Panduan Utama Untuk Memilih Sistem Pelacakan Pelamar

Mempekerjakan dan mempertahankan orang yang tepat merupakan faktor terpenting dalam keberhasilan mewujudkan tujuan strategis perusahaan.

Memilih sistem pelacakan pelamar yang tepat, juga dikenal sebagai ATS, sangat penting untuk merekrut karyawan paling berbakat, dan hal ini berdampak langsung pada kemampuan Anda untuk mewujudkan tujuan strategis Anda.

Jim Collins dengan terkenal mengartikulasikan ini sebagai:

“…Saya mempunyai satu prioritas di atas segalanya: mendapatkan sebanyak mungkin orang-orang terbaik… satu-satunya kendala terbesar dalam keberhasilan organisasi saya adalah kemampuan untuk mendapatkan dan mempertahankan cukup banyak orang yang tepat.”

Alasannya adalah peningkatan produktivitas karena memiliki pekerja berkinerja tinggi sangatlah besar. Menurut McKinsey, yang berkinerja tinggi hingga 8 kali lebih produktif dibandingkan yang berkinerja rata-rata.

Panduan ini akan membantu Anda memahami berbagai manfaat yang diberikan sistem pelacakan pelamar. Panduan ini akan menjelaskan fitur-fitur inti umum dari sistem dan mengidentifikasi manfaat utama yang dihasilkan setiap fitur sehingga Anda dapat memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Apa manfaat sistem pelacakan pelamar?

Manfaat sistem pelacakan pelamar secara umum dapat dikategorikan ke dalam tiga kategori di bawah ini.

Dari semua hal tersebut, peningkatan akurasi perekrutan menjadi keuntungan utama, karena hal ini memengaruhi kemampuan Anda untuk merekrut karyawan yang berkinerja tinggi, dan 82% perusahaan tidak percaya bahwa mereka saat ini merekrut orang-orang yang sangat berbakat.

Peningkatan akurasi perekrutan

Sistem pelacakan pelamar yang lebih berteknologi maju menawarkan fitur penilaian bakat untuk membantu Anda memprediksi kinerja pelamar di masa depan. Hal ini secara signifikan meningkatkan akurasi perekrutan Anda, memungkinkan Anda mengidentifikasi dan memilih karyawan yang berkinerja terbaik dengan lebih baik.

Peningkatan kecepatan perekrutan

Sistem pelacakan pelamar mengotomatiskan berbagai proses rekrutmen sehingga Anda dapat mengurangi waktu perekrutan, memastikan Anda mengisi posisi yang terbuka lebih cepat dan pelamar dapat diberitahu tentang keputusan perekrutan lebih cepat.

Biaya perekrutan yang lebih rendah

Mengotomatiskan proses juga membantu menurunkan biaya perekrutan secara keseluruhan.

Selain itu, banyak sistem pelacakan pelamar juga menawarkan kemampuan untuk menyaring atau menyaring pelamar. Fitur-fitur ini sering kali menyaring lebih dari 50% pelamar berdasarkan pengalaman pekerjaan dan/atau pendidikan. Hal ini secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk membaca resume dan, oleh karena itu, menurunkan biaya perekrutan.

Apa sajakah jenis sistem pelacakan pelamar?

Banyak sistem pelacakan pelamar menawarkan daftar panjang fitur yang mungkin sulit dipahami atau sulit dibandingkan di berbagai penyedia sistem. Hal ini dapat mempersulit pemilihan perangkat lunak tanpa melakukan demonstrasi beberapa sistem yang memakan waktu.

Jadi, bagaimana Anda yakin memilih sistem terbaik untuk bisnis Anda?

Fokus pada akurasi perekrutan

Penyedia ini memiliki solusi penilaian bakat yang dibuat khusus sebagai bagian alami dari sistem pelacakan pelamar.

Perhatikan bahwa sistem ini menawarkan banyak fitur otomatisasi proses, namun seringkali tidak sebanyak dua kategori di bawah ini.

