Apa Itu Surat Bisnis? Bagaimana Berkomunikasi Secara Profesional

Komunikasi bisnis tidak sama dengan komunikasi biasa.

Hari rata-rata di lingkungan perusahaan melibatkan komunikasi melalui telepon, panggilan video, atau surat bisnis. Berkomunikasi di tempat kerja bersifat formal dan profesional - atau memang seharusnya demikian. Bahkan dalam budaya yang santai, Anda harus membuat dan merekam korespondensi tertulis dengan perangkat lunak pembuatan dokumen .

Surat bisnis seringkali bersifat pribadi dan rahasia, dan sifatnya bervariasi tergantung pada pemangku kepentingan yang Anda tuju. Materi pelajaran harus dipotong-dan-kering dan digerakkan oleh tujuan, mendorong perhatian segera.

Untuk setiap undangan pembicara, testimonial, pembayaran vendor, atau tindak lanjut klien, Anda dapat menulis surat bisnis.

Untuk menyusun surat bisnis yang ideal, Anda harus memberikan perhatian khusus kepada penerima. Saat menulis kepada investor, bahasa Anda harus persuasif dan jelas. Jika Anda mengirim email ke klien yang baru bergabung, cantumkan timeline implementasi produk. Juga, pastikan Anda menggunakan kop surat resmi organisasi saat mengirim surat.

Beberapa contoh surat bisnis yang akan kita bahas adalah email perekrut, surat terima kasih, surat rekomendasi, surat penghargaan, dan surat orientasi klien.

Apa pun kasus penggunaannya, surat bisnis harus terdengar tajam, digerakkan oleh tindakan, dan profesional. Asah keterampilan menulis Anda dan bersiaplah untuk apa yang akan terjadi pada Anda.

Format surat bisnis yang mudah dipahami

Pertama, mari kita bicara tentang bagaimana Anda harus memformat surat bisnis. Spesifikasi setiap huruf akan terlihat berbeda, tetapi jika Anda perlu mengirim surat bisnis umum, Anda harus menggunakan representasi struktural.

1. Judul: Seperti surat apa pun, Anda harus memiliki judul dengan alamat dan tanggal.

2. Salam : Selanjutnya, Anda harus menulis salam. Sebutkan namanya. email, penunjukan, dan alamat pengirim dan penerima surat. Format standarnya adalah nama penerima diikuti dengan gelar, perusahaan, dan alamat mereka.

2. Kemudian muncul baris subjek . Ringkas perdebatan surat bisnis dalam satu baris sebelum pindah ke bagian berikutnya.

Kemudian muncul badan surat itu. Anda harus merujuk ke penerima dengan nama. Jika Anda tidak mengetahui namanya, Anda dapat mengalamatkan surat tersebut ke "Kepada pihak yang berkepentingan".

Setelah Anda selesai menulis surat bisnis (yang sangat penting), Anda akan membubuhkan tanda tangan yang sopan.

Mari satukan semuanya untuk membuat template surat bisnis kasar yang dapat Anda gunakan untuk mengevaluasi keberhasilan dan peningkatan proyek.

Praktik terbaik surat bisnis

Saat Anda mulai menulis surat, ingatlah surat bisnis bukanlah undangan pesta ulang tahun. Atau makan malam barbeque tahunan dengan anggota tim Anda. Anda harus melewatkan basa-basi dan langsung ke intinya.

Salah satu cara untuk memastikan pesan Anda diterima sebagaimana dimaksud adalah dengan mematuhi praktik terbaik berikut, terlepas dari tujuan unik surat tersebut.

• Proofread: Pastikan untuk memeriksa surat Anda dua atau tiga kali, memeriksa kesalahan tata bahasa dan ejaan. Ini akan memastikan Anda tampak lebih cerdik dalam komunikasi Anda.
• Pengeditan rekan : Jika Anda memiliki teman, kolega, atau mentor yang Anda kenal bersedia mengedit dokumen untuk Anda, jangan takut untuk bertanya. Memiliki pikiran yang segar untuk melihat surat itu akan menangkap kesalahan yang telah diabaikan oleh otak Anda.
• Format file: Pastikan surat Anda sejajar dengan format file yang diminta. Misalnya, kirim surat pengantar sebagai PDF, tetapi kirimkan surat penjualan sesuai preferensi perusahaan Anda.
• Periksa ejaan nama: Saya tahu saya sudah menyebutkan proofreading, tetapi memeriksa apakah Anda mengeja nama dengan benar harus menjadi langkah. Ini terutama berlaku untuk surat pengantar dan surat niat. Merupakan tanda penghormatan untuk mendapatkan nama individu atau organisasi dengan benar.
• Panjang surat: Kontrol panjang kata surat bisnis Anda. Lewati jargon atau pengantar berbunga-bunga, dan jika mungkin, cantumkan konten dalam peluru. Hancurkan kekhawatiran Anda, satu per satu, dengan nada yang jelas. Jangan membingungkan penerima Anda dengan email massal.
• Nada yang benar: Hindari sarkasme saat menulis surat. Pastikan penerima Anda tidak merasa seolah-olah mereka dipaksa atau diperintahkan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Bersikaplah intuitif, empati, dan baik hati, karena ini adalah landasan profesional yang baik.

