Adopsi Board Management Software (BMS) sangat penting untuk setiap strategi bisnis.

Artikel ini akan membantu Anda menavigasi cara membuat kasus bisnis yang menarik untuk perangkat lunak manajemen dewan. Tujuannya di sini adalah agar Anda mendapatkan informasi dan mengetahui bahwa seluruh alur kerja perusahaan Anda akan diperkuat dengan memiliki perangkat lunak manajemen dewan di pihak Anda.

Sebelum Anda mengidentifikasi vendor yang tepat, Anda harus percaya diri dalam menyampaikan kasus bisnis ini kepada pemangku kepentingan dengan menjelaskan mengapa perangkat lunak manajemen dewan sangat penting.

Mengetahui dari mana harus memulai dengan teknologi manajemen dewan dapat membuat Anda kewalahan, tetapi Anda cukup beruntung. Karena perangkat lunak memiliki begitu banyak manfaat dan menyentuh hampir setiap aspek organisasi, perangkat lunak ini dapat dengan mudah masuk ke dalam portofolio proyek TI mana pun.

Pengadaan perangkat lunak manajemen dewan

Apa pun tujuan utama Anda, perangkat lunak manajemen dewan dengan mudah masuk ke dalam setiap strategi pengadaan TI, sehingga mudah untuk membuat kasus bisnis yang menarik.

Garis besar kasus terlihat mirip dengan rencana bisnis:

1. Ringkasan Eksekutif & Tujuan dibuka dengan apa yang ingin Anda capai dan alasannya.
2. Manfaat & Keterbatasan adalah analisis kualitatif langsung tentang bagaimana dan mengapa perangkat lunak papan terbukti menarik.
3. Analisis Keuangan memeriksa implikasi kuantitatif – dolar dan sen keras investasi Anda.
4. Penilaian Risiko melihat kemungkinan jebakan dan kekurangan.
5. Identifikasi Opsi akhirnya memberi pemangku kepentingan Anda analisis patung dan solusi alternatif.

BMS bersifat transaksional dan memberikan administrator dan direktur fleksibilitas untuk bekerja dari mana saja. Ini meningkatkan tata kelola, memusatkan komunikasi, dan mendukung keamanan. Proyek transaksional seperti perangkat lunak papan meminta Anda meningkatkan efisiensi dan produktivitas sekaligus mengurangi risiko.

Selain itu, ini infrastruktur, mengurangi biaya tenaga kerja dan mengurangi limbah. Perangkat lunak papan meningkatkan produktivitas dengan meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk tugas sehari-hari dan menghilangkan limbah kertas. Siapa yang dapat memperdebatkan peningkatan produktivitas, penghematan uang, dan jejak karbon yang lebih rendah?

Selain itu, bersifat informatif melalui distribusi informasi yang tepat waktu dengan kesalahan yang lebih sedikit, proyek ini menutup asimetri informasi. Keakuratan dan keandalan informasi memang menjadi perhatian utama bagi para direktur. Seharusnya mudah untuk menyatakan bahwa proyek ini menjembatani kesenjangan informasi dan meningkatkan kemampuan direktur untuk memimpin pertumbuhan strategis organisasi.

Terakhir, strategis.

Dengan berkontribusi pada keunggulan kompetitif organisasi Anda, mudah untuk menyatakan bahwa perangkat lunak dewan melengkapi direktur Anda untuk mempertimbangkan strategi jangka panjang Anda dengan lebih baik. Sebagai pengurus strategi organisasi Anda, ini membantu mereka tetap terlibat dengan organisasi Anda, berkolaborasi, dan berkontribusi dengan informasi yang lebih baik di ujung jari mereka.

Manfaat dan keterbatasan perangkat lunak manajemen dewan

Pada bagian ini, kita akan membahas manfaat dan keterbatasan perangkat lunak manajemen papan.

Manfaat alat manajemen dewan

Saat membuat kasus bisnis yang jelas, tidak semua manfaat diciptakan sama. Inilah yang harus menjadi perhatian utama saat membuat kasus Anda.

Perangkat lunak dewan memastikan direktur mendapat informasi yang lebih baik untuk membuat keputusan yang cerdas. Alat tata kelola yang disederhanakan yang meningkatkan keandalan informasi. Ketika materi didistribusikan jauh sebelumnya dan direktur diinvestasikan dalam meninjau materi dengan ketentuan mereka sendiri, rapat menjadi upaya kolaboratif – tempat untuk membuat keputusan penting dan memikirkan kesehatan jangka panjang organisasi.

Ini membuktikan kepada pemangku kepentingan bahwa Anda menganggap serius pengelolaan tanggung jawab lingkungan, sosial, dan tata kelola perusahaan (ESG). Karena peningkatan informasi, itu berarti direktur dapat dengan bersemangat memperdebatkan strategi dan membuat keputusan yang berfokus pada jangka panjang.