Fokus pada otomatisasi proses

Ini adalah mayoritas dari semua sistem pelacakan pelamar. Sistem ini memiliki banyak fitur yang berfokus pada peningkatan kecepatan perekrutan dan menurunkan biaya perekrutan. Namun, biasanya tidak ada atau hanya ada sedikit fitur untuk membantu meningkatkan akurasi perekrutan.

Otomatisasi proses dan integrasi penilaian bakat

Penyedia ini juga menangani otomatisasi proses dengan baik, namun mereka telah menghabiskan waktu membangun integrasi dengan penyedia penilaian bakat pihak ketiga.

Jika penyedia penilaian bakat adalah penyedia yang berkualitas, maka hal ini dapat membantu meningkatkan akurasi perekrutan. Namun, mengingat ini merupakan integrasi pihak ketiga, pengalaman pengguna dapat terpengaruh, dan biasanya penilaian bakat hanya akan diterapkan pada kandidat terpilih di akhir proses rekrutmen.

Mencocokkan sistem pelacakan pelamar dengan bisnis Anda

Pilihan Anda terhadap sistem pelacakan pelamar harus didasarkan pada apa yang paling penting untuk membantu perusahaan Anda mencapai tujuan strategisnya.

Meskipun tujuan strategis berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, ada beberapa kesamaan seputar apa yang harus menjadi fokus sebagian besar perusahaan berdasarkan ukuran perusahaan.

Startup

Perusahaan rintisan umumnya mengembangkan basis stafnya secara relatif lebih cepat dibandingkan perusahaan besar. Semua anggota staf (termasuk karyawan baru) harus bekerja dan memiliki motivasi tinggi, karena tim ini kecil dan gesit, serta sumber daya yang terbatas.

Selain itu, mereka mungkin memiliki departemen SDM atau tidak. Oleh karena itu, manfaat dari otomatisasi proses relatif sedikit, dan peningkatan akurasi perekrutan sejauh ini merupakan manfaat strategis yang paling berdampak.

Usaha kecil dan menengah (UKM)

UKM juga mengembangkan basis stafnya dengan cepat, meskipun tidak secepat startup. Perusahaan-perusahaan ini biasanya memiliki bagian dari tim SDM mereka yang didedikasikan untuk perekrutan.

Keakuratan perekrutan biasanya masih menjadi manfaat yang paling berdampak dalam pencapaian tujuan strategis, namun penghematan biaya dari otomatisasi juga mulai bermakna.

Perusahaan

Perusahaan besar biasanya tumbuh pada tingkat yang jauh lebih rendah dibandingkan perusahaan kecil. Selain itu, karena ukuran keseluruhan organisasi yang besar, tim rekrutmen mereka juga cenderung besar, dan penghematan dari otomatisasi proses bisa sangat berarti.

Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan ini mendapatkan manfaat paling besar dari otomatisasi proses dan penghematan biaya. Namun, meningkatkan akurasi perekrutan masih sangat penting bagi perusahaan-perusahaan ini.  

Fitur sistem pelacakan pelamar untuk setiap langkah siklus perekrutan

Banyaknya fitur yang ditawarkan sistem pelacakan pelamar dapat dikategorikan berdasarkan bagian mana dari siklus perekrutan yang ditanganinya. Di bawah ini, kami telah menguraikan manfaat yang diberikan setiap kategori fitur.

Alat sumber

Sistem pelacakan pelamar menawarkan berbagai fitur sumber yang berbeda. Namun, kesamaan dari semua fitur ini adalah fitur-fitur tersebut membantu menarik dan mendapatkan lebih banyak pelamar dengan lebih cepat.

Dengan kata lain, ini meningkatkan jumlah pelamar dan memungkinkan Anda mengisi posisi terbuka lebih cepat. Hal ini memperpendek siklus perekrutan dan dengan demikian menurunkan biaya perekrutan secara keseluruhan.