Kami tidak dapat menempatkan jari kami pada satu jenis surat bisnis yang dianggap penting. Satu surat bisnis tidak dapat memiliki konten yang sama dengan yang lain. Oleh karena itu, mengikuti draf kasar dan mengeditnya setiap saat mungkin merupakan malpraktik.

Jenis surat bisnis

Surat bisnis dibagi sesuai dengan tujuannya. Tidak setiap bagian dari komunikasi bertujuan untuk mengirim pesan yang sama. Beberapa surat mengakhiri waktu Anda di sebuah perusahaan; yang lain membuat Anda diperhatikan oleh manajer perekrutan baru. Beberapa merupakan penjumlahan dari masa kerja Anda sebagai karyawan; lainnya adalah survei untuk mengukur kepuasan Anda dengan ruang kerja Anda saat ini.

Di bawah ini adalah daftar format surat bisnis yang berbeda, beserta contoh surat bisnis yang akan membantu Anda mencerna artinya dengan lebih baik.

Untuk mempertahankan hubungan profesional di tempat kerja, biasakan diri Anda dengan jenis-jenis surat berikut dan kapan menggunakannya.

1. Mengirim email ke perekrut

Saat Anda memasuki rawa dunia korporat, cari cara untuk melindungi diri sendiri. Setiap pencari kerja mengisi aplikasi dan data pribadi dan mengirimkan resume. Itu tidak menangkap mata terlatih. Bagaimana Anda bisa menghentikan diri Anda dari jatuh ke dalam parit redundansi ini? Dengan mengirimkan email ke perekrut.

Kami sedang menyaksikan fase paling kompetitif abad ini. Untuk setiap lowongan pekerjaan, kandidat mengantri ratusan bahkan ribuan. Deskripsi pekerjaan untuk peran tingkat pemula mencakup ekspektasi yang tidak realistis seperti "MBA tingkat atas", "pengalaman lima tahun", dan lainnya. Kandidat yang rendah hati tidak punya tempat tujuan jika mereka tidak menguasai sejarah akademisi. Email yang ditulis dengan baik untuk calon perekrut dapat menarik Anda keluar dari kebiasaan ini dan membuat lamaran Anda bersinar.

2. Surat pengantar

Surat pengantar adalah surat yang Anda kirim ke perusahaan ketika Anda ingin dipertimbangkan untuk mendapatkan kesempatan kerja. Ini mencakup aspek tambahan dari perjalanan profesional yang telah Anda cakup sampai sekarang, terlepas dari apa yang disebutkan dalam resume Anda. Anda dapat menjadi pribadi dan menyentuh beberapa keanehan untuk menarik perekrut Anda dengan pikiran Anda. Surat pengantar biasanya dikirimkan bersamaan dengan lamaran pekerjaan dan resume Anda.

Surat pengantar bertujuan untuk mempekerjakan Anda apa adanya. Ini adalah informasi yang biasanya tidak dapat mereka peroleh dari materi profesional Anda yang lain.

Untuk informasi lebih lanjut tentang cara menulis surat pengantar, baca semua yang perlu Anda ketahui tentang surat pengantar.

Anda harus menulis surat lamaran setiap kali Anda mencoba untuk mendapatkan pekerjaan di dunia korporat. Banyak lamaran kerja akan mengatakan bahwa surat lamaran adalah opsional. Namun, saya mendorong Anda untuk tetap menulisnya.

3. Terima kasih surat

Surat ucapan terima kasih adalah tanda penghargaan kepada penerima atas bantuan atau waktu yang mereka berikan kepada Anda. Anda dapat menulis surat ucapan terima kasih kepada calon pewawancara, manajer, atau rekan kerja yang membantu Anda mengatasi tantangan dan tampil percaya diri. Biasanya, surat ucapan terima kasih profesional ditulis kepada manajer perekrutan atau pewawancara dari seorang kandidat yang telah diwawancarai dan dipertimbangkan untuk suatu pekerjaan.

Surat ucapan terima kasih adalah cara untuk menunjukkan rasa terima kasih kepada organisasi baru Anda yang potensial, serta menunjukkan kepada manajer bahwa Anda tidak takut untuk mengambil inisiatif.

