Perangkat Lunak Otomasi Alur Kerja Terbaik [+Contoh]

Alat otomatisasi alur kerja adalah cara terbaik untuk mengotomatisasi tugas-tugas biasa , seperti entri data, akuntansi, pembuatan prospek, dan pemeliharaan prospek.

Mengotomatiskan alur kerja Anda memungkinkan Anda untuk fokus pada pekerjaan kreatif Anda dan membuat keputusan bisnis yang strategis.

Blog ini sangat cocok untuk Anda jika Anda belum pernah mendengar tentang perangkat lunak alur kerja bisnis. Disini kita akan membahas :

• Platform otomatisasi alur kerja terbaik
• Manfaat perangkat lunak alur kerja penjualan dan pemasaran
• Kiat dan trik untuk memilih platform alur kerja otomatis yang ideal

Mari kita melompat!

Apa itu Perangkat Lunak Otomasi Alur Kerja?

Otomatisasi alur kerja memungkinkan bisnis untuk mengganti proses berbasis kertas dan manual menggunakan alat digital. Biasanya, pengguna menginstal satu platform yang merampingkan aliran tugas, dokumen, dan informasi di seluruh aktivitas terkait pekerjaan.

Tujuan taktis dari mengintegrasikan perangkat lunak otomatisasi adalah untuk memastikan pekerja melakukan tugas prioritas pada waktu yang tepat.

Jika diterapkan dengan tepat, perangkat lunak otomatisasi alur kerja membantu meningkatkan produktivitas, menstandardisasi pekerjaan, menghilangkan kesalahan manusia, memfasilitasi visibilitas, dan memastikan karyawan memenuhi kebijakan kepatuhan.

Bagaimana Otomasi Alur Kerja Bekerja?

Otomatisasi alur kerja memerlukan perancangan, pelaksanaan, dan otomatisasi tugas-tugas biasa dan memakan waktu. Dengan begitu, perusahaan dapat menghemat biaya dan waktu serta mengurangi kesalahan.

Otomatisasi alur kerja terdiri dari dua jenis utama: Proses Bisnis dan alur kerja Proses Robot.

Manajemen Proses Bisnis

BPM mengacu pada bagaimana bisnis menyusun proses yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Sebagian besar otomatisasi alur kerja mengikuti metodologi ini untuk mendorong efisiensi guna mencapai tujuan bisnis yang sangat penting.

Perangkat lunak ini mengotomatiskan alur kerja proses bisnis untuk menghemat waktu dan mengoptimalkan tugas yang biasanya dilakukan karyawan secara manual.

Alur Kerja Proses Robot

Proses robotik mengotomatiskan proses robot sambil meniru gaya manusia. Dalam kebanyakan kasus, tim TI menggunakan RPA untuk mendukung prosedur administratif.

Dengan bantuan robot, karyawan dapat mengidentifikasi solusi yang paling relevan untuk mengatasi kesalahan pemrosesan, mengurangi pertanyaan meja bantuan, dan campur tangan dalam kesalahan pemrosesan.

Mengapa Anda Membutuhkan Alat Otomasi Alur Kerja?

Penelitian menunjukkan bahwa lebih dari 25% CEO menghabiskan waktu untuk tugas-tugas biasa yang dapat dicapai mesin lebih cepat dan lebih efisien.

Selain itu, penelitian mengungkapkan bahwa sekitar 60% karyawan dapat menghemat 30% waktu mereka dengan memanfaatkan alat otomatisasi alur kerja.

