10 Cara Meningkatkan Komunikasi Internal di Organisasi Anda

Komunikasi adalah sesuatu yang sering diperjuangkan oleh banyak perusahaan dan organisasi. Tidak peduli seberapa besar atau kecil bisnis Anda, Anda bisa mengalami masalah baik dalam komunikasi internal maupun eksternal.

Tapi bagaimana Anda bisa mengatasi masalah ini secara efektif, terutama jika menyangkut masalah di dalam perusahaan Anda?

Berikut adalah sepuluh cara untuk meningkatkan komunikasi internal di organisasi Anda.

1. Perjelas Misi dan Visi Anda

Saat mencoba meningkatkan komunikasi internal, yang terbaik adalah memulai dengan dasar-dasarnya. Setiap organisasi perlu mengetahui misi dan visinya (serta nilai-nilainya), jadi jika Anda masih belum menjelaskannya kepada tim Anda, inilah saatnya Anda akhirnya melakukannya.

Misi Anda adalah apa yang ingin dilakukan perusahaan Anda dalam hal tujuan dan sasaran, sedangkan visi Anda adalah tentang aspirasi yang Anda miliki. Nilai-nilai perusahaan Anda juga akan menjadi penting karena akan membantu Anda menentukan prinsip-prinsip terpenting yang akan dijalankan oleh organisasi Anda.

2. Manfaatkan Alat Komunikasi Digital

Saat ini, komunikasi digital telah menggantikan banyak bentuk komunikasi tradisional. Selain itu, beberapa tim beroperasi dari jarak jauh, yang membuat komunikasi digital menjadi suatu keharusan daripada pilihan. Memanfaatkan alat komunikasi digital dapat membantu Anda meningkatkan komunikasi internal Anda secara signifikan.

Misalnya, jika Anda memiliki kantor besar, Anda dapat membiarkan karyawan menggunakan obrolan alih-alih meminta mereka berjalan ke seluruh gedung untuk menjangkau orang yang mereka cari. Dan jika Anda memiliki tim jarak jauh, Anda perlu menggunakan obrolan suara dan video serta mengirim SMS secara ekstensif sepanjang hari.

3. Gunakan Tugas dan Alat Manajemen Proyek

Selain menggunakan alat komunikasi digital, Anda juga harus mulai menggunakan alat manajemen tugas dan proyek. Ini dapat membantu Anda dan tim Anda mengatur lebih baik semua aktivitas, tugas, dan acara yang dijadwalkan untuk hari, minggu, bulan, atau bahkan tahun.

Dengan menggabungkan aplikasi pelacakan GPS karyawan ke dalam tugas dan alat manajemen proyek, Anda tidak hanya dapat merampingkan organisasi aktivitas, tugas, dan acara, tetapi juga mendapatkan wawasan berharga tentang produktivitas karyawan dan alokasi waktu. Aplikasi ini memberikan visibilitas dan data real-time yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan alokasi sumber daya, melacak kemajuan proyek, dan memastikan penyelesaian tugas tepat waktu.

Misalnya, alat seperti Asana dapat digunakan oleh tim Anda untuk menetapkan tugas, menjadwalkannya, menambahkan tag dan detail, mengubah tenggat waktu, dan sebagainya. Kalender sederhana sudah bisa berguna, tetapi Asana membawa tugas dan manajemen proyek ke tingkat yang sama sekali baru sambil memiliki antarmuka yang ramah pengguna yang bahkan pemula pun akan mengetahuinya dengan cepat.

4. Mulai Menjalankan Blog Internal

Aspek komunikasi internal yang sering diabaikan adalah berbagi pengetahuan. Perusahaan memiliki begitu banyak pengetahuan dan informasi kolektif yang gagal mereka manfaatkan dengan sukses karena mereka mengabaikan aspek komunikasi ini. Untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat mulai menjalankan blog internal.

Blog internal dapat membantu tim Anda tetap mengetahui berita terbaru perusahaan, berbagi informasi berharga, membangun budaya perusahaan, dll. Jika Anda tidak punya waktu untuk menulis konten untuk blog, Anda dapat mempekerjakan penulis berpengalaman dari layanan penulisan seperti sebagai Pendidikan Esai Terbaik, yang akan membuat semua konten blog Anda untuk Anda.

