7 Elemen Penting Korespondensi Bisnis yang Efektif

Korespondensi adalah bagian penting dari setiap komunikasi bisnis. Ada banyak aturan yang harus Anda ikuti untuk menulis email, proposal bisnis, dan dokumen lainnya dengan benar. Dalam posting ini, Anda akan menemukan semua informasi yang diperlukan tentang bagaimana membuat korespondensi bisnis Anda benar dan tepat.

Pos Terkait: Bagaimana Teknologi Telah Mengubah Komunikasi Bisnis

Jika Anda Seorang Pelajar

Banyak siswa mencari data terbaru tentang menulis surat bisnis dan jenis dokumentasi dan korespondensi lainnya. Faktanya adalah topik ini adalah salah satu tugas akademik paling umum di banyak sekolah, perguruan tinggi, dan universitas. Namun, tidak semua siswa dapat menangani jenis tugas ini. Jika Anda salah satunya, ada solusi bagus untuk masalah ini. Anda dapat mulai menggunakan layanan penulisan akademik dan menyelesaikan semua makalah Anda dalam waktu sesingkat mungkin.

Tapi bagaimana cara memilih solusi penulisan yang andal? Bagaimana jika Anda gagal menemukan layanan yang memiliki reputasi baik? Apakah edubirdie sah? Untuk menemukan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, lebih baik membaca ulasan menggunakan berbagai situs tulisan yang dibagikan oleh siswa lain. Misalnya, Anda dapat dengan mudah menjelajahi ulasan writepaperfor.me untuk memastikan layanan tersebut memenuhi semua harapan Anda. Jika Anda masih ingin menulis makalah akademis sendiri atau hanya ingin mengetahui aturan terpenting untuk korespondensi bisnis yang efektif, lanjutkan membaca postingan ini.

Anjuran Penting Teratas Untuk Komunikasi Bisnis

Kabar baiknya adalah bahwa setiap korespondensi bisnis hanya didasarkan pada tujuh hal penting. Jadi, mari kita temukan semuanya!

Struktur Dokumen

Hal terpenting untuk komunikasi yang efektif adalah pesan Anda harus dapat dimengerti dan mudah dibaca. Untuk membuat dokumen Anda terlihat sempurna, ikuti struktur dasarnya. Singkatnya, setiap komunikasi yang brilian harus mengandung tiga elemen. Ini adalah pembukaan, tubuh, dan kesimpulan (atau penutup)

Perlu disebutkan bahwa struktur ini harus diikuti dalam semua jenis komunikasi. Jadi, lebih baik menggunakannya dalam email, presentasi, pidato, dan bahkan panggilan telepon. Struktur logis ini adalah yang paling komprehensif untuk audiens mana pun.

Baca Juga : 5 Tips Memulai Usaha Kecil-kecilan Sebagai Mahasiswa

Pembukaan

Pembukaan yang baik memungkinkan untuk menarik perhatian audiens. Selain itu, ini membantu pembaca atau pendengar untuk memahami pesan Anda secara sekilas. Oleh karena itu, harus pendek, tepat, dan terbaik.

Tubuh

Bagian ini adalah yang paling penting. Di sini, Anda perlu menemukan semua fakta, deskripsi, proposal, dan penawaran yang diperlukan. Sangat penting untuk hanya menyajikan informasi yang relevan dan segar, serta fakta yang sebenarnya. Selain itu, materi harus jelas dan koheren. Hindari penggunaan font kreatif, warna cerah, dan bagan yang rumit dalam pesan Anda.

Kesimpulan

Bagian ini dirancang untuk meringkas komunikasi Anda dan mengklarifikasi beberapa poin yang telah Anda jelaskan di dalam tubuh. Seharusnya tidak terlalu panjang dan bertele-tele.

Perbedaan

Fitur ini adalah elemen lain yang sangat penting dari setiap komunikasi bisnis. Anda perlu melakukan yang terbaik untuk tidak membuat audiens merasa bingung saat membaca atau mendengarkan pesan Anda. Jika tidak, pesan Anda mungkin akan mudah diabaikan atau disalahpahami.