Oleh karena itu, semakin banyak organisasi saat ini yang menggunakan alat otomatisasi karena alasan berikut:

• Untuk meningkatkan produktivitas
• Untuk meningkatkan efisiensi
• Untuk mengurangi kesalahan manusia
• Untuk mempercepat proses
• Untuk meningkatkan akurasi dan mengurangi penyimpangan
• Untuk memastikan akuntabilitas di tingkat individu
• Untuk mengurangi penggunaan asumsi dan menggantinya dengan penggunaan fakta

Sekarang setelah Anda mengetahui manfaat utama alat otomatisasi alur kerja , mari kita bahas secara mendetail:

Memungkinkan Anda Mengerjakan Tugas Bernilai Tinggi

Alat otomatisasi alur kerja membebaskan karyawan Anda dari tugas yang memakan waktu dan bernilai rendah. Sebaliknya, mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang tidak otomatis dan bernilai lebih tinggi yang membutuhkan kreativitas manusia.

Memungkinkan Anda Menghemat Biaya

Salah satu keunggulan perangkat lunak otomatisasi adalah bahwa ia meningkatkan produktivitas untuk mendorong penghematan biaya yang lebih tinggi.

Meningkatkan Visibilitas Alur Kerja

Otomatisasi alur kerja memerlukan pemetaan alur kerja yang menciptakan visibilitas mendalam ke dalam tugas dan proses yang Anda otomatisasi.

Dengan begitu, organisasi mendapatkan pandangan holistik tentang alur kerja untuk mengidentifikasi tugas yang sudah ketinggalan zaman dan berlebihan serta menemukan solusi inovatif.

Meningkatkan Komunikasi

Alat otomatisasi alur kerja meningkatkan visibilitas yang, pada gilirannya, meningkatkan komunikasi karyawan dan antardepartemen.

Pada akhirnya, ini membantu Anda mengidentifikasi kemacetan dan meningkatkan produktivitas di tempat kerja.

Peningkatan Akuntabilitas

Otomatisasi alur kerja memungkinkan Anda untuk menentukan berbagai tugas dan menetapkan langkah individual kepada karyawan yang tepat.

Dengan cara itu, bisnis dapat meningkatkan akuntabilitas di antara karyawan dalam proses tertentu.

Siapa yang Membutuhkan Alat Otomasi Alur Kerja?

Bagian terbaik tentang otomatisasi alur kerja adalah siapa pun dapat menggunakannya. Inilah yang paling diuntungkan dari alat otomatisasi alur kerja:

Bisnis

Bisnis menggunakan otomatisasi alur kerja karena alasan berikut:

• Untuk Menciptakan Proses yang Mengurangi Biaya
• Untuk Merampingkan Manajemen Tugas
• Untuk Mengurangi Kesalahan dari Entri atau Pengawasan Manual
• Untuk Mengotomatiskan Aliran Persetujuan
• Untuk Merampingkan Rute Dokumen

DevOps

DevOps biasanya menggunakan perangkat lunak otomatisasi untuk:

• Memfasilitasi Komunikasi antara Pengembang dan Operasi
• Atasi Hambatan dan tindak lanjut

Administrator TI

Terakhir, Administrator TI menggunakan alat otomatisasi alur kerja karena alasan berikut:

• Untuk Membuat Pengawasan Di Seluruh Jaringan Cloud
• Untuk Menambahkan Lapisan Visualisasi
• Untuk Mengawasi dan Menganalisis Kesehatan dan Kekurangan Jaringan

Kapan Saya Harus Menggunakan Alat Otomatisasi Alur Kerja?

Biasanya, bisnis dan pengusaha menggunakan alat otomatisasi alur kerja ketika:

• Tugas Anda berulang
• Anda harus menyelesaikan tugas Anda dengan cepat dan tanpa kesalahan manusia
• Anda ingin merampingkan alur kerja Anda untuk meningkatkan efisiensi
• Anda ingin membuat keputusan bisnis strategis berdasarkan fakta

12 Alat Otomasi Alur Kerja Terbaik

Penelitian oleh McKinsey mengungkapkan bahwa lebih dari 45% kegiatan bisnis yang menghabiskan uang dapat dilakukan lebih cepat dan lebih efisien dengan mengadaptasi teknologi saat ini.

