6 Tips Agar Rapat Bisnis Berhasil

Di zaman sekarang ini, menjalankan bisnis tidak lain adalah sebuah tantangan. Karyawan harus mengurus operasi, keuangan, perekrutan, kampanye pemasaran, dan banyak lagi. Pada saat yang sama, mereka harus mengalokasikan sumber daya untuk memastikan tingkat efisiensi yang optimal.

Posting Terkait: 9 Tips Terbukti untuk Manajemen Rapat yang Efektif

Seluruh manajemen harus tetap mengikuti hal-hal yang terjadi dalam bisnis. Untuk itu, Anda harus memasukkan pertemuan bisnis ke dalam jadwal rutin. Pertemuan-pertemuan ini adalah bagian tak terhindarkan dari kehidupan kerja. Ini memungkinkan tim untuk mendiskusikan masalah mendesak, proyek, dan rencana secara real-time, membuka pintu untuk diskusi praktis. Mengundang pendapat yang berbeda juga dapat membantu menghasilkan ide baru untuk bisnis.

Namun, rapat juga bisa menantang. Terkadang, orang datang tepat waktu, namun rapat dimulai terlambat. Terkadang, agendanya tidak jelas, orang-orang berbeda memperdebatkan berbagai hal, dan tuan rumah tidak dapat mengaturnya. Pertemuan seperti itu lebih merusak daripada menguntungkan bagi bisnis. Oleh karena itu, Anda harus mempelajari beberapa aturan untuk menjalankan rapat yang efektif. Untuk membantu Anda, kami telah membuat daftar enam tip untuk melaksanakan pertemuan bisnis dengan sukses.

1. Atur Suasana yang Tepat

Sebagai pemilik atau manajer bisnis, Anda harus mengatur suasana rapat yang tepat. Terserah Anda apakah Anda ingin pertemuan itu formal atau informal. Demikian juga, putuskan apakah Anda ingin mengadakan rapat waktu nyata atau virtual. Anda harus membuat tautan untuk rapat virtual dan membagikannya dengan semua orang setidaknya sehari sebelumnya.

Demikian pula, Anda harus memesan ruang konferensi atau rapat dengan ruang yang cukup untuk mengadakan pertemuan langsung. Either way, Anda harus menciptakan suasana saling menghormati di mana peserta dapat berbagi ide dan pendapat mereka tanpa ragu-ragu.

Selain itu, pertimbangkan untuk mengubah suasana kapan pun memungkinkan. Sebagian besar rapat bersifat formal dan tampak seperti acara yang membosankan bagi karyawan. Untuk mengatasi itu, Anda dapat pergi ke luar ruangan untuk rapat untuk meringankan suasana. Jika tidak, Anda dapat melakukan diskusi informal setiap minggu untuk membuat sesi terlihat kurang formal dan mencapai tujuan sambil membiarkan karyawan santai.

2. Menetapkan Agenda Rapat

Menetapkan rencana mungkin terdengar seperti no-brainer, tapi sayangnya, bukan itu masalahnya. Orang yang berbeda mengangkat topik yang berbeda, menyimpang dari tujuan pertemuan. Sangat penting untuk menetapkan agenda rapat. Anda dapat meringkasnya di selebaran atau menuliskannya di papan tulis sehingga semua orang tahu mengapa mereka berkumpul. Bisa untuk mendiskusikan ide produk baru, mengidentifikasi masalah, mengatasi hambatan, atau apapun yang terjadi dalam bisnis.

Baca Juga: Bagaimana Cara Memeriksa Apakah Mobil Anda Memiliki Asuransi yang Valid Dan Bebas Pajak?

Setelah tujuan rapat jelas, buat daftar topik yang ingin Anda diskusikan. Tetapkan durasi tertentu untuk setiap subjek untuk menghindari perpanjangan pertemuan. Kirim jadwal rapat ke setiap peserta sebelumnya agar semua orang bisa bersiap. Ingat, menetapkan agenda menyediakan kompas untuk percakapan. Ini memastikan rapat kembali ke jalurnya setiap kali diskusi menyimpang dari jalur.