Menurunkan biaya bisnis

Sangat mudah untuk mengukur pengurangan biaya selama analisis keuangan. Sangat mudah untuk diabaikan karena itu selalu dilakukan, tetapi biaya pencetakan bahan papan Anda selalu lebih tinggi daripada kebanyakan perangkat lunak papan. Pertimbangkan semua yang terlibat: kertas, pengikat, printer, toner, pengiriman, dan cetak ulang. Orang biasanya menemukan bahwa hanya bahan dasar yang akhirnya lebih mahal.

Kami menemukan bahwa perangkat lunak papan biasanya mengurangi setengah waktu yang diperlukan untuk membuat buku papan Anda. Pertimbangkan waktu yang dihemat dalam membuat perubahan dan tambahan di menit-menit terakhir, dan Anda memiliki penghematan tenaga kerja kuantitatif yang jelas.

Mengurangi risiko keamanan

Penilaian risiko Anda akan mensurvei potensi jebakan, konsekuensi, dan strategi untuk menghindari ancaman tersebut. Namun, dengan vendor yang tepat, risiko ini dikurangi secara signifikan.

• Keamanan siber: Pertimbangkan apakah kertas dan email menempatkan Anda pada risiko pelepasan informasi dewan rahasia tanpa izin yang dapat langsung berdampak pada posisi keuangan dan merek organisasi Anda serta meningkatkan risiko serangan siber.
• Adopsi Dewan: Perhatikan bahwa ada risiko bahwa perangkat lunak yang Anda pilih tidak akan dirancang untuk demografi direktur Anda, menyebabkan kurangnya adopsi yang akan menghasilkan investasi yang sia-sia.
• Inovasi dan dukungan berkelanjutan: Konsolidasi BMS berisiko memilih penyedia yang tidak lagi secara aktif mendukung produk mereka

Keterbatasan platform manajemen dewan

Tidak ada teknologi yang sempurna.

• Kurangnya personalisasi: Solusi manajemen papan saat ini tidak memiliki platform pengembangan untuk mempersonalisasi perangkat lunak, menyiratkan bahwa sebagian besar perangkat lunak di pasar memiliki fungsi standar.
• Memiliki sedikit integrasi: Alat tidak mudah diintegrasikan dengan perangkat lunak kolaborasi dan produktivitas lainnya karena masalah keamanan.

Apa yang harus Anda cari di vendor manajemen dewan

Saat mempresentasikan kepada pemangku kepentingan, Anda akan dimintai status quo dan analisis vendor. Analisis status quo Anda harus menyertakan pemborosan dan beban kertas, dan risiko keamanan email dan mungkin menyertakan akun biaya untuk membuat perangkat lunak dewan internal Anda sendiri.

Mengevaluasi panduan pembeli manajemen dewan untuk membuat keputusan berdasarkan jalur penyelidikan khusus untuk memeriksa siapa yang masih dalam layanan dan bukan anak perusahaan yang tidak aktif. Ini penting karena ketika sebuah perusahaan hanya mencari rencana keluar, mereka sangat ingin dibeli dan ditinggalkan sebagai anak perusahaan yang menyebabkan sumber daya dialihkan dari pengembangan, dukungan, dan teknologi.

Mengevaluasi nilai-nilai vendor

Jika Anda pernah ke DMV, Anda tahu bagaimana rasanya menjadi sebuah angka, bukan seseorang. Saat memilih vendor, Anda dapat mengandalkan pekerjaan yang dilakukan oleh dewan Anda, memilih seseorang yang memiliki nilai yang sama dengan Anda sangat penting untuk kesuksesan jangka panjang.

Jika tim Anda peduli dengan komunitas, cari vendor dengan program untuk mengembalikan keuntungan dan waktu kepada komunitasnya. Buat daftar orang dan budaya orang yang bekerja dengan Anda dan rujuk silang dengan budaya vendor.

Vendor manajemen dewan yang melihat Anda sebagai orang yang mengutamakan komunitasnya dan menghargai karyawannya adalah vendor yang akan peduli dengan Anda. Dan itu pada akhirnya mengarah pada kemitraan abadi yang dibangun di atas kepercayaan.

Papan yang disederhanakan, bisnis yang lebih kuat

Beruntung bagi siapa pun yang mempertimbangkan proyek perangkat lunak manajemen dewan, kasing ini mudah dibuat. Dengan manfaat yang jelas, sedikit batasan, keuntungan finansial yang jelas, dan risiko terbatas, pemangku kepentingan Anda akan menganggap kasus ini menarik. Sangat menarik, Anda akan segera ditugasi memilih vendor.

Berinvestasi dalam BMS adalah langkah besar menuju kesuksesan bisnis, tetapi tidak harus berakhir di situ. Berinvestasi dalam langkah-langkah kesinambungan bisnis untuk membantu para pemimpin organisasi utama mempersiapkan diri menghadapi keadaan darurat.