5 Praktik Terbaik untuk Membuat Buku Pegangan Karyawan yang Efektif

Setiap perusahaan saat ini akan memiliki kebijakan, aturan, dan prosedur yang mengatur pekerjaan dan praktik karyawannya. Dalam beberapa kasus, cukup memberi tahu tim Anda apa yang Anda butuhkan agar mereka melakukannya. Namun, ini tidak selalu berhasil.

Membagikan kebijakan perusahaan Anda secara lisan dapat menyebabkan kebingungan dan penerapan yang tidak konsisten. Jika tim Anda tidak diberi tahu tentang hak, tanggung jawab, serta harapan Anda, Anda tidak dapat mengharapkan mereka untuk mengikutinya, bukan?

Anda memerlukan buku pegangan karyawan untuk membuat semuanya tersedia dan jelas bagi tim Anda. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari mengapa ini penting – dan bagaimana Anda dapat membuat yang hebat.

Mengapa Memiliki Buku Pegangan Karyawan itu Penting

Buku pegangan karyawan yang baik akan memuat semua yang dibutuhkan karyawan untuk bekerja secara efisien di perusahaan. Ini dapat mencakup segala hal mulai dari aturan dan regulasi hingga undang-undang tentang pekerjaan mereka hingga norma sosial yang ditetapkan untuk mereka.

Sektor Perusahaan mencantumkan alasan utama mengapa bisnis memerlukan buku pegangan karyawan berdasarkan hal-hal berikut ini:

• Tentukan misi perusahaan, budaya, dan nilai-nilai. Ini akan menunjukkan kepada karyawan bagaimana mereka dapat berkontribusi pada tujuan bisnis Anda dan menjaga agar misi Anda tetap transparan.
• Mendefinisikan ekspektasi dan kebijakan perusahaan. Setiap orang yang bekerja di perusahaan Anda harus mengetahui harapan Anda terhadap mereka. Ini mencakup setiap detail, mulai dari kapan dan di mana mereka akan bekerja hingga jenis aturan yang Anda miliki.
• Jelaskan sumber daya dan dukungan Anda. Karyawan harus tahu sumber daya apa yang tersedia dan di mana mereka bisa mendapatkan dukungan.
• Buat daftar keuntungan perusahaan. Ini akan memotivasi tim dan mempromosikan kesetaraan di tempat kerja.
• Meminimalkan konflik dan risiko. Terakhir, buku pegangan ini akan berfungsi sebagai pelindung hukum dari risiko seperti tuntutan hukum dan klaim.

Praktik Terbaik untuk Buku Pegangan Karyawan Anda

Sekarang setelah Anda tahu mengapa ini penting, mari beralih ke bagian yang dapat ditindaklanjuti – praktik terbaik yang akan membantu Anda membuat buku pegangan karyawan yang hebat.

1. Sertakan Semua Elemen Penting di Buku Pegangan Anda

Membuat buku pegangan karyawan sedang dalam proses, tetapi versi pertama akan menjadi yang paling menantang untuk Anda lakukan. Ada banyak hal yang harus disertakan, jadi wajar jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana.

Saat Anda mulai membuat buku pegangan, ada baiknya untuk menganggapnya sebagai menulis manual. Idenya adalah untuk menyertakan setiap aspek penting dalam bekerja di perusahaan Anda, menjawab pertanyaan umum yang mungkin dimiliki karyawan, dan bersikap transparan tentang rencana perusahaan Anda .

