Kecerdasan Buatan dalam Manajemen Kontrak

Menjalankan bisnis atau perusahaan yang sukses melibatkan penandatanganan kontrak dengan pihak ketiga, seperti pelanggan, vendor, pemasok, atau pemangku kepentingan lainnya.

Dalam manajemen kontrak, sangat penting untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda yang terus berkembang—menumbuhkan kepercayaan, mencegah konflik di masa depan, merinci ekspektasi, melindungi dari kewajiban, dan memastikan profitabilitas.

Namun, proses manajemen kontrak bisa jadi rumit, padat karya, dan memakan waktu karena banyaknya kontrak yang harus dikelola dan dilacak oleh perusahaan.

Rata-rata perusahaan membuat dan mengelola data kontrak dari ratusan bahkan ribuan kontrak aktif.

Akibatnya, proses kontrak menjadi tidak efisien. Penelitian Perdagangan dan Kontraktor Dunia menunjukkan bahwa pengembangan dan pengelolaan kontrak yang tidak efektif merugikan rata-rata perusahaan sekitar 9% dari pendapatannya.

AI mentransformasikan metode penanganan data di berbagai industri, termasuk bidang hukum; itu mengoptimalkan proses kontrak dan mempengaruhi isi kontrak. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari dampak AI dalam manajemen kontrak serta manfaat dan risiko penggunaan AI dalam manajemen kontrak.

Apa itu AI untuk Manajemen Kontrak?

AI untuk Manajemen Kontrak menggunakan kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin untuk mengelola kontrak. Ini adalah sistem otomasi yang memungkinkan Anda mengelola dan melacak semua kontrak bisnis Anda.

Perangkat lunak manajemen kontrak yang didukung AI lebih bermanfaat dibandingkan perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak (CLM) generasi pertama karena CLM mengandalkan otomatisasi berbasis aturan, yang masih melibatkan banyak pekerjaan manual.

Perangkat lunak manajemen kontrak (ACMS) yang didukung AI bekerja dengan mempelajari dan memahami bahasa yang digunakan dalam kontrak hukum.

Ia melakukan fungsi kontrak menggunakan pemrosesan bahasa alami (NLP), dilatih untuk mengenali dan menandai pola dan perilaku, seperti istilah dan klausul penting hukum yang berulang.

ACMS menerapkan pemahaman kontrak ini dalam melakukan berbagai tugas—menemukan kemungkinan masalah hukum, secara otomatis menggarisbawahi revisi, atau bahkan membuat saran pengeditan untuk membuat kontrak lebih mudah dipahami—yang menggantikan manajemen kontrak manual sepanjang siklus hidup kontrak.

Misalnya, aktivitas yang membosankan dalam menandai ketentuan Ganti Rugi secara manual, menyoroti klausul pengakhiran, atau ketentuan pembayaran, nama, dan tanggal dapat diselesaikan dengan mudah dengan ACMS, memungkinkan Anda berkonsentrasi pada masalah yang lebih rumit selama negosiasi kontrak.

Kasus Penggunaan untuk Manajemen Kontrak Berbasis AI

Dengan manajemen kontrak berbasis AI, kami dapat memecahkan tantangan manajemen kontrak secara unik. Manajemen Kontrak AI menyederhanakan proses kontrak dan meluangkan waktu untuk tugas-tugas yang lebih kompleks yang terlibat dalam manajemen kontrak.

Berikut beberapa cara Anda dapat menggunakan AI untuk menyederhanakan manajemen kontrak:

1. Pembuatan kontrak otomatis : Kontrak AI dapat digunakan untuk menyusun draf kontrak secara otomatis. Biasanya, pengguna memberikan petunjuk kepada AI dalam bentuk syarat dan klausul kontrak yang telah dirancang sebelumnya untuk memenuhi kebutuhan spesifik mereka.
   