Hal ini tidak serta merta menghasilkan keputusan perekrutan yang lebih baik tanpa dipadukan dengan alat yang tepat untuk mengidentifikasi dan memilih karyawan yang berkinerja terbaik di antara para pelamar.

Fitur sumber umum meliputi:

1. Integrasi papan pekerjaan

Fitur ini memungkinkan Anda memposting pekerjaan di beberapa papan pekerjaan secara langsung melalui sistem pelacakan pelamar Anda.

Ini berarti Anda tidak perlu memasukkan rincian pekerjaan pada setiap papan pekerjaan secara manual dan pekerjaan Anda dapat dengan mudah ditampilkan kepada banyak calon pelamar. Ini pada dasarnya adalah cara cepat untuk meningkatkan jumlah pelamar Anda.

2. Halaman karir

Halaman karir dapat ditawarkan sebagai layanan sehingga perusahaan yang tidak memilikinya dapat memperoleh manfaat dari dua keuntungan signifikan:

• Pencitraan merek perusahaan: Halaman karier adalah salah satu alat utama untuk membawa Anda branding perusahaan ke tingkat berikutnya dan terlihat lebih profesional terhadap calon pelamar berkualitas tinggi.
• Integrasi otomatis: Mengingat sistem pelacakan pelamar Anda membuat halaman karier, semua fitur akan otomatis tersedia untuk melacak dan mengelola pelamar yang berasal dari halaman karier.

3. Peningkatan fungsi pencarian kandidat

Fitur-fiturnya memungkinkan Anda mencari kandidat yang sesuai langsung dari sistem pelacakan pelamar Anda. Ada dua manfaat utama:

• Cari semua kandidat publik: Sistem pelacakan pelamar akan memungkinkan Anda mencari jutaan profil kandidat publik dengan menggabungkan data dari beberapa database kandidat publik dan gratis.
• Pencarian dan pemeringkatan yang ditingkatkan: Sistem dapat menawarkan fungsionalitas pencarian dan pemeringkatan yang lebih baik daripada yang tersedia di database asli. Selain itu, beberapa perangkat lunak terintegrasi dengan AI untuk menyediakan antarmuka yang mudah digunakan untuk menentukan peringkat dan memfilter kandidat.    

Penyaringan dan pemeringkatan resume otomatis

Kebanyakan sistem pelacakan pelamar memfilter atau menyaring pelamar berdasarkan kriteria penyaringan yang telah ditentukan sebelumnya. Sistem biasanya menyaring lebih dari 50% pelamar Anda.

Hal ini dilakukan dengan menggabungkan fungsi penyaringan dengan penguraian resume atau fungsi lain yang memungkinkan Anda mengidentifikasi pekerjaan dan pengalaman pendidikan pelamar.

Keuntungannya adalah kecepatan dan biaya rekrutmen yang lebih rendah, karena perekrut hanya perlu membaca CV dari pelamar yang memenuhi kriteria.

Namun, perekrut harus berhati-hati dengan kriteria yang mereka gunakan untuk menyaring pelamar. Misalnya, kriteria penyaringan berdasarkan latar belakang pendidikan seringkali tidak berkorelasi dengan kinerja pelamar. Jika disalahgunakan, kriteria tersebut malah dapat menimbulkan bias yang tidak disadari , yang dapat mengurangi jumlah talenta yang tersedia dan menyebabkan keputusan perekrutan di bawah standar.

Fitur penyaringan umum meliputi:

1. Pemutaran

Kemampuan untuk menolak pelamar sebelum mereka menjadi bagian aktif dalam rekrutmen berdasarkan kriteria yang telah Anda tetapkan. Biasanya, kriteria ini didasarkan pada pengalaman kerja atau latar belakang pendidikan.

2. Penguraian resume otomatis

Sistem mengidentifikasi dan menyediakan bagian-bagian penting dari resume. Misalnya saja pengalaman kerja pelamar dan apa gelar pendidikan tertingginya. Fitur ini biasanya digabungkan dengan penyaringan.

