Cara Memilih Sistem Telepon Bisnis: Panduan Komprehensif

Meskipun teknologi telah memberi kita berbagai alat komunikasi untuk bisnis, teknologi gagal menghilangkan kebutuhan akan telepon dalam lingkungan perusahaan. Saluran yang paling disukai untuk layanan pelanggan adalah panggilan telepon. Namun karena kemajuan teknologi, bisnis kini memiliki beragam pilihan untuk sistem telepon bisnis mereka.

Mengingat beragamnya sistem telepon yang tersedia untuk dipilih, menentukan sistem telepon yang tepat untuk perusahaan Anda mungkin terasa sulit. Tujuan penulisan ini adalah untuk memberi Anda rincian yang jelas tentang sistem yang dapat diakses, fitur-fiturnya yang berbeda, dan faktor-faktor yang perlu direnungkan saat Anda memutuskan. Jadi, mari kita mulai.

Mengapa Tingkatkan Komunikasi Bisnis Anda?

Jika Anda menyelidiki sistem telepon bisnis, Anda mungkin memiliki bisnis, dan saat ini, ada komunikasi dengan pelanggan dalam beberapa bentuk. Mungkin Anda dan kolega Anda menggunakan ponsel pribadi untuk bekerja. Anda mungkin telah menetapkan nomor kontak khusus untuk perusahaan Anda termasuk telepon rumah bisnis; namun, masih ada keraguan mengenai adanya cara yang lebih efektif dalam menangani panggilan telepon terkait bisnis.

Terlepas dari dasar penyelidikan Anda, memilih sistem yang tepat dan disesuaikan dengan tuntutan bisnis Anda akan terbukti bermanfaat. Teknologi sistem telepon saat ini tidak semahal sebelumnya, teknologi ini lebih dapat dipercaya dan dilengkapi dengan fitur-fitur canggih yang lebih unggul dibandingkan teknologi di masa lalu. Bergantung pada cara Anda berkomunikasi dengan pelanggan saat ini dan sistem telepon mana yang Anda pilih, berikut beberapa manfaat yang mungkin Anda peroleh dengan peningkatan sistem telepon bisnis:

• Komunikasi terpusat: Tergantung pada telepon seluler masing-masing atau sambungan telepon rumah yang terputus dapat mengakibatkan kesalahpahaman saat menangani panggilan bisnis; sistem telepon perusahaan khusus memungkinkan Anda mengarahkan semua panggilan masuk dari satu titik utama.
• Penanganan panggilan yang lebih baik: Pengalaman yang lebih lancar dapat diciptakan, dan panggilan akan selalu dijawab dengan fungsi seperti antrean panggilan, penerusan panggilan, dan petugas otomatis dalam sistem telepon bisnis.
• Skalabilitas dan pertumbuhan: Pertumbuhan bisnis Anda yang mulus dapat dicapai dengan sistem telepon yang memungkinkan penambahan saluran dan ekstensi tambahan sesuai kebutuhan.
• Wawasan panggilan: Interaksi pelanggan Anda dapat meningkat secara signifikan seiring waktu dengan menggunakan sistem telepon bisnis yang dilengkapi dengan alat seperti pelacakan panggilan dan analitik untuk memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang panggilan Anda.
• Integrasi: Anda memiliki kemampuan untuk menggabungkan data yang dikumpulkan dari sistem telepon bisnis Anda dengan alat lain yang digunakan dalam bisnis Anda – seperti CRM atau perangkat lunak pusat bantuan – dan ini memberi agen Anda pandangan menyeluruh tentang keterlibatan pelanggan.
• Pekerjaan jarak jauh dan hibrid: Sistem telepon bisnis canggih yang dilengkapi elemen seperti aplikasi seluler, cabang virtual, dan kemampuan telepon lunak membuat penanganan lingkungan kerja hibrid dan jarak jauh menjadi mudah.

Terkait: Masa Depan Komunikasi VoIP: Bagaimana Kecerdasan Buatan Merevolusi Cara Kita Terhubung.

Jenis Sistem Telepon Bisnis

Bergantung pada cara Anda mengklasifikasikannya, hal itu menentukan jumlah sistem telepon yang ada. Di sini, fokus kami adalah membaginya menjadi sambungan telepon rumah tradisional, sistem VoIP, dan sistem telepon virtual.

Telepon Rumah Tradisional

Perusahaan telepon lokal atau regional biasanya menyediakan apa yang dikenal sebagai sistem telepon rumah tradisional. Mereka juga dikenal sebagai jaringan telepon umum (PSTN). Layanan ini diberikan kepada bisnis Anda melalui saluran telepon tembaga.

Pertukaran cabang swasta (PBX) yang berbasis di lokasi Anda sangat penting untuk mengelola layanan telepon rumah khusus di perusahaan Anda. PBX adalah perangkat keras yang menyediakan fungsi seperti ekstensi, mentransfer panggilan, dan daftar buku telepon ke sistem telekomunikasi. Banyak layanan telepon rumah yang bersifat hibrida menggunakan VoIP atau sistem telepon virtual.

