4 Aspek Kepatuhan Yang Harus Diterapkan Perusahaan Anda

Terlepas dari industrinya, semua bisnis harus mematuhi peraturan. Baik undang-undang dan praktik tersebut bersifat umum atau khusus industri, program kepatuhan membantu perusahaan tetap sejalan.

Program kepatuhan mirip dengan isyarat yang dihadapi pengemudi dan pengendara sepeda di jalan raya. Pagar pembatas dan jalur membuat orang bergerak dalam batas-batas tertentu dan memberikan arah. Tanda dan lampu lalu lintas membantu memperingatkan tentang kondisi buruk dan mencegah kecelakaan.

Pos Terkait: 11 Cara Meningkatkan Kepatuhan Dapat Membantu Mengembangkan Bisnis Anda

Program kepatuhan membuat pagar figuratif, jalur, tanda, dan lampu lalu lintas untuk karyawan. Namun, program ini juga memberi bisnis cara untuk meninjau dan melacak segala sesuatu yang terkait dengan kepatuhan terhadap peraturan. Ini dapat mencakup prosedur yang berlaku untuk peran pekerjaan tertentu, fungsi departemen, atau budaya organisasi.

Sementara beberapa aspek dari program kepatuhan ditentukan oleh undang-undang, aspek lainnya hanyalah praktik bisnis yang sehat. Berikut adalah empat hal yang perlu dipertimbangkan untuk diterapkan.

1. Praktik Audit dan Pemantauan

Audit dapat membantu menentukan seberapa baik prosedur bisnis sejalan dengan peraturan dan standar industri. Misalnya, organisasi layanan kesehatan harus mematuhi peraturan HIPAA. Bisnis di luar industri perawatan kesehatan mungkin harus mematuhi peraturan dan undang-undang privasi konsumen terpisah yang mengatur dokumen keuangan. Audit eksternal dan internal menunjukkan area pemimpin di mana perusahaan berjalan dengan baik dan perbaikan apa yang perlu mereka lakukan.

Katakanlah bisnis Anda adalah penyedia layanan cloud yang menyimpan data untuk banyak klien. Anda ingin mengetahui apakah praktik data dan kontrol internal Anda cukup aman untuk melindungi informasi pelanggan.

Pedoman industri dalam panduan audit SOC 2 dapat membantu Anda menentukan apakah bisnis Anda patuh. Panduan audit juga mengidentifikasi apa yang diharapkan dari audit dan bagaimana melanjutkan sesuai dengan rekomendasi industri.

Tentu saja, audit yang sebenarnya adalah cara yang lebih teliti untuk menentukan di mana prosedur bisnis berada. Di antara audit, pemantauan menentukan apakah praktik dan prosedur terlalu jauh keluar jalur. Pemantauan biasanya mencakup tindakan pengendalian kualitas, seperti pengamatan karyawan.

Di sektor pendidikan, observasi kelas menentukan apakah guru memenuhi persyaratan kurikulum. Pengamatan ini adalah peluang untuk mengidentifikasi di mana setiap karyawan mungkin memerlukan pelatihan tambahan untuk memastikan organisasi tetap patuh. Anggota staf bekerja dengan administrator untuk memperbaiki kekurangan dan meningkatkan kekuatan yang ada.

Baca Juga: 10 Langkah Menemukan Ide Bisnis Niche yang Menguntungkan

2. Pelatihan Karyawan

Karyawan tidak dapat menerapkan apa yang tidak mereka pahami atau ketahui. Melatih staf Anda tentang cara membantu bisnis agar tetap patuh sangatlah penting. Tapi begitu juga memberi mereka informasi latar belakang tentang mengapa program kepatuhan dan prosedurnya diperlukan. Sementara dokter hewan industri mungkin memiliki lebih banyak pengetahuan daripada karyawan baru, peraturan yang berkembang dapat berarti perubahan dalam penalaran atau tujuan.

Karyawan yang tidak memahami atau mengetahui tujuan di balik program kepatuhan mungkin akan kurang termotivasi untuk melaksanakannya. Penelitian McKinsey & Company menunjukkan bahwa 70% karyawan menentukan tujuan mereka melalui pekerjaan.

