Panduan 5 langkah untuk menghentikan alat martech tanpa mengganggu pengoperasian

Mengaudit tumpukan martech Anda secara teratur harus menjadi bagian dari proses organisasi Anda. Selama audit, Anda kemungkinan akan mengidentifikasi beberapa alat yang dapat dihentikan karena berbagai alasan.

Mungkin perusahaan Anda telah mengalami merger atau akuisisi, dan Anda memiliki alat duplikat yang menjalankan fungsi yang sama. Mungkin alat lain di tumpukan Anda mungkin telah menambahkan fungsionalitas, membuat alat menjadi mubazir. Atau alatnya tidak cukup digunakan untuk membenarkan biayanya.

Gali lebih dalam: Apakah Anda mendapatkan hasil maksimal dari tumpukan Anda? Ikuti Survei Penggantian MarTech 2023

Apa pun alasannya, mengidentifikasi alat apa yang dapat dihentikan adalah bagian penting dari audit martech. Tapi apa yang terjadi setelah Anda membuat keputusan itu? Bagaimana Anda menghentikan alat tanpa menyebabkan keributan di antara pengguna atau merusak otomatisasi?

Menghentikan perangkat lunak martech membutuhkan proses perencanaan yang menyeluruh dan eksekusi yang bersih. Berikut lima langkah yang harus diikuti.

Langkah 1: Identifikasi integrasi sistem dan ketergantungan proses

Untuk menghindari gangguan pada operasi Anda, sangat penting untuk mengidentifikasi sistem dan proses lain apa yang bergantung pada alat yang Anda rencanakan untuk dihentikan. Jika Anda bekerja untuk organisasi besar dan alat tersebut telah ada selama bertahun-tahun, ini mungkin lebih sulit daripada yang terlihat. Jika organisasi Anda belum teliti tentang dokumentasi, sistem lain mungkin menggunakan panggilan API atau ekspor data dari alat tersebut tanpa Anda sadari.

Yang lebih menantang daripada mengidentifikasi integrasi sistemik adalah menentukan proses manual yang ada di luar alat tetapi bergantung padanya. Misalnya, laporan dikirim dari alat yang disalin/ditempel oleh tim lain secara manual ke sistem lain. Jenis solusi manual ini lebih sering terjadi daripada yang Anda kira.

Mulailah berbicara dengan semua orang dan siapa saja di organisasi yang memiliki koneksi ke alat tersebut. Jika memungkinkan, temukan individu yang terlibat dalam penerapan awal alat tersebut. Mereka mungkin memiliki pengetahuan institusional yang Anda perlukan untuk memahami dampak hilir dari penghentian alat sepenuhnya.

Gali lebih dalam: Mengapa pemasar mengganti martech dasar

Langkah 2: Menilai kebutuhan migrasi data

Anda mungkin perlu memperhitungkan migrasi data yang signifikan sebagai bagian dari proses penghentian. Industri yang diatur secara ketat seperti layanan keuangan atau layanan kesehatan memiliki periode penyimpanan data wajib (terkadang selama tujuh tahun!).

Dokumentasikan data apa yang perlu dimigrasikan dan tentukan ke mana data tersebut harus pergi. Jika Anda berpindah dari satu platform serupa ke platform lain, misalnya, sistem otomasi pemasaran, Anda dapat memigrasikan data dari alat lama Anda ke yang baru. Tanyakan vendor baru Anda bagaimana klien lain menangani kebutuhan migrasi data mereka. Mereka mungkin dapat menawarkan layanan profesional atau mengarahkan tim TI Anda ke dokumentasi yang solid untuk praktik terbaik yang telah mereka lihat dengan klien lain.

Tetapi apa yang terjadi jika Anda menghentikan suatu alat dan tidak akan menggantinya? Ke mana data itu harus pergi? Bekerja dengan mitra TI Anda untuk menyusun rencana. Data dapat disimpan di situs SharePoint atau di database baru. Solusi terbaik akan mempertimbangkan seberapa mudah data tersebut dapat diakses dan siapa yang perlu mengaksesnya.

Jika data hanya perlu diakses jarang, mungkin cukup untuk menyimpannya dalam database yang dapat diekstraksi oleh seseorang di tim teknologi sekali dalam bulan biru. Namun, jika pengguna non-teknis, seperti pemasar atau penjual, perlu mengakses data historis secara rutin, Anda memerlukan solusi yang lebih mudah digunakan.