Keandalan dan pengujian waktu adalah keuntungan menggunakan sistem telepon rumah. Namun terdapat banyak kerugian karena fakta bahwa banyak perusahaan telekomunikasi beralih dari sambungan telepon rumah tradisional; sebentar lagi perangkat ini akan menjadi usang. Perusahaan besar biasanya merupakan satu-satunya perusahaan yang mampu memelihara sistem telepon rumah tradisional dengan biaya terjangkau karena anggaran mereka untuk perangkat keras dan pemeliharaan. Meskipun demikian, sistem ini sering kali dicap ketinggalan jaman dan secara bertahap digantikan.

Sistem VoIP

Daripada menggunakan kabel telepon tembaga kuno untuk sambungan telepon rumah, sistem telepon VoIP bergantung pada konektivitas internet bisnis. Mereka juga menyediakan fitur yang sama yang dulu hanya tersedia di sistem PBX telepon rumah yang mahal, seperti:

• Petugas otomatis.
• Antrian panggilan.
• Integrasi komputer.

Bisnis Anda dapat membeli semua fitur ini dengan sistem VoIP yang lebih murah. Satu-satunya batasan yang mereka miliki adalah bahwa mereka sepenuhnya memerlukan koneksi internet yang andal dan berkecepatan tinggi untuk kinerja puncak. Sistem telepon VoIP juga hadir dalam dua jenis.

VoIP Lokal

Karena bisnis Anda menggunakan sistem VoIP lokal, organisasi Anda menampung semua perangkat keras dan perlengkapan telepon di pusat data perusahaannya. Hal ini memungkinkan bisnis Anda memiliki kendali penuh atas pengaturan telekomunikasi meskipun disertai dengan peningkatan biaya di muka dan menuntut karyawan yang berdedikasi untuk mengurus perangkat kerasnya. Gaya instalasi VoIP ini cocok untuk bisnis yang membutuhkan keamanan total untuk data mereka guna memenuhi kewajiban kepatuhan dan memiliki kru di lokasi untuk menjaga sistem.

VoIP Berbasis Cloud

Semua perangkat keras fisik dan layanan pemeliharaan berkelanjutan ditangani oleh penyedia sistem telepon Anda saat menggunakan VoIP berbasis cloud. Hanya sistem telepon yang perlu menjadi fokus bisnis Anda. Dengan penggunaan VoIP berbasis cloud, bahkan bisnis sederhana pun dapat mengakses semua kemampuan PBX telepon rumah standar bersama dengan fitur tambahan VoIP tanpa kerumitan pemeliharaan dan biaya. Perusahaan hanya terhubung ke sistem telepon VoIP mereka menggunakan internet.

Sistem Telepon Virtual

Usaha kecil dan kepemilikan perseorangan sering kali menemukan bahwa solusi optimal untuk kebutuhan telepon bisnis mereka adalah sistem telepon virtual yang juga mudah diakses. Dengan sistem telepon virtual, panggilan ke nomor telepon bisnis Anda dialihkan ke perangkat lunak cloud yang memiliki semua fitur sistem lain yang telah kami bahas seperti:

• Ekstensi.
• Meneruskan panggilan.
• Analisis panggilan.
• Pelacakan panggilan.

Kemudian kami dapat mengalihkan semua panggilan masuk ke telepon seluler, telepon rumah, atau mungkin ke pesan suara Anda sesuai dengan pengaturan pilihan Anda. Tidak seperti sistem lainnya, sistem telepon virtual menghubungkan panggilan menggunakan jaringan telepon yang ada dan kemampuan adaptasinya memberikan akses fitur yang sama kepada pekerja jarak jauh seperti yang dilakukan sistem konvensional.

Lihat juga: Telepon Digital vs. Sistem Telepon VoIP – Pro dan Kontra.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Sistem Telepon Bisnis

Saat Anda mempertimbangkan semua fitur yang dapat disediakan oleh berbagai sistem telepon, penting untuk mempertimbangkan beberapa faktor di luar fitur tersebut, termasuk:

Anggaran

Renungkan semua pengeluaran yang terkait dengan pembelian sistem telepon sebelum mencapai kesimpulan. Prospek untuk memiliki pengaturan VoIP yang dihosting sendiri mungkin menarik bagi Anda karena kontrol operasional yang ditawarkannya kepada bisnis Anda, tetapi pikirkan tentang biaya awal yang besar, ditambah biaya terus-menerus yang mungkin lebih besar daripada yang akan Anda keluarkan setiap bulannya.

Skalabilitas

Peningkatan skala bukanlah tugas yang mudah untuk sistem telepon rumah. Jika perluasan di masa depan menjadi bagian dari rencana Anda, periksa kembali apakah menambahkan nomor kontak dan ekstensi baru ke sistem telepon organisasi Anda akan menimbulkan kesulitan. Selain itu, carilah fungsionalitas yang mungkin tidak digunakan saat ini tetapi mungkin diperlukan di kemudian hari untuk memastikan solusi yang Anda pilih dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda di masa depan.