Program kepatuhan dan peraturan industri sering berjalan seiring dengan misi atau tujuan organisasi secara keseluruhan. Pelatihan formal dan informal memberi karyawan kesempatan untuk membantu membentuk misi tersebut. Kursus, pertemuan, percakapan, dan sesi pelatihan di tempat kerja menjembatani kesenjangan antara upaya individu dan organisasi. Karyawan mempelajari bagaimana peran dan tindakan mereka sesuai dengan kesuksesan perusahaan, termasuk kepatuhan.

Anggota staf memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan, menyuarakan keprihatinan, dan memberikan saran untuk perbaikan. Tujuan atau peran individu mereka dalam bisnis menjadi lebih jelas dan dapat memberikan motivasi untuk melaksanakan tanggung jawab.

3. Orang atau Tim Titik yang Ditunjuk

Setiap kapal membutuhkan kapten untuk berlayar, dan hal yang sama berlaku untuk program kepatuhan agar berhasil. Perusahaan Anda harus memiliki orang atau tim inti yang mengawasi desain dan implementasi program.

Jumlah anggota tim kemungkinan akan tergantung pada ukuran dan luasnya bisnis. Organisasi kecil dengan satu lokasi mungkin hanya membutuhkan satu orang. Perusahaan yang lebih besar mungkin membutuhkan grup untuk menangani kepatuhan di beberapa fasilitas.

Baca Juga: Cara Terbaik Untuk Mengelola Utang Anda Secara Efektif

Peran pimpinan atau tim kepatuhan adalah memastikan program berjalan sesuai rencana. Orang atau tim inti membantu mengidentifikasi area lemah di mana ketidakpatuhan lebih mungkin terjadi. Tim kepatuhan juga dapat menunjukkan di mana masalah sudah terjadi dan bekerja dengan karyawan untuk memperbaikinya.

Katakanlah petugas kepatuhan menemukan cadangan data di luar lokasi yang terpisah tidak terjadi. Beberapa karyawan menyadari pencadangan ini harus dilakukan. Namun, mereka memberi tahu orang yang dituju bahwa ada kekurangan alat dan kontrol internal untuk berhasil melakukan pencadangan data. Orang atau tim poin kepatuhan dapat bekerja dengan pemimpin untuk mendapatkan anggota staf alat yang diperlukan. Tim kepatuhan juga dapat merancang kontrol yang lebih baik, termasuk prosedur verifikasi.

4. Prosedur dan Standar Terdokumentasi

Bahkan memori yang paling fotografi pun membutuhkan sesuatu untuk dirujuk kembali. Dokumentasi tertulis yang dapat diakses oleh semua karyawan sama pentingnya dengan komunikasi tatap muka. Prosedur kepatuhan yang terdokumentasi memberi karyawan tanda dan pedoman yang mereka butuhkan saat mereka bergerak.

Standar terdokumentasi memberikan instruksi ketika orang yang hidup tidak tersedia. Karyawan tidak perlu menghentikan apa yang mereka lakukan dan berpotensi membuat klien tidak nyaman. Mereka bisa mendapatkan jawaban atas pertanyaan sederhana dan mengikuti standar yang sama dengan rekan-rekan mereka.

Baca Juga: Mengapa Remote Working Akan Menjadi The New Normal

Dokumen tertulis memberi semua orang aturan yang sama dan memastikan penerapan standar tersebut secara seragam. Namun, dokumentasi harus mudah diikuti. Penting juga untuk meninjau sumber daya tertulis secara berkala untuk mengonfirmasi bahwa sumber daya tersebut diperbarui dan relevan. Ketika apa yang tertulis tidak sesuai dengan apa yang dikomunikasikan dalam rapat, hal itu menimbulkan kebingungan yang dapat menyebabkan ketidakpatuhan. Dokumen juga harus berlaku untuk peran pekerjaan sehingga karyawan dapat dengan cepat menemukan apa yang mereka butuhkan.

Tetap dalam Kepatuhan

Program kepatuhan dimaksudkan untuk membantu bisnis mengikuti peraturan dan praktik industri. Namun agar perusahaan tetap beroperasi sesuai jalur, program kepatuhan perlu mengandung komponen tertentu agar efektif. Beberapa di antaranya termasuk audit, sesi pelatihan, tim pengawasan, dan standar terdokumentasi. Menjadikan aspek-aspek ini sebagai bagian dari program kepatuhan perusahaan Anda akan meningkatkan peluang keberhasilannya.