6 Alat Komunikasi Bisnis Terbaik yang Perlu Anda Gunakan di Tahun 2023

Komunikasi yang efisien dan disesuaikan adalah landasan kesuksesan bisnis. Itu benar di tahun 2023 seperti sebelumnya. Namun, beberapa tahun terakhir ini juga terlihat perkembangan berbagai alat yang menjanjikan untuk meningkatkan kinerja komunikasi bisnis. Saat ini, keragamannya begitu besar sehingga dapat dengan mudah menjadi luar biasa. Jadi dari mana Anda harus memulai? Alat apa yang sebenarnya diperlukan untuk kelancaran komunikasi bisnis? Inilah kumpulan lengkap alat komunikasi bisnis terbaik yang perlu Anda gunakan di tahun 2023.

Layanan Telepon Bisnis Virtual

Pertama, Anda memerlukan layanan telepon bisnis yang solid. Tunggu. Apa? Bukankah ponsel sedikit ketinggalan jaman? Secara sepintas, ya. Tetapi layanan telepon bisnis modern memiliki sedikit kesamaan dengan telepon rumah lama, yang berdebu di belakang toko. Sebaliknya, layanan telepon bisnis modern berbasis cloud. Mereka dapat diakses dari mana saja dan menawarkan keragaman saluran komunikasi yang jauh lebih besar daripada rekan analog mereka.

Selain panggilan suara, banyak layanan telepon bisnis modern juga menawarkan panggilan video, perpesanan, obrolan langsung, dan email. Beberapa juga dilengkapi dengan alat berbasis AI yang praktis seperti pesan suara dan transkripsi panggilan, perutean panggilan berbasis suara, dan ringkasan panggilan otomatis.

Konferensi Video Asinkron

Selanjutnya, Anda harus mempertimbangkan untuk mendapatkan alat konferensi video asinkron. Terutama jika Anda beroperasi secara internasional dan memiliki anggota tim atau klien di zona waktu yang berbeda. Kita semua akrab dengan – dan sering muak dengan – alat konferensi video langsung seperti Zoom, Google Meet, Jitsi, Skype, dan sejenisnya. Tetapi konferensi video asinkron memiliki keuntungan penting – Anda tidak perlu menemukan waktu yang sesuai untuk semua orang.

Alat asinkron, seperti Loom, memungkinkan Anda merekam klip seolah-olah selama konferensi video. Anda dapat tampil di depan kamera, berbagi layar, bahkan menulis di papan tulis, dan menjelaskan semua yang Anda inginkan. Kemudian, Anda dapat membagikan video ini menggunakan tautan sederhana. Penerima kemudian dapat menontonnya dengan nyaman, mengubah kecepatan, membaca sekilas transkrip otomatis untuk informasi terpenting, meninggalkan komentar di berbagai bagian video, atau membalas dengan klip mereka sendiri.

Pada akhirnya, konferensi video asinkron merupakan peningkatan dari pertukaran email dan konferensi video tradisional. Ini memungkinkan Anda menghemat waktu dan mengurangi jumlah rapat Anda, tetapi juga memungkinkan Anda untuk menyampaikan informasi dalam jumlah yang jauh lebih banyak daripada pesan tertulis biasa.

Platform Manajemen Proyek

Alat komunikasi utama lainnya adalah platform manajemen proyek. Tidak peduli seberapa besar bisnis Anda, Anda mungkin memiliki sejuta proyek yang sedang dikerjakan sekaligus. Melacak semuanya – belum lagi tugas individu, tenggat waktu, dan kontribusi dari berbagai anggota tim – bisa jadi rumit. Platform manajemen proyek menyederhanakan proses itu. Ada berbagai jenis manajemen proyek dan alat kolaborasi tim. Pilih salah satu yang sesuai dengan kompleksitas tugas, jumlah anggota tim, dan keragaman proyek yang harus Anda tangani.

Beberapa alat, seperti Trello, cukup sederhana. Trello meniru papan Kanban sederhana. Anda dapat menambahkan berbagai tautan, membuat tugas sebagai kartu, dan berkoordinasi dengan anggota tim. Lainnya rumit dan kuat, seperti Asana. Ini memungkinkan Anda untuk menetapkan peran, tugas, dan tenggat waktu kepada anggota tim, serta menyertakan garis waktu dan ketergantungan, dan menampilkan proyek sebagai bagan Gantt, papan Kanban, dan berbagai tampilan lainnya. Secara keseluruhan, platform manajemen proyek yang dipilih dengan baik akan membantu tim Anda melacak kemajuan, tujuan akhir, dan tugas yang akan datang.

