Otomasi 101: Ketahui Bagaimana Otomasi Dapat Membantu Anda Dalam Memproses Faktur

Jika Anda menjalankan bisnis, kemungkinan besar Anda berurusan dengan banyak tagihan. Mungkin Anda memiliki departemen Hutang Usaha (AP) atau Piutang Usaha (AR) yang bertanggung jawab untuk memproses faktur. Atau mungkin Anda menangani faktur sendiri.

Bagaimanapun, Anda tahu bahwa memproses faktur bisa menjadi tugas yang memakan waktu dan membosankan. Dan jika Anda membuat kesalahan, itu bisa menghabiskan uang bisnis Anda. Di situlah otomatisasi masuk. Mengotomatiskan pemrosesan faktur Anda dapat menghemat waktu dan membantu Anda menghindari kesalahan.

Sistem pemrosesan faktur otomatis adalah perangkat lunak yang mengotomatiskan tugas yang terkait dengan pembuatan, pengiriman, dan pengelolaan faktur serta menghemat waktu Anda dengan mengotomatiskan tugas berulang.

Tapi apa sebenarnya otomatisasi faktur itu, dan bagaimana ini bisa membantu Anda dalam pemrosesan faktur? Baca terus untuk menjelajahi ini dan lebih banyak lagi di panduan utama kami untuk otomatisasi faktur. Mari kita mulai!

Apa itu Sistem Pemrosesan Faktur?

Faktur meliputi beberapa langkah:-

1. Pengambilan data dari faktur
2. Pencocokan pesanan pembelian
3. Mengirim tagihan untuk persetujuan
4. Menyetujui faktur untuk pembayaran
5. Memproses pembayaran dan mendaftarkan detail untuk catatan

Sistem pemrosesan faktur manual mengharuskan karyawan untuk memasukkan data secara manual dari setiap faktur ke dalam sistem, yang merupakan proses yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia.

Di sisi lain, sistem pemrosesan faktur otomatis mengotomatiskan tugas yang terkait dengan pembuatan, pengiriman, dan pengelolaan faktur. Sistem pemrosesan faktur membantu bisnis mengambil data dari faktur secara otomatis. Sistem dapat membantu mengotomatiskan banyak tugas lain yang terkait dengan penagihan, mulai dari membuat faktur hingga mengeluarkan pembayaran.

Ada banyak sistem pemrosesan faktur yang berbeda di pasaran – beberapa di antaranya adalah solusi semi-otomatis berbasis template, sedangkan beberapa di antaranya adalah solusi otomatis end-to-end berbasis AI yang cerdas. Pilihan solusi tergantung pada kasus penggunaan Anda dan tujuan yang ingin Anda capai.

Ada banyak fitur berbeda yang Anda dapatkan saat mengotomatiskan sistem pemrosesan faktur , tetapi yang paling penting adalah menghemat waktu Anda dengan mengotomatiskan tugas yang berulang. Menggunakan perangkat lunak otomatis dapat membebaskan karyawan Anda untuk fokus pada tugas yang lebih penting dan meningkatkan keuntungan Anda. Solusi pemrosesan faktur otomatis membantu menghasilkan faktur dari pesanan pembelian dan melacak pembayaran serta mengeluarkan pengembalian uang.

Bagaimana Otomasi Membantu Pemrosesan Faktur Anda

Manajemen faktur manual adalah tugas yang membosankan dan memakan waktu serta risiko bisnis, dan dapat meningkatkan kemungkinan penipuan dan kesalahan faktur dengan laporan keuangan.

Otomatisasi dapat membantu Anda menghindari masalah ini dan menciptakan manfaat tambahan untuk bisnis Anda. Inilah cara ini membantu membuat bisnis Anda lebih efisien:-

Akurasi yang Ditingkatkan

Salah satu keuntungan terbesar otomatisasi adalah dapat membantu Anda menghindari kesalahan. Misalnya, perangkat lunak pemrosesan faktur otomatis dapat membuat faktur secara otomatis berdasarkan data dari pesanan pembelian Anda atau sumber data lainnya, yang menghilangkan kebutuhan entri data manual.

Peningkatan Kecepatan

Otomasi juga dapat membantu mempercepat pemrosesan faktur Anda. Selain itu, perangkat lunak dapat mengotomatiskan tugas yang berulang, seperti membuat faktur atau mengeluarkan pengembalian uang, membebaskan waktu yang dapat digunakan untuk meningkatkan area bisnis Anda yang lain.