Anda harus menulis surat ucapan terima kasih yang profesional karena sejumlah alasan, tetapi dalam skenario ini, kami mengacu pada surat sebagai ode kepada pemberi kerja. Untuk orang yang diwawancarai, mereka harus berterima kasih kepada pemberi kerja sebelum mengatur selama wawancara video pribadi.

4. Surat pengunduran diri

  Surat pengunduran diri secara resmi memberi tahu atasan Anda saat ini bahwa Anda tidak akan lagi bekerja di sana setelah beberapa saat. Dalam kasus yang lebih ekstrim atau mendesak, surat pengunduran diri memberi tahu atasan Anda bahwa Anda akan berhenti, efektif segera.

Dalam sebagian besar skenario, karyawan akan menyerahkan surat ini dengan pemberitahuan dua atau tiga minggu sebelumnya. Ini berarti Anda telah memberi tahu majikan Anda bahwa Anda akan pergi tetapi akan terus bekerja untuk jangka waktu yang telah ditentukan untuk membantu transisi mempekerjakan pengganti atau kehilangan karyawan sama sekali.  

Untuk menuntut penyelesaian penuh dan final (FnF) Anda dari mantan pemberi kerja Anda, gunakan draf berikut:

Anda harus menulis surat pengunduran diri ketika Anda siap untuk berhenti dari pekerjaan Anda. Jumlah pemberitahuan yang Anda berikan akan bergantung sepenuhnya pada situasi Anda. Namun, jangan menyerahkan surat pengunduran diri kecuali Anda siap untuk berhenti dalam dua atau tiga minggu ke depan.

5. Surat referensi

Surat referensi ditulis oleh koneksi profesional atau pribadi yang menjamin keterampilan dan pengalaman kandidat dengan harapan membantu mereka mendapatkan tawaran pekerjaan baru. Surat referensi sering ditulis oleh mantan manajer atau eksekutif lain atau guru, profesor, dan mentor. Surat referensi terkadang, tetapi tidak sering, ditulis oleh teman atau tetangga.

Tidak peduli siapa yang menulisnya, itu harus menceritakan secara positif pengalaman seorang profesional bekerja dengan atau mengawasi kandidat. Mereka harus menyebutkan anekdot spesifik dan menggambarkan aspek karakter kandidat. Surat referensi juga dikenal sebagai "surat rekomendasi."

Anda harus menulis surat referensi jika Anda diminta untuk menulis surat referensi. Anda hanya boleh mengatakan ya jika Anda dapat berbicara dengan jujur ​​dan positif tentang karakter dan pengalaman kerja seseorang. Jika seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik atau tidak terlalu Anda hargai meminta Anda untuk menulis surat referensi, sebaiknya tolak dengan sopan.

6. Surat niat

Surat niat persis seperti kedengarannya: itu adalah surat yang menyatakan niat Anda. Letter of intent digunakan untuk membentuk kesepakatan antara berbagai pihak. Mereka dapat digunakan saat menyusun proposal, melamar atau menerima pekerjaan, atau menyetujui kesepakatan tertentu.

Letter of intent menampilkan penegasan Anda untuk tugas tertentu. Anda mungkin ditugaskan ke proyek baru tetapi tidak tahu bagaimana memulainya. Surat niat dapat menunjukkan kesukaan Anda, membantu Anda mencari bimbingan, dan meramaikan segalanya.

Anda dapat menggunakan letter of intent untuk mengomunikasikan masalah di masa mendatang, serta untuk mengumumkan atau membuat preferensi Anda menjadi publik. Letter of intent mengikat kedua belah pihak dalam perjanjian "implisit" dengan beberapa jembatan kepentingan bersama.

8. Surat penjualan

Surat penjualan, mungkin lebih dikenal sebagai email penjualan, adalah bentuk komunikasi yang ada untuk melibatkan dan menarik minat pembaca untuk mempelajari lebih lanjut tentang suatu produk atau layanan.

Ada banyak strategi berbeda mengenai bagaimana seseorang harus menulis surat penjualan. Pada akhirnya, Anda harus mengejar strategi yang ditetapkan perusahaan Anda dalam pedomannya. Namun, semua surat penjualan harus menyertakan ajakan bertindak, serta metode menghubungi Anda jika pembaca tertarik.

Anda harus menulis surat penjualan saat Anda ingin mendapatkan perhatian profesional atau organisasi. Dengan kata lain, ketika berharap untuk menarik minat seseorang dalam kesepakatan atau penjualan.

