21 Langkah untuk mengirim email yang terlihat profesional

Pernahkah Anda melihat email di kotak masuk dan bertanya, “Mengapa saya tidak dapat mengirim email yang terlihat profesional seperti ini?”

Jika demikian, Anda berada di tempat yang tepat.

Konsumen sangat menyukai email untuk berkomunikasi dengan merek selama setiap tahap saluran penjualan. Hampir 70% orang memilih email pasca-pembelian daripada metode lain - seperti teks, misalnya. Mengirim email profesional sangat penting untuk membangun loyalitas dan kepercayaan merek dengan audiens Anda.

Tapi jangan khawatir. Kami berjanji itu tidak sesulit kelihatannya. Seperti kata pepatah: Di internet, tidak ada yang tahu Anda adalah bisnis kecil—atau dalam hal ini, tidak ada yang akan tahu Anda bukan seorang desainer.

Dengan teknologi yang tepat di pihak Anda, Anda dapat mengirim email yang terlihat sama berkelasnya dengan merek besar di kotak masuk Anda. Begini caranya.

Elemen di balik layar untuk mengirim email yang terlihat profesional

Untuk mengirim email yang terlihat profesional, Anda perlu mengatur beberapa elemen latar belakang.

1. Gunakan penyedia layanan email yang bereputasi baik

Penyedia layanan email berkualitas tinggi dapat membantu Anda membuat email profesional dengan anggaran bisnis kecil karena mereka menawarkan teknologi inovatif dalam kemasan yang ramah pengguna. Suka:

• Pembuatan daftar yang sesuai dengan Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR)

• Seret-dan-lepas template

• Otomatisasi

• Segmentasi

• Pencitraan merek yang konsisten

• Analisis dan pelacakan

• Pengujian A/B

• Pusat preferensi

• Alamat IP pengirim yang bereputasi baik untuk menghindari filter spam

Berikut adalah contoh pusat preferensi pelanggan yang dapat Anda buat dengan Emma.

Sumber: Emma

2. Kirim dari domain terverifikasi

Setiap penyedia layanan email yang layak akan membantu Anda mengautentikasi domain pengiriman Anda, yang melibatkan penambahan sedikit kode ke catatan penghemat nama domain Anda.

Dengan mengautentikasi domain, Anda dapat meningkatkan kemampuan pengiriman, mematuhi undang-undang anti-spam internasional, dan mencegah penipuan.

3. Segmentasikan daftar pelanggan Anda

Pelanggan (84% dari mereka, pada kenyataannya) mengatakan bahwa merek harus memperlakukan mereka seperti manusia—bukan angka.

Menyegmentasikan daftar pelanggan Anda dapat membantu Anda mengirimkan konten yang paling relevan. Bagi pelanggan Anda menjadi beberapa grup berdasarkan demografi, seperti:

• Usia

• Lokasi

• Jenis kelamin

• Apakah mereka orang tua

• Pekerjaan

• Perilaku penjelajahan

4. Siapkan kampanye yang dipicu

Menurut data Salesforce terbaru, 80% pelanggan mengatakan pengalaman yang diberikan merek sama pentingnya dengan produk atau layanannya.

Gunakan email untuk membuat perjalanan pelanggan berdasarkan peristiwa yang dipicu berikut:

• Selamat datang email

• Email transaksional

• Terima kasih email

• Orientasi

• Email ulang tahun

Email sambutan memiliki rasio buka 50% lebih tinggi - kampanye otomatis pada umumnya menghasilkan rasio klik 152% lebih tinggi. Penyedia layanan email yang tepat memudahkan pengiriman email yang terlihat profesional dengan otomatisasi.

Sumber: Emma

5. Ukuran dan waktu muat

Mempertimbangkan akses luas ke internet berkecepatan tinggi di AS dan layanan 4G LTE, email akan dimuat dalam waktu kurang dari dua detik. Setiap setengah detik setelah itu, lebih banyak orang mulai berebut tombol kembali.

5G sekitar 10 kali lebih cepat dari 4G, sehingga kecepatan email yang optimal bisa menjadi lebih pendek di tahun-tahun mendatang.

