Apa itu Pengeluaran Bisnis? Cara Memicu Penghematan Pajak Cerdas

Anda tidak dapat menjalankan bisnis tanpa mengetahui apa yang menghasilkan uang bagi Anda dan apa yang menghabiskannya.

Setiap bisnis memiliki biaya, apakah Anda beroperasi dari rumah atau kantor perusahaan. Melacak pengeluaran ini sangat penting bagi pemilik bisnis, besar atau kecil. Pengeluaran ini dapat berupa pengeluaran modal atau operasional, yang muncul sebagai pengurang laporan laba rugi.

Anda dapat menghitung penghasilan bersih kena pajak perusahaan Anda dengan mengurangkan potongan ini dari total pendapatan. Perusahaan umumnya melacak dan mengelola pengeluaran bisnis menggunakan perangkat lunak akuntansi.

Publikasi Internal Revenue Service (IRS) 535 memberi Anda gagasan yang jelas tentang biaya bisnis yang dapat dikurangkan dan tidak dapat dikurangkan. Ini menyatakan bahwa biaya bisnis harus diperlukan dan biasa untuk dapat dikurangkan dari pajak. Pengeluaran ini dapat dikurangkan seluruhnya atau sebagian.

Pengeluaran biasa adalah pengeluaran umum terkait bisnis seperti biaya pemasangan saluran telepon. Pengeluaran yang diperlukan adalah yang membantu Anda berdagang secara efisien. Biaya tidak harus sangat diperlukan untuk dianggap perlu. Contoh umum termasuk sewa, penggajian, dan persediaan.

Sangat penting untuk dapat membedakan antara pengeluaran bisnis dan pribadi. Apakah makan siang dengan rekan kerja sangat membantu bisnis Anda? Bagaimana dengan lampu lava di meja Anda? Sayangnya, tidak satu pun dari hal-hal itu yang termasuk dalam biaya bisnis yang dapat dikurangkan.

Pengeluaran bisnis vs. pengeluaran pribadi

Pengeluaran bisnis adalah apa yang Anda keluarkan untuk keperluan bisnis atau saat menjalankan operasi bisnis. Pengeluaran bisnis umum terjadi saat Anda membeli peralatan untuk merampingkan manufaktur atau menyewa ruang kantor. Anda dapat mengurangi pengeluaran ini dari penghasilan Anda untuk mengurangi kewajiban pajak. Pastikan dokumen untuk pengeluaran ini dengan jelas menyebutkan jumlah pengeluaran, nama pedagang, dan tanggal.

Pengeluaran pribadi adalah pengeluaran yang tidak diperlukan untuk operasi bisnis. Itulah mengapa bijaksana menggunakan rekening bank bisnis untuk pengeluaran terkait bisnis. Dengan begitu, Anda dapat memisahkan pengeluaran pribadi untuk keperluan pajak.

Pelaporan laporan laba rugi

Laporan laba rugi adalah laporan keuangan utama yang digunakan bisnis untuk mencatat pengeluaran dan menentukan penghasilan kena pajak. Laporan laba rugi memberi Anda pandangan 360° tentang pengeluaran, biaya langsung, biaya tidak langsung, dan pendapatan.

Biaya langsung

Biaya langsung adalah biaya yang Anda keluarkan secara langsung saat memproduksi barang atau jasa. Harga pokok penjualan (COGS) ini, juga dikenal sebagai harga pokok produksi atau penjualan barang yang dibeli, merupakan kontributor besar untuk biaya langsung perusahaan.

COGS sama dengan selisih antara persediaan di awal dan akhir tahun pajak. Perbedaan ini juga dikenal sebagai nilai persediaan. Anda dapat mengurangi COGS atau nilai inventaris dari total pendapatan untuk menemukan laba kotor tahun ini.

Biaya tidak langsung

Biaya tidak langsung adalah biaya operasional yang dikeluarkan bisnis Anda untuk kegiatan administrasi dan pemeliharaan sehari-hari. Contoh umum termasuk biaya umum, gaji eksekutif, biaya pemasaran, dan penyusutan.

Biaya operasi ini dapat tetap, variabel, atau semi-variabel karena tidak berfluktuasi dengan produksi atau penjualan. Mengurangi biaya tidak langsung dari laba kotor memberi Anda penghasilan sebelum bunga dan pajak (EBIT).

