8 Alat Saya Tidak Dapat Mengoperasikan Bisnis Freelance Saya Tanpa

Menjalankan bisnis apa pun tidak mudah. Itu berlaku bahkan untuk bisnis one-man-show-style, termasuk bisnis saya sendiri.

Saya seorang pemasar konten lepas yang sering memesan beberapa bulan sebelumnya. Waktu secara harfiah adalah uang, dan semakin cepat saya bekerja (sambil tetap menghasilkan hasil berkualitas tinggi), semakin banyak yang saya hasilkan.

Hasilnya, saya menemukan berbagai alat SaaS berbeda yang membantu saya mengelola dan merampingkan berbagai bagian bisnis saya. Beberapa telah menjadi sangat penting untuk pekerjaan saya sehari-hari, apakah itu untuk meningkatkan kualitas pekerjaan saya, mengurangi beban tugas administrasi, atau memudahkan untuk berkolaborasi dengan klien lain.

Dalam posting ini, saya akan membagikan 8 alat yang saya butuhkan untuk bisnis penulisan lepas saya dan bagaimana saya menggunakannya.

1. Perangkat Google Suite

Google memiliki seperangkat alat luar biasa yang saya gunakan setiap hari untuk berbagai tujuan. Alat-alat tersebut antara lain:

• Google Documents, yang saya gunakan untuk membuat konsep, berbagi, dan mengedit konten yang saya kirimkan ke klien saya
• Google Spreadsheet, yang saya gunakan untuk sistem pelacakan data pelanggan CRM buatan saya sendiri
• Gmail, yang saya gunakan untuk komunikasi klien
• Google Analytics, yang membagikan wawasan berharga tentang situs saya sendiri dan kinerjanya (dan, ketika saya diberi akses, ke data untuk situs klien saya dan konten mereka)

Alat Google gratis untuk digunakan, dapat diandalkan, dan mudah digunakan. Baik Google Documents maupun Google Spreadsheet memiliki fitur kolaborasi luar biasa yang membuat kolaborasi lintas tim cukup mudah.

Bonus: Saya menggunakan Wordable (yang ada di daftar ini!) untuk mengunggah konten dengan cepat ke situs klien saya, dan alat ini dapat menerima konten dari Google Documents.

2. Semrush

Ada begitu banyak alat penelitian SEO dan kata kunci yang tersedia, tetapi Semrush adalah alat pilihan saya di sini.

Saya mulai menggunakan alat ini terutama karena saya merasa kepadatan kata kunci dan data tingkat persaingan ditata dengan cara yang jelas dan mudah dipahami. (Ini tidak terjadi dengan semua alat). Saya juga suka bahwa mereka memiliki data tentang tren kata kunci.

Akhirnya, saya mulai menggunakan alat lain juga. Saya mengawasi posisi posting blog yang saya tulis. Jika sesuatu yang berperingkat tinggi turun, saya tahu inilah saatnya untuk memberi tahu klien bahwa kami harus memperbarui pos itu untuk menjaga posisi aman.

Saya juga penggemar berat Asisten Penulisan SEO mereka, yang merupakan alat pengoptimalan SEO yang mudah. Salin dan tempel konten Anda ke dalam alat, atur kata kunci utama Anda, dan dapatkan saran tentang kata kunci sekunder, nada suara, keterbacaan, dan banyak lagi.

Ada banyak alat hebat lainnya yang dapat Anda gunakan untuk semuanya, mulai dari riset pesaing hingga menilai aspek teknis situs Anda.

3. Selanjutnya

Jika Anda seperti saya, Anda menghabiskan banyak waktu untuk menelepon klien. Untuk melakukannya dengan benar, Anda memerlukan sistem telepon bisnis yang hebat, dan Nextiva memberikannya.

Ini adalah platform VoIP berbasis cloud, yang merupakan pilihan terbaik yang tersedia untuk bisnis kecil dan pekerja lepas. Ini berarti ia bekerja melalui Internet, membuat Nextiva lebih fleksibel, terjangkau, dan dengan kualitas panggilan yang jauh lebih baik daripada sistem telepon lainnya.

Nextiva juga bagus karena memudahkan untuk menjadi profesional dengan klien Anda. Anda dapat mengatur nomor bebas pulsa atau port melalui nomor lama Anda. Dan Anda dapat mengatur pesan selamat datang khusus dan perutean panggilan, sehingga siapa pun yang menelepon akan diperlakukan seperti mereka telah mencapai bisnis dengan anggaran lebih besar.

