4 langkah untuk pencarian DAM lebih cepat: Membuat konvensi penamaan file

Konvensi penamaan file adalah standar yang diperlukan untuk implementasi manajemen aset digital (DAM) karena menyelesaikan beberapa hal. Konvensi penamaan:

• Fungsionalitas pencarian Power DAM dengan menyediakan istilah pencarian dalam nama yang tidak memerlukan penandaan lebih lanjut.
• Sederhanakan proses alur kerja otomatis dengan memberikan isyarat teks terarah yang menunjukkan "di mana" file harus disimpan dalam taksonomi DAM.
• Tunjukkan informasi dasar tentang apa yang ada di dalam file ke pengguna mana pun di dalam organisasi tanpa harus memeriksanya secara manual.

Di bawah ini adalah empat langkah yang dapat diikuti oleh tim DAM untuk menerapkan konvensi penamaan file mereka sendiri dan memungkinkan penyerapan yang cepat dan akurat serta kemampuan untuk menemukan aset DAM.

1. Pahami cara mempercepat pencarian di DAM Anda

Pelajari tentang klasifikasi dokumen

Sering dikatakan bahwa bentuk sanjungan tertinggi adalah pencurian, tetapi sebut saja itu "meminjam". Lihat grup yang perlu memasukkan dokumen rumit ke dalam pencarian perusahaan yang disederhanakan, termasuk:

• Pustakawan (Harvard memiliki panduan yang bagus untuk subjek ini).
• Para pengarsip (seperti yang ada di PBB).
• Badan ilmiah (seperti Organisasi Standar Internasional).

Bahkan sekilas konvensi sampel akan memberi Anda ide. Dokumen Anda akan jauh lebih mudah untuk dibagi dan ditaklukkan.

Latih diri Anda

Dapatkan informasi terbaru tentang cara membuat aspek pencarian, pintasan, tautan, tag berguna, dan alur kerja otomatis dalam DAM Anda yang akan mempercepat penyerapan dan pengarsipan. Sebagian besar proses ini mudah dipelajari. Jika waktu memungkinkan, buat dokumen petunjuk, satu lembar, dan video untuk tim Anda untuk memastikan semua orang siap untuk DAM yang dioptimalkan.

Gali lebih dalam: Tag vs. metadata di DAM: Apa bedanya?

2. Memahami bagaimana sesuatu diciptakan

Pelajari bagaimana manajer proyek membuat nama/nomor untuk proyek dan file

Tim kreatif biasanya diorganisir dengan meminta departemen, dengan manajer proyek ditugaskan ke masing-masing dan penyedia yang terampil kadang-kadang melayani banyak departemen sesuai kebutuhan yang naik turun.

• Apa fungsi tanggal, jenis aset, dan informasi lain yang mereka masukkan ke dalam nama file saat ini?
• Mengapa bagian tertentu dari nama muncul pertama, tengah, atau terakhir?

Manajer proyek akan memiliki banyak informasi tentang dan bagaimana file biasanya diberi nama.

Kumpulkan nama dan akronim saat ini

Tidak perlu menemukan kembali roda - dan mengapa Anda menginginkannya? Akronim yang ada dapat ditinjau panjang dan untuk memastikan mereka tidak tumpang tindih.

Saat Anda meninjau daftarnya, cara untuk mempersingkat dan membedakan nama yang sering digunakan dengan yang jarang digunakan kemungkinan besar akan menonjol. Periksa dengan manajer proyek saat Anda menyusun dan memilih otak mereka untuk orang lain yang mungkin lebih jarang digunakan.

3. Memahami bagaimana sesuatu digunakan

Bertemu dengan pemangku kepentingan utama

Mulailah dengan unit organisasi yang meminta aset dari produksi. Kemudian mintalah seorang sukarelawan untuk melayani sebagai kontak DAM mereka. Kontak ini dapat menjelaskan apa yang terjadi ketika mereka menerima aset mereka.

Misalnya, situs web merek menampilkan sebagian besar aset digital, dan terdapat batasan platform dan konvensi proses bisnis untuk pengaturannya.

Persempit ke persyaratan yang harus dimiliki

Kebutuhan departemen menampi dengan menyatukan kesamaan. Dorong pemangku kepentingan untuk berkorban dengan berfokus pada informasi yang benar-benar paling penting. Elemen penamaan apa yang dapat mereka lakukan tanpa atau belajar untuk hidup bersama, demi konvensi yang selaras yang masuk akal di seluruh organisasi yang lebih luas?

Misalnya, disposisi pemasaran digital perusahaan kami mendorong keputusan tentang elemen apa yang muncul saat . Tanggal publikasi, misalnya, muncul pertama kali karena memengaruhi cara aset situs web ditampilkan secara terprogram. Tanggal ini kurang penting bagi departemen lain tetapi merupakan variabel kunci untuk pemasaran, permintaan produksi terbesar.

Gali lebih dalam: struktur tata kelola DAM didefinisikan dan dijelaskan

4. Perkenalkan konvensi baru sesederhana mungkin

Permudah penamaan dengan generator nama file

Gabungkan penamaan file ke alat manajemen proyek dan DAM Anda sehingga disebarkan ke platform SaaS lain dan organisasi yang lebih luas. Generator penamaan file dapat dibuat di Microsoft Excel atau Google Sheets menggunakan rumus teks. Nama file kemudian dapat disalin ke alat seperti Adobe Illustrator saat file disimpan.

Generator nama juga membantu anggota tim mempelajari ritme konvensi penamaan. Pastikan juga ada daftar induk yang menjelaskan penamaan dan mencantumkan semua akronim.

Berlatih dalam kelompok kecil

Tim kami mengembangkan konvensi penamaan file final melalui beberapa panggilan telepon dengan para pemimpin pemangku kepentingan kami. Sepanjang panggilan, tim semakin nyaman dengan DAM, fungsi pencariannya, dan bagaimana konvensi akan membantu pencarian bekerja lebih cepat dalam jangka panjang.

Setelah konvensi selesai, para pemangku kepentingan tersebut mengadakan sesi pelatihan bersama kami dan tim masing-masing. Sesi sangat ditingkatkan karena pemandu sorak yang merasa nyaman dengan kebaktian dan mengerti mengapa kebaktian itu diluncurkan.

Ingatlah untuk beradaptasi saat kebutuhan berubah

Konvensi penamaan Anda akan dipersingkat saat pengguna mempelajari cara menyederhanakan elemen dalam nama — jenis aset, nomor proyek, vendor, unit organisasi, ukuran, tujuan pengiriman aset, tanggal, dan lainnya. Tim yang menggunakan “kenormalan baru” akan menyebabkan pengetahuan mereka dan pengetahuan individu karyawan lainnya menjadi “tertanam” ke dalam aset sehingga dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Segera, mereka akan menyarankan perubahan untuk mengoptimalkan nama file, memperkenalkan akronim baru yang lebih baik, dan elemen lain yang akan membuat proses penamaan lebih mudah dan lebih cepat untuk semua orang.

Gali lebih dalam: Inilah mengapa Anda memerlukan alur kerja DAM — dan cara memetakannya