11 Alat Kolaborasi Terbaik untuk Bisnis Kecil di 2023

Kolaborasi adalah kunci bagi usaha kecil untuk mencapai tujuan mereka dan berhasil. Dengan demikian, memiliki alat kolaborasi terbaik di tahun 2023 menjadi semakin penting. Namun, dengan banyaknya pilihan yang tersedia di pasaran saat ini, mencari produk yang paling cocok untuk kebutuhan bisnis Anda bisa membuat Anda kewalahan.

Jangan takut! Kami memahami masalah ini dengan sangat baik dan telah mencurahkan banyak waktu untuk meneliti 11 alat kolaborasi teratas yang dirancang khusus untuk membantu bisnis kecil berhasil dalam lanskap digital saat ini.

Dalam posting blog ini, kami akan membahas solusi hebat ini sehingga Anda mendapat informasi yang lebih baik saat membuat keputusan tentang platform mana yang paling sesuai untuk kebutuhan Anda. Baca terus untuk mengetahui bagaimana memilih salah satu platform ini dapat merampingkan kolaborasi antar tim dan memaksimalkan produktivitas!

Apa itu Alat Kolaborasi?

Alat kolaborasi adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu tim berkomunikasi, mengoordinasi, dan menyelesaikan tugas dengan lebih efektif. Platform digital ini memungkinkan pengguna untuk berkolaborasi dari jarak jauh di berbagai fungsi secara real-time dalam organisasi bisnis atau perusahaan.

Fitur perangkat lunak kolaborasi umum termasuk berbagi file, layanan perpesanan, konferensi video, sistem manajemen tugas, dan alat pengeditan dokumen. Mereka menyediakan ruang bersama serta komunikasi instan sehingga anggota tim dapat bekerja sama dalam proyek secara efisien bahkan ketika berada secara global dari satu sama lain dengan menyatukan pengetahuan bersama tim ke inti inti data untuk ditinjau dan didiskusikan.

Dengan memanfaatkan kekuatan solusi kolaboratif ini, pemilik usaha kecil dapat menuai manfaat luar biasa seperti peningkatan produktivitas dan kinerja yang menghasilkan keuntungan lebih tinggi dalam jangka panjang!

Terkait: 10 Perangkat Lunak Pelacakan Waktu Terbaik untuk Freelancer tahun 2023.

1. Trello: Untuk Manajemen Proyek Visual

Trello adalah alat manajemen proyek populer yang terkenal dengan antarmuka yang ramah pengguna dan fitur papan Kanban yang kuat. Pendekatan visual untuk manajemen tugas ini membuatnya ideal untuk tim dari semua ukuran, termasuk bisnis kecil, karena memberikan ikhtisar proyek yang sangat baik dengan kejelasan dan kemudahan.

Ini juga memungkinkan kolaborasi pada proyek dari mana saja, bahkan di perangkat seluler – membuat kerja tim jarak jauh menjadi mudah. Format daftar tugas Trello memungkinkan alur kerja yang disederhanakan dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang membosankan seperti pelacakan anggaran atau melacak kiriman.

Paket gratisnya sangat cocok untuk tim kecil yang ingin terjun ke dunia manajemen proyek sebelum melakukan lebih banyak sumber daya ke alat berskala lebih besar seperti Asana atau Monday.com.

2. Slack: Untuk Komunikasi Waktu Nyata

Slack adalah alat kolaborasi tim terbaik untuk bisnis kecil, menyediakan komunikasi online dan alat berbagi file. Ini membantu tim jarak jauh tetap terhubung dan bekerja bersama secara real-time, yang meningkatkan produktivitas.

Dengan saluran untuk memfasilitasi percakapan, alat pencarian bawaan untuk menemukan informasi dengan cepat berdasarkan kata kunci atau frasa, integrasi dengan aplikasi pihak ketiga seperti GitHub dan Asana, pengunggahan file, ruang kerja virtual serta kemampuan panggilan suara dan obrolan video untuk rapat – Slack memiliki semua fitur yang diperlukan untuk mengoptimalkan alur kerja Anda.

Tidak seperti solusi lain seperti Microsoft Teams yang lebih melayani organisasi yang lebih besar dengan lusinan orang yang mengerjakan proyek sekaligus ─ Slack menawarkan opsi yang lebih rapi untuk bisnis kecil yang kekurangan staf tetapi masih membutuhkan platform kolaborasi yang efisien agar semuanya berjalan lancar.

