5 Langkah Membangun Platform Komunikasi Bisnis

Komunikasi internal yang baik merupakan elemen penting bagi keberhasilan bisnis apa pun. Faktanya, sebuah penelitian telah menunjukkan bahwa karyawan di tempat kerja modern menghabiskan sekitar 80% waktu mereka untuk kegiatan kolaboratif. Dalam dunia bisnis modern ini, alat komunikasi digital menjadi kunci untuk memaksimalkan interaksi tersebut.

Posting Terkait: Bagaimana Teknologi Mengubah Komunikasi Bisnis

Sayangnya, sebagian besar bisnis menderita dari platform internal yang terfragmentasi dan terputus. Startup kecil dengan 5-10 karyawan dapat bekerja dengan baik dengan messenger biasa seperti email atau aplikasi media sosial. Namun, saat Anda merekrut karyawan baru dan membangun struktur yang lebih bercabang, Anda akan memerlukan platform komunikasi internal khusus—platform yang terintegrasi dengan mulus ke dalam proses yang ada dan dibuat khusus sesuai dengan kebutuhan karyawan Anda.

Selain itu, Anda menginginkan solusi, misalnya, solusi panggilan, yang dapat Anda masukkan ke dalam platform komunikasi Anda dan yang memungkinkan Anda untuk terhubung secara mulus dengan klien dan pelanggan Anda. Jika Anda tertarik, lihat 1800 nomor yang dijual oleh Call Cowboy.

Dengan panduan komprehensif ini, kita akan berbicara tentang manfaat alat komunikasi bisnis khusus dan bagaimana Anda harus membangunnya dari awal.

Manfaat Platform Komunikasi Bisnis Internal

Membangun alat komunikasi Anda dapat membantu bisnis Anda dalam berbagai cara. Berikut adalah beberapa manfaat dari perangkat lunak komunikasi bisnis internal yang disesuaikan:

1. Peningkatan Produktivitas

Alasan utama mengapa bisnis harus mengembangkan platform komunikasi korporat adalah untuk membantu meningkatkan produktivitas karyawan. Ketika komunikasi lebih cepat dan mudah, karyawan Anda dapat fokus dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan penting lainnya. Dengan perangkat lunak khusus, karyawan Anda dapat memiliki akses ke pembaruan terkini dan informasi relevan yang dapat diakses dengan mudah di perangkat apa pun, di mana pun, kapan pun.

Jika mau, Anda juga dapat menyertakan alat kolaboratif seperti kotak masuk email atau ruang kerja bersama di platform Anda yang memberikan kemungkinan baru bagi staf Anda. Jika Anda memiliki anggaran, otomatisasi adalah cara lain untuk membantu meningkatkan produktivitas, mengotomatiskan, dan menyederhanakan tugas rutin untuk membebaskan waktu bagi karyawan Anda.

2. Pengalaman Karyawan Jarak Jauh yang Lebih Baik

Tempat kerja modern membutuhkan transformasi digital total, apalagi saat ini dengan tren peningkatan kerja jarak jauh, berkat wabah COVID-19. Tetapi ketika pandemi mulai mereda dan bisnis mulai membuka pintu mereka sekali lagi, sebagian besar organisasi sekarang menggunakan pengaturan hibrida — kombinasi dari kantor tradisional dan pekerjaan jarak jauh.

Dalam kedua kasus tersebut, komunikasi internal yang lancar sangat penting untuk bisnis, terutama dengan tempat kerja hybrid. Alat komunikasi yang disesuaikan dapat membantu meningkatkan produktivitas Anda sekaligus merampingkan proses yang ada.

3. Proses Lebih Efisien

Komunikasi korporat biasanya melibatkan beberapa saluran untuk tujuan yang berbeda. Hal ini dapat menciptakan silo komunikasi dan menyebabkan karyawan terputus. Dengan membangun platform komunikasi internal khusus, Anda dapat membuat komunikasi terpadu sambil merampingkan proses, menghilangkan kebutuhan untuk beralih di antara platform dan aplikasi yang berbeda.

Akibatnya, karyawan Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari data dan info yang diperlukan. Sebaliknya, mereka bisa mendapatkan semua konten penting saat ini di satu tempat.

Baca Juga: 7 Langkah Untuk Memulihkan Kerusakan Dalam Gugatan Cedera Pribadi

4. Menumbuhkan Budaya Perusahaan yang Terbuka Dan Transparan

Platform khusus untuk komunikasi internal perusahaan membantu menciptakan budaya terbuka dan ramah untuk berbagi pendapat dan ide serta mengenal rekan kerja Anda dan meningkatkan kepercayaan dan persahabatan.