   Setelah itu, AI mengotomatiskan pembuatan kontrak tanpa terus-menerus melibatkan pengguna. Pembuatan kontrak otomatis memungkinkan bisnis membuat dokumen yang andal dan alur kerja yang lebih efektif. Hal ini meningkatkan manajemen kontrak dengan meningkatkan komunikasi dan kolaborasi sekaligus memungkinkan semua pihak untuk tetap berhubungan dengan informasi terkini dan revisi kontrak.
   
   
2. Analisis kontrak otomatis : AI dapat digunakan dalam menganalisis kontrak untuk kepatuhan dan risiko. Hal ini dapat menemukan perbedaan dan ketidakkonsistenan antar dokumen, membandingkan kewajiban dan tanggung jawab pihak-pihak yang terlibat, merangkum temuan-temuan utama dan menyoroti pola-pola yang mungkin luput dari penilaian manusia.
   
   Dengan melakukan ini, proses analisis menjadi lebih mudah, cepat, efisien, dan bebas kesalahan. Salah satu manfaat signifikan Manajemen Kontrak AI adalah memberikan objektivitas yang menjelaskan kepada pengguna poin-poin yang harus mereka fokuskan selama negosiasi kontrak.
   
   
3. Manajemen kontrak otomatis : Daripada terlibat dalam manajemen kontrak rutin, AI dapat digunakan untuk mengelola kontrak secara otomatis mulai dari tahap pra-penandatanganan—pembuatan, negosiasi/kolaborasi, peninjauan/persetujuan, dan pelaksanaan—hingga tahap pasca-penandatanganan—administrasi/eksekusi , pembaruan/penghentian, dan pelaporan/pelacakan. Menghemat waktu dan memastikan penanganan dokumen kontrak yang efektif dan efisien.
   
   
4. Perpanjangan kontrak otomatis : AI dapat secara otomatis memperbarui kontrak yang telah habis masa berlakunya. Hal ini memastikan ketentuan awal suatu perjanjian tetap dapat dilaksanakan untuk siklus hidup kontrak yang baru. Ini mengikuti sistem otomasi yang sesuai dengan waktu pembaruan yang ditentukan.
   
   Jika tidak ada pihak yang terlibat yang memilih untuk tidak ikut serta sebelum tanggal perpanjangan otomatis, mereka akan tetap terikat oleh ketentuan kontrak. Perpanjangan kontrak otomatis mengurangi kerumitan manajemen kontrak dan memastikan perpanjangan kontrak lancar.

Manfaat AI dalam Manajemen Kontrak

Manfaat AI dalam manajemen kontrak sangat besar. Perangkat lunak manajemen kontrak otomatis dapat mengurangi waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk meninjau dan memperbarui kontrak.

AI juga dapat membantu mengidentifikasi risiko dan peluang kontrak serta merekomendasikan tindakan untuk meningkatkan kinerja kontrak. Selain itu, AI dapat membantu mengelola komunikasi kontrak dan siklus hidup.

Berikut manfaat manajemen kontrak AI:

Wawasan dan analisis yang lebih baik untuk pengambilan keputusan

Organisasi harus membuat keputusan yang cepat dan akurat agar tetap kompetitif di dunia bisnis saat ini. Namun, mengambil keputusan yang tepat tidak selalu mudah, terutama ketika data bersifat kompleks dan sulit untuk dipahami.

Manajemen kontrak melibatkan analisis dan peninjauan banyak titik data dan pengambilan keputusan. Penilaian dan analisis kontrak AI membuat kontrak lebih mudah dibaca dan dipelihara serta menawarkan data mendalam yang memfasilitasi pengambilan keputusan yang tepat.

Perangkat lunak manajemen kontrak AI dapat membantu mengatur dan memahami data kontrak dan hasil historis sehingga pengambil keputusan dapat melihat pola dan tren yang mungkin tidak terlihat jelas. Dengan wawasan yang lebih baik dan analisis yang dioptimalkan, organisasi dapat mengambil keputusan yang lebih tepat, meningkatkan nilai, dan meningkatkan kinerja bisnisnya.