Apa lagi yang harus Anda ketahui tentang elemen ini? Sebaiknya hindari menjelaskan banyak detail atau memberikan data tambahan yang tidak terkait dengan topik utama. Sebagian besar pembicara profesional dan penulis bisnis biasanya mencoba menyajikan semua informasi yang diperlukan dengan cara sesederhana mungkin. Hindari menggunakan istilah yang rumit atau tidak umum yang mungkin tampak tidak jelas bagi audiens. Tujuan Anda adalah menghasilkan data yang dapat dipahami saja.

Koherensi

Inkonsistensi adalah salah satu masalah paling mengecewakan yang sering ditemukan dalam berbagai jenis komunikasi bisnis. Jika Anda gagal membuat audiens mempercayai Anda, mereka tidak akan membaca atau mendengarkan pesan Anda, serta tidak akan memperhatikan informasi yang Anda berikan. Oleh karena itu, koherensi adalah fitur dasar dari setiap komunikasi bisnis.

Sedang

Gunakan berbagai saluran komunikasi untuk menyampaikan pesan Anda. Lebih baik juga menggunakan saluran yang paling nyaman bagi penerima. Misalnya, jika pelanggan Anda lebih suka menerima pemberitahuan tentang produk baru yang tersedia melalui email, lebih baik tidak melakukan ping melalui messenger tetapi hanya mengirim surat elektronik.

Jika Anda berencana untuk menghubungi audiens Anda untuk pertama kalinya, lebih baik memperhatikan aspek-aspek ini:

• Saluran komunikasi apa yang paling populer bagi pembaca/pendengar Anda?
• Apa cara yang paling hemat biaya untuk menghubungi audiens Anda?
• Apa cara tercepat untuk memberikan informasi yang diperlukan?

Memilih media dengan tepat merupakan salah satu kunci komunikasi bisnis yang efektif.

Baca Juga: Cara Mendapatkan Pelanggan ke Toko E-niaga Anda

Aktualitas

Jika Anda ingin menjadi mitra bisnis yang andal, mendapatkan kerja sama yang bermanfaat dengan berbagai perusahaan, atau membuat presentasi yang fantastis, Anda pasti hanya perlu menggunakan informasi yang terkini dan dapat dipercaya. Kepercayaan audiens Anda tidak mudah didapat, tetapi bisa hilang hanya dalam beberapa saat. Jangan pernah memamerkan fakta yang tidak Anda yakini.

Hadirin

Anda harus memenuhi harapan audiens Anda. Misalnya, jika Anda mengirim email dengan kode promo yang dapat digunakan pelanggan di situs web Anda, pastikan pesan Anda berisi kode itu sendiri. Hal terburuk yang dapat Anda lakukan adalah berbohong kepada pembaca atau pendengar Anda.

Selain itu, perlu untuk memahami audiens Anda. Jika terlalu beragam, Anda mungkin perlu membuat pesan yang berbeda untuk kelompok sasaran yang berbeda. Ini akan memungkinkan Anda untuk mempertimbangkan kebutuhan dan permintaan sejumlah besar orang yang berbeda. Topik Anda harus sesuai dengan audiens dengan sempurna.

Berkesan

Hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk menjalin kerja sama yang efektif adalah dengan menjadi orang yang mudah diingat. Anda dapat menggunakan beberapa gambar atau font yang relevan dalam pesan Anda untuk menjadikannya unik dan tak terlupakan. Namun, sangat penting untuk menemukan keseimbangan yang sehat, tidak menggunakan media secara berlebihan dan jenis konten lainnya dalam email atau presentasi Anda.

Beberapa penulis bisnis bahkan menggunakan humor saat menyiapkan pesan untuk menjangkau audiens. Tetap saja, lebih baik berhati-hati dalam menambahkan lelucon. Misalnya, menambahkan humor mungkin sesuai dengan presentasi tertentu. Namun, itu tidak dapat diterima dalam surat bisnis, penawaran, dan sebagian besar jenis komunikasi lainnya. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan humor dalam korespondensi, selalu pastikan itu tidak menyinggung dan terkait dengan subjek pesan Anda. Semua orang berbeda, jadi periksa kembali apakah lelucon Anda benar dan mudah dipahami.

Jika Anda berencana untuk berkomunikasi secara efektif, penting bagi Anda untuk memiliki pemahaman yang kuat tentang elemen-elemen ini. Bagaimanapun, cobalah untuk tepat, dapat dimengerti, dan hindari kata-kata. Lebih baik memilih frasa dan kalimat sederhana untuk memungkinkan audiens memahami pesan Anda.