Misalnya, ada Fleep Connect yang memungkinkan Anda untuk menghubungkan banyak akun ke dalam satu ruang terpadu yang mengurangi percakapan yang berlebihan dan menjamin bahwa setiap orang selalu mengetahui tugas terbaru di mana pun lokasi atau profesinya.

Selain itu pesan instan dapat membantu menghilangkan kemacetan yang tercipta saat pesan memerlukan klarifikasi ekstra sehingga menghasilkan periode pengambilan keputusan yang lebih cepat menghemat waktu dan uang sambil meningkatkan efisiensi secara keseluruhan − terutama penting dalam lingkungan tempat kerja yang serba cepat saat ini di mana setiap detik berharga!

3. Asana: Untuk Otomatisasi Alur Kerja

Asana adalah platform kolaborasi peringkat teratas untuk tim lintas industri, khususnya perusahaan perusahaan. Ini menawarkan fitur otomatisasi yang komprehensif untuk membantu merampingkan dan menyederhanakan proses alur kerja.

Antarmuka pengguna intuitif Asana memungkinkan pengguna untuk melihat tugas, menetapkan tanggung jawab, dan melacak kemajuan tanpa kerumitan. Dengan pemberitahuan otomatis agar semua orang tetap pada halaman yang sama dan tenggat waktu tugas tetap terlihat, ini memastikan semua orang tetap fokus dan produktif.

Asana juga menyediakan alat yang ampuh untuk manajemen proyek dengan filter pencarian lanjutan sehingga para profesional yang sibuk dapat dengan cepat melacak proyek yang mereka butuhkan dengan cepat. Semua file yang relevan disimpan dengan rapi dalam satu platform sehingga menghilangkan kemungkinan kebingungan atau kehilangan dokumen karena folder yang salah tempat.

Fitur integrasi lebih lanjut memfasilitasi akses mudah saat mengintegrasikan data eksternal ke ruang kerja Anda – membuat Anda selalu mendapatkan informasi terbaru tentang semua detail penting yang diperlukan dari sumber lain sambil tetap berada di pusat dalam format tampilan papan proyek Anda – memastikan semua upaya mendapat tempat yang semestinya di antara tim. proses alur kerja!

Dengan fitur Asana Task Builder yang tersedia dalam paket premium, formulir khusus dapat digunakan untuk menangkap ide, persyaratan & permintaan yang memerlukan kolaborasi di beberapa departemen/tim yang terlibat sekaligus — seperti umpan balik pelanggan atau wawasan dari individu tertentu yang berkaitan dengan catatan terkait inisiatif penelitian & pengembangan produk .

Ini menghemat waktu dengan menghindari email tersesat di kotak masuk yang memungkinkan respons lebih cepat sehingga mencegah kesalahan dan meningkatkan waktu penyelesaian sekaligus mengurangi pekerjaan manual melalui teknik otomasi yang mengalokasikan jam lebih produktif untuk promosi efisiensi yang lebih baik!

4. Google Workspace: Untuk Cloud Productivity Suite

Google Workspace adalah alat penting untuk bisnis kecil yang ingin meningkatkan kolaborasi dan produktivitas. Ini adalah rangkaian produk yang dirancang khusus untuk pemilik bisnis yang bekerja dengan tim jarak jauh di seluruh dunia, menawarkan fitur seperti Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide yang memungkinkan semua pengguna mengedit dokumen secara real time.

Google Workspace menyediakan alat produktivitas hemat biaya dan kemampuan kolaborasi tingkat lanjut – mulai dari berbagi dokumen tim hingga penyimpanan cloud sehingga Anda dapat mengakses data dengan mudah di mana saja.

Plus, ia memiliki protokol keamanan yang memastikan keamanan informasi Anda di setiap langkah. Dengan antarmuka pengguna yang mudah dan tutorial yang informatif, platform ini sangat cocok untuk bisnis berukuran apa pun yang ingin tetap efisien sekaligus mengelola beberapa proyek secara bersamaan — meskipun pernah menjadi solusi yang lebih mahal dibandingkan platform lain seperti Microsoft 365.

Google Workspace menawarkan keterjangkauan dan fitur canggih yang memudahkan kolaborasi dengan staf internal atau partner eksternal di mana pun mereka berada di seluruh dunia.

Lihat juga: 6 Alat SEO Perusahaan Terbaik yang Dapat Anda Gunakan Sekarang di 2023.