Memfasilitasi Perbandingan Antar Standar Dan Menganalisis Klausul Sejarah

Seiring dengan meningkatnya popularitas AI dalam manajemen kontrak, diharapkan kontrak akan menjadi sangat terstandarisasi, rutin, dan berbasis templat, serta menerapkan modifikasi hanya jika diperlukan agar sesuai dengan permintaan pengguna tertentu.

Salah satu manfaat manajemen kontrak AI adalah menganalisis dan menstandardisasi klausul sejarah yang rumit. Perangkat lunak manajemen kontrak AI menggunakan algoritme untuk memindai database besar untuk mencari preseden dan kontrak serupa. Hasilnya, kontrak sekarang distandarisasi dengan lebih menyeluruh.

Misalnya, membandingkan standar bahasa Inggris yang berbeda difasilitasi dengan menggunakan klausa sejarah yang sama. Klausul ini menjelaskan asal usul standar dan hubungannya dengan standar lain. Ini juga menentukan tanggal standar. Analis dapat lebih mudah mengidentifikasi dan membandingkan klausul standar yang berbeda dengan menggunakan klausul sejarah yang sama.

Memperluas Kemampuan Otomatis

Berbeda dengan perangkat lunak manajemen kontrak generasi pertama, AI telah memperluas kemampuan otomatis. AI secara otomatis mengidentifikasi pola dan struktur halus dalam dokumen menggunakan algoritma pencocokan pola.

Kemampuan otomatisasinya memungkinkan Anda membuat kontrak baru menggunakan templat dari kontrak lama, membuat perkiraan menggunakan informasi dari kontrak tersebut, atau membuat peringatan tentang potensi manfaat, opsi perpanjangan atau kontrak ulang.

Mengurangi Tugas yang Berulang

Manajemen kontrak melibatkan tugas yang berulang. Ada terlalu banyak hal yang perlu diperiksa dalam kontrak—tanggal penting, tanggal jatuh tempo, serta syarat dan ketentuan. Menyusun kontrak, melalui banyak perubahan, atau menyisir perjanjian sebelumnya untuk mendapatkan persyaratan yang dapat diterima bisa sangat menguras tenaga.

Manajemen kontrak berbasis AI dapat menangani tugas pengambilan informasi, analisis, dan peninjauan. Hal ini membuat proses kontrak menjadi lebih bebas kesalahan.

Menangani Kumpulan Data Kontrak Besar

Perangkat lunak manajemen kontrak berbasis AI menawarkan potensi yang tiada habisnya. Tidak seperti penyelesaian kontrak secara manual, yang membutuhkan lebih banyak waktu, manajemen kontrak AI dapat menangani ratusan dan ribuan kumpulan data kontrak dalam waktu yang lebih singkat.

Itu melacak jutaan rincian kontrak. Informasi yang dikumpulkan dari setiap kontrak kemudian digunakan saat memeriksa perjanjian baru. Selain itu, ia menemukan tren di setiap kontrak, menggunakan asumsi-asumsi ini untuk menyusun, meninjau, dan menyempurnakan kontrak baru.

Mengubah Wawasan Kontrak menjadi Intelijen

Manajemen kontrak AI berpotensi merevolusi cara bisnis beroperasi. Hal ini dapat mengubah wawasan kontrak menjadi intelijen yang dapat digunakan untuk memitigasi risiko, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan pengambilan keputusan. Hal ini juga memastikan bahwa tujuan hubungan bisnis tercermin secara akurat dalam kontrak dan sepenuhnya tercapai dalam kenyataan.

Hal ini mengubah wawasan kontrak menjadi sejumlah informasi, seperti kuantitas kontrak yang dapat diperbarui dan tidak dapat diperbarui untuk layanan, wilayah, atau ukuran kesepakatan tertentu; durasi negosiasi kontrak atau tenaga penjualan mana yang memperoleh bisnis paling banyak; yang meninjau kontrak, mendistribusikannya, atau menyetujui persyaratannya melalui tanda tangan elektronik.