Langkah 3: Identifikasi waktu yang tepat untuk pensiun dan buat rencana proyek

Setelah menilai tumpukan martech Anda, Anda harus mengidentifikasi waktu yang tepat untuk menghentikan alat tersebut. Hal ini dapat didasarkan pada beberapa faktor, seperti akhir kontrak, penyelesaian proyek atau akhir tahun fiskal. Apapun alasannya, pastikan waktunya tidak akan mengganggu operasi Anda.

Setelah Anda menetapkan tanggal pensiun target, saatnya untuk membangun rencana proyek Anda. Mempertimbangkan semua sistem hilir yang terkena dampak dan kebutuhan migrasi data dari Langkah 1 dan 2. Anda harus memiliki semua informasi yang diperlukan untuk membuat rencana proyek yang berjalan mundur dari tanggal pensiun target Anda.

Apa yang terjadi jika proyek bekerja untuk memisahkan sistem atau memigrasikan data akan mendorong Anda melewati tanggal target? Jika tanggal target Anda didasarkan pada kontrak, negosiasikan dengan vendor untuk melihat apakah Anda dapat memperpanjang kontrak dari bulan ke bulan untuk memberi Anda waktu yang Anda perlukan untuk melaksanakan rencana Anda sepenuhnya daripada terkunci dalam perpanjangan setahun penuh.

Gali lebih dalam: 4 langkah yang harus dilakukan sebelum menggunakan platform martech baru Anda

Langkah 4: Kembangkan rencana komunikasi

Komunikasi sangat penting saat menghentikan alat martech. Identifikasi semua orang yang perlu dilibatkan, seperti karyawan, mitra agensi, dan terkadang pelanggan eksternal. Beri mereka pemberitahuan yang cukup dan bersikap transparan tentang alasan penghentian alat tersebut. Anda juga harus mengomunikasikan rencana Anda untuk memigrasikan data ke alat baru dan dukungan apa yang akan tersedia selama transisi.

Jika Anda menghentikan satu alat dan menggantinya dengan yang lain, fokuskan komunikasi Anda pada manfaat yang diberikan alat baru tersebut. Bagikan rencana pelatihan agar pengguna tahu bahwa mereka akan diberi dukungan untuk membantu mereka mempelajari alat baru ini.

Coba dan buat alat tersebut tumpang tindih untuk jangka waktu tertentu sehingga pengguna diberi soft landing di mana mereka dapat mulai mempelajari alat baru sambil tetap memiliki jaring pengaman untuk melakukan hal-hal dengan cara lama jika mereka berada di tenggat waktu yang sulit dan berjuang dengan alat baru.

Saat menghentikan alat yang tidak akan diganti, bicarakan dengan pengguna untuk memahami fitur dan fungsi yang mereka andalkan dan bekerja untuk membuat rencana yang membahas bagaimana kebutuhan tersebut dapat dipenuhi melalui alat atau proses lain.

Langkah 5: Hentikan alat martech dan jual kemenangan

Setelah Anda memigrasikan data dari alat lama dan melatih karyawan untuk menggunakan yang baru, sekarang saatnya untuk pensiun. Periode setelah alat dihentikan sangat penting untuk komunikasi. Pastikan untuk mengkomunikasikan kepada pemangku kepentingan tentang “kemenangan” dari masa pensiun.

Berapa tingkat adopsi pengguna untuk alat baru ini? Penjualan apa yang menang atau umpan balik pengalaman klien yang positif yang pernah Anda dengar tentang alat baru ini? Sudah berapa hari sejak alat dihentikan tidak ada kesalahan atau gangguan operasi? Investasi baru apa yang telah dilakukan dengan penghematan biaya dari penghentian alat?

Ini semua adalah pertanyaan kunci yang dapat digunakan sebagai titik awal untuk mengingatkan pemangku kepentingan mengapa alat ini dihentikan.

Menghentikan alat lama untuk tumpukan martech yang lebih efektif

Penelitian telah menunjukkan bahwa organisasi pemasaran menggunakan sebanyak 91 layanan cloud pemasaran, dan alat yang membengkak dapat menurunkan produktivitas. Bagi banyak pemasar, “kurang lebih” dan menghentikan alat duplikat atau yang kurang dimanfaatkan dapat menjadi senjata rahasia tim.

Ketika dilakukan dengan benar dengan rencana yang kuat, penghentian solusi akan menghasilkan tumpukan martech yang lebih ramping, lebih murah, dan lebih efektif.