10 Tips Penting untuk Pemasaran Acara yang Sukses

Pemasaran acara dapat menjadi alat yang ampuh bagi perusahaan atau organisasi Anda untuk membantu membangun kesadaran merek, terhubung dengan audiens target Anda secara pribadi, dan bahkan mendorong penjualan. Tetapi pemasaran acara bukan hanya tentang mempromosikan diri Anda dan merek Anda; ini tentang menciptakan kesan abadi yang bertahan lama bagi orang-orang setelah mereka meninggalkan stan atau pesta Anda.

Pada akhirnya, tujuan pemasaran acara adalah untuk menciptakan pengalaman yang tak terlupakan. Apakah Anda mengirim pelanggan untuk berburu melalui toko Anda atau menyelenggarakan kelas memasak dengan salah satu produk Anda sebagai bahan utama, tujuannya adalah untuk membuat acara yang menarik bagi semua orang dan membuat orang bersemangat tentang merek Anda.

Berikut adalah 10 tips yang akan membuat acara perusahaan Anda berikutnya sukses.

Tip #1: Waktu adalah Segalanya

Saat merencanakan acara Anda, sebaiknya hindari bulan kalender seperempat satu. Acara-acara di belakang belanja liburan dapat berkinerja buruk atau bahkan menurun, itulah sebabnya banyak bisnis menolak proyek pemasaran acara selama bulan-bulan pertama tahun ini.

Selain itu, kuartal satu terkenal dengan tantangan cuaca. Jika Anda memutuskan untuk melanjutkan acara musim dingin, ingatlah bahwa hal-hal sederhana seperti penghangat tangan dan penghangat hadiah sangat bermanfaat bagi staf dan tamu.

Tip #2: Kenali Target Pelanggan Anda

Seperti semua pemasaran, agar pemasaran acara berhasil, itu harus ditargetkan. Saat merencanakan acara Anda, ketahui siapa yang ingin Anda libatkan, cara terbaik untuk menarik perhatian mereka, dan di mana Anda akan menemukan mereka.

Setiap dolar yang Anda belanjakan harus ditujukan untuk audiens yang tepat. Memahami demografi mana yang mereka cakup — usia, jenis kelamin, dan lokasi geografis, misalnya — sangat penting, tetapi jenis informasi lain dapat membantu Anda lebih dalam: psikografis. Ini adalah sikap dan keyakinan yang menentukan audiens target Anda, dan faktor-faktor ini memungkinkan Anda untuk menentukan acara dan konferensi yang kemungkinan besar akan dihadiri audiens target Anda.

Tip #3: Dua Kepala Lebih Baik dari Satu

Salah satu cara terbaik untuk menghasilkan lebih banyak daya tarik untuk acara Anda adalah dengan bekerja sama dengan mitra strategis. Kemitraan dapat membantu Anda menjangkau audiens baru, memeras lebih banyak nilai dari acara Anda, dan menghemat uang untuk biaya pemasaran. Bermitra dengan organisasi lain mendatangkan peserta baru dan menciptakan peluang untuk promosi silang antar merek.

Saat menyelaraskan merek Anda dengan mitra dan acara strategis, lakukan riset. Hindari acara tahun pertama kecuali promotor atau penyelenggara acara memiliki rekam jejak yang kuat.

Lokasi adalah kunci dalam hal acara dan ritel, karena area lalu lintas yang lebih tinggi seperti pintu masuk atau penutup akhir biasanya memberikan ROI terbaik. Sebaliknya, area yang paling keras, seperti di dekat musik live, dapat membuat sangat sulit untuk terhubung selama percakapan.

Kiat #4: Ketahui Permainan Akhir Anda

Pemasaran acara yang sukses didasarkan pada tujuan yang jelas. Sebelum Anda dapat mengukur kesuksesan acara Anda, Anda perlu mengetahui seperti apa kesuksesan itu nantinya dengan menentukan indikator kinerja utama (KPI) yang akan digunakan untuk mengevaluasi kinerja acara Anda.

KPI adalah metrik spesifik yang membantu Anda mengukur dan menentukan seberapa baik kinerja aktivitas atau inisiatif relatif terhadap sasaran atau standar. Misalnya, jika sasaran Anda adalah meningkatkan penjualan sebesar 8% tahun ini dan penjualan naik 10%, maka KPI Anda terlampaui sebesar 2%.

ROI adalah metrik penting untuk mengukur keberhasilan upaya pemasaran acara Anda, tetapi itu bukan satu-satunya. ROI adalah indikator keberhasilan — bukan tujuan itu sendiri. Ini dapat membantu memandu keputusan di masa mendatang, tetapi juga penting untuk menjaga agar ROI tidak menjadi satu-satunya hal yang penting saat mengevaluasi pemasaran acara. Meskipun sulit untuk menghitung nilai dari hal-hal seperti koneksi baru, promosi dari mulut ke mulut, keterlibatan online, dan buzz, hal tersebut sering kali bernilai lebih dari sekadar penjualan dalam jangka panjang.

Tip #5: Sukses Memerlukan Perencanaan

Setiap acara pemasaran pengalaman membutuhkan dokumen prosedur operasi standar yang terdefinisi dengan baik. Instruksi tertulis ini harus menjabarkan rutinitas terperinci untuk acara Anda.