Bagaimana AI Mengubah Manajemen Kontrak

Kontrak yang didukung oleh AI jauh lebih efisien dibandingkan manajemen kontrak manual. AI tidak menggantikan profesional hukum; hal ini membuat tugas mereka—mengelola siklus hidup kontrak—lebih mudah dan efektif.

Berikut beberapa cara AI mengubah manajemen kontrak:

Ekstraksi Data

Ekstraksi data adalah memperoleh data spesifik dari kumpulan data yang lebih besar; hal ini dapat dilakukan secara manual dengan mengidentifikasi dan mengekstraksi elemen data yang diinginkan, namun prosesnya memakan waktu dan tenaga.

AI menyederhanakan ekstraksi data dengan mengidentifikasi dan mengekstrak data yang diinginkan, termasuk tanggal penting, klausul, jargon hukum serta syarat dan ketentuan, dari file PDF, Word, dan gambar. Data yang diekstraksi kemudian dapat digunakan untuk analisis, pelaporan, atau tujuan lain, seperti mengirimkan email pengingat kepada pemangku kepentingan ketika tanda tangan diperlukan, menandai kata-kata yang membingungkan untuk tinjauan hukum, atau memberikan peringatan ketika tenggat waktu semakin dekat.

Otomatisasi Alur Kerja Cerdas

Otomatisasi Alur Kerja Cerdas mengotomatiskan proses kontrak agar lebih efisien. AI dapat digunakan untuk mengotomatiskan alur kerja seperti persetujuan, pembaruan, analisis, dan peninjauan.

Otomatisasi Alur Kerja Cerdas membantu Anda menghemat waktu dan uang serta meningkatkan produktivitas Anda.

Analisis Klausul dan Metadata

AI mahir dalam mempelajari struktur teks dan informasi yang dikandungnya. Perangkat lunak manajemen kontrak berbasis AI dapat membaca kontrak dengan cepat dan andal untuk mengekstraksi ketentuan, mengatur metadata, dan mendeteksi potensi masalah atau bidang yang menjadi perhatian; ini membantu bisnis dalam mitigasi risiko, penyelesaian sengketa, dan kepatuhan terhadap peraturan.

Organisasi Dokumen Massal

AI tidak hanya menganalisis data atau mengekstrak klausa; itu juga menciptakan sistem untuk mengaturnya. Ini dengan cepat dan efektif mengkategorikan sejumlah besar kontrak, menyederhanakan pencarian dan mempermudah pencarian kontrak atau data tertentu. Ini menghemat waktu dan mengurangi kemungkinan kesalahan atau kelalaian.

Tinjauan Kontrak Cerdas

Peninjauan kontrak bisa menjadi proses yang membosankan. Rata-rata diperlukan waktu sekitar 92 menit untuk meninjau kontrak. Ini akan menjadi proses yang menakutkan bagi perusahaan yang mengelola ratusan kontrak. Bayangkan mengalikan 92 dengan angka itu.

AI dapat secara otomatis meninjau kontrak, menyarankan potensi masalah atau area yang perlu diperhatikan; hal ini memberi bisnis kontrak yang akurat, komprehensif, dan sesuai dengan spesifikasi hukum. Selain itu, AI juga dapat membuat rekomendasi tentang cara melakukan tawar-menawar berdasarkan aturan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Analisis Risiko Kontrak

Perangkat lunak manajemen kontrak yang didukung AI dapat membantu Anda menilai dan mengidentifikasi risiko yang terkait dengan kontrak, seperti pelanggaran kontrak atau ketidakpatuhan. Hal ini dilakukan dengan menandai kesalahan atau informasi yang tidak lengkap, menggarisbawahi persyaratan yang tidak menguntungkan, merekomendasikan perubahan pada klausul yang hilang atau tidak jelas, memperingatkan tim tertentu ketika persyaratan kontrak berubah, dan bahkan membandingkan klausul dengan kontrak standar untuk menentukan tingkat risiko.

