastikan kebijakan tersebut mampu mengatasi kebutuhan yang teridentifikasi secara efektif.

Dalam hal kebijakan pengembangan karir, tujuannya adalah untuk memberikan kerangka kerja terstruktur bagi karyawan untuk pertumbuhan profesional mereka di dalam perusahaan. Ruang lingkupnya mencakup menguraikan berbagai peluang yang tersedia, seperti program bimbingan, lokakarya pelatihan, dan kriteria promosi.

Langkah 3: Riset dan Konsultasikan

Sebelum menyusun kebijakan, penting untuk melakukan penelitian menyeluruh dan berkonsultasi dengan pemangku kepentingan terkait. Hal ini mencakup pengumpulan informasi tentang praktik terbaik, persyaratan hukum, dan standar industri. Berkonsultasi dengan karyawan, manajer, dan pakar di bidangnya dapat memberikan wawasan berharga dan memastikan dukungan dari pemangku kepentingan utama.

Dalam konteks kebijakan pengembangan karir, tahap penelitian akan melibatkan mempelajari program pengembangan karir yang berhasil diterapkan oleh perusahaan lain di industri yang sama. Hal ini juga mencakup konsultasi dengan karyawan di berbagai tingkatan untuk memahami aspirasi dan harapan karir mereka.

Langkah 4: Draf Kebijakan

Berdasarkan penelitian dan konsultasi, sekarang saatnya menyusun kebijakan. Definisikan dengan jelas pedoman, prosedur, dan tanggung jawab yang dijabarkan dalam kebijakan. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas untuk memastikan pemahaman yang lengkap dan menghindari ambiguitas.

Dalam hal kebijakan pengembangan karir, rancangan tersebut akan mencakup kriteria khusus untuk kelayakan, pedoman untuk mengakses program pelatihan dan bimbingan, dan garis besar yang jelas tentang tanggung jawab karyawan dan manajer dalam mendukung pertumbuhan karir.

Langkah 5: Setujui Kebijakan

Setelah kebijakan disusun, kebijakan tersebut harus melalui proses persetujuan. Hal ini melibatkan perolehan umpan balik dari pemangku kepentingan terkait, melakukan revisi jika diperlukan, dan memperoleh persetujuan akhir dari otoritas atau manajemen yang berwenang.

Untuk kebijakan pengembangan karir, rancangannya akan dibagikan kepada departemen sumber daya manusia, manajemen senior, dan bahkan kelompok fokus karyawan untuk mendapatkan masukan. Revisi akan dilakukan berdasarkan masukan yang diterima, dan versi final akan disampaikan kepada tim eksekutif untuk disetujui.

Langkah 6: Komunikasikan Kebijakan

Setelah kebijakan disetujui, kebijakan tersebut harus dikomunikasikan secara efektif kepada seluruh karyawan. Gunakan berbagai saluran komunikasi, seperti pertemuan, email, dan intranet, untuk memastikan kesadaran dan pemahaman luas mengenai kebijakan tersebut. Memberikan pelatihan dan sumber daya untuk mendukung karyawan dalam menerapkan kebijakan dengan benar.

Dalam hal kebijakan pengembangan karir, pertemuan seluruh perusahaan dapat diadakan untuk memperkenalkan kebijakan tersebut dan manfaatnya. Selain itu, komunikasi email dapat dikirimkan ke seluruh karyawan dengan informasi terperinci dan tautan ke sumber daya seperti modul pelatihan online dan panduan pengembangan karier.

Langkah 7: Terapkan Kebijakan

Setelah kebijakan dikomunikasikan, inilah saatnya untuk menerapkannya. Pastikan karyawan memiliki alat dan sumber daya yang diperlukan untuk mematuhi kebijakan. Pantau kepatuhan secara teratur dan atasi setiap tantangan atau pertanyaan yang muncul selama proses tersebut.

Dalam hal kebijakan pengembangan karir, manajer akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan memiliki akses terhadap program pelatihan dan peluang bimbingan yang diuraikan dalam kebijakan tersebut. Check-in rutin dan penilaian kemajuan akan dilakukan untuk memantau implementasi dan mengatasi masalah apa pun yang mungkin timbul.

Langkah 8: Pantau dan Tinjau

Penerapan suatu kebijakan merupakan sebuah proses yang berkelanjutan. Pantau efektivitasnya secara rutin dan nilai apakah program tersebut mencapai tujuan yang diharapkan. Kumpulkan umpan balik dari karyawan dan lakukan penyesuaian yang diperlukan agar kebijakan tetap relevan dan terkini.

Untuk kebijakan pengembangan karir, survei rutin dan sesi umpan balik dapat dilakukan untuk mengukur kepuasan karyawan dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Kebijakan ini akan ditinjau setiap tahun untuk memastikan kebijakan tersebut selaras dengan kebutuhan karyawan dan organisasi yang terus berkembang.

Langkah 9: Dokumen dan Perbarui

Yang terakhir, sangat penting untuk mendokumentasikan kebijakan tersebut dan membuatnya mudah diakses oleh seluruh karyawan. Tinjau dan perbarui kebijakan secara berkala untuk mencerminkan perubahan apa pun dalam lingkungan bisnis, persyaratan hukum, atau kebutuhan organisasi.

Dalam hal kebijakan pengembangan karir, kebijakan tersebut akan didokumentasikan dalam buku pegangan karyawan perusahaan dan tersedia di intranet untuk memudahkan referensi. Pembaruan akan dilakukan sesuai kebutuhan, seperti memasukkan program pelatihan baru atau merevisi kriteria promosi berdasarkan tren industri.