Melacak dan mengelola kandidat

Fitur-fitur ini pada dasarnya memungkinkan Anda menyimpan semua data pelamar dalam satu sistem dan menggunakan data tersebut untuk mengelola pelamar di seluruh siklus perekrutan. Ini adalah tulang punggung sistem pelacakan pelamar.

Keuntungannya bukan hanya kecepatan dan biaya perekrutan yang lebih rendah. Fitur-fitur ini pada dasarnya memungkinkan Anda menjalankan rekrutmen yang lebih profesional.

Fitur pelacakan dan manajemen pelamar yang umum meliputi:

1. Pelacakan data dan status

Sistem pelacakan pelamar harus mengumpulkan dan menyediakan data pelamar terkait perekrutan. Selanjutnya, sistem pelacakan pelamar harus memberikan status kepada setiap pelamar yang memungkinkan Anda melacak posisi pelamar dalam proses rekrutmen.

2. Komunikasi kandidat otomatis

Anda dapat mengotomatiskan komunikasi dengan pelamar berdasarkan praktik terbaik. Ini termasuk email penolakan otomatis, email permintaan wawancara, dan komunikasi terkait perekrutan lainnya.

3. Portal pelamar

Portal tempat pelamar dapat login dan melihat status lamaran secara real time.

Lebih lanjut, portal ini dapat memberikan manfaat tambahan bagi pelamar, seperti tips wawancara, panduan resume, dan informasi serupa. Hal ini semakin meningkatkan pengalaman pelamar dalam proses rekrutmen.

Panduan dan bantuan wawancara terstruktur

Fitur-fitur ini membantu Anda memberikan wawancara profesional dan terstruktur yang memungkinkan Anda membandingkan pelamar berdasarkan kesamaan.

Fitur-fiturnya berkisar dari panduan wawancara dan laporan hingga perangkat lunak video yang mengotomatiskan proses wawancara:

1. Panduan wawancara

Panduan yang menyediakan struktur umum dan profesional untuk wawancara. Hal ini memastikan bahwa semua pelamar diwawancarai dengan cara yang sama sehingga mereka dapat dibandingkan secara adil.

2. Laporan wawancara

Ini pada dasarnya adalah panduan wawancara yang ditingkatkan untuk memasukkan informasi tambahan yang berharga untuk menilai pelamar. Ini termasuk data penting dari resume, pertanyaan wawancara pelamar yang disesuaikan, dan data penilaian bakat.

3. Perangkat lunak wawancara video

Fitur ini memudahkan wawancara dapat dilakukan melalui software video wawancara yang terhubung dengan sistem pelacakan pelamar. Perangkat lunak ini biasanya memungkinkan perekrut untuk merekam terlebih dahulu wawancara tersebut, termasuk semua pertanyaan wawancara. Semua pelamar kemudian menjawab pertanyaan yang telah direkam sebelumnya dalam format video.

Penilaian bakat untuk seleksi

Tes penilaian bakat akan membantu memberikan gambaran holistik tentang kemampuan pelamar untuk berhasil dalam peran tersebut dengan menilai soft skill dan hard skill pelamar. Hal ini membantu perekrut memilih karyawan yang berkinerja terbaik, yang merupakan pendorong utama kinerja organisasi.

Hal ini bahkan dapat membantu transisi dari perekrutan tradisional ke perekrutan berbasis keterampilan , yang saat ini menjadi fokus utama banyak organisasi.

Untuk mengukur dampak terhadap kinerja, McKinsey membandingkan produktivitas 1% orang yang berkinerja terbaik dengan 1% orang yang berkinerja terbawah dan menemukan bahwa mereka 12 kali lebih banyak produktif dalam pekerjaan dengan kompleksitas menengah.

Akurasi perekrutan tertinggi akan dicapai ketika penilaian bakat dilakukan kepada semua pelamar dan bukan hanya beberapa pelamar terpilih. Hal ini sering kali memerlukan tes penilaian bakat yang berasal dari sistem pelacakan pelamar dan bukan melalui integrasi pihak ketiga.