Dukungan teknis

Tingkat dukungan teknis harus menjadi elemen kunci dalam menentukan solusi apa pun yang Anda pilih. Jika Anda memutuskan pilihan VoIP internal, penting untuk memiliki sistem pendukung untuk tantangan perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak dapat diatasi oleh tim Anda. Jika Anda memilih cloud VoIP atau kerangka telepon virtual, dukungan teknis mereka harus merespons masalah dengan cepat.

Integrasi

Banyak sistem telepon terkini yang memiliki kemampuan untuk berintegrasi dengan perangkat lunak lain yang digunakan bisnis Anda, seperti CRM. Semua penyedia sistem telepon mungkin memiliki beragam perangkat terintegrasi atau menyediakan akses API sehingga tim teknis Anda dapat mengembangkannya sendiri. Ketika tujuan utama merombak sistem telepon Anda adalah untuk menyederhanakan alur tugas, memastikan bahwa solusi tersebut cocok dengan alat yang Anda gunakan secara aktif sangatlah penting.

Bagaimana Cara Memilih Penyedia Sistem Telepon Bisnis?

Setelah Anda memahami berbagai elemen unik pada sistem telepon bisnis beserta gagasan tentang jenisnya ditambah dengan keterampilan dalam menerapkannya sesuai kebutuhan perusahaan Anda; akibatnya, terdapat kebutuhan nyata untuk menginvestasikan waktu dan energi dalam proses ini. Kita perlu mulai mencari penyedia sistem telepon sekarang. Berikut tips untuk membantu mengatasi hal tersebut:

• Penyedia penelitian: Survei situs web perbandingan perangkat lunak online untuk vendor sistem telepon yang menyediakan setiap fitur yang Anda perlukan namun tetap memiliki reputasi terpuji dan sesuai dengan kisaran anggaran Anda.
• Minta uji coba: Banyak penyedia menyediakan uji coba gratis atau versi demo yang memungkinkan Anda berinteraksi secara pribadi dengan sistem mereka. Ini akan mendukung Anda dan tim Anda dalam menilai apakah utilitas tersebut sesuai dengan semua kebutuhan Anda.
• Bandingkan harga dan kontrak: Vendor yang berbeda mungkin memiliki biaya kerangka kerja yang berbeda. Evaluasi biaya setiap paket yang Anda pertimbangkan dari setiap penyedia. Pastikan setiap fitur penting yang dibutuhkan bisnis Anda disertakan dalam rencana yang dibandingkan untuk memastikan penilaian yang tepat.
• Baca ulasan dan mintalah rekomendasi: Dukungan teratas dapat datang dari orang-orang yang Anda kenal di bidang pekerjaan Anda. Kebutuhan serupa untuk sistem telepon profesional mungkin dimiliki oleh mereka dan mereka mungkin dapat memberikan saran pengaturan yang sesuai untuk Anda.
• Bernegosiasi dengan penyedia: Setelah Anda memilih penyedia sistem telepon bisnis yang sesuai dengan kebutuhan Anda, tawar-menawar kontrak akhir untuk mendapatkan penawaran terbaik. Paket siap pakai mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan Anda dan mungkin akan membuat Anda mengeluarkan biaya lebih banyak karena fitur tambahan dan tidak diperlukan. Seringkali, menyesuaikan rencana dengan kebutuhan Anda dapat memberi Anda kesepakatan yang lebih baik.

Terkait: Kerentanan & Risiko Keamanan VoIP: Yang Perlu Anda Ketahui.

Pikiran Terakhir

Pada suatu saat, bagi perusahaan mana pun, tidak peduli seberapa kecil atau besarnya, muncul kebutuhan akan sistem telepon bisnis. Ini akan meningkatkan pengalaman staf dan klien Anda, menyederhanakan manajemen panggilan, dan meningkatkan produktivitas. Namun mengingat banyaknya pilihan alternatif yang tersedia, penting untuk tidak menganggap enteng keputusan ini.

Mempertimbangkan kebutuhan khusus bisnis Anda sebelum memilih sistem telepon sangatlah penting. Terlepas dari apakah Anda tetap setia pada sistem telepon rumah, memilih pengaturan VoIP, atau menggunakan sistem telepon virtual, semua bentuk ini memiliki kelebihan dan kekurangan yang dapat membantu bisnis Anda. Ada banyak penyedia layanan yang tersedia untuk dipilih. Namun, ketika Anda telah menentukan jenis pengaturan yang diperlukan untuk perusahaan Anda; memeriksa daftar harga termasuk fitur serta ulasan pengguna dapat mempercepat pengambilan keputusan tentang perolehan pengaturan telepon yang efisien yang akan memperkaya produktivitas yang mengarah pada peningkatan pencapaian organisasi.