Apa Kesalahan Umum dalam Membuat Kebijakan Bisnis?

Saat membuat kebijakan bisnis, penting untuk menghindari kesalahan umum yang dapat melemahkan efektivitas kebijakan tersebut. Berikut beberapa kesalahan umum yang harus diwaspadai:

Kurang kejelasan

Kebijakan yang tidak jelas atau tidak didefinisikan dengan baik dapat menyebabkan kebingungan dan implementasi yang tidak konsisten. Mengartikulasikan dengan jelas tujuan, pedoman, dan hasil yang diharapkan untuk memastikan pemahaman menyeluruh di antara karyawan.

Misalnya, bayangkan sebuah perusahaan yang memperkenalkan kebijakan baru mengenai penggantian biaya. Jika kebijakan tersebut hanya menyatakan bahwa karyawan dapat memperoleh penggantian biaya terkait bisnis tanpa memberikan pedoman yang jelas mengenai apa yang termasuk dalam biaya terkait bisnis, maka karyawan dapat mengajukan permintaan penggantian biaya pribadi yang tidak terkait dengan pekerjaan mereka. Ketidakjelasan ini dapat menimbulkan kebingungan dan berpotensi menimbulkan penyalahgunaan dana perusahaan.

Ketika meluangkan waktu untuk mendefinisikan dengan jelas apa yang dianggap sebagai pengeluaran terkait bisnis, memberikan contoh spesifik, dan menguraikan proses pengajuan permintaan penggantian biaya, kebijakan ini menjadi lebih efektif dan memastikan bahwa karyawan memahami batasannya .

Mengabaikan Umpan Balik Karyawan

Karyawan adalah pihak yang terkena dampak langsung dari kebijakan, sehingga penting untuk melibatkan mereka dalam proses pembuatan kebijakan. Mintalah umpan balik dan saran dari karyawan untuk memastikan perspektif mereka dipertimbangkan dan meningkatkan dukungan mereka.

Misalnya, sebuah perusahaan mungkin memutuskan untuk menerapkan kebijakan baru mengenai pekerjaan jarak jauh. Daripada hanya mendikte ketentuan kebijakan tanpa berkonsultasi dengan karyawan, perusahaan dapat melakukan survei atau mengadakan kelompok fokus untuk mengumpulkan wawasan dan opini. Dengan melibatkan karyawan dalam proses pengambilan keputusan, perusahaan dapat mengatasi permasalahan, mengidentifikasi potensi tantangan, dan pada akhirnya membuat kebijakan yang lebih mungkin untuk diterima dan diikuti oleh tenaga kerja.

Selain itu, dengan secara aktif mencari masukan dari karyawan, perusahaan dapat menumbuhkan budaya transparansi dan komunikasi terbuka, yang dapat meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan.

Kebijakan yang Terlalu Kompleks

Kebijakan yang dipenuhi jargon dan kompleksitas dapat membebani karyawan dan menghambat implementasinya. Jaga agar bahasa kebijakan tetap jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Pecahkan konsep kompleks menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti.

Misalnya sebuah perusahaan yang memperkenalkan kebijakan baru mengenai keamanan data. Jika kebijakan ditulis menggunakan istilah teknis dan bahasa yang rumit yang mungkin tidak dipahami oleh rata-rata karyawan, maka akan menjadi tantangan bagi mereka untuk mematuhi persyaratan kebijakan.

Sebaliknya, perusahaan dapat menyederhanakan bahasanya, memberikan contoh, dan menguraikan kebijakan menjadi petunjuk langkah demi langkah. Pendekatan ini memastikan bahwa karyawan dapat dengan mudah memahami ekspektasi kebijakan dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mematuhi protokol keamanan data.

Selain itu, memberikan sesi pelatihan atau lokakarya untuk menjelaskan kebijakan secara sederhana dapat lebih meningkatkan pemahaman karyawan dan memfasilitasi kelancaran implementasi.

Contoh Kebijakan Bisnis yang Sukses

Sebagai pakar penjualan dan pertumbuhan B2B, saya telah menemukan banyak contoh kebijakan bisnis yang sukses sepanjang karier saya. Salah satu contoh tertentu terlintas dalam pikiran ketika sebuah perusahaan tempat saya bekerja menerapkan kebijakan harga yang transparan untuk klien di industri farmasi. Kebijakan ini memberikan informasi harga yang jelas dan terbuka kepada calon pelanggan, yang membantu membangun kepercayaan dan menyederhanakan proses penjualan B2B. Kebijakan tersebut dikomunikasikan secara efektif kepada tim penjualan, yang dilengkapi dengan alat yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan terkait harga dengan percaya diri.

Contoh lainnya adalah kebijakan sumber daya manusia yang diterapkan oleh perusahaan pengembangan perangkat lunak. Kebijakan ini berfokus pada peningkatan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat dan memberikan pengaturan kerja yang fleksibel bagi karyawan. Kebijakan ini tidak hanya menarik talenta-talenta terbaik namun juga berkontribusi terhadap kepuasan dan produktivitas karyawan yang lebih tinggi.

Contoh-contoh ini menyoroti kekuatan kebijakan bisnis yang dirancang dengan baik dalam mendorong hasil positif dan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif.

Kesimpulannya

Kebijakan bisnis adalah alat penting dalam memandu pengambilan keputusan dan memastikan konsistensi dalam organisasi. Dengan memahami berbagai jenis kebijakan dan mengikuti pendekatan sistematis dalam pembuatan dan penerapannya, organisasi dapat mencapai kejelasan, efisiensi, dan kepuasan karyawan yang lebih baik.