6. Informasi tajuk

Header email Anda berisi metadata yang digunakan klien email - seperti Gmail - untuk menganalisis dan menentukan apakah yang Anda kirim aman. Penyedia layanan email Anda akan membantu Anda menyiapkan hal berikut:

• Jalur kembali

• Kirim ID

• Kunci domain

• Status X-spam

• Jenis konten

Elemen teks untuk mengirim email yang terlihat profesional

Apa yang Anda katakan, dan bagaimana Anda mengatakannya, keduanya penting jika Anda ingin mengirim email yang terlihat profesional.

Gunakan sesuatu yang akan segera dikenali oleh pelanggan Anda, seperti nama merek Anda atau “Sally from Cats R Us.”

8. Baris subjek

Baris subjek harus sekitar 30 karakter - ini membantu mereka masuk ke pemberitahuan push di layar ponsel. Luangkan waktu untuk menulis baris subjek yang menarik perhatian dan menciptakan minat dan urgensi.

9. Pratinjau teks

Sebagian besar pemberitahuan push juga menampilkan sekitar 120 karakter teks pratinjau. Jangan menulis ulang baris subjek Anda di sini—ini akan ditampilkan dua kali. Tulis teks pratinjau yang terus membangun ketegangan dan menjelaskan apa yang ada di dalam email.

Sumber: Gmail

10. Salinan tubuh

Sekarang bukan waktunya untuk menulis novel. Katakan apa yang perlu Anda katakan dengan nada yang singkat dan percakapan. Beberapa email hampir tidak memiliki lebih dari beberapa kata, dan mengandalkan gambar untuk melakukan pekerjaan berat.

Sekitar 100 hingga 200 kata cukup untuk menjaga perhatian pelanggan Anda dan menyampaikan maksud Anda dengan beberapa tautan.

Tata letak dan elemen desain untuk mengirim email yang terlihat profesional

Anda tidak harus memiliki latar belakang desain untuk mengirim email yang terlihat profesional.

11. Ramah seluler atau responsif

Setidaknya 54% dari semua email dibuka di perangkat seluler. Menggunakan editor drag-and-drop dari penyedia layanan email seperti Emma, ​​Anda dapat membuat:

1. Email ramah seluler yang terlihat sama di ponsel dan desktop, atau

2. Email responsif yang mengubah desainnya berdasarkan tempat pelanggan membuka email.

Antara 14% dan 52% orang pertama-tama akan membuka email promosi di ponsel mereka dan kemudian kedua kalinya di desktop untuk menyelesaikan pembelian, jadi penting untuk mengoptimalkan pengalaman desktop dan seluler.

Berikut email responsif dari Adidas yang berubah menjadi format satu kolom di seluler:

Sumber: Adidas

12. Catatan Kaki

Footer Anda berisi detail penting seperti alamat fisik Anda, tautan sosial, penafian, dan tautan berhenti berlangganan. Potongan informasi seperti alamat fisik dan tautan berhenti berlangganan diwajibkan oleh hukum di sebagian besar negara.

Ambil contoh ini dari Credit Karma.

Sumber: Gmail

13. Tubuh

Tata letak satu kolom berfungsi paling baik untuk menciptakan pengalaman seluler dan browser yang mulus. Pisahkan blok teks dengan gambar, subjudul, dan tombol CTA.

Penerbangan Murah Scott menggunakan potongan cepat teks, grafik, subjudul, dan ulasan untuk membuat email ini mengalir dengan baik.

Sumber: Email Sangat Bagus

Elemen visual untuk mengirim email yang terlihat profesional

Kirim email yang terlihat profesional dengan pencitraan merek yang konsisten dan visual yang memukau.

14. Gambar dan grafik

Gambar dan grafik yang relevan penting untuk menarik perhatian dan memecah salinan Anda.

Seperti yang ditunjukkan oleh pakar desain di Nielsen Norman, gambar Anda harus sangat relevan dengan salinan Anda untuk meningkatkan keterlibatan pelanggan dan tidak boleh mengorbankan keterbacaan.

