6 otomatisasi sederhana yang harus dimiliki setiap organisasi B2B

Dengan semua hype tahun ini tentang AI generatif, mudah untuk mengabaikan otomatisasi — area AI yang lebih mapan. Otomasi agak mirip dengan pendelegasian: mungkin ada biaya waktu di muka untuk menyiapkan proses, tetapi hasilnya sangat besar bila dilakukan secara efektif.

Menjadi pintar dengan otomatisasi dalam bisnis Anda membebaskan waktu untuk fokus pada keputusan yang lebih strategis, membantu mendorong pertumbuhan. Dan sementara dunia dipenuhi dengan kemajuan AI, masih ada banyak peluang cepat untuk menguasai dasar-dasarnya dengan lebih baik. Kuncinya terletak pada mengidentifikasi area yang tepat untuk diotomatisasi.

Dengan beberapa otomatisasi yang sederhana namun kuat, Anda dapat meningkatkan pengalaman pelanggan, meningkatkan efisiensi, dan menjaga agar bisnis Anda tetap lancar.

1. Otomasi untuk menjaga data Anda tetap bersih

Menjaga kebersihan data Anda sangat penting untuk mempertahankan informasi yang akurat dan andal, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik, dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan. Kegagalan dalam memelihara data yang bersih dapat menyebabkan keputusan yang salah informasi, sumber daya yang terbuang percuma, dan dampak negatif pada hubungan pelanggan.

Tapi mari kita hadapi itu: pembersihan data itu mengganggu. Ini merepotkan. Itulah mengapa lebih baik menyiapkan otomatisasi dan proses agar tetap bersih dengan sedikit atau tanpa pekerjaan berkelanjutan:

• Menyalin informasi dari rekaman ke rekaman : Mengotomatiskan konsistensi data di seluruh rekaman terkait dengan mereplikasi perubahan yang dilakukan pada satu rekaman ke rekaman lainnya.
• Pemicu dan peringatan saat transaksi terhenti : Mengirimkan peringatan otomatis saat kesepakatan tidak berjalan dalam jangka waktu yang ditetapkan, memastikan tidak ada kesepakatan yang terlewatkan.
• Menjalankan duplikat : Secara teratur memindai data untuk catatan duplikat dan peringatan untuk kemungkinan duplikat, mempertahankan keunikan data.
• Menghapus data lama/kedaluwarsa : Secara otomatis menghapus atau mengarsipkan data yang tidak relevan atau usang, menjaga database tetap terkini dan dapat dikelola.
• Membersihkan berhenti berlangganan : Secara otomatis menghapus kontak yang telah berhenti berlangganan, menghormati preferensi pengguna dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.
• Validasi data terjadwal : Secara teratur memeriksa keakuratan dan pembaruan data, memastikan keandalan data.
• Standardisasi data otomatis : Menetapkan aturan untuk entri data atau mengubah data menjadi format standar pasca-entri, mendorong keseragaman data.
• Integrasi sistem : Mengotomatiskan konsistensi data di berbagai sistem, meningkatkan keandalan data.
• Penghapusan otomatis catatan tidak aktif : Menghapus atau mengarsipkan catatan tidak aktif setelah jangka waktu tertentu, mempertahankan relevansi data.
• Pembersihan data waktu nyata : Membersihkan data saat masuk dengan menghapus spasi ekstra, mengoreksi kesalahan ketik, atau memvalidasi email, memastikan keakuratan data.

Dengan menyiapkan otomatisasi dasar ini, Anda dapat menghemat banyak waktu.

Apakah Anda mendapatkan hasil maksimal dari tumpukan Anda? Ikuti Survei Penggantian MarTech 2023 singkat kami

2. Konfirmasi pertanyaan dan pesan

Saat klien atau calon klien menghubungi dengan pertanyaan, Anda dapat mengaturnya untuk segera dan secara otomatis mengirim konfirmasi tanda terima. Ini mengakui bahwa pesan mereka telah diterima dan menetapkan harapan kapan mereka akan menerima tanggapan.

Praktik sederhana ini sering diabaikan, tetapi ini memberikan peluang yang kuat untuk membangun kepercayaan dan hubungan baik. Jangka waktu antara saat pesan dikirim dan tanggapan diterima bisa menjadi celah ketidakpastian bagi pengirim. Dengan memanfaatkan otomatisasi untuk mengirim konfirmasi selama ini, bisnis dapat meyakinkan pengirim bahwa pesan mereka diperhatikan.