Dengan hati-hati menginvestasikan waktu Anda dalam perencanaan awal acara Anda akan memberi Anda dividen besar pada akhirnya. Pastikan untuk memetakan detail seluruh acara dari awal hingga akhir, dan berikan alat yang dibutuhkan tim Anda agar berhasil.

Kiat #6: Bersiaplah untuk Penyiapan

Saat merencanakan acara Anda, buat panduan penyiapan acara untuk staf dan sukarelawan Anda. Pastikan untuk memasukkan apa yang Anda harapkan mereka bawa dan kenakan ke acara tersebut, serta daftar lengkap semua yang Anda butuhkan di stan Anda.

Misalnya, sebagian besar acara mengharuskan Anda membawa meja enam kaki, karung pasir atau ember pemberat untuk mengamankan tenda, meja enam kaki, rok meja bermerek, materi pemasaran, dan tenda bermerek berukuran 10×10 jika ruangannya cukup. cukup besar atau meja koktail yang lebih kecil jika ruangnya sempit. Ahli perencanaan acara memastikan untuk selalu datang dengan ikatan zip, lakban, spidol, kabel ekstensi, dan gunting industri untuk menghadapi keadaan darurat tak terduga yang muncul.

Kiat #7: Jauhkan Calon Pelanggan dengan Sesuatu di Tangan Mereka

Orang-orang menyukai barang gratis, jadi pastikan untuk menyertakan beberapa barang hadiah di acara Anda. Jika memungkinkan, tawarkan lebih dari satu jenis takeaway, jadi ada sesuatu yang sesuai dengan selera semua orang.

Saat tamu pergi dengan barang dagangan atau barang curian murah, merek Anda hidup di luar acara. Suvenir yang berkesan mengingatkan orang tentang pengalaman mereka dengan merek Anda dan bahkan mungkin mendorong mereka untuk berbagi kenangan dengan teman dan keluarga.

Tip #8: Biarkan Acara Langsung Melalui Media Sosial

Konten sosial yang dapat dibagikan memungkinkan pengalaman Anda bertahan lama setelah Anda mengemas stan Anda dengan mengubah setiap peserta menjadi duta merek Anda. Selama acara, bagikan bantuan dengan tagar acara dan beri insentif kepada tamu untuk mengambil gambar dan berbagi.

Pastikan Anda memiliki staf yang siap untuk mendokumentasikan acara tersebut melalui foto dan video Anda sendiri. Setelah acara selesai, publikasikan foto dan klip tersebut di saluran sosial Anda. Berbagi gambar, video, dan cerita serta terlibat dengan komentar membuat pengalaman tetap hidup lama setelah berakhir.

Semakin kreatif dan menyenangkan pengalaman Anda, semakin mudah mengumpulkan konten menarik dan mendorong pengikut untuk berbagi. Ada banyak cara untuk menonjol dari yang lain — Anda hanya perlu berpikir di luar kotak. Misalnya, permainan atau aktivitas yang mempromosikan interaksi peserta membuat acara lebih berkesan bagi semua orang yang terlibat.

Tip #9: Analisis Prosesnya

Setelah acara Anda, pastikan untuk mengevaluasi prosesnya. Buat catatan tentang apa yang berhasil dengan baik dan apa yang akan Anda ubah di lain waktu. Bisakah Anda membilas dan mengulangi prosesnya atau meningkatkannya di masa mendatang?

Ingatlah untuk mengevaluasi bagaimana audiens target Anda merespons. Sebelum acara, luangkan waktu untuk memetakan perjalanan pelanggan yang Anda impikan untuk acara ini. Bagaimana Anda akan menarik prospek dari acara ke corong Anda, dan apa yang akan Anda lakukan untuk berinteraksi dengan prospek tersebut? Setelah acara, tentukan apakah peta Anda akurat.

Ini "post-mortem" sangat penting untuk mengevaluasi apa yang berhasil dan apa yang tidak berhasil. Gunakan informasi dan wawasan ini untuk menyempurnakan acara atau kampanye Anda berikutnya.

Tip #10: Ucapkan terima kasih kepada semua peserta yang terlibat dalam acara tersebut

Pemasaran acara memerlukan waktu yang lama, jadi ingatlah untuk berterima kasih kepada tim Anda atas kerja keras mereka. Selama acara berlangsung, pastikan staf Anda bekerja dengan kecepatan penuh dengan menawarkan camilan sehat, energy bar, air dingin, dan minuman ringan.

Setelah itu, bagikan kartu hadiah murah yang berlaku untuk acara di lokasi ritel sebagai ucapan terima kasih. Ingat, staf, pekerja, sukarelawan, manajemen, dan penyelenggara acara Anda semuanya adalah pelanggan potensial, jadi pastikan untuk berterima kasih dan melibatkan semua orang yang terlibat.

Yang terpenting, pastikan pemasaran acara Anda bukan hanya tentang penjualan tetapi tentang menciptakan kesan abadi melalui interaksi dan pengalaman yang tak terlupakan. Yang paling penting adalah bersenang-senang! Jika Anda tidak menikmati apa yang Anda lakukan, audiens Anda juga tidak akan menyukainya.