Bagaimana AI Akan Mempengaruhi Komunikasi Email?

Kita semua akrab dengan kehadiran kecerdasan buatan (AI) berdampak tinggi di semua aspek kehidupan kita.

Ini mengubah cara kita memandang dunia digital dan cara kita menangani komunikasi online.

Tapi bagaimana hal ini memengaruhi email yang bagus?

Bisakah itu benar-benar membantu kita menyaring longsoran pesan yang kita terima setiap hari? Apakah ada cara untuk membuat proses lebih efisien dan memakan waktu lebih sedikit?

Apakah AI dalam email adalah jawaban atas doa kita?

Tidak ada keraguan bahwa komunikasi email AI dapat membuat hidup kita lebih mudah. Namun, beberapa orang mungkin menyambut tambahan futuristik ini dengan sedikit kecemasan dan kegelisahan.

Rata-rata, 347,3 miliar pesan dikirim setiap hari pada tahun 2023, dan jumlah tersebut diperkirakan akan terus bertambah setiap tahun. Di sinilah solusi berbasis AI dapat membantu kami mengelola kotak masuk secara efisien dan mendapatkan hal-hal penting dengan lebih cepat.

Tapi itu belum semuanya; AI memiliki potensi untuk sepenuhnya merevolusi cara kita berkomunikasi melalui email. Mari kita telusuri lebih jauh.

Personalisasi email yang lebih besar

Membangun komunikasi email profesional yang efektif seringkali menuntut pemahaman preferensi dan harapan setiap penerima. Ini dapat memerlukan waktu berjam-jam untuk menyempurnakan konten, nada, dan struktur untuk membuat setiap pesan beresonansi dengan audiens yang dituju.

Proses yang memakan waktu ini dapat menjadi tidak efisien dan tidak akurat. Namun, teknologi AI menawarkan solusi yang dapat merampingkan personalisasi email dalam korespondensi profesional, menjadikannya proses yang lebih mudah dikelola dan bebas stres.

Pertimbangkan untuk menggunakan baris subjek yang dihasilkan AI, saran konten, dan otomatisasi email yang mengirimkan pesan khusus ke setiap penerima. Hari-hari menebak-nebak dan upaya manual yang melelahkan akan digantikan oleh sistem canggih yang menyederhanakan proses pembuatan email yang dipersonalisasi , dari menemukan alamat email hingga membuat konten email.

Prioritas dan pengaturan email yang didukung AI

Menulis dengan AI adalah suatu anugerah, tetapi hanya sedikit yang menyadari potensinya untuk merevolusi cara kami menangani kotak masuk dengan menganalisis konten dan pentingnya email masuk.

Dengan memprioritaskan dan mengatur pesan secara cerdas, AI dapat membantu pengguna berfokus pada email yang paling penting, memastikan proses manajemen email yang lebih efisien dan efektif.

Pertama, AI dapat mengevaluasi konten setiap email, mengidentifikasi kata kunci dan frasa untuk menentukan pokok bahasan dan relevansinya dengan pengguna. Ini memungkinkan sistem untuk mengurutkan email ke dalam kategori atau folder berdasarkan kepentingannya, membantu pengguna menemukan pesan yang relevan dengan cepat.

Kedua, AI dapat menilai hubungan pengirim dengan penerima, dengan mempertimbangkan frekuensi dan urgensi komunikasi sebelumnya. Informasi ini dapat digunakan untuk memprioritaskan email dari kontak dengan prioritas tinggi, memastikan bahwa pesan penting tidak terlewatkan.

Terakhir, AI dapat belajar dari interaksi pengguna dengan kotak masuk mereka, mengenali pola dalam cara mereka mengelola email. Hal ini memungkinkan sistem untuk beradaptasi dan meningkatkan dari waktu ke waktu, menyempurnakan proses prioritas dan pengorganisasian lebih lanjut.

