7 Cara Meningkatkan Efisiensi dengan Manajemen Field Service

Layanan lapangan adalah pekerjaan atau layanan apa pun yang jauh dari lokasi perusahaan karyawan. Dalam skenario ini, anggota staf melakukan perjalanan ke lokasi yang ditentukan klien untuk memasang peralatan atau menyediakan layanan. Setiap perusahaan menggunakan layanan lapangan untuk meningkatkan produktivitas dan mencapai kepuasan pelanggan tingkat atas.

Setiap bisnis layanan lapangan memerlukan manajemen layanan lapangan untuk mengelola tugas secara efisien, meskipun seringkali menantang. Manajemen layanan lapangan mengontrol layanan lapangan, personel, alur kerja, dan peralatan. Ini juga membantu dalam merampingkan proses dan memaksimalkan sumber daya. Selain itu, solusi manajemen layanan lapangan membantu memantau semua aktivitas dari jarak jauh.

Solusi layanan lapangan meningkatkan efisiensi layanan lapangan dan meningkatkan produktivitas secara signifikan. Artikel ini akan menguraikan beberapa strategi untuk meningkatkan produktivitas sambil menerapkan solusi manajemen layanan lapangan.

Peningkatan Komunikasi

Cara teknologi mengubah dunia tidak tertandingi. Tenaga kerja menjadi jauh lebih mandiri dan produktif berkat kesempatan untuk bekerja dari jarak jauh pada proyek. Semua informasi sekarang tersedia tanpa karyawan perlu melakukan perjalanan atau melakukan panggilan telepon yang tidak perlu.

Informasi sudah tersedia untuk teknisi dengan mengimplementasikan perangkat lunak manajemen layanan lapangan kontemporer.

Solusi untuk manajemen layanan lapangan mencakup kemampuan yang akan menyederhanakan pekerjaan Anda di mana staf Anda dapat mengakses alat secara online, termasuk dokumentasi yang terkait dengan operasi untuk diselesaikan.

Misalnya, tanda untuk lokasi layanan atau komentar untuk item yang diperlukan dapat memberikan informasi penting. Metrik kinerja penting di sektor layanan, tingkat perbaikan pertama kali, dapat ditingkatkan dengan akses seluler langsung ke informasi yang diperlukan.

Otomatiskan Bisnis Anda

Anda dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi kejengkelan teknisi karena menduplikasi tenaga kerja dengan mengotomatiskan proses bisnis rutin bernilai rendah seperti input data.

Periksa prosedur perusahaan Anda untuk menentukan apa yang dapat Anda digitalkan. Jika perlu, susun ulang proses tersebut agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda saat ini. Contohnya termasuk pemesanan inventaris, penjadwalan dan pengiriman terkomputerisasi, dan pemantauan kendaraan.

Ingatlah bahwa banyak praktik bisnis Anda terbentuk ketika masih relatif kecil; apa yang mudah dilakukan secara manual dengan 10 pekerja dapat menjadi tantangan dengan 100 pekerja. Bahkan dapat memengaruhi pekerja kantor; misalnya, haruskah semua pembelian tetap disetujui oleh CFO, atau apakah ambang pengeluaran otomatis dapat diatur untuk menghemat waktu?

Tetapkan Teknisi yang Tepat dengan Alat yang Tepat

Memastikan penugasan ahli yang tepat dengan alat yang tepat merupakan salah satu pendekatan untuk meningkatkan efisiensi panggilan layanan secara signifikan. Namun, seringkali lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Teknisi berisiko membuat banyak perjalanan sia-sia jika mereka tidak mengetahui perangkat dan perlengkapan apa yang mereka perlukan untuk perbaikan atau melakukan pemasangan.

Solusi layanan lapangan dapat mengurangi jumlah perjalanan bolak-balik dengan memberikan rincian tentang pekerjaan yang diperlukan dan menunjuk pekerjaan tersebut kepada pakar yang sesuai. Solusi manajemen layanan lapangan yang baik menentukan peralatan yang dibutuhkan teknisi saat mereka tiba di lokasi pelanggan.

Anda mungkin ingin tahu bagaimana itu layak. Bergantung pada detail setiap pesanan layanan, program pengoptimalan layanan lapangan memberikan daftar peran dan alat yang relevan kepada spesialis. Ini dilakukan dengan memindai daftar semua pesanan layanan yang dijadwalkan selesai hari itu.