Jadi, dengan menggunakan alat otomatisasi alur kerja yang ideal, Anda dapat meningkatkan produktivitas, menghemat biaya, dan mencapai tujuan bisnis Anda. Tetapi pertanyaannya adalah, alat mana yang tepat ?

Untuk membantu Anda membuat pilihan yang tepat, kami telah membuat daftar lengkap dari dua belas alat otomatisasi alur kerja teratas :

Octopus CRM

Octopus CRM adalah perangkat lunak otomatisasi LinkedIn all-in-one yang sempurna untuk membangun saluran pemasaran Anda. Platform pemasaran alur kerja kami yang canggih memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan tugas LinkedIn sehari-hari Anda.

Dengan alat inovatif ini, Anda dapat mengotomatiskan tugas yang memakan waktu seperti mengirim permintaan koneksi yang dipersonalisasi ke 100+ pengguna LinkedIn, mendukung profil yang berbeda, dan mengunjungi audiens target Anda.

Bukan hanya itu, tetapi Octopus CRM menawarkan pandangan menyeluruh tentang kinerja Anda. Anda dapat mengakses analitik terperinci, termasuk jumlah tampilan profil, tampilan pencarian, indeks penjualan sosial, dan kinerja kampanye.

Poin bonus dari mengintegrasikan Octopus CRM ke dalam alur bisnis Anda saat ini adalah Anda dapat dengan aman melewati batas undangan mingguan LinkedIn. Anda juga dapat menggunakan Octopus CRM untuk mengontrol aktivitas Anda di semua jenis akun LinkedIn.

Bagian terbaik? Octopus CRM ramah anggaran!

Siapa yang Membutuhkan Octopus CRM?

Octopus CRM sangat ideal untuk bisnis skala besar yang ingin meningkatkan strategi pemasaran digital mereka dan fokus untuk menghasilkan dan memelihara prospek di LinkedIn.

Zapier

Zapier adalah alat otomatisasi alur kerja luar biasa lainnya yang memungkinkan Anda terhubung dengan alat yang ada. Platform ini memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan proses bisnis apa pun karena terhubung ke lebih dari 1000 aplikasi web seperti Google Drive, Facebook, dan Insta.

Setelah Anda membangun alur kerja yang ideal dan memilih aplikasi yang Anda butuhkan dalam alur kerja Anda, alat ini membantu Anda berkolaborasi di seluruh folder dan perangkat.

Siapa yang butuh Zapier?

Zapier sangat cocok untuk bisnis kecil hingga menengah dan pekerja lepas yang menggunakan banyak alat tetapi tidak dapat berkolaborasi dengan tepat.

HubSpot

HubSpot adalah solusi sempurna untuk semua kebutuhan otomatisasi pemasaran, penjualan, dan operasi Anda.

Alat otomatisasi alur kerja all-in-one memungkinkan Anda menautkan operasi bisnis, merampingkan tugas, dan menyelaraskan proses tim.

Selain itu, platform yang mudah digunakan ini memungkinkan Anda untuk menghubungkan tiket layanan dengan catatan yang ada, menghapus kekacauan dari data pelanggan, dan memandu prospek dari pemasaran ke penjualan.

Siapa yang Membutuhkan HubSpot?

HubSpot sangat cocok untuk bisnis dan pengusaha yang sedang berkembang yang ingin mengotomatiskan tugas sehari-hari. Selain itu, alat ini ideal untuk tim pemasaran, penjualan, layanan, dan operasi.

Coupler.io

Coupler.io adalah solusi integrasi tanpa kode untuk mengotomatiskan aliran data dari berbagai sumber ke Google Spreadsheet, Excel, atau Google BigQuery. Hanya dengan beberapa klik, Anda dapat terhubung ke aplikasi yang diperlukan dan menjadwalkan transfer data ke spreadsheet atau tabel BigQuery Anda.