Deteksi dan pemfilteran spam berbasis AI

AI dapat membantu kami mengelola kotak masuk dengan lebih baik dengan mendeteksi dan memfilter email spam. Itu dapat menganalisis informasi untuk menemukan pola dan menentukan pesan mana yang merupakan spam. Dengan cara ini, ini dapat menjauhkan email yang tidak diinginkan dari kotak masuk kami dan membuatnya lebih mudah ditangani.

Menggunakan AI untuk deteksi spam juga melindungi kita dari email berbahaya, seperti penipuan phishing. AI dapat mendeteksi tanda-tanda bahaya, seperti alamat email palsu atau tautan yang rumit. Pada akhirnya, menggunakan AI untuk menangani spam membuat kotak masuk kami lebih bersih.

Penyusunan email dengan bantuan AI

AI dapat membantu kita menulis email dengan lebih mudah dengan menyarankan kata dan frasa, memperbaiki kesalahan tata bahasa, dan menawarkan template yang berguna untuk situasi sehari-hari. Ini berarti kita dapat menulis email yang lebih baik dengan lebih cepat tanpa khawatir membuat kesalahan.

Sumber: Mailbutler

Dengan bantuan AI, kami dapat berkomunikasi dengan lebih efektif melalui email kami. Asisten email AI dapat memandu kita melalui proses penulisan, memastikan pesan kita jelas dan profesional. Ini dapat menghemat waktu kita dan membantu kita fokus pada tugas penting lainnya.

5 manfaat menggunakan AI dalam komunikasi email untuk bisnis

Komunikasi email menawarkan banyak manfaat, terutama dalam dunia bisnis. Ini menyediakan cara yang nyaman dan efisien untuk bertukar informasi, melampaui hambatan geografis dan zona waktu.

Dengan bantuan solusi berbasis AI, seperti personalisasi email otomatis, para profesional dapat meningkatkan produktivitas dan merampingkan alur kerja mereka.

Keunggulan email bisnis terbukti dalam kemampuannya untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif, memungkinkan para profesional untuk menyesuaikan pesan mereka ke penerima tertentu. Selain itu, alat penyusunan email dengan bantuan AI dan fitur interaktif memungkinkan para profesional untuk menulis pesan berkualitas tinggi dan melibatkan pembaca secara efektif.

1. Waktu email

Dan jangan lupakan aspek yang sangat penting dari pengaturan waktu email.

Kita semua dapat memahami skenario ini: Anda mencoba bersantai di Minggu pagi yang malas, tetapi tiba-tiba kotak masuk Anda dibanjiri pesan dari rekan kerja di zona waktu yang berbeda atau pemasar yang mencoba mempromosikan produk mereka.

Dalam kasus seperti ini, algoritme bertenaga AI dapat menentukan apakah pesan memiliki waktu pengiriman yang optimal. Ini bisa menjadi aset berharga bagi pemasar dan pemilik bisnis, karena dapat menghasilkan tingkat konversi yang lebih tinggi dan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

2. Minimnya kesalahan manusia

Jujur saja di sini. Seberapa sering kita secara tidak sengaja menekan opsi "Balas Semua" di email grup padahal kita hanya ingin satu orang mendapatkannya? Atau mengirim pesan ke kontak yang salah karena kami salah mengetik alamat emailnya?

Kita semua harus menghadapinya setidaknya sekali dalam hidup kita. Semuanya bisa sangat membosankan dan membuat frustrasi, dan itu bisa membuang waktu berharga yang bisa dihabiskan di tempat lain.

Bayangkan sebuah dunia di mana AI menghabiskan banyak waktu untuk mengirim email dengan nada suara Anda, dengan konten yang tepat, kepada orang yang tepat. Kedengarannya seperti mimpi yang menjadi kenyataan, bukan?

Teknologi AI dapat menggantikan semua email yang harus Anda tanggapi ketika Anda harus kembali ke proyek tertentu dengan sekelompok kolega atau mengirim pembaruan cepat untuk memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Tidak perlu mengetik pesan, yang akan mengurangi kemungkinan kecelakaan dan kesalahan manusia.