Untuk memastikan mereka memiliki semua yang diperlukan sebelum meninggalkan bengkel, teknisi dapat membandingkan daftar ini dengan persediaan yang ada di truk mereka.

Mendorong Prakiraan Layanan dan Perencanaan Kapasitas

Bahkan solusi layanan lapangan yang paling mutakhir tidak dapat meramalkan setiap hasil, tetapi dapat membuat perencanaan menjadi lebih sederhana. Setiap organisasi bergantung pada prediktabilitas, yang membantu departemen layanan lapangan mempersiapkan diri dengan lebih baik untuk mengantisipasi permintaan.

Program pengoptimalan layanan lapangan mengembangkan model prediksi dan mengidentifikasi pola layanan berdasarkan data historis yang dikumpulkan. Bisnis Anda dapat memprediksi volume permintaan layanan yang akan datang menggunakan data ini. Ini juga memungkinkan perencanaan kapasitas yang efisien untuk menyebarkan sumber daya secara efektif.

Peramalan dan perencanaan kapasitas mengurangi biaya yang terkait dengan sumber daya yang tidak memadai atau berlebihan dan memungkinkan teknisi Anda lebih cepat dalam memberikan layanan dengan menghilangkan sebagian besar dugaan yang biasanya terkait dengan layanan lapangan.

Lacak KPI yang Tepat

Sektor layanan lapangan digerakkan oleh data. Anda harus memantau indikator kinerja utama (KPI) yang relevan untuk mengawasi dan menyempurnakan proses layanan lapangan. Tingkat perbaikan pertama kali, skor kepuasan pelanggan, dan pemanfaatan layanan lapangan adalah KPI layanan lapangan biasa.

Tingkat perbaikan pertama kali menunjukkan proporsi layanan atau perbaikan yang dilakukan pertama kali. Anda dapat meningkatkan KPI ini dengan memberikan tugas kepada orang yang tepat dan memberi mereka pengetahuan dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan masalah pada upaya pertama. Jika ditingkatkan, itu berarti lebih banyak penghematan biaya dan peningkatan kepuasan pelanggan.

Kepuasan pelanggan dengan pengalaman layanan lapangan diukur dengan skor kepuasan pelanggan (CSAT), statistik layanan lapangan.

Statistik layanan lapangan yang dikenal sebagai pemanfaatan layanan lapangan (FSU) menghitung proporsi waktu produktif teknisi.

Pengelolaan hubungan pelanggan

Customer Relationship Management (CRM) adalah alat penting untuk setiap lingkungan layanan lapangan. Perusahaan layanan lapangan dapat memastikan kebutuhan pelanggan mereka terpenuhi dengan cepat dan efektif dengan memberi akses mudah kepada personel ke profil klien, riwayat pesanan, dan catatan komunikasi.

Karena waktu panggilan yang lebih pendek dan lebih sedikit sumber daya manusia yang dibutuhkan per pekerjaan, ini dapat meningkatkan pendapatan dan tingkat persetujuan klien.

Optimalkan Rute Perjalanan

Pabrikan harus memastikan staf menggunakan rute yang paling mulus dan tercepat karena biaya bahan bakar dan tenaga kerja pada pesanan layanan dapat menumpuk dengan cepat. Rencanakan jalan tercepat yang menghubungkan fasilitas dan lokasi untuk menghemat waktu teknisi di jalan.

Teknisi harus mengikuti rute yang paling efisien saat menggunakan perangkat lunak untuk sampai ke lokasi. Dispatcher dapat melacak kemajuan pakar lapangan secara real-time saat aplikasi terbuka.

Sekarang setelah mereka dapat melihat di mana teknisi berada, mereka dapat mengirimkan permintaan perbaikan mendesak ke teknisi terdekat dan, jika perlu, menambahkan pekerjaan pemeliharaan prediktif ke jadwal teknisi.

Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda dengan Manajemen Layanan Lapangan

Tim layanan lapangan dapat memiliki pekerjaan yang rumit, tetapi dengan pelatihan rutin yang efisien, pekerjaan tersebut dapat menjadi lebih lancar. Anda dapat langsung memengaruhi penghasilan, kualitas, dan tingkat kepuasan pelanggan menggunakan solusi sederhana untuk masalah manajemen layanan lapangan. Namun, langkah mendasarnya adalah mengubah digital dan mencurahkan sumber daya ke manajemen layanan lapangan untuk mengotomatiskan proses, membatasi kesalahan, dan meningkatkan daya ungkit.