Depresiasi

Depresiasi adalah proses mengalokasikan atau mengurangi biaya aset bisnis fisik dalam jangka waktu yang lama, bukan satu tahun. Biaya penyusutan berlaku untuk aset seperti properti, furnitur, komputer, dll.

Anda dapat menunjukkan penyusutan sebagai biaya tidak langsung yang dapat dikurangkan dari pajak pada laporan laba rugi. Menurut Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP), perusahaan harus menggunakan metode penyusutan standar dan jadwal penyusutan khusus.

Amortisasi mirip dengan penyusutan tetapi berlaku untuk biaya aset tidak berwujud. Bisnis juga dapat menunjukkan biaya bunga atau bunga yang dibayarkan atas pinjaman dari penghasilan kena pajak mereka.

Pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan untuk pajak

Kembali ke definisi dari IRS, biaya bisnis dapat dikurangkan jika dianggap biasa (bisnis lain seperti milik Anda juga memiliki biaya ini) dan diperlukan (biaya tersebut berguna untuk bisnis Anda).

Lokasi

Sebagian besar bisnis memerlukan lokasi fisik untuk beroperasi dari – bata-dan-mortir, ruang kantor, dan sebagainya. Dengan ruang-ruang itu datanglah hipotek, sewa, sewa, dan utilitas, yang semuanya merupakan biaya bisnis yang dapat dikurangkan. Dan ini termasuk biaya telepon dan komputer juga.

Jika Anda wiraswasta pemilik usaha kecil yang beroperasi dari rumah Anda, Anda mungkin memenuhi syarat untuk pengurangan sebagian pajak properti, bunga hipotek, dan ruang kantor rumah yang merupakan tempat utama bisnis.

Publikasi IRS 587 memiliki beberapa peraturan yang sangat ketat tentang pemotongan kantor pusat.

Tidak yakin apa yang dapat dikurangkan? Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak pajak usaha kecil untuk merampingkan pengajuan pajak.

Peralatan

Aset yang Anda beli untuk penggunaan bisnis (misalnya, printer, perabot kantor, rak, dll.) termasuk dalam biaya bisnis yang dapat dikurangkan.

Biaya aset ini sedikit rumit karena terdepresiasi dari waktu ke waktu. Pikirkan nilai sebuah mobil ketika meninggalkan tempat parkir; biaya aset jangka panjang melakukan hal serupa di mana nilai aset berkurang selama periode waktu tertentu. Perangkat lunak manajemen aset perusahaan (EAM) dapat membantu bisnis yang lebih besar mengawasi berapa nilai aset mereka. Pertimbangkan untuk menghitung penyusutan sebelum dikurangi jumlah yang sesuai.

Peralatan Kantor

Hal-hal seperti staples, kertas printer, catatan tempel, stabilo, dan perlengkapan kantor lainnya mungkin tampak sangat kecil. Tetapi ketika Anda mengisi ulang setiap bulan, mereka benar-benar dapat bertambah. Menyimpan inventaris dari hal-hal kecil ini bisa sangat membantu saat mengirimkannya sebagai biaya bisnis yang dapat dikurangkan.

Perangkat lunak

Bantuan yang dapat diberikan oleh beberapa perangkat lunak untuk bisnis tidak ada bandingannya dengan hal lain, menjadikannya penting bagi pekerja lepas dan bisnis baik besar maupun kecil. Semua perangkat lunak itu akan menjadi penting untuk dilacak sehingga Anda dapat mengurangi hal-hal penting dari pajak Anda.

Mengawasi kontrak yang dimiliki bisnis Anda dengan vendor, hingga kursi individu untuk karyawan Anda, dapat membantu Anda mengelola jumlah uang yang Anda belanjakan sejak awal. Dengan G2 Track, Anda dapat melakukan semua itu dan lebih banyak lagi.

Ada beberapa keadaan khusus di mana perangkat lunak tidak dapat dikurangkan. Untuk amannya, periksa Bagian 179.