Jika dikembangkan dengan baik, platform komunikasi bisnis juga dapat menjadi tempat untuk menyebarkan dan mempromosikan budaya perusahaan Anda. Ini memungkinkan Anda memposting pengumuman, berbagi foto perusahaan, mengadakan lokakarya online dan acara virtual, atau menghormati staf Anda—semuanya dapat meningkatkan kepuasan, motivasi, dan inklusivitas di tempat kerja.

Cara Membuat Platform Komunikasi Bisnis

1. Pilih Perusahaan Pengembangan Perangkat Lunak yang Berpengalaman

Kecuali Anda seorang programmer dengan latar belakang pengembangan perangkat lunak yang ketat, mengembangkan platform komunikasi Anda berarti Anda perlu menyewa atau mengalihdayakan perusahaan pengembangan perangkat lunak untuk membangun platform komunikasi.

Sebagai orang yang bertanggung jawab untuk membangun perangkat lunak komunikasi Anda, Anda menginginkan seseorang dengan pengetahuan yang cukup. Pertimbangkan untuk menanyakan proyek sebelumnya dan apakah mereka memiliki pengalaman dalam membangun solusi yang Anda butuhkan. Periksa rekam jejak mereka dan baca ulasan dan testimonial tentang layanan mereka.

Perusahaan pengembangan perangkat lunak terbaik juga harus memiliki alat dan sumber daya yang tepat yang diperlukan untuk mengembangkan platform komunikasi yang disesuaikan untuk perusahaan Anda. Mereka harus menggunakan teknologi terbaru dan berkembang untuk membangun produk perangkat lunak yang aman dan dapat diskalakan.

Selain itu, pengembangan perangkat lunak dapat memakan waktu berbulan-bulan untuk diselesaikan. Ini berarti Anda akan bekerja dengan perusahaan pengembangan selama berbulan-bulan. Jadi, Anda menginginkan perusahaan yang memiliki komunikasi yang lancar dan transparan dan terus-menerus memperbarui Anda tentang pencapaian proyek.

Baca Juga: Memahami Peran Pengacara dalam Kasus Personal Injury

2. Lakukan Riset Anda

Setelah Anda menemukan pengembangan yang tepat untuk bermitra, Anda dapat mulai melakukan penelitian dengan mereka. Seperti halnya setiap proyek, Anda perlu memulai pengembangan platform komunikasi bisnis Anda dengan perencanaan yang matang. Anda dan pengembang Anda harus benar-benar meneliti situasi dan iklim pasar. Bergantung pada siklus hidup pengembangan perangkat lunak yang digunakan perusahaan pengembangan Anda, prosesnya akan bervariasi.

Namun, secara umum, meneliti pasar untuk perangkat lunak komunikasi korporat mengharuskan Anda menjawab pertanyaan kunci berikut:

Apa Kebutuhan Bisnis Anda Untuk Sebuah Platform Komunikasi?

Platform komunikasi bisnis khusus memungkinkan Anda untuk menyesuaikannya dengan sempurna sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Nah, pertanyaannya sekarang apa saja kebutuhan tersebut?

Untuk memahami kebutuhan bisnis Anda, pertimbangkan siapa, apa, dan bagaimana.

Siapa yang akan menggunakan perangkat lunak? Apakah itu untuk departemen tertentu atau solusi di seluruh perusahaan? Bagaimana karyawan Anda akan menggunakannya? Apakah mereka memerlukan aplikasi obrolan grup sederhana untuk tetap terhubung dan berbagi berita perusahaan? Apakah Anda memerlukan manajemen proyek atau alat kolaborasi untuk beberapa departemen tertentu untuk mengakses dan berbagi ide dan informasi? Mungkin Anda memerlukan sesuatu yang istimewa seperti solusi komunikasi untuk manajer puncak dan anggota dewan? Atau mungkin Anda menginginkan semuanya?

Apakah Anda Membutuhkan Solusi Web, Aplikasi Seluler, Atau Keduanya?

Setelah Anda menentukan kebutuhan Anda, Anda perlu memutuskan apakah akan memilih solusi web/seluler saja atau rencana untuk mencakup keduanya untuk memungkinkan komunikasi bisnis.

Secara umum, kantor tradisional terdiri dari komputer desktop dan laptop. Dengan demikian, sebagian besar solusi komunikasi digital untuk bisnis seringkali berbasis web. Konon, dengan meningkatnya popularitas kerja jarak jauh, aplikasi mobile-first juga meningkat secara signifikan.

