Bagaimana melindungi dan memanfaatkan satu-satunya sumber kebenaran Anda

Ingat bermain Telepon (a/k/a Whisper Down the Lane) saat kecil?

Di situlah Anda membisikkan sebuah kalimat ke telinga seseorang yang membisikkannya kepada orang lain dan terus berlanjut hingga mencapai akhir baris. Orang terakhir kemudian mengumumkan apa yang mereka dengar untuk melihat kemiripannya dengan aslinya. Peringatan spoiler: Hampir tidak pernah sama. Dalam beberapa kasus, hasil akhirnya akan sangat berbeda sehingga sama sekali tidak dapat dikenali dari bahan sumbernya.

Sudah umum untuk mendengar sistem manajemen aset digital (DAM) suatu perusahaan disebut sebagai “satu-satunya sumber kebenaran” untuk semua asetnya. Ini harus menjadi perhentian pertama dan satu-satunya saat Anda membutuhkan versi aset saat ini yang disetujui. Namun apa yang terjadi jika Anda mendownload aset tersebut dan kemudian menguploadnya ke satu atau beberapa sistem atau situs terpisah? Jika aset tersebut diperbarui, bagaimana Anda memperbarui salinan di semua lokasi lainnya?

Maka sangat mudah untuk berakhir dalam situasi serupa dengan apa yang terjadi di Telepon.

Semakin jauh aset dan metadatanya berpindah dari DAM, semakin besar kemungkinan aset tersebut menjadi usang. Setiap kali Anda mengambil aset dari DAM dan mengunggahnya secara manual ke sistem lain, Anda menimbulkan risiko. Metadata mungkin salah dimasukkan atau hilang seluruhnya, nama file mungkin berubah. Tanpa hal tersebut, Anda akan kehilangan catatan apa pun tentang apa yang dilakukan dengan aset tersebut, kapan, di mana, dan oleh siapa. Semakin sulit untuk melacaknya, semakin sedikit konsistensi di seluruh manajemen merek Anda.

Gali lebih dalam: Metadata DAM: Mengapa lebih sedikit lebih baik

Mengunggah aset yang sama di beberapa lokasi tidak hanya berisiko, tetapi juga tidak efisien. Setiap unggahan adalah tugas yang mubazir. Waktu karyawan lebih baik dihabiskan pada pekerjaan yang memberikan nilai lebih. Ingat, ruang penyimpanan tidak terbatas dan tidak gratis. Lebih banyak salinan dapat membuat Anda mengeluarkan lebih banyak biaya untuk kapasitas penyimpanan yang lebih besar.

Tidak ada DAM yang merupakan sebuah pulau

Cara utama untuk meminimalkan risiko, menjaga konsistensi konten, menciptakan efisiensi, dan meningkatkan ROI DAM Anda secara keseluruhan adalah dengan mengintegrasikannya dengan alat dan sistem Anda yang lain.

Apakah Anda memiliki salah satu alat berikut yang (atau seharusnya) memanfaatkan aset dari DAM Anda?

• Platform manajemen merek.
• Sistem manajemen konten (CMS).
• Sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM).
• Sistem manajemen risiko perusahaan (ERM).
• Otomatisasi pemasaran.
• Sistem manajemen informasi produk (PIM).
• Alat manajemen media sosial.

Tahukah Anda seberapa baik mereka terintegrasi dengan DAM Anda? Jika tidak, Anda harus melakukannya.