5. Votacall: Untuk Sistem Telepon Bisnis VoIP

Votacall adalah solusi telepon bisnis VoIP yang ideal untuk usaha kecil, menawarkan fleksibilitas dan efektivitas biaya yang mereka butuhkan. Sistem inovatif ini menyediakan kemampuan panggilan multi-perangkat, yang berarti bahwa anggota tim dapat melakukan dan menerima panggilan melalui ponsel, komputer, atau telepon meja mereka tanpa harus berinvestasi di banyak saluran.

Dengan akses yang baru ditemukan ke sistem audio berkualitas tinggi seperti layanan VoIP, lebih banyak usaha kecil mulai mengandalkan solusi telepon berbasis cloud dan memanfaatkan fitur seperti kualitas suara yang jernih dan perutean panggilan otomatis.

Platform cloud Votacall juga merupakan pilihan bagus untuk agen call center yang membutuhkan komunikasi konstan dengan pelanggan sepanjang waktu – platform ini memungkinkan mereka mengelola panggilan masuk dengan mudah sambil menyediakan semua alat relevan yang diperlukan untuk mengukur data kinerja seperti waktu penanganan atau tingkat layanan.

Selain itu, ini terus mengubah teknologi pada intinya – berkolaborasi dengan AI dan jaringan 5G – memungkinkan perusahaan untuk tetap terdepan dalam mengikuti tren dan harapan pelanggan.

Dengan menggunakan layanan Votacall yang komprehensif namun ramah pengguna ini, perusahaan kecil dapat membangun kepercayaan di antara pelanggan dengan cepat sambil memastikan setiap agen bekerja di level puncaknya setiap saat!

6. Zoom: Untuk Konferensi Video dan Webinar

Zoom adalah salah satu alat kolaborasi terbaik untuk usaha kecil. Platform yang modern dan mudah digunakan, memungkinkan tim mengadakan rapat virtual dengan cepat — di mana pun lokasinya. Ini membuat konferensi video, webinar, panggilan telepon, sesi obrolan, acara, dan ruang konferensi lebih mudah dari sebelumnya.

Alat ini juga menampilkan fungsionalitas papan tulis untuk kebutuhan kolaborasi online Anda. Zoom adalah pilihan yang sempurna untuk organisasi mana pun yang ingin melibatkan audiens dari jarak jauh atau secara langsung karena Zoom menawarkan solusi komunikasi tanpa batas dengan fitur-fitur seperti perpesanan obrolan, berbagi layar, dan merekam umpan audio dan video – menjadikan koneksi lebih imersif daripada sebelumnya.

Teknologi pelacakan metrik terkemuka di industrinya membantu Anda meninjau setiap sesi percakapan sementara wawasan dapat diperoleh dari jajak pendapat atau Tanya Jawab selama rapat itu sendiri serta umpan balik individu yang membantu memandu percakapan dengan pelanggan Anda secara luas.

Selain itu, mereka baru saja merilis fitur “Kelas” baru yang dirancang khusus untuk mendukung inisiatif pembelajaran jarak jauh melalui diskusi berulir yang memungkinkan sekolah dan universitas memulai kelas tanpa kehadiran fisik – memastikan siswa tetap terlibat selama perjalanan pendidikan mereka. Dalam bisnis kecil, siswa Anda dapat menjadi karyawan baru Anda. Gunakan fitur ruang kelas untuk melatih karyawan baru Anda dari jarak jauh ke tingkat berikutnya.

Semua ini ditambah dengan opsi webinar gratis (dan berbayar) membuat penerapan Zoom ke dalam lingkungan apa pun tidak merepotkan, terlepas dari ukuran anggaran atau ruang lingkup proyek!

7. Tim Microsoft: Untuk Pusat Kolaborasi Terpadu

Microsoft Teams adalah pusat kolaborasi untuk kerja tim dan komunikasi terpadu. Ini membantu bisnis kecil tetap teratur, berkomunikasi secara efektif, dan berkolaborasi dalam proyek langsung dari aplikasi.

Dengan fitur seperti Audio Spasial dalam rapat Teams, pengguna dapat melakukan spasialisasi suara mitra percakapan mereka tanpa harus mengkhawatirkan gema atau umpan balik yang canggung. Microsoft juga menawarkan kebijakan keamanan yang kuat dengan integrasi tambahan ke dalam Enterprise Security Suite dari Microsoft 365 Defender.

Anggota tim dapat dengan mudah terhubung dan berkolaborasi dalam proyek inti dengan menggunakan alat seperti pembuatan bersama waktu nyata, rapat terjadwal, obrolan panggilan audio/video, sistem manajemen dokumen, dan integrasi aplikasi yang memudahkan semua orang untuk bekerja bersama di mana pun mereka berada. berada.