15. Multimedia

Multimedia penting untuk membuat audiens Anda tetap terlibat dan menjelaskan tentang konten Anda. Gunakan media seperti:

• GIF

• Video

• Infografis

• Ulasan tertanam

• Umpan sosial tersemat

• Fitur interaktif

Harry menyertakan kuis interaktif yang dapat diklik pelanggan untuk menemukan aroma ideal mereka.

Sumber: Email Sangat Bagus

16. Merek dan warna

Gunakan panduan gaya merek Anda untuk memilih warna terbaik untuk tautan email, salinan, subjudul, jeda baris, filter foto, dan elemen lainnya. Pastikan untuk menyertakan logo merek di atas gambar yang relevan dan di awal email Anda.

Ambil email Lonely Planet di bawah ini. Mereka menyertakan logo mereka di bagian atas email, bersama dengan beberapa grafik dengan CTA. Tombol CTA menggunakan warna biru bunga jagung khas mereka.

Sumber: Lonely Planet

17. Gaya dan ukuran font

Aksesibilitas besar di sini. Pertama, pastikan font Anda besar dan cukup tebal untuk dibaca semua orang—ingatlah untuk mempertimbangkan mereka yang memiliki gangguan penglihatan.

Namun, Anda juga harus mempertimbangkan aksesibilitas untuk browser web. Meskipun banyak font web dikenali oleh sebagian besar klien email, sebaiknya pilih font web-safe untuk memastikan teks Anda terlihat sama di semua browser dan perangkat.

Berikut adalah contoh font web-safe:

Sumber: W3schools

Elemen konten untuk mengirim email yang terlihat profesional

Faktor kecil membuat dampak besar.

18. Materi pelajaran

Jangan mencoba menjejalkan beberapa topik ke dalam satu kampanye email - kecuali jika Anda mengirim buletin untuk blog Anda. Sebaliknya, tetap berpegang pada satu topik per email.

19. Tautan

Buat tautan mudah dilihat pelanggan dengan menggunakan warna khas. Gunakan kata kunci untuk hyperlink Anda dan letakkan di akhir kalimat atau di barisnya sendiri yang dikelilingi oleh banyak ruang putih.

Hyperlink Anda harus secara akurat menggambarkan apa yang ada di sisi lain tautan juga. Orang-orang perlu merasa percaya diri sebelum mereka mengklik.

20. Tombol CTA

Untuk ajakan bertindak utama Anda, pilih tombol di atas hyperlink. Tombol CTA menggunakan warna-warna cerah dan menarik perhatian. Mereka juga berguna untuk menempatkan tautan di atas gambar dan meningkatkan aksesibilitas seluler karena tombol lebih mudah diketuk di ponsel daripada hyperlink.

21. Halaman arahan

Halaman arahan harus mengikuti panduan serupa yang disebutkan di sini untuk meningkatkan keterlibatan dan membuat email terlihat profesional.

• Gunakan nada, suara, dan branding yang sama dengan email Anda.

• Optimalkan kecepatan dan penjelajahan seluler.

• Sematkan formulir dan media langsung ke halaman arahan.

Penyedia layanan email seperti Emma memungkinkan Anda mendesain halaman arahan dengan editor yang sama yang Anda gunakan untuk email Anda sehingga keduanya sepenuhnya dioptimalkan.

Sumber: Emma

Bungkus

Tidak sulit untuk mengirim email yang terlihat profesional. Memang, bagaimanapun, mengambil banyak pertimbangan dan pemikiran. Detail penting.

• Simpan berbagai template untuk buletin, promosi, dan topik lainnya untuk digunakan kembali nanti.

• Tetap berpegang pada satu suara dan nada untuk menjaga pesan merek Anda tetap konsisten.

• Gunakan fitur personalisasi untuk membuat email Anda relevan.

• Optimalkan semuanya untuk penjelajahan seluler – termasuk halaman arahan Anda.

Editor email seret-dan-lepas Emma dapat membantu Anda melawan orang-orang besar dengan anggaran pemasaran yang besar. Lihat cara kerjanya.