9. Surat pengaduan

Surat keluhan adalah surat yang Anda tulis ketika Anda memiliki masalah dengan organisasi atau individu. Itu mengungkapkan kekhawatiran Anda dan mengangkatnya menjadi pusat perhatian. Satu keluhan dapat berbicara atas nama beberapa anggota tim lainnya. Katakanlah, Anda menerima layanan pelanggan yang mengerikan, atau Anda menemukan iklan yang menargetkan Anda secara tidak tepat.

Anda akan menulis surat pengaduan untuk memberi tahu organisasi tentang situasi tersebut dan memungkinkan mereka untuk memutuskan langkah selanjutnya.

Meskipun memiliki kata "keluhan" pada judulnya, tidak semua surat keluhan harus berupa dokumen kemarahan di mana Anda mengeluarkan perusahaan karena kesalahan. Itu bisa menjadi deskripsi sederhana tentang ketidakpuasan Anda dengan beberapa harapan yang disarankan untuk meminta bantuan.

Namun, jika Anda marah, lakukan saja.

Anda harus menulis surat keluhan ketika Anda memiliki keluhan. Memang, kami memiliki banyak metode lain untuk mengeluh akhir-akhir ini (perwakilan layanan pelanggan yang beruntung).

Lebih umum melihat seseorang menelepon hotline layanan pelanggan perusahaan atau bahkan mengobrol dengan perwakilan online. Surat adalah cara komunikasi yang lebih formal, tetapi surat menyampaikan pesan bahwa Anda cukup serius untuk menulis masalah ini.

10. Surat Penyesuaian

Surat penyesuaian adalah perusahaan atau individu yang menanggapi surat keluhan. Surat tersebut harus dengan jelas menyatakan sikap perusahaan dalam kasus tersebut.

Jika Anda memihak pelanggan, nyatakan segera. Jika Anda tidak memihak pelanggan, pastikan untuk mengomunikasikannya dengan jelas sambil tetap menawarkan layanan pelanggan yang luar biasa.

Anda harus menulis surat penyesuaian setelah perusahaan Anda menerima surat keluhan dari pelanggan. Sangat penting untuk menanggapi permintaan dukungan untuk menyelamatkan muka dan menjaga loyalitas pelanggan.

11. Surat pesanan

Surat pesanan adalah dokumen di mana manajer bisnis, atau pemilik berkomunikasi dengan pabrikan mereka secara spesifik tentang apa yang akan mereka beli. Surat pesanan berisi informasi seperti jumlah, ukuran, warna, nama produk dan nomor pesanan, serta harga yang diharapkan.

Surat pesanan sering diformat sebagai formulir daripada surat bisnis resmi. Ini karena formulir dan spreadsheet memudahkan untuk memahami gambaran yang lebih besar tentang apa yang diinginkan seseorang.

Anda harus menulis surat pesanan ketika Anda siap membeli barang grosir untuk penjualan eceran. Beberapa manajer dan pemilik bisnis akan memasukkan pembayaran barang dalam surat pesanan, jadi penting bagi Anda untuk tidak mengirimkan surat pesanan sampai Anda siap dan mampu melakukan pembelian.

12. Surat pengakuan

Surat pengakuan seperti konfirmasi pesanan. Bisnis mengirimkannya untuk memberi tahu pelanggan atau relasi bahwa mereka telah menerima panggilan telepon, email, surat, dll.

Surat pengakuan tidak menjamin apapun. Mereka juga tidak mengomunikasikan bahwa bisnis telah mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki situasi. Sebaliknya, mereka memberi tahu pelanggan bahwa mereka telah didengar.

Bisnis harus menulis surat pengakuan ketika mereka merasa perlu bagi individu atau organisasi untuk mengetahui bahwa mereka telah menerima korespondensi mereka. Ini terutama diperlukan jika komunikasi awal menganggap sesuatu yang serius, seperti cedera di toko.

Surat pengakuan tidak menyiratkan bahwa Anda telah mengambil tindakan apa pun. Sebaliknya, ini adalah bisnis yang setara dengan tanda terima baca – menawarkan kepastian.

Untuk surat itu

Surat bisnis menjelaskan singkatnya situasi dan menyarankan cara untuk melakukannya tanpa membahayakan. Anggap saja sebagai pengganti percakapan meja kopi profesional. Anda harus memegang pena dengan hati-hati, jangan sampai Anda menumpahkan ketidakprofesionalan.

Semoga ini memberi Anda gambaran tentang surat bisnis. Jadikan itu cara interaksi resmi Anda sehingga pihak lain tidak banyak bicara untuk keberatan.

Semakin kuat budaya perusahaan, semakin sedikit surat bisnis negatif. Menggabungkan praktik budaya perusahaan terbaik dan menjadi yang terdepan dalam kepuasan karyawan.