3. Korespondensi multi-pengguna

Dalam kondisi komunikasi email saat ini, menekan balasan pada utas email yang melibatkan lebih dari dua orang bisa sangat memusingkan. Setelah AI sepenuhnya terintegrasi ke dalam lingkungan email, AI dapat digunakan untuk mengelola korespondensi multi-pengguna skala menengah dan besar.

Dalam hal membalas ke banyak orang, tidak hanya berantakan untuk diikuti, tetapi juga bisa sangat mengganggu saat Anda mencoba untuk fokus pada hal lain. Dengan bantuan solusi berbasis AI, pendekatan yang berantakan ini dapat diganti dengan sistem otomatis yang bersih yang mengatur pesan dan memungkinkan setiap peserta untuk merespons dari sana.

Ini dapat mencakup fitur suka, bagikan, atau komentar, yang memberi pengguna kontrol penuh dan fleksibilitas saat mengelola percakapan multi-pengguna. Pendekatan yang lebih ringan dan lebih efisien ini bisa sangat melegakan bagi banyak profesional yang berurusan dengan masalah ini setiap hari.

4. Fitur interaktif yang lebih baik

Menambahkan elemen interaktif ke email statis bisa menjadi cara yang bagus untuk melibatkan pembaca dan membangun hubungan dengan pelanggan potensial. Integrasi berbasis AI seperti polling, kuis, atau bahkan game dan video adalah alat yang ampuh untuk dimiliki di gudang senjata Anda.

Saat Anda memasukkan ini ke dalam email Anda, Anda secara otomatis unggul dalam persaingan, dan Anda dapat menarik perhatian pembaca Anda. Ini akan menghasilkan data berharga yang, pada gilirannya, dapat melayani tujuan yang lebih besar dalam kampanye pemasaran bertarget.

5. Privasi dan perlindungan data yang lebih baik

Jejak digital kami sulit dilacak, jadi wajar jika kami ingin menemukan cara untuk melindungi data kami dari akses tidak sah. Saat kami membagikan detail pribadi di berbagai platform sosial, kami membuka diri terhadap potensi pelanggaran data dan kejahatan dunia maya.

Di masa mendatang, enkripsi AI dan sistem autentikasi ganda dapat digunakan untuk memastikan bahwa data kami aman dan sehat. Algoritme tingkat lanjut dapat mempersulit peretas untuk mengakses data sensitif seperti email. Pengguna mungkin diminta untuk memberikan persetujuan sebelum berbagi informasi dan memiliki kendali penuh atas data apa yang mereka rahasiakan.

Dengan demikian, AI dapat berperan dalam mengaburkan batas antara data publik dan pribadi. Akibatnya, ini akan memberi pengguna rasa kontrol dan keamanan saat berbagi informasi pribadi. Ini tidak hanya berakhir pada alamat email dan informasi kontak; itu meluas ke data keuangan dan profesional juga.

Implementasi AI adalah tindakan penyeimbang

Seperti yang telah kita jelajahi, AI memiliki potensi untuk merevolusi komunikasi email dengan berbagai cara, menjadikannya lebih efisien, dipersonalisasi, dan aman.

Namun, seperti kemajuan teknologi lainnya, kita harus mempertimbangkan implikasi dan potensi kelemahan penerapan AI dalam komunikasi. Misalnya, masalah seputar privasi, kepemilikan data, dan hilangnya sentuhan manusia dalam korespondensi mungkin muncul.

Jadi, apa pendapat Anda tentang masa depan AI dalam komunikasi? Apakah Anda percaya bahwa keuntungannya lebih besar daripada kerugiannya?

Mencapai keseimbangan antara manfaat dan potensi risiko menjadi penting saat kami terus mengintegrasikan AI ke dalam kehidupan sehari-hari.

Jalankan strategi email Anda dengan 10 tips pemasaran email ini dari pakar email G2 sendiri.