1. Penilaian bakat soft-skill

Soft skill dapat ditelusuri kembali ke ciri-ciri kepribadian dan perilaku yang diinginkan, yang berarti tes kepribadian dapat digunakan untuk menilai kesesuaian kandidat.

Dampak terhadap keakuratan perekrutan akan bergantung pada:

• Kerangka tes: Penting untuk memilih jenis tes yang terbukti penerapannya dalam perekrutan. Tes kepribadian 5 Besar (juga dikenal sebagai tes OCEAN) menonjol dalam hal ini, karena tes ini telah diteliti secara ekstensif dalam konteks perekrutan dan digunakan untuk perekrutan eksekutif.
• Generik vs. spesifik peran: Sebagian besar tes kepribadian bersifat umum, artinya tes yang sama digunakan untuk semua peran. Meskipun tes ini membantu meningkatkan akurasi perekrutan, tes kepribadian dapat digunakan di mana konten tes dan/atau penilaian disesuaikan untuk peran tertentu.

2. Penilaian bakat hard-skill

Keterampilan keras adalah keterampilan di tempat kerja yang diperlukan untuk berhasil dalam peran tersebut. Jika tes keterampilan teknis yang tepat ditawarkan dan dilaksanakan dengan benar, hal ini dapat meningkatkan akurasi perekrutan secara signifikan.

Dampak terhadap keakuratan perekrutan bergantung pada hal-hal berikut:

• Isi tes: Apakah topik yang dibahas dalam tes keterampilan berhubungan langsung dengan persyaratan sebenarnya dari pekerjaan yang Anda rekrut? Semakin baik tautannya, semakin baik akurasi perekrutannya.
• Validitas tes: Tes harus dibuat oleh ahli materi pelajaran dan divalidasi oleh psikolog organisasi. Penyedia tes yang serius dapat mendokumentasikan bahwa psikolog telah memvalidasi tes tersebut.

Rekomendasi akhir

Seperti yang telah kami ungkapkan, inti dari rekrutmen bukan hanya tentang otomatisasi proses, namun lebih pada ketepatan dalam perolehan bakat.

Meskipun otomatisasi proses memainkan peran penting dalam mengurangi beban administrasi manual, hal ini tidak dapat menutupi misi utama rekrutmen: untuk menemukan kandidat ideal dengan perpaduan yang tepat antara keterampilan keras dan lunak.

Sistem pelacakan pelamar tidak hanya memudahkan proses rekrutmen tetapi juga meningkatkan kualitas karyawan Anda. Pemilihan sistem terbaik terutama bergantung pada kemampuannya untuk mengidentifikasi dan menyesuaikan dengan kebutuhan unik setiap peran dan kandidat.

Sistem yang unggul memanfaatkan kekuatan inklusi dan penilaian bakat secara holistik dan tidak hanya menyaring resume. Hal ini membantu untuk memahami secara mendalam keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut dan menyelaraskan kandidat yang sangat cocok.

Maraknya pekerjaan jarak jauh, gig economy, dan beragamnya angkatan kerja menyiratkan bahwa soft skill – kemampuan beradaptasi, komunikasi, kolaborasi – menjadi lebih penting dari sebelumnya. Sistem pelacakan pelamar yang efektif memprioritaskan keterampilan-keterampilan ini, memastikan organisasi mendapatkan individu-individu yang berpengetahuan luas yang tidak hanya sesuai dengan perannya namun juga meningkatkan dinamika tim yang lebih luas.

Saat Anda mulai mencari solusi perangkat lunak yang ideal, penting untuk diingat bahwa inti rekrutmen bukanlah otomatisasi; itu potensi manusia.

Akuisisi bakat adalah keterampilan khusus. Temukan bagaimana Anda dapat membangun strategi akuisisi bakat yang efektif.