Menjawab panggilan dengan mudah di ponsel perangkat keras, komputer, atau bahkan menggunakan aplikasi Nextiva di ponsel cerdas saya. Saat saya bepergian, aplikasi ini jauh lebih baik daripada memiliki satu nomor untuk kantor dan satu lagi untuk panggilan pribadi, dan jauh lebih mudah daripada membawa dua ponsel.

Dan bagi mereka yang mendapatkan klien baru dengan panggilan dingin, ini sangat ideal. Terdapat fitur bawaan yang memudahkan untuk menelepon prospek, seperti dapat mengoreksi ID penelepon atau meninjau riwayat panggilan dengan mudah. Jika Anda menginginkan panggilan telepon dan hubungan klien yang lebih baik, Anda memerlukan Nextiva.

4. Tata bahasa

Tidak ada yang sempurna. Kesalahan ketik terjadi, terutama pada volume pekerjaan yang saya selesaikan. Dan sementara saya memeriksa dan mengoreksi semua konten saya, sangat mudah bagi mata Anda untuk melewatkan kesalahan bahkan ketika Anda sedang berhati-hati.

Grammarly telah memasuki obrolan.

Tidak ada alat tata bahasa yang sempurna— dalam banyak kasus, Grammarly mungkin menyarankan struktur kalimat yang canggung atau memberi tahu saya bahwa nama merek tidak dieja dengan benar karena mereka tidak tahu kata itu. Tetapi sejumlah besar saran mereka bagus, dan itu dapat membantu saya menangkap kesalahan kecil yang sebaliknya sangat mudah untuk dilewatkan.

Saya menggunakan ekstensi Grammarly, yang memindai konten saya di sebagian besar jendela online, termasuk ketika saya memasukkan konten ke WordPress dan ketika saya mengetik di Google Doc. Anda dapat menerima atau menolak saran, dan bahkan jika Anda tidak memberikan saran secara langsung, terkadang itu dapat menandai kalimat canggung yang ingin Anda perbaiki secara manual.

Penggunaan terbaik saya untuk Grammarly di atas segalanya: Ini memungkinkan saya untuk mengatur dialek yang berbeda untuk memeriksa ejaan sesuai dengan tempat klien saya menerbitkan konten. Klien saya di Australia, misalnya, menggunakan "Bahasa Inggris Inggris" sementara klien Amerika saya menggunakan "Bahasa Inggris Amerika." Ini sangat membantu dalam memberikan hasil berkualitas lebih tinggi yang membuat klien saya senang.

Saya membayar langganan Grammarly alih-alih hanya menggunakan paket gratis, dan itu bernilai setiap sen.

5. Kalender Apple

Saya tidak memiliki perangkat lunak penjadwalan yang bagus, karena terlalu merepotkan bagi saya. Sebaliknya, saya lebih suka menggunakan Kalender Apple dasar (dan gratis) untuk mengikuti jadwal saya.

Jadwal saya diberi kode warna. Biru untuk pekerjaan, ungu untuk rencana, dan oranye untuk janji. Saya dapat memastikan bahwa saya tidak menggandakan pemesanan janji temu dokter pada saat yang sama dengan panggilan klien dengan memiliki semuanya di satu tempat.

Segera setelah saya mendapatkan tugas, saya melakukan dua hal: saya menghubungkannya ke perangkat lunak faktur saya (yang akan kita lihat selanjutnya) dan memasukkannya ke kalender Apple saya. Saya menyetel peringatan selama 30 menit sebelum rapat, tetapi menonaktifkan peringatan untuk yang lainnya.

Ada tata letak visual yang bagus di sini yang memudahkan saya untuk melihat apa yang saya miliki di jadwal saya dan untuk menghindari kelebihan pesanan. Ini membuat hidup saya lebih mudah dan memastikan saya tidak terlalu menjanjikan apa yang sebenarnya bisa saya berikan. Dan bahkan jika saya sedang bepergian, itu disinkronkan dengan Apple Watch saya sehingga saya selalu dapat memeriksa apa yang terjadi ketika saya perlu membuat rencana.

6. Buku Baru

Saya sudah cukup sering menulis tentang betapa saya menyukai Freshbooks, yang merupakan perangkat lunak faktur pilihan saya, jadi itu pasti akan membuat daftar alat yang harus saya miliki.