Dalam kebanyakan kasus, bahkan platform berbasis web harus ramah seluler akhir-akhir ini. Namun, yang terbaik adalah mengembangkan keduanya (asalkan Anda memiliki anggaran), memungkinkan Anda untuk memenuhi tempat kerja hibrida.

Apa KPI Sukses Anda?

Menetapkan KPI keberhasilan yang jelas memungkinkan Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang fitur terbaik yang Anda perlukan untuk mencapainya. Daftar metrik yang tepat yang perlu Anda tetapkan akan bergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Namun, secara umum, KPI sukses dari platform komunikasi bisnis yang efektif dapat mencakup:

Baca Juga: Selebriti dan Kisah Tak Terduga Mereka Dengan Judi!

1. Metrik Keterlibatan

Ini mengacu pada bagaimana karyawan akan berinteraksi dengan platform dan terlibat dalam aktivitas komunikasi perusahaan dan sosial. Misalnya, ini mungkin termasuk buka, balas, klik, dan metrik relevan lainnya.

2. Metrik Perilaku

Hal ini mengacu pada bagaimana solusi mempengaruhi perilaku, sikap, dan pendapat karyawan. Ini mungkin termasuk tingkat kepuasan dan kepercayaan, tingkat respons rata-rata, dan banyak lagi.

3. Metrik Produktivitas

Ini mengacu pada bagaimana platform meningkatkan produktivitas dan karyawan di dalam perusahaan. Beberapa contoh mungkin termasuk berapa banyak waktu yang dihemat karena komunikasi internal yang ditingkatkan atau seberapa cepat komunikasi dan kolaborasi berjalan.

Perhatikan bahwa lebih banyak pertanyaan akan muncul selama tahap penelitian. Sebagian besar firma pengembangan dapat membantu Anda menguraikan segala sesuatu yang perlu diketahui tentang sebuah proyek pada tahap pertama pengembangan. Jadi, luangkan waktu Anda untuk mendiskusikan pilihan dan kebutuhan Anda dengan perusahaan pengembangan pilihan Anda.

3. Membangun Hub Pusat

Alat komunikasi internal apa pun yang efektif memerlukan hub pusat, yang berfungsi sebagai fondasi untuk kebutuhan kolaborasi dan komunikasi Anda.

Dalam hal ini, pertimbangkan untuk menggunakan intranet. Ini bertindak sebagai hub tempat kerja digital terpusat untuk karyawan Anda, mengintegrasikan semua sistem yang ada. Hal ini juga memudahkan staf admin Anda untuk mengelola komunikasi dan konten sekaligus membuatnya lebih nyaman bagi karyawan Anda lainnya untuk menemukan informasi yang diperlukan dan terhubung satu sama lain.

Ini memungkinkan tempat di mana semua kolaborasi dan komunikasi dapat dimulai dan memungkinkan pengguna untuk terhubung di tiga tingkat yang berbeda—pribadi, lokal, dan global.

Secara umum, pengembangan perangkat lunak Anda dapat membantu Anda dalam menyiapkan intranet perusahaan Anda, sejalan dengan pengembangan platform komunikasi Anda.

4. Pertimbangkan Fitur yang Anda Butuhkan

Kami telah menyebutkan sebelumnya bahwa mengembangkan platform komunikasi Anda memungkinkan Anda untuk secara sempurna menyesuaikan kebutuhan perusahaan Anda. Dengan demikian, fungsinya juga bisa disesuaikan. Ini membuat daftar fitur potensial menjadi lebih besar.

Baca Juga: ROI Pemasaran Konten: Metode Mana yang Mendapat Imbalan?

Di bawah ini adalah beberapa fitur paling umum dari platform komunikasi internal. Perhatikan bahwa semakin banyak fitur yang Anda miliki, semakin tinggi biaya pengembangan perangkat lunak.

1. Orientasi

Ide di balik orientasi adalah untuk membantu memandu pengguna, menunjukkan fitur utama dan cara menggunakannya. Saat Anda membangun platform komunikasi, Anda dapat menerapkan proses orientasi dengan berbagai cara seperti video pengantar singkat atau beberapa tangkapan layar platform dan fitur utamanya.