Jangan batasi integrasi Anda pada sistem dan alat di bagian hilir DAM Anda. Ya, Anda ingin DAM menyalurkan aset final yang disetujui tersebut secara langsung ke sebanyak mungkin tempat yang diperlukan, namun apa yang menjadi hulu dari aset tersebut? Alur kerja apa yang ada seputar proses pembuatan, kolaborasi, dan persetujuan konten Anda? Selain itu, pertimbangkan sistem dan alat berikut sebagai kandidat integrasi:

• Perangkat lunak desain dan/atau alat pembuatan dokumen
• Perangkat lunak manajemen proyek

Lalu bagaimana dengan analitik? Memiliki cara yang terintegrasi dan otomatis untuk melacak aset Anda setelah aset tersebut keluar dari DAM dapat menunjukkan kepada Anda bagaimana kinerja pemasaran Anda secara real-time dan memungkinkan Anda memberikan nilai nyata pada aset Anda. DAM Anda mungkin memiliki kemampuan untuk memberi tahu Anda berapa kali suatu aset diunduh, tetapi berapa kali aset tersebut digunakan setelah itu? Berapa banyak mata yang melihatnya dan di mana? Semakin banyak visibilitas yang Anda miliki mengenai kapan, di mana, dan bagaimana suatu aset digunakan, semakin efektif Anda dalam menyusun strategi digital dan menemukan efisiensi dengan menggunakan kembali konten yang sukses.

Menggambar peta

Setelah Anda mengidentifikasi sistem dan alat yang ingin Anda integrasikan dengan DAM Anda, dari mana Anda memulainya?

Saya sarankan fokus pada metadata. Skema metadata di DAM Anda sudah ditentukan dan berurutan, namun bagaimana tampilannya di sistem lain yang akan Anda integrasikan? Menyelaraskan metadata di seluruh sistem Anda bukan hanya praktik terbaik untuk tata kelola data dan mendukung integritas metadata, namun juga penting untuk kelancaran koneksi antar sistem. Jika metadata Anda tidak selaras di seluruh sistem Anda, hal ini setara dengan menempatkan sekelompok orang yang berbicara bahasa berbeda dalam satu ruangan dan mengharapkan mereka untuk segera berkomunikasi dengan lancar. Tentu saja, pada akhirnya mereka akan mengetahuinya, namun hal itu akan menjadi jalan yang panjang dan penuh tantangan hingga saat itu tiba.

Jika Anda bersiap untuk mengintegrasikan DAM Anda dengan sistem lain, sebaiknya tanyakan pada diri Anda pertanyaan berikut tentang metadata:

• Jika aset masuk ke DAM dari sistem atau alat upstream, metadata apa yang akan disertakan dengan aset tersebut? Apakah ada metadata yang ditambahkan di DAM yang dapat atau harus ditambahkan di sistem aliran hulu tersebut?
• Setelah aset tiba di DAM, metadata tambahan apa yang mungkin perlu ditambahkan ke dalamnya?
• Untuk setiap sistem hilir yang Anda integrasikan, metadata apa yang perlu disertakan dengan aset tersebut? Bidang apa saja yang perlu dipetakan dari DAM ke sistem hilir?

Setelah Anda menentukan bidang metadata mana yang akan dipetakan di seluruh sistem Anda, Anda dapat menyelaraskan nama bidang dan kosakata terkontrol apa pun yang melekat pada bidang tersebut. Memiliki satu sistem yang menggunakan istilah spesifik yang terkait dengan merek Anda dan sistem lain yang menggunakan akronim untuk istilah tersebut dapat menimbulkan kebingungan. Buat semua orang berbicara dalam bahasa yang sama.

Memberi Anda ruang untuk berkembang

Mengintegrasikan DAM Anda bukan hanya hal yang menyenangkan untuk dimiliki, tetapi juga suatu keharusan. DAM adalah satu-satunya sumber kebenaran Anda, lokasi sentral untuk semua aset akhir yang disetujui, siap membantu Anda mempromosikan pesan merek Anda ke seluruh dunia. Integrasi membantu Anda mengelola dan mengontrol pesan tersebut demi konsistensi suara merek Anda. Mereka juga meningkatkan efisiensi dan meminimalkan risiko dengan mengotomatiskan tugas-tugas manual yang berlebihan dan mendorong penggunaan kembali konten yang ada, sehingga memberikan anggota tim lebih banyak waktu untuk mengerjakan pekerjaan yang berharga dan kreatif.