Periklanan dan Pemasaran

Biaya iklan cetak dan digital, serta biaya materi pemasaran dan materi promosi apa pun, dapat dikurangkan. Biaya untuk mencetak atau mendigitalkan ini mungkin banyak, tetapi pertimbangkan berapa banyak Anda membayar desainer grafis lepas Anda untuk menghasilkan konsep baru, serta berapa banyak Anda membayar untuk pengiriman. Biaya tersebut juga dapat dikurangi.

Biaya bisnis yang dapat dikurangkan sebagian

Daftar di atas memperjelas bahwa pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan hanyalah: pengeluaran bisnis. Namun, ada kalanya batas antara pengeluaran bisnis dan pribadi menjadi sedikit kabur.

Misalnya, hadiah, biaya hiburan, dan beberapa biaya perjalanan hanya dapat dikurangkan sebagian, menurut IRS. Anda mungkin ingin mempelajari detail Publikasi IRS 535 dengan seorang akuntan profesional untuk memastikan Anda mencatat semuanya seakurat mungkin.

Pengeluaran bisnis yang tidak dapat dikurangkan

Terakhir, ada beberapa pengeluaran bisnis yang tidak akan dipotong oleh IRS. Pertama dan terpenting, IRS tidak akan memotong apa pun yang tidak Anda berikan buktinya. Jika Anda tidak memiliki catatan, jangan repot-repot mengirimkannya. Tetapi bahkan dengan catatan, berikut ini tidak akan pernah dikurangkan:

• Iuran klub
• Pakaian untuk bekerja
• Donasi politik
• Denda dan penalti
• Biaya perjalanan
• Pajak penghasilan federal atau negara bagian dan pajak lainnya

Tips mengelola pengeluaran bisnis

Pengeluaran bisnis dapat menjadi tantangan untuk dikelola, tetapi juga dapat membantu Anda meminimalkan kewajiban pajak secara keseluruhan. Coba tips ini untuk merampingkan manajemen pengeluaran bisnis.

• Menyimpan catatan teliti untuk pengurangan pajak dan audit IRS. IRS mengharuskan Anda menyimpan kuitansi, catatan pekerjaan, dan pengembalian pajak hingga empat tahun. Jika Anda menghapus hutang buruk, pertimbangkan untuk menyimpan dokumen yang relevan selama tujuh tahun.
• Simpan tanda terima untuk biaya perjalanan bisnis yang dapat dikurangkan dari pajak , termasuk transportasi, penginapan, dan jamuan bisnis.
• Pisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis karena Anda dapat menghapus pengeluaran bisnis untuk mengurangi kewajiban pajak.
• Selalu perbarui diri Anda tentang pengeluaran yang dapat dikurangkan dari pajak. Meskipun tidak semua pengeluaran dapat dikurangkan dari pajak, sebagian besar dapat memenuhi syarat untuk penghapusan pajak. Misalnya, Anda mungkin tidak dapat menghapus pengeluaran modal untuk peralatan besar dalam setahun. Tetapi Anda dapat menghapus biaya operasional dan nilai penyusutannya.
• Tinjau pengeluaran secara berkala. Terapkan kebijakan manajemen pengeluaran yang kuat dan pembukuan entri ganda untuk melacak pengeluaran dan mencegah kesalahan akuntansi.

Software akuntansi untuk pengeluaran bisnis

Solusi perangkat lunak akuntansi memastikan pencatatan yang akurat dengan mengotomatiskan proses manajemen keuangan. Bergantung pada perangkat lunak yang Anda pilih, Anda juga dapat menangani pembuatan faktur, pelaporan keuangan, pemrosesan penggajian, dan rekonsiliasi.

Tetap bertanggung jawab dengan akuntansi yang lebih baik

Pada kenyataannya, definisi pemotongan bisnis sangat masuk akal. Bagian yang sulit adalah melacak pendapatan dan pengeluaran bisnis, dan mengetahui apa yang dapat dikurangkan dan apa yang tidak.

Jika Anda punya waktu untuk membacanya sendiri, jangan ragu. Tetapi ketahuilah bahwa ada juga profesional pajak atau akuntan publik bersertifikat (CPA) yang ada di luar sana yang akan dengan senang hati membantu Anda dengan akuntansi bisnis.

Lihat platform akuntansi terbaik yang membantu Anda bekerja lebih cerdas dan tumbuh lebih cepat.

Artikel ini awalnya diterbitkan pada tahun 2019. Telah diperbarui dengan informasi baru.