2. Profil

Komunikasi internal didasarkan pada transparansi. Dengan demikian, Anda ingin karyawan Anda dapat masuk dan mengidentifikasi diri mereka sendiri. Proses pendaftaran tidak boleh berbeda dari aplikasi lain di mana pengguna dapat memberikan email atau nomor telepon mereka. Atau Anda dapat memilih untuk mengizinkan admin Anda membuat profil karyawan. Profil mereka harus menyertakan informasi yang diperlukan seperti foto, nama, departemen, posisi, detail kontak, dan info non-kerja seperti hobi, yang dapat berguna dalam meningkatkan hubungan karyawan.

3. Pakan

Di sinilah semua informasi—pengumuman, pencapaian, proyek terkini, pembaruan kehidupan perusahaan, dan banyak lagi—akan diposting. Anda harus menyertakan fungsionalitas yang memungkinkan Anda menyematkan pengumuman penting sehingga semua orang dapat melihatnya. Anda juga dapat menyertakan sistem penyaringan sehingga karyawan dapat mengurutkan posting berdasarkan relevansi.

4. Perpustakaan

Salah satu masalah komunikasi utama bagi karyawan adalah menemukan file yang tepat. Memiliki perpustakaan file bersama dapat membantu karyawan Anda menyimpan semuanya di satu tempat dan mengaksesnya kapan pun mereka membutuhkannya.

5. Grup

Fitur ini diperlukan untuk membantu departemen tertentu membuat grup khusus untuk berbagi informasi khusus tim. Pengumuman dan informasi lainnya dapat diposting sehingga hanya anggota grup yang dapat melihat dan mengaksesnya.

6. Obrolan Dan Panggilan Video

Pesan instan dan fungsi panggilan video adalah suatu keharusan untuk setiap platform komunikasi bisnis modern. Sangat penting untuk memiliki fitur pesan langsung antar pengguna. Fitur panggilan video juga memungkinkan tim jarak jauh untuk mengadakan rapat dan konferensi virtual.

7. Berbagi File

Ini diperlukan untuk semua komunikasi bisnis. Bergantung pada kebutuhan bisnis Anda, berbagi satu jenis file mungkin cukup, tetapi lebih baik jika platform Anda dapat mendukung beberapa jenis file.

8. Pemberitahuan

Notifikasi diperlukan untuk memastikan bahwa karyawan tidak melewatkan pesan atau pengumuman penting saat aplikasi berjalan di latar belakang.

9. Kontrol Admin

Kontrol admin adalah fitur keamanan yang penting. Ini memungkinkan Anda untuk menetapkan administrator yang memantau komunikasi internal, menambah atau menghapus karyawan, mengubah tingkat akses, dan banyak lagi.

10. Integrasi

Opsi untuk dapat menambahkan dan mengintegrasikan aplikasi pihak ketiga memungkinkan kecocokan yang mulus dengan solusi yang ada. Ini juga membantu menghemat biaya. Misalnya, alih-alih mengembangkan fitur untuk pengeditan dokumen kolaboratif, Anda cukup mengintegrasikan layanan yang sudah ada yang sudah Anda gunakan seperti Dropbox atau Office 365.

Baca Juga: Mengapa Belajar Bisnis dan Manajemen

5. Tetapkan Anggaran

Sebuah platform komunikasi bisnis tidak murah. Jika Anda menggunakan rute khusus, Anda perlu menyisihkan sejumlah besar anggaran Anda. Secara umum, pengembang Anda dapat membantu dalam merencanakan platform Anda agar sesuai dengan anggaran yang Anda tetapkan.

Yang mengatakan, berikut adalah beberapa faktor yang mempengaruhi perkembangan komunikasi:

• Jenis ahli yang Anda butuhkan (manajer proyek, pengembang android/iOS, pengembang web, dll.)
• Durasi pengembangan
• Fungsionalitas dan fitur
• Desain (antarmuka yang dibuat sebelumnya atau dibuat dari awal)
• Platform (aplikasi berbasis web atau seluler)

Membawa pergi

Komunikasi bisnis terus berkembang seiring dengan perubahan konektivitas sosial. Saat ini, untuk membangun lingkungan bisnis yang transparan dan kolaboratif, platform komunikasi bisnis khusus menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Inilah sebabnya mengapa pengembangan perangkat lunak komunikasi bisnis menjadi lebih populer untuk memberi karyawan Anda sebuah platform yang dirancang khusus untuk kebutuhan mereka serta sangat cocok dengan alur kerja Anda yang ada—sesuatu yang hampir tidak dapat ditawarkan oleh solusi yang sudah jadi.

Dengan alat komunikasi internal perusahaan yang disesuaikan, bisnis Anda dapat memanfaatkan banyak manfaat, khususnya meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Dan bisnis dengan karyawan yang produktif adalah organisasi yang sukses.