Coupler.io memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan ekspor data mentah dari berbagai aplikasi seperti Airtable, Xero, HubSpot, Salesforce, dan banyak lainnya. Anda dapat menyesuaikan frekuensi aliran data otomatis Anda mulai dari setiap 15 menit. Apa manfaatnya?

Katakanlah Anda ingin berbagi beberapa wawasan berharga dari dasbor Tableau Anda dengan pemangku kepentingan Anda. Alih-alih berurusan dengan opsi berbagi yang rumit di Tableau, Anda dapat menghubungkan Tableau ke Excel menggunakan Coupler.io dan berbagi buku kerja yang diperbarui sendiri dengan kolega Anda.

Siapa yang Membutuhkan Coupler.io?

Coupler.io adalah alat alur kerja otomatis untuk pelaporan, analitik, dan pencadangan. Ini memiliki berbagai implementasi dan merupakan pilihan pengusaha dan pakar yang berbeda, termasuk akuntan, analis data, tenaga penjualan, dll.

IFTTT

If This Then That adalah aplikasi alur kerja futuristik yang memungkinkan Anda mengotomatiskan setiap aspek bisnis Anda. IFTTT mendorong interkonektivitas internet untuk merampingkan alur kerja bisnis dan kehidupan.

Anda dapat mengintegrasikan IFTTT dengan kantor dan rumah Anda karena alat ini kompatibel dengan aplikasi kantor, lemari es pintar, dan peralatan pintar.

Dengan lebih dari 700 integrasi yang tersedia, IFTTT bertindak sebagai saluran untuk tugas dan potongan informasi yang mengalir melalui rute tertentu. Bagian terbaik dari memilih alat alur kerja otomatis ini adalah Anda dapat menikmati menggunakan fitur-fiturnya yang sangat otomatis tanpa mengetahui satu kata pun dari kode.

Siapa yang Membutuhkan IFTTT?

IFTTT sangat cocok untuk semua ukuran bisnis dan pengusaha karena rencana harga yang fleksibel dan fungsi otomatisasi yang inovatif.

Kami sangat merekomendasikan alat ini untuk departemen TI dan SDM.

Jira

Jira adalah alat manajemen proyek dan otomatisasi yang ideal untuk bisnis yang lebih menyukai metodologi 'Jika Ini Maka Itu'.

Dengan perangkat lunak otomatisasi tangkas ini, pengguna dapat mengotomatiskan tugas atau proses apa pun dalam beberapa klik. Selain itu, Anda dapat mengakses lebih dari seratus templat otomatisasi untuk mempercepat tugas Anda.

Fitur tambahan termasuk otomatisasi global, peta jalan, wawasan admin, metrik utama, dan kotak pasir. Alat ini memungkinkan Anda berintegrasi dengan platform seperti Zoom, GitHub, dan Zendesk.

Siapa yang Membutuhkan Jira?

Jira sangat cocok untuk semua ukuran bisnis karena paketnya yang terjangkau dan fitur futuristiknya.

nintex

Nintex adalah platform otomatisasi alur kerja revolusioner yang membantu lebih dari 8.000 pelanggan perusahaan mengakses 3 juta aplikasi alur kerja. Dengan alat inovatif ini, Anda dapat mengelola, mengotomatisasi, dan mengoptimalkan proses bisnis Anda dengan cepat dan efisien.

Selain itu, Nintex menawarkan berbagai alat otomatisasi alur kerja, seperti pemetaan proses, kecerdasan proses, dan alur kerja tingkat lanjut. Anda dapat memetakan, memantau, dan menjalankan berbagai proses.

Siapa yang Membutuhkan Nintex?

Nintex sangat ideal untuk bisnis perusahaan dan pekerja lepas dengan proses mapan yang ingin menghubungkan beberapa aplikasi.

aliran ciuman

Solusi otomatisasi berbasis cloud, Kissflow memungkinkan bisnis untuk mengotomatisasi proses bisnis dan mengakses analitik.