Administrasi Bisnis Kecil AS memiliki panduan yang sangat membantu tentang hal-hal yang harus disertakan dalam buku pegangan karyawan. Anda mungkin ingin menggunakan daftar ini untuk memulai milik Anda:

• Jadwal kerja
• Kompensasi dan tunjangan karyawan
• Informasi pekerjaan umum
• Perjanjian kerahasiaan
• Kebijakan anti-diskriminasi dan kebijakan cuti
• Bagian komputer/teknologi
• Keselamatan dan keamanan di perusahaan
• Standar dan harapan dalam hal perilaku

Tentu saja, ini hanyalah daftar umum yang mencakup beberapa hal yang paling sering ditambahkan ke dalam buku pegangan ini. Anda tidak harus berhenti di sini. Apa yang Anda sertakan dalam buku pegangan Anda akan bergantung pada perusahaan Anda, harapan Anda, dan tugas yang Anda miliki untuk tim.

Apa pun yang menurut Anda penting atau memberikan nilai bagi tim, Anda dapat memasukkannya ke dalam buku pegangan karyawan Anda.

Anda mungkin tidak melakukannya dengan benar pada kali pertama, tetapi ingat – Anda selalu dapat mengubah dan menyempurnakan buku pegangan karyawan Anda. Ini adalah pekerjaan yang sedang berjalan dan meskipun draf pertama adalah yang paling sulit, mengeditnya nanti jauh lebih mudah.

2. Gunakan Blog Internal untuk Berbagi Pengetahuan

Ide bagus adalah memiliki blog internal perusahaan tempat Anda akan memposting buku pegangan karyawan Anda. Ini akan memungkinkan karyawan untuk mengakses pedoman kapan pun mereka mau dan dari mana saja. Ini juga akan memungkinkan Anda mengubah buku pegangan kapan pun diperlukan dan berbagi berita dan pembaruan di satu tempat.

Blog internal yang hanya dapat diakses oleh tim Anda adalah cara yang bagus untuk mempromosikan komunikasi dan berbagi pengetahuan di tempat kerja . Ini adalah tempat yang paling alami dan cocok untuk buku pegangan Anda.

Anda dapat membuat halaman buku pegangan di blog Anda dan menautkannya ke sumber daya berguna, berita, file yang dapat diunduh tim Anda, alat yang dapat mereka akses untuk memecahkan masalah, dll. Membuat buku pegangan Anda digital dan tersedia adalah cara terbaik untuk memastikan setiap orang memiliki akses untuk informasi - kapan pun mereka membutuhkannya.

3. Tawarkan Solusi Selain Aturan

Tujuan terpenting dari buku pegangan karyawan adalah untuk memfasilitasi komunikasi internal . Yang mengatakan, Anda harus memastikan bahwa buku pegangan Anda berisi instruksi untuk memecahkan masalah teknis yang terkait dengan pekerjaan mereka, seperti penggunaan perangkat keras dan perangkat lunak perusahaan, prosedur login, akses ke sumber daya umum, dll.

Banyak bisnis membuat kesalahan dengan memasukkan aturan dalam buku pegangan mereka tanpa memberi tahu karyawan bagaimana menyelesaikan masalah mereka saat itu terjadi.

Katakanlah karyawan Anda mengalami masalah dengan kecepatan komputer mereka setelah menginstal macOS baru. Yang perlu mereka lakukan adalah merujuk ke buku pegangan Anda untuk menemukan pedoman percepatan Ventura untuk membantu mereka mengatasi masalah ini dan mempercepat perangkat.

Alat semacam itu sangat penting untuk semua perusahaan, terutama bisnis yang mengutamakan jarak jauh, karena membantu menghemat waktu dukungan TI yang berharga. Terlebih lagi, ini membuat tim tetap efektif, terutama selama minggu-minggu pertama mereka setelah dipekerjakan di perusahaan Anda.

4. Pastikan Tampilannya Bagus

Buku pegangan karyawan mungkin berisi informasi penting, tetapi mari kita menjadi nyata – mereka adalah pembunuh suasana hati yang nyata! Tidak ada yang menyenangkan tentang buku pegangan yang berisi aturan dan peraturan.

Tim Anda tidak akan senang membaca dokumen ini dan akan semakin tidak bersemangat ketika mereka membacanya untuk menemukan sedikit informasi.