3. Perhatikan Jam

Karyawan meninggalkan tugas rutinnya untuk berpartisipasi dalam rapat tersebut; karenanya, mereka tidak suka dibiarkan menunggu. Oleh karena itu, tetapkan waktu yang pasti untuk memulai pertemuan Anda tanpa penundaan. Alih-alih menunggu orang untuk bergabung, pastikan semua peserta datang lima menit lebih awal untuk memulai tepat waktu. Demikian juga, pertahankan kecepatan rapat di jalurnya dan akhiri tepat waktu daripada berlarut-larut.

Selanjutnya, pilih waktu yang tepat untuk rapat. Sebagian besar hari Senin dan Jumat adalah hari tersibuk jadi hindari memilih hari ini. Waspadai waktu yang tepat untuk mengadakan sesi tertentu. Anda selalu dapat menghubungi tim Anda untuk menemukan waktu terbaik untuk menjadwalkan rapat.

4. Mengarahkan Diskusi

Seringkali, diskusi rapat melenceng dari topik. Satu hal mengarah ke hal lain, artinya peserta dapat menyimpang dari pokok bahasan. Mengarahkan percakapan ke topik atau agenda yang sesuai selama pertemuan bisnis sangatlah penting. Namun, pertanyaannya tetap, "bagaimana?"

Pertama, Anda dapat memilih beberapa kalimat dari catatan Anda sebagai bahan diskusi atau mengajukan pertanyaan terkait. Demikian pula, jika topiknya tampak menarik atau berharga, sarankan untuk menjadwalkan pertemuan terpisah untuk membahas gagasan tersebut lebih lanjut. Jika tidak, Anda dapat menyatakan bahwa percakapan keluar dari topik dan Anda ingin mengarahkannya kembali ke rencana. Anda mungkin ragu dalam situasi seperti itu, tetapi yang terbaik adalah selalu angkat bicara untuk memimpin rapat dengan sukses.

5. Buat Catatan & Sirkulasikan Menit

Tidak peduli seberapa perhatian Anda dalam rapat, membuat catatan dan tetap mengikuti semua takeaway adalah penting. Ini bisa berupa poin diskusi, wawasan tentang proyek yang akan datang, atau pertanyaan terbuka. Memiliki petunjuk ini secara tertulis akan sangat membantu dalam mengingat berbagai hal. Berdasarkan ini, Anda dapat merencanakan tugas dan menyelesaikan proyek.

Sebagai penyelenggara rapat, Anda dapat menugaskan seseorang untuk tugas ini dan memastikan mereka menuliskan setiap keputusan dan diskusi penting. Nanti, edarkan risalah rapat ini agar semua orang tahu apa yang terjadi di rapat tersebut. Ini akan memastikan bahwa semua karyawan berada di halaman yang sama dan tidak ada yang salah menafsirkan apa yang dikatakan dalam rapat. Memiliki catatan terperinci juga akan meningkatkan kredibilitas, menghilangkan kemungkinan kesalahan dan kemunduran.

Baca Juga : Langkah Mudah Cara Menemukan Akun Instagram Yang Follow Back Seketika

6. Akhiri dengan Rencana Tindakan

Manajer sering kali meninggalkan daftar hal-hal yang harus diselesaikan sebelum rapat berakhir, tetapi itu bukan pendekatan yang tepat. Anda harus meninggalkan beberapa menit terakhir rapat untuk membahas langkah selanjutnya. Diskusi harus berkisar pada siapa yang bertanggung jawab atas apa. Demikian juga, berikan wawasan tentang tenggat waktu agar karyawan tahu bahwa mereka memiliki target yang harus dicapai.

Yang terpenting, akhiri rapat secara positif agar karyawan merasa termotivasi. Mungkin, beri tahu mereka tentang kesepakatan yang akan datang atau klien terakhir yang Anda dapatkan. Berita bahagia dan positif meningkatkan moral dan mendorong mereka untuk bekerja lebih keras menuju tujuan bisnis.

Pikiran Akhir

Melakukan pertemuan secara efektif tidak lain adalah seni dan ilmu. Anda harus memastikan peserta aktif dan mengedepankan pandangan mereka. Demikian pula, menetapkan rencana adalah tugas penting lainnya. Ini membantu orang memahami apa yang diharapkan dari rapat. Secara keseluruhan, sesi Anda bisa berhasil jika mencapai tujuan yang diinginkan. Oleh karena itu, arahkan diskusi, sambut sudut pandang yang berbeda, dan akhiri dengan rencana aksi.