Bekerja bersama tidak pernah semudah atau seefisien ini berkat berbagai fitur kolaborasi yang ditawarkan dalam Microsoft Teams yang memungkinkan anggota organisasi membuat grup berdasarkan topik proyek atau tugas tertentu, sehingga semua percakapan yang terkait dengan aktivitas tersebut tetap berada di satu tempat sehingga mengurangi kekacauan kotak surat di mana pun.

Selain itu, panggilan grup dapat diluncurkan kapan saja untuk memastikan setiap orang hadir untuk keputusan penting sementara opsi pencarian di sepanjang dokumen membantu menemukan konten dengan cepat dan koleksi memungkinkan tim dengan cepat mengakses file yang digunakan dan dibagikan dari waktu ke waktu membantu mereka tetap produktif bahkan saat menangani proyek yang rumit .

Terkait: 14 Alat Pelacakan Peringkat Terjangkau Terbaik untuk Usaha Kecil.

8. Monday.com: Untuk Manajemen Alur Kerja

Saat bisnis kecil terus berkembang dan menjadi semakin kompleks, menemukan alat kolaborasi yang tepat bisa menjadi suatu tantangan. Monday.com adalah pilihan yang sangat baik untuk manajemen alur kerja.

Perangkat lunak kolaboratif ini menawarkan penyesuaian ekstensif, kemampuan kolaborasi, dan fitur otomatis yang membantu tim tetap mengikuti proyek—tidak peduli seberapa besar atau kecil proyek tersebut!

Platform serbaguna Monday.com telah digunakan oleh pengguna dari perusahaan besar hingga startup yang mencari cara yang efisien untuk mengelola proyek mereka di seluruh tim lintas fungsi. Alat ini memungkinkan penyesuaian yang mudah sehingga pemilik proyek dapat menyesuaikannya dengan berbagai ukuran dan kerumitan; itu memberikan opsi otomatisasi untuk memperbarui kemajuan sambil melacak tugas, tenggat waktu & pembaruan aktivitas secara efisien bersama dengan fitur manajemen proses rekrutmen seperti Sistem pelacakan pelamar (ATS).

Ini memberi pengguna kemampuan untuk berbagi tautan dokumen & file dengan mudah yang membuat komunikasi tim lebih lancar dari sebelumnya! Selain itu, fitur manajemen pemasaran hari Senin termasuk integrasi membuat menjangkau calon pelanggan lebih mudah dari sebelumnya serta menyederhanakan proses pelaporan menggunakan opsi laporan khusus.

Hubungan pelanggan lebih lanjut ditingkatkan berkat sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) khusus. Integrasi yang mudah dari aplikasi pihak ketiga menambahkan lebih banyak manfaat yang menjadikan suite canggih ini harus dimiliki untuk semua ukuran bisnis.

9. Miro: Untuk Papan Tulis dan Kolaborasi Online

Miro adalah alat penting untuk usaha kecil. Ini adalah platform kolaborasi visual yang memudahkan untuk mengubah ide menjadi tugas dan proyek untuk tim yang berkolaborasi dari jarak jauh.

Dengan Miro, anggota tim dapat berkomunikasi secara real-time menggunakan alat visual canggih seperti papan, catatan tempel, dan utas komentar di sisi kanvas. Platform ini sangat aman, sehingga semua data tetap aman, tersedia di banyak perangkat seperti PC dan Mac serta platform seluler iOS & Android dan berjalan di server tingkat perusahaan sehingga informasi Anda tidak akan disusupi.

Miro membawa kerja tim ke tingkat berikutnya dengan mengubah cara orang bekerja sama secara kolaboratif dalam tugas besar atau kecil sambil mengkomunikasikan ide mereka secara visual satu sama lain di mana pun mereka berada di seluruh dunia.

Tidak hanya memberikan visual tetapi juga memungkinkan pengguna untuk membuat daftar periksa dalam catatan tempel yang dilampirkan di samping gambar atau diagram yang membantu memecah konsep rumit menjadi langkah-langkah yang dapat dikelola memastikan semua orang memahami apa yang perlu dilakukan selama proses tertentu - dari sesi curah pendapat hingga pelatihan layanan pelanggan hingga prosedur peluncuran produk dengan manajemen portofolio disertakan di setiap langkah produksi – menghemat waktu dan uang perusahaan! Terakhir, bisnis mengapresiasi kemampuan tinjauan Miro yang memastikan keunggulan dalam hasil yang dicapai karena pelaksanaan semua tugas yang direncanakan dengan hati-hati, memberi mereka jaminan untuk memaksimalkan sumber daya mereka namun tetap mencapai hasil yang diinginkan!