Dirancang dengan orang-orang yang tidak memiliki keterampilan pengkodean di garis depan, Kissflow memberdayakan Anda untuk membuat alur kerja pribadi dan tim. Selain itu, platform ini memungkinkan Anda untuk membangun dan menjalankan alur kerja kolaboratif secara efisien.

Kissflow juga memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan beberapa alur kerja yang melibatkan banyak proses pada satu platform. Ini mendorong pelacakan sederhana, pelacakan kinerja, dan kepatuhan yang mudah.

Selain itu, alat otomatisasi ini memungkinkan Anda menganalisis laporan secara detail untuk mengidentifikasi hambatan dan mengatasi tantangan serta solusi dalam hitungan detik.

Dengan lebih dari 50 aplikasi proses bisnis yang diinstal sebelumnya, Kissflow memungkinkan Anda untuk merampingkan semua proses bisnis Anda.

Siapa yang Membutuhkan Kissflow?

Kissflow sangat ideal untuk perusahaan kecil dan pekerja lepas yang belum menggunakan otomatisasi alur kerja. Dengan kemudahan penggunaan alat ini, pengguna dapat mengotomatiskan proses tanpa tantangan apa pun.

integral

Integromat adalah platform integrasi futuristik dan tangguh yang memungkinkan Anda memvisualisasikan, membuat kustom, dan mengotomatiskan alur kerja Anda.

Dengan antarmuka drag-to-drop, Anda dapat menikmati terhubung dengan beberapa aplikasi tanpa mengetik satu baris kode. Selain itu, Anda dapat menggunakan router untuk membagi tugas menjadi berbagai rute. Anda juga dapat memfilter data yang melewati rute yang berbeda.

Selanjutnya, Integromat memungkinkan pengguna untuk berintegrasi dengan lebih dari 1000 aplikasi dan layanan, termasuk JSON dan API. Bonus menggunakan alat otomatisasi ini adalah Anda dapat mengakses paket gratisnya untuk menikmati penggunaan ribuan operasi.

Mengapa Perlu Integrasi?

Integromat sangat ideal untuk usaha kecil hingga menengah yang menggunakan alat alur kerja otomatis untuk pertama kalinya.

Mengintegrasikan

Integrify adalah perangkat lunak otomatisasi alur kerja inovatif lainnya yang memungkinkan Anda membangun alur kerja yang disesuaikan dan menjalankan alur paralel/berurutan.

Alat ini memungkinkan Anda untuk merampingkan proses bisnis dan mengotomatiskan tugas manual dengan mengolaborasikan tugas dan permintaan serta menyiapkan pengingat.

Selanjutnya, Integrify memberikan contoh alur kerja, basis pengetahuan pengguna, API terbuka berbasis istirahat, dan kemampuan untuk mengimpor dan mengekspor data.

Siapa yang Membutuhkan Integrasi?

Kami merekomendasikan usaha kecil dan menengah menggunakan perangkat lunak otomatisasi alur kerja yang inovatif ini. Dengan alat pembuat proses seret dan lepas, Anda dapat mengotomatiskan tugas sehari-hari dengan cepat dan efisien.

Penulis

Scribe adalah alat otomatisasi alur kerja yang memungkinkan Anda mendokumentasikan alur kerja bisnis Anda. Dengan platform ini, Anda dapat menangkap layar Anda dan mengubah klik dan penekanan tombol menjadi instruksi tertulis.

Scribe adalah ekstensi Chrome gratis atau aplikasi desktop berbayar yang memungkinkan individu dan tim membangun alur kerja otomatisasi tanpa batas.

Selanjutnya, Anda dapat berbagi Juru Tulis melalui tautan atau menyematkannya di dalam CMS, wiki, alat manajemen proyek, atau pusat bantuan.

Bagian terbaik? Anda dapat menikmati penggunaan tanpa batas secara gratis!

Siapa yang Membutuhkan Juru Tulis?