Analisis risiko berbasis AI membantu Anda memitigasi risiko, mengurangi kemungkinan masalah hukum, dan melindungi kepentingan bisnis Anda.

Mitigasi Volume Kontrak

Peningkatan volume kontrak ini disebabkan oleh pertumbuhan perusahaan. Jumlah kontrak yang dikelola perusahaan secara teratur meningkat seiring pertumbuhannya.

AI memitigasi volume kontrak dengan mengotomatiskan tindakan berulang, mengidentifikasi kemungkinan area masalah, mengelola unggahan dalam jumlah besar, dan menyimpan semua dokumen yang relevan di satu lokasi. Memanfaatkan kecerdasan buatan dalam manajemen kontrak dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi tekanan pada manajer kontrak, dan menjamin bahwa kontrak ditangani secara efektif.

Manajemen Risiko dan Kepatuhan

Tidak diragukan lagi, AI menawarkan kemudahan dan efisiensi. Namun, perusahaan harus mewaspadai risiko jika terlalu mengandalkan AI.

Berikut adalah beberapa risiko yang terlibat dalam manajemen kontrak AI:

1. Risiko kesalahan : AI hanya akan sebaik mereka yang menggunakannya karena AI bergantung pada instruksi, masukan, dan data yang telah diprogram sebelumnya. Hal ini dapat menghasilkan keluaran yang salah jika tidak dilatih dengan data yang berkualitas tinggi, tidak memihak, dan akurat, dan hal ini dapat mengabaikan kekhawatiran risiko dan peluang pendapatan. Terkadang, sistem AI memberikan hasil yang mencakup aturan atau hukum yang tidak ada.
   
2. Resiko bias : Suatu sampel data mungkin bias jika sampelnya kecil, homogen, atau mewakili stereotip. Bias mengurangi kredibilitas dokumen perusahaan Anda dan membahayakan reputasi Anda. Kumpulan data tempat AI generatif dilatih memainkan peran penting dalam kinerjanya. Alat AI generatif akan selalu memiliki bias dalam pengumpulan data.
   
3. Risiko pelanggaran data : Pelanggaran data akan terus meningkat karena, dalam banyak kasus, alat AI generatif memproses dan menyimpan masukan pengguna seperti yang dilakukan layanan data lainnya, sambil menawarkan sedikit atau bahkan tidak ada jaminan keamanan di bagian ketentuan penggunaannya. Anda harus berhati-hati saat memilih model AI yang akan digunakan dan membaca dengan cermat ketentuan penggunaan ketentuan keamanan data alat AI generatif.
   
4. Risiko pengungkapan yang tidak disengaja: Untuk mengurangi risiko paparan yang tidak disengaja, hindari memasukkan data sensitif secara komersial atau informasi rahasia, pribadi, atau sensitif. Jika Anda tidak dapat mengecualikan data tertentu, perusahaan Anda harus memastikan bahwa data tersebut tidak teridentifikasi.

Ringkasan: Kecerdasan Buatan dalam Manajemen Kontrak

Rahasia penerapan dan penggunaan AI yang efektif dalam manajemen kontrak adalah memahami apa yang bisa dan tidak bisa mereka capai. Hal ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk evaluasi dan penyusunan kontrak, sehingga menambah nilai bagi bisnis yang menangani kontrak besar dan transaksi yang lebih rutin.

Ingatlah bahwa manusia membuat kontrak dengan manusia lain. Oleh karena itu, meskipun AI mungkin dapat menyederhanakan beberapa prosedur, namun tetap memerlukan pengawasan manusia. Jika dilengkapi dengan perangkat lunak manajemen kontrak yang sesuai, manusia tidak diragukan lagi merupakan kekuatan yang harus diperhitungkan.