Organisasi yang Lebih Baik

Otomasi dapat membantu Anda mengatur tagihan Anda. Perangkat lunak otomatisasi faktur dapat melacak semua faktur Anda di satu tempat, yang dapat membantu Anda menghindari pembayaran yang terlewat dan biaya keterlambatan. Akibatnya, lebih mudah bagi Anda untuk melacak pelanggan Anda.

Efektivitas Biaya Lebih Tinggi

Otomasi dapat menghemat uang Anda dengan menghilangkan kebutuhan entri data manual dan tugas manual lainnya. Akibatnya, pembukuan Anda menjadi lebih hemat biaya dan efisien.

Lebih sedikit ruang untuk kesalahan manusia

Seiring pertumbuhan bisnis Anda, penting untuk menghindari tugas dan kerumitan manual yang tidak perlu. Otomasi dapat membantu Anda menghindari kesalahan seperti lupa pembayaran yang dapat menyebabkan biaya keterlambatan.

Bagaimana Anda Mengotomatiskan Pemrosesan Faktur

Jika Anda tertarik untuk mengotomatiskan pemrosesan faktur, ada beberapa hal yang perlu Anda lakukan.

Dengan banyaknya pilihan perangkat lunak yang tersedia, penting untuk menemukan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan dan kasus penggunaan Anda. Docsumo dapat membantu penyiapan dengan pemrosesan faktur otomatis. Ini menggunakan perangkat lunak AI dengan teknologi Intelligent OCR untuk mengubah faktur Anda menjadi data yang dapat ditindaklanjuti.

Setelah mengonversi data, Anda perlu mengintegrasikan perangkat lunak otomatisasi faktur dengan perangkat lunak akuntansi Anda, yang memungkinkan Anda menghasilkan faktur dan melacak pembayaran secara otomatis.

Sebagai langkah terakhir, Anda perlu menyiapkan pembayaran otomatis.

10 Langkah untuk Mengotomatiskan Pemrosesan Faktur Anda

1. Tetapkan pedoman: Tentukan jenis faktur apa yang dapat diproses secara otomatis. Memiliki pedoman untuk jenis faktur apa yang dapat ditambahkan ke perangkat lunak menjamin bahwa hanya faktur tertentu yang diproses, yang membuat prosesnya lebih akurat.
2. Tentukan bagaimana faktur diterima: Dengan memahami saluran tempat Anda menerima faktur, Anda dapat merampingkan otomatisasi sehingga semua faktur diterima dengan cara yang sama.
3. Siapkan sistem untuk mengambil data faktur secara otomatis: Sistem pemrosesan faktur otomatis meniadakan kebutuhan untuk entri data manual, yang dapat rawan kesalahan.
4. Validasi keakuratan data yang diambil: Validasi data memastikan bahwa informasi yang diproses benar.
5. Rutekan faktur untuk persetujuan: Antrean persetujuan membantu memastikan bahwa faktur segera disetujui.
6. Hasilkan pembayaran secara elektronik: Menghemat waktu dan uang!
7. Rekonsiliasi pembayaran secara otomatis: Rekonsiliasi pembayaran membantu memastikan bahwa semua tagihan dibayar penuh dan tepat waktu.
8. Berikan visibilitas ke status faktur: Ini membantu melacak faktur mana yang telah diproses dan mana yang belum.
9. Izinkan pengecualian saat faktur tidak dapat diproses secara otomatis: Dengan memiliki proses pengecualian, Anda memastikan bahwa faktur bermasalah tetap diproses tepat waktu.
10. Tingkatkan sistem secara terus-menerus: Setelah ditetapkan, pastikan sistem selalu mutakhir dan efisien.

Kesimpulan

Pemrosesan faktur dapat menjadi tugas yang memakan waktu dan membosankan, tetapi merupakan bagian penting dalam menjalankan bisnis. Mengotomatiskan pemrosesan faktur dapat menghemat waktu dan membantu Anda menghindari kesalahan.

Ada banyak fitur berbeda yang dapat ditawarkan oleh sistem pemrosesan faktur otomatis, tetapi yang paling penting adalah menghemat waktu Anda dengan mengotomatiskan tugas yang berulang. Ini dapat memungkinkan karyawan Anda untuk fokus pada tugas yang lebih penting dan meningkatkan keuntungan Anda.