Suite Kolaborasi Dokumen

Salah satu prasyarat paling mendasar dari kolaborasi tim yang efisien adalah memiliki cara sentral untuk berbagi, mengedit, dan membuat dokumen bersama. Meskipun ini terdengar mendasar, ini masih menjadi salah satu titik gesekan terbesar bagi banyak bisnis. Beberapa orang bekerja di Mac, dengan Pages, Keynote, dan Numbers. Lainnya mematuhi Microsoft Office – baik offline atau versi berbasis cloud. Lalu ada LibreOffice dan OpenOffice, dan, tentu saja, Google Workspace (sebelumnya G Suite).

Berbagi dan kemungkinan mengonversi dokumen di antara platform ini dapat menghabiskan banyak waktu. Alih-alih, pilih satu – sebaiknya solusi berbasis cloud seperti Google Workspace atau Microsoft 365. Hal ini memungkinkan anggota tim Anda berbagi dokumen, mengerjakannya pada saat yang sama, meninggalkan komentar, mengedit, dan melacak semua perubahan dan modifikasi.

Perangkat Lunak Manajemen Media Sosial

Di tahun 2023, media sosial menjadi bagian komunikasi bisnis yang tak terhindarkan. Pelanggan terutama mengharapkan perusahaan untuk mempertahankan kehadirannya di platform seperti Facebook, Instagram, Twitter, dan TikTok. Platform media sosial mana yang penting untuk bisnis Anda bergantung pada audiens dan ceruk pasar Anda. Data menunjukkan bahwa Gen X lebih menyukai Facebook, Milenial lebih menyukai Instagram, dan Gen Z dijual di TikTok. Demikian pula, jika bisnis Anda termasuk dalam ceruk kreatif, Anda mungkin ingin lebih fokus pada Instagram dan menambahkan platform berat gambar lainnya seperti Snapchat dan Pinterest.

Terlepas dari platform media sosial mana, khususnya, yang Anda pilih, satu alat komunikasi bisnis utama di gudang senjata Anda haruslah platform manajemen media sosial (SMM). Ini memungkinkan Anda untuk menautkan semua akun media sosial Anda ke satu dasbor pusat. Alih-alih harus masuk ke empat aplikasi berbeda untuk menjadwalkan kiriman, membalas komentar, dan memeriksa analitik, Anda dapat melakukan semuanya di satu tempat. Ini tidak hanya akan menghemat waktu dan saraf Anda. Ini juga dapat memberi Anda wawasan yang tak ternilai tentang perilaku audiens Anda dan konten apa yang berkinerja terbaik di seluruh platform.

Platform Pemasaran Email

Terakhir, salah satu alat komunikasi bisnis penting yang perlu Anda gunakan di tahun 2023 adalah platform pemasaran email. Email tetap menjadi salah satu saluran komunikasi pelanggan yang paling efektif. Mengirim pembaruan, promosi, dan pesan yang dipersonalisasi langsung ke kotak masuk seseorang secara signifikan meningkatkan peluang Anda untuk mengubahnya menjadi pelanggan setia.

Platform pemasaran email dapat membantu Anda mencapai tujuan ini. Tidak hanya template dan pembuat drag-and-drop mereka yang memungkinkan Anda memberi email Anda beberapa kepanikan visual tambahan. Mereka juga memungkinkan Anda melacak siapa yang membuka email Anda dan siapa yang mengklik tautan mana, serta menguji berbagai variasi konten yang sama untuk menentukan mana yang paling efektif.

Alat Komunikasi Bisnis – Kesimpulan

Memilih alat komunikasi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda sangatlah penting. Di atas, Anda akan menemukan berbagai kategori alat yang harus Anda pertimbangkan untuk diintegrasikan ke dalam alur kerja Anda. Tetapi menentukan penyedia yang sesuai dengan anggaran dan persyaratan unik Anda akan membutuhkan waktu dan kerja keras. Namun, pada akhirnya, menginvestasikan upaya itu – dan anggaran yang sesuai – untuk menemukan alat komunikasi yang tepat sangat berharga. Ini membantu Anda tetap berada di depan kurva, unggul dari pesaing Anda, dan meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan dan produktivitas tim. Garis bawah? Komunikasi adalah kuncinya. Temukan alat yang tepat untuk mengubahnya.