Berikut adalah dasar-dasar mengapa saya menyukainya:

• Ini sangat terjangkau dibandingkan dengan alternatif lain
• Ini memiliki fitur pelaporan yang luar biasa, memungkinkan saya untuk melihat total pendapatan tahunan, triwulanan atau bulanan di samping pendapatan berulang dari klien, dan data P&L
• Saya dapat berkolaborasi dengan akuntan saya sehingga mereka tidak membutuhkan saya untuk mengirim file atau dokumen yang luas; mereka dapat memperoleh akses hanya lihat untuk membantu saya dengan taksiran triwulanan dan pajak
• Saya dapat sepenuhnya menyesuaikan faktur saya, dan ada fitur fleksibel seperti opsi untuk membuat faktur tertentu berulang, menerima berbagai jenis pembayaran, dan menggunakan templat faktur

Dan sebagai catatan singkat: Bagi siapa saja yang membayar sendiri gajinya (yang saya lakukan sebagai seseorang yang memilih untuk dikenai pajak sebagai S-corp), Gusto adalah alat yang luar biasa untuk membantu pembayaran gaji dan pajak karyawan. Periksa yang itu juga.

7. Dapat Diucapkan

Saya telah menggunakan Wordable sejak Februari 2021, dan saat ini saya adalah pelanggan setia.

Saya mengirimkan sebagian besar klien saya tautan ke Google Documents dengan konten yang saya buat, yang kemudian akan mereka unggah sendiri. Namun, dalam beberapa kasus, klien ingin saya mengunggah konten.

Saya dulu takut akan hal ini. Dibutuhkan periode waktu yang signifikan untuk mendapatkan konten yang benar-benar ditulis di Google Documents dan kemudian mengunggahnya ke sistem CMS, tapi saya sudah cukup lama melahap posting WordPress untuk mengetahui bahwa Anda tidak boleh menulis langsung ke CMS.

Wordable memungkinkan Anda mengunggah konten dari dokumen word atau Google Documents ke platform CMS tertentu, termasuk WordPress, HubSpot, Shopify, Medium, dan banyak lagi. Konten tetap diformat dengan benar, termasuk gambar, dan bahkan dapat mendaftarkan informasi SEO seperti deskripsi meta atau teks alternatif.

Salah satu fitur favorit saya adalah opsi "transformasi" saat Anda mengunggah konten. Anda dapat memilih untuk membuka semua tautan secara otomatis di tab baru, misalnya, daripada perlu menyesuaikan masing-masing tautan secara manual; Anda dapat memasukkan teks alternatif, deskripsi meta, dan lainnya. Anda juga bisa mendapatkan pembersihan dasar atau kompresi gambar.

Ini secara signifikan merampingkan bagian pekerjaan saya yang memakan waktu dan membosankan, yang selalu merupakan kabar baik.

8 HaloTanda

HelloSign adalah perangkat lunak penandatanganan dokumen virtual. Tanda tangan ini mengikat secara hukum.

Alat ini memungkinkan Anda mengunggah dokumen, membuat templat, dan menandatanganinya atau mengirimkannya ke orang lain untuk ditandatangani (atau melakukan keduanya!).

Meskipun ada banyak alat penandatanganan dokumen di luar sana, saya memilih HelloSign karena keserbagunaannya, biayanya yang terjangkau, dan antarmuka yang sangat mudah digunakan. Ini adalah kualitas yang tidak dimiliki semua alat yang bersaing.

Langkah saya dengan HelloSign adalah memiliki templat kontrak standar yang siap digunakan. Saya sudah menandatanganinya di pihak saya, dan saya punya bidang teks di mana klien dapat memasukkan informasi mereka sendiri seperti nama perusahaan, nama perwakilan, dan tanda tangan. Selama tidak ada perubahan yang diperlukan, saya dapat menutup kontrak dalam beberapa menit setelah kesepakatan antara saya dan klien baru.

Pikiran Akhir

Jika Anda memberi tahu saya bahwa menjadi penulis lepas berarti saya memerlukan lusinan alat yang berbeda untuk membantu saya dengan tugas-tugas penting, untuk bekerja dengan klien dengan alat yang mereka pilih, dan bahkan melumpuhkan fungsi bisnis dasar seperti mendapatkan bayaran. , saya mungkin akan lari ke arah lain.

Memiliki bisnis menulis lepas berarti Anda harus menganggapnya serius dan menemukan alat yang akan membantu Anda menjalankannya dengan lancar. Saya tidak bisa merekomendasikan 8 alat ini untuk pekerja lepas, tetapi ingat bahwa ada banyak opsi di luar sana dan sebagian besar menawarkan uji coba gratis— temukan yang paling cocok untuk Anda dan kebutuhan spesifik Anda. Baca lebih lanjut: pekerjaan wiraswasta.

Mencari alat baru untuk membantu merampingkan berbagai tugas inti untuk bisnis Anda? Mulailah dengan Wordable! Dapatkan lima ekspor pertama Anda gratis di sini .