5. Aktif Meminta Pendapat dan Masukan

Inti dari komunikasi adalah untuk melakukan dialog yang berkelanjutan, tetapi bagaimana Anda bisa bercakap-cakap ketika karyawan Anda takut untuk menyuarakan pendapatnya? Inilah mengapa Anda harus secara aktif meminta umpan balik dan perspektif dari anggota tim Anda.

Setiap kali Anda mengadakan rapat, dorong orang untuk angkat bicara. Bahkan di luar rapat, Anda perlu menunjukkan bahwa Anda ingin mendengar apa yang dikatakan anggota tim Anda. Setiap orang harus dapat menyuarakan kekhawatiran, frustrasi, ide, dan sebagainya untuk melakukan diskusi yang tepat dengan tim.

6. Jadwalkan Waktu untuk Berbicara dengan Anggota Tim

Jika Anda seorang pemimpin yang sibuk, Anda mungkin terlihat sebagai orang tertutup yang tidak ingin berkomunikasi dengan karyawannya. Inilah mengapa selalu penting untuk menjadwalkan waktu untuk berbicara dengan anggota tim Anda dan menunjukkan bahwa Anda terbuka untuk mereka.

Pemimpin perlu memberi contoh untuk tim mereka, jadi Anda perlu menganggap serius komunikasi internal agar karyawan Anda mengikuti Anda. Pastikan Anda mengirimkan pesan yang tepat kepada mereka secara konsisten.

7. Dorong Bicara Air-Cooler

Pembicaraan pendingin air mengacu pada percakapan yang terjadi antara karyawan kantor selama waktu istirahat ketika semua orang berkumpul di dekat pendingin air. Di kantor fisik, mudah untuk mendorong percakapan seperti itu, tetapi menjadi lebih sulit dengan tim jarak jauh.

Jika semua karyawan Anda berada di tempat yang berbeda dan berkomunikasi secara digital, penting untuk istirahat bagi mereka untuk beristirahat sepanjang hari kerja. Anda juga harus mendorong mereka untuk mengobrol selama jeda ini baik dengan mengirim SMS atau melalui panggilan suara atau video.

8. Buat Kotak Saran Anonim

Tidak peduli seberapa bersahabat suasana di perusahaan Anda, beberapa karyawan mungkin masih ragu untuk menyuarakan pendapat dan menyarankan sesuatu. Mereka mungkin takut pada Anda atau bahkan pada penilaian yang mungkin dilakukan rekan kerja mereka terhadap mereka.

Untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat membuat kotak saran anonim tempat siapa saja dapat berbagi ide. Demikian juga, pertimbangkan untuk mengizinkan keluhan anonim. Ini dapat membantu Anda mencegah konflik langsung dan menyelesaikan masalah dengan cara yang lebih berkepala dingin.

9. Mencegah Perilaku Anti-Sosial

Meskipun Anda harus mendorong perilaku positif yang berbeda, seperti pembicaraan tentang air dingin, Anda juga harus mengecilkan perilaku anti-sosial. Anda tidak ingin siapa pun dari tim Anda menjadi tertutup dari orang lain.

Jika Anda melihat seseorang kurang bersosialisasi dengan karyawan lain, pastikan untuk mencari tahu alasannya dan cobalah untuk mengubah perilakunya. Tentu saja, Anda tidak boleh memaksa – setiap situasi berbeda dan akan memiliki nuansa tersendiri.

10. Pertimbangkan untuk Mengevaluasi Ulang Organisasi Anda

Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, pertimbangkan untuk mengevaluasi kembali organisasi Anda sepenuhnya. Cara perusahaan Anda terstruktur mungkin menjadi penyebab komunikasi internal yang buruk serta masalah lain yang mungkin Anda dan tim Anda perjuangkan.

Jika Anda dapat membuat bisnis yang diatur dengan cara yang paling efisien, Anda akan meminimalkan masalah apa pun yang mungkin sedang Anda perjuangkan saat ini. Ini adalah solusi radikal untuk mengatur ulang perusahaan Anda, tetapi masih merupakan pilihan.

Pikiran Akhir

Secara keseluruhan, mengidentifikasi penyebab masalah komunikasi Anda dan mengatasi masalah tersebut akan memakan waktu. Namun pada akhirnya, itu pasti akan sepadan karena organisasi Anda akan berfungsi lebih efisien, dan komunikasi Anda akan lebih efektif. Gunakan tips dalam artikel ini untuk membantu Anda meningkatkan komunikasi internal dalam bisnis Anda.