Scribe sangat ideal untuk semua ukuran bisnis yang ingin mengotomatiskan alur kerja sambil melacak kinerja bisnis.

5 Contoh Otomatisasi Alur Kerja Teratas

Sekarang kita telah membahas jenis alat alur kerja otomatisasi , mari membahas beberapa contoh:

Contoh #1: Membuat Tugas

Menggunakan sistem pembuatan tugas otomatis memungkinkan Anda membangun dan menyiapkan alur kerja otomatis dengan sistem manajemen tugas.

Proses alur kerja memungkinkan Anda memberi tahu karyawan yang telah diberi tugas.

Contoh #2: Mengelola Prospek

Sistem alur kerja otomatis dapat menyaring ratusan pertanyaan pelanggan, mengisi CRM Anda dengan informasi yang relevan, dan mengarahkan prospek dari pemasaran ke penjualan.

Contoh # 3: Menghasilkan Faktur

Alur kerja otomatis memungkinkan bisnis membuat dan mengirim faktur pada jadwal yang ditentukan. Dengan begitu, Anda dapat membebaskan staf untuk tugas-tugas yang membutuhkan kreativitas dan pengambilan keputusan strategis.

Contoh # 4: Mengelola Tiket

Mengotomatiskan tiket masalah membantu tim TI mengurangi kesalahan manusia dan menangani permintaan bantuan teknis secara efisien.

Contoh # 5: Mengurangi 'Bayangan' IT

Shadow IT mengacu pada teknologi yang digunakan karyawan tanpa pengawasan departemen TI. Sementara karyawan dapat menggunakan alat secara mandiri, satu langkah yang salah dapat menghabiskan banyak uang bagi perusahaan Anda.

Alur kerja otomatis membantu Anda menghindari masalah ini dengan menginstal sistem peringatan yang memberi tahu administrator bahwa departemen TI belum menyetujui.

Apa Perbedaan Antara RPA dan Otomasi Alur Kerja?

Perbedaan utama antara Otomasi Proses Robotik dan Otomasi Alur Kerja adalah bahwa yang pertama berfokus pada mengotomatisasi aktivitas kerja individu. Sebaliknya, otomatisasi alur kerja membantu Anda mengotomatiskan alur kerja melalui proses yang disesuaikan.

RPA meniru klik mouse dan sapuan keyboard untuk menjalankan proses bisnis. Di sisi lain, otomatisasi alur kerja membantu Anda meningkatkan kolaborasi, meningkatkan produktivitas, dan menghindari gangguan komunikasi.

Memilih Perangkat Lunak Otomatisasi Alur Kerja yang Tepat

Di sini kami telah menyertakan panduan komprehensif untuk membantu Anda menemukan perangkat lunak otomatisasi alur kerja yang sempurna:

• Kenali Kebutuhan Bisnis Anda – Pertimbangkan tugas apa yang ingin Anda otomatisasi dan proses bisnis mana yang ingin Anda sederhanakan
• Manfaat dan Penggunaan Perangkat Lunak – Sebelum Anda berkomitmen pada perangkat lunak otomatisasi alur kerja, pertimbangkan manfaat dan kegunaannya. Misalnya, Octopus CRM sangat cocok untuk pemasar digital yang ingin memenuhi kebutuhan pemasaran LinkedIn mereka
• Biaya Platform – Identifikasi anggaran Anda sebelum Anda memilih perangkat lunak alur kerja otomatisasi
• User-Friendly – ​​Idealnya, Anda ingin memilih software yang mudah dinavigasi dan user-friendly

Kesimpulan

Memilih perangkat lunak otomatisasi alur kerja yang sempurna dapat menjadi tantangan. Namun, jika Anda memilih salah satu dari dua belas alat yang tercantum di atas, Anda dapat meningkatkan produktivitas bisnis Anda dan memangkas biaya secara efisien.

Pertimbangkan pro dan kontra setiap alat sebelum membuat keputusan akhir.