10. Dropbox: Untuk Berbagi dan Penyimpanan File Cloud

Dengan Dropbox, bisnis kecil dapat menikmati solusi berbagi file dan penyimpanan berbasis cloud yang memungkinkan kolaborasi jarak jauh yang aman. Alat ini menyimpan semua dokumen yang dibagikan di cloud secara aman dengan akses yang tersedia untuk personel resmi kapan saja di mana saja.

Ini mendukung sinkronisasi file secara real-time di beberapa perangkat sehingga kolega selalu berada di halaman yang sama dan setiap perubahan yang dilakukan akan tercermin secara instan untuk memastikan semua orang bekerja dari versi terbaru.

Alat yang kuat namun sederhana ini juga memberikan kontrol atas siapa yang dapat melihat atau mengedit file tertentu. Izin berbagi memungkinkan admin untuk mengonfigurasi peran yang tepat seperti pemilik, editor, penampil, dll., yang pada dasarnya membatasi orang tertentu untuk melakukan tindakan tertentu dan memastikan keamanan data setiap saat.

Tanpa perlu khawatir tentang proses penyiapan yang rumit atau persyaratan penginstalan perangkat lunak, Dropbox mempermudah untuk mulai berkolaborasi dengan mitra dengan cepat secara online sambil menyederhanakan alur kerja yang ada lebih jauh dan meniadakan aktivitas yang berlebihan sehingga meningkatkan produktivitas secara signifikan!

11. ClickUp: Untuk Manajemen Proyek Komprehensif

ClickUp adalah alat manajemen proyek komprehensif yang membantu usaha kecil merencanakan, mengatur, dan berkolaborasi secara efisien dalam pekerjaan. Dengan tampilan yang dapat disesuaikan dan fitur pelaporan real-time, ClickUp memungkinkan tim untuk terus mengikuti perkembangan proyek mereka dengan cepat dan akurat.

Selain itu, ia menawarkan antarmuka pengguna yang intuitif untuk navigasi yang mudah ditambah dengan fitur-fitur canggih seperti pengingat otomatis, ketergantungan tugas, subproyek & subtugas. Tidak hanya itu tetapi juga membantu usaha kecil menjaga dokumen terorganisir dengan aman di cloud sambil menawarkan solusi terintegrasi untuk mengelola tugas dengan rasio penyelesaian yang berhasil melalui fitur otomatisasi alur kerjanya.

Selain itu, ini memastikan satu tempat untuk setiap panggilan atau percakapan obrolan dengan semua anggota tim Anda yang menjalankan proyek dengan menghubungkan mereka melalui Sistem Telepon Bisnis VoIP atau konferensi video tanpa gangguan, sehingga menciptakan pusat kolaborasi terpadu yang memberi Anda lebih banyak visibilitas ke dalam proyek daripada sebelumnya.

Akhirnya memberikan pengalaman yang luar biasa kepada pengguna saat bekerja secara kolaboratif dari lokasi yang berbeda membuat kolaborasi menjadi lebih mudah menggunakan alat Papan Tulis yang membantu memecah proses kompleks secara visual; karenanya merampingkan komunikasi di antara anggota tim yang menghasilkan hasil efisien yang dapat dibagikan dengan mudah di ruang kerja semua orang terlepas dari penghalang jarak fisik yang mengarah ke tingkat produktivitas yang lebih tinggi mengurangi beban kerja secara efektif di domain apa pun!

Lihat juga: 20 Software Penting untuk Laptop atau PC Windows Baru Anda.

Kesimpulan

Alat kolaborasi yang tersedia saat ini merupakan aset yang tak ternilai bagi usaha kecil. Memilih alat atau alat yang tepat dari beragam pilihan dapat sangat meningkatkan produktivitas, komunikasi, dan manajemen proyek.

Usaha kecil perlu menilai kebutuhan khusus mereka, anggaran, dan bagaimana anggota tim lebih suka bekerja saat memutuskan alat kolaborasi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Dengan begitu banyak pilihan di pasar, yang disesuaikan secara khusus untuk berbagai tingkat penggunaan dan dengan fitur yang ramah pengguna seperti perpesanan real-time dan kemampuan berbagi file cloud, pasti ada alat kolaborasi yang berfungsi untuk semua ukuran bisnis.