Jadi, ini bukan hanya tentang apa yang Anda masukkan di dalamnya tetapi juga bagaimana Anda menyajikannya. Jika Anda ingin ini berhasil, Anda harus membuatnya sederhana , menarik , dan jelas bagi pembaca.

Mari kita mulai dengan sesuatu yang sederhana dan jelas. Kecuali setiap orang yang bekerja untuk Anda memiliki latar belakang hukum, mereka tidak akan memahami bagian rumit tentang undang-undang ketenagakerjaan negara bagian atau federal. Ini berarti Anda tidak dapat menyalinnya kata demi kata dan berharap mereka mengetahuinya. Alih-alih, mintalah seseorang di tim hukum Anda untuk membuatnya lebih jelas dan menarik.

Berikutnya adalah tampilan buku pegangan Anda. Perhatikan baik-baik format yang Anda gunakan dan sisipkan beberapa visual agar karya tersebut lebih menarik jika Anda bisa. Sebuah gambar dapat menjelaskan ribuan kata, terutama jika Anda berbagi petunjuk untuk memperbaiki masalah, menyelesaikan sesuatu, atau mengikuti prosedur langkah demi langkah.

Penampilan sangat penting dalam dokumen semacam itu. Untuk membuat konten dapat dipindai dengan mudah dan memungkinkan karyawan Anda menemukan informasi yang mereka butuhkan dengan segera, tambahkan banyak judul dan subjudul, gunakan banyak ruang putih, dan tambahkan poin-poin jika memungkinkan.

Pertimbangkan ini – seorang karyawan memiliki masalah atau keraguan tentang apa yang dapat atau tidak dapat mereka lakukan. Mereka memutuskan untuk membuka buku pegangan karyawan. Jika itu adalah dokumen dengan sedikit ruang putih dan format yang buruk, mereka akan menghabiskan waktu lama untuk mencari informasi yang mereka butuhkan. Jika Anda memiliki judul dan poin-poin, ini akan jauh lebih mudah.

5. Edit Secara Rutin

Ini bukan tugas satu kali. Banyak perusahaan menggunakan buku pegangan yang sama tanpa mengubah apa pun selama bertahun-tahun, bahkan puluhan tahun. Apa yang berhasil sebelumnya mungkin tidak berhasil sekarang. Majikan mengubah harapan mereka, begitu pula karyawan. Belum lagi, hukum dan kebijakan berubah. Anda mungkin lupa menambahkan sesuatu sebelumnya atau memutuskan untuk membuat pengecualian.

Buku pegangan karyawan adalah dokumen formal yang dapat diakses dan dihormati oleh setiap orang. Karena itu, itu harus selalu menyertakan informasi yang relevan dan diperbarui. Ini akan memberi Anda lebih banyak rasa hormat dari karyawan Anda dan membantu Anda menghindari masalah yang tak ada habisnya.

Untuk berjaga-jaga, jadwalkan peninjauan buku pegangan Anda secara berkala. Buat catatan saat Anda memiliki perubahan yang ingin Anda tambahkan dan kembali ke catatan tersebut selama tinjauan ini. Saat meninjau buku pegangan, luangkan waktu Anda untuk melihat undang-undang yang mungkin telah berubah sejak pembaruan terakhir. Hukum terus berubah, jadi Anda mungkin ingin berkonsultasi dengan tim hukum Anda untuk menghindari kesalahan dan tuntutan hukum yang mahal.

Pikiran Akhir

Apakah Anda sudah memiliki buku pegangan karyawan? Jika ya, apakah ada semua yang ada di daftar ini? Apakah Anda memiliki informasi yang relevan di dalamnya dan terus memperbaruinya?

Telusuri tip-tip ini lagi dan cari tahu apa yang hilang dari buku pegangan Anda. Jaga itu sesegera mungkin, dan pastikan itu tersedia untuk tim Anda kapan pun mereka membutuhkannya.