3. Seri sambutan untuk buletin

Buletin telah berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir dan tidak sulit untuk mengetahui alasannya. Mereka adalah alat yang ampuh untuk keterlibatan. Mengotomatiskan serial selamat datang dapat meningkatkan pengalaman pelanggan secara signifikan.

Saat mendaftar, urutan otomatis dapat memperkenalkan pelanggan baru ke konten berharga yang disesuaikan dengan minat mereka berdasarkan data yang mereka berikan selama pendaftaran.

Jika informasi mendetail tidak dikumpulkan saat mendaftar, urutan otomatis dapat menyertakan petunjuk bagi pelanggan untuk berbagi lebih banyak tentang preferensi mereka. Misalnya, firma pemasaran B2B mungkin mengotomatiskan rangkaian sambutan yang memperkenalkan pelanggan baru ke artikel berkinerja terbaik, mengundang mereka ke webinar yang akan datang, atau bertanya tentang bidang minat khusus mereka untuk menyesuaikan konten di masa mendatang.

Gali lebih dalam: 6 otomatisasi pemasaran email yang harus dimiliki dan kurang dimanfaatkan

4. Survei kepuasan pelanggan

Mari kita bicara tentang survei kepuasan. Tidak, bukan yang Anda dapatkan setelah setiap interaksi kecil, kita semua sudah muak dengan itu. Saya berbicara tentang survei yang dikirim pada saat-saat penting dalam hubungan klien. Bayangkan ini: seorang pelanggan telah bersama Anda selama 30 hari. Mereka menetap, merasakan layanan Anda. Itu waktu yang tepat untuk check-in dengan survei otomatis.

Dan mari kita membuatnya bermakna: gabungkan beberapa pertanyaan terbuka, bukan hanya skala penilaian biasa. Anda dapat melihat pola dan sentimen dalam respons mereka dengan beberapa analisis berbasis AI. Ini tentang memahami pengalaman mereka, bukan hanya mengumpulkan angka.

Alat seperti HubSpot Service Professional dapat membantu Anda melakukan hal itu, mengotomatiskan dan mengelola proses survei ini. Ini semua tentang membuat survei Anda tepat waktu, relevan, dan yang paling penting, berharga untuk hubungan pelanggan Anda.

5. Tetap terlibat dengan prospek yang belum siap membeli

Menjaga agar prospek tetap terlibat bukan hanya tentang memelihara prospek — ini tentang tetap menjadi yang teratas. Pertimbangkan untuk menggunakan otomatisasi untuk menambahkan prospek ke audiens iklan Anda sehingga mereka mulai melihat merek Anda saat menjelajah online. Atau menjadwalkan tugas untuk ditindaklanjuti tim penjualan Anda beberapa bulan kemudian.

Bergantung pada pertanyaan awal mereka, Anda dapat mendaftarkan prospek dalam kampanye tetesan email khusus. Ingat, tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua di sini.

6. Mengirim pengingat janji temu

Kita semua sibuk, dan mudah sekali janji temu meleset dari pikiran kita. Di situlah pengingat otomatis masuk. Dengan platform seperti HubSpot, Anda dapat menyiapkan alat rapat untuk mengirim pengingat secara otomatis sebelum rapat.

Ini adalah cara sederhana untuk memastikan kontak Anda tidak melewatkan rapat penting dan menyelamatkan mereka dari kemungkinan rasa malu. Untuk mendapatkan detail lengkapnya, lihat bagian basis pengetahuan HubSpot tentang topik tersebut.

Manfaatkan otomatisasi sederhana ini sebaik-baiknya

Otomasi membantu organisasi B2B merampingkan proses, meningkatkan pengalaman pelanggan, dan menjaga efisiensi. Untuk otomatisasi kami, kami mengandalkan HubSpot karena menyederhanakan otomatisasi di seluruh pemasaran, penjualan, operasi, dan layanan pelanggan.

Meskipun profesional MOps mungkin jauh melampaui beberapa otomatisasi sederhana ini, Anda masih perlu meninjau otomatisasi yang ada di organisasi Anda secara berkala dan memastikannya masih berfungsi secara efektif.

Dalam banyak kasus, otomatisasi buah yang menggantung rendah mungkin tidak diatur sejak awal. Jangan biarkan peluang ini hilang juga — prioritaskan waktu penyiapan di awal untuk otomatisasi jika Anda ingin menuai keuntungan. Otomatisasi mudah seperti di atas dapat membantu mengubah tim yang bekerja terlalu keras dan tidak terorganisir menjadi bisnis yang berkembang.

Gali lebih dalam: Otomasi dan AI: Kekuatan untuk membangun pengalaman digital sejati