Gestion de la charge de travail avec le logiciel de surveillance des employés : un guide complet 2022

Êtes-vous dérangé par votre équipe sous-travaillée? Cherchez-vous constamment des moyens de rendre le temps de vos employés plus productif ? Eh bien, ce blog est la solution ultime pour vous. La plupart des entreprises ne parviennent en effet pas à trouver la meilleure façon de gérer la charge de travail. À leur tour, ils surchargent ou sous-travaillent leur personnel. Ces deux situations ne sont en aucun cas bénéfiques pour l'entreprise.

Garder votre personnel sous-employé ne vous aidera pas à couvrir les coûts et les projets hautement prioritaires à temps. De plus, les garder surchargés de travail entraînera un épuisement professionnel. Mais avec l'aide de mon guide, vous pourrez trouver l'équilibre parfait pour vous. J'ai couvert tout ce que vous devez savoir sur la gestion de la charge de travail en 2022.

Que signifie la gestion de la charge de travail ?

Une bonne gestion de la charge de travail fait référence à l'attribution et à la délibération des tâches pour obtenir le maximum de résultats productifs. Lorsque vous trouvez un bon équilibre dans votre lieu de travail, chaque membre de l'équipe travaille au mieux de ses capacités. Tant d'organisations sont coupables d'accorder trop d'importance aux coûts, aux ressources, à l'argent, etc. À leur tour, elles oublient de prendre soin de la ressource la plus cruciale - les employés.

L'utilisation d'un logiciel de surveillance des employés résoudra pour vous tous ces problèmes liés à la gestion de la charge de travail. Un logiciel efficace comme celui-ci vous aide à comprendre quelle tâche doit être assignée à qui. De plus, les problèmes de gestion du temps sont résolus sans aucun obstacle. Vous pouvez afficher les rapports de performance des employés - par équipe, par individu et même par département. Une fois que vous savez qui est le meilleur à quoi et combien de temps chaque projet a besoin, c'est chose faite ! À l'avenir, vous pourrez attribuer et déléguer des tâches à vos employés avec la meilleure application de suivi du temps pour les employés. De cette façon, vous n'exercerez aucune pression inutile sur eux !

Comment un système de surveillance des employés aide-t-il à gérer la charge de travail ?

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Priorise les projets selon l'urgence

Dans la répartition du travail, le manque de priorisation est l'une des erreurs majeures. Cependant, avoir un logiciel de surveillance des employés résout ce gros problème. Avec ce logiciel, vous pouvez simplement résoudre le poids de chaque tâche. Tout ce que vous avez à faire est d'ajouter, de modifier ou même de supprimer des tâches sur la feuille de temps de votre travailleur sur site ou à distance, et le tour est joué. Vous pouvez ajouter autant de commentaires que vous le souhaitez et aplanir les tâches urgentes de la journée. De cette façon, personne n'est confus et aucune tâche hautement prioritaire n'est laissée de côté. Lorsque vous disposerez de cette aide, vous n'aurez plus de difficultés à identifier et à répartir les tâches entre plusieurs employés.

Calcul de la portée de chaque projet

Les entreprises ont tendance à donner un calendrier inapproprié pour les projets. Parfois, vous pouvez attribuer un délai inapproprié qui pourrait entraîner un déséquilibre dans le maintien de la charge de travail. L'aide d'une application de surveillance des employés aidera à identifier la portée de chaque projet. Vous pourrez attribuer la date limite, le jalon ou même les dépendances corrects avec cette application. Un autre aspect important de cette application est que vous pouvez facilement extraire les derniers rapports de projets similaires. Lorsque vous aurez des informations détaillées et précises avec vous, il sera facile de comprendre combien de temps durera le projet.

Enregistrement avec les membres de l'équipe

Vous avez peut-être entendu les histoires d'horreur de mauvais chefs de projet qui ne comprennent pas un système de gestion de la charge de travail sain. Eh bien, vous ne voulez pas être l'un d'eux maintenant, n'est-ce pas ? Pour ces raisons, il est préférable de choisir un logiciel de surveillance des employés. Vous pouvez comprendre le style de travail de chaque employé, le temps qu'il faut pour terminer les projets et bien plus encore. Parfois, il est difficile pour les employés de gérer la charge (si le projet demande beaucoup d'attention). Dans ces situations, vous pouvez déléguer ou modifier des tâches selon les besoins. De cette façon, il y aura plus d'employés heureux et productifs dans votre équipe.

Décourage les distractions

Les employés distraits vous coûtent de précieuses heures de travail. Lorsqu'un employé est distrait, il n'y a aucune chance que le travail qui lui est assigné soit fait à temps. À la fin de la journée, votre employé essaiera de se dépêcher et de terminer les projets, et bien, nous savons tous ce qui se passe alors ! La hâte a toujours fait du gaspillage !

Vous avez peut-être remarqué que vos employés se livraient à de nombreuses distractions telles que les réseaux sociaux, les conversations au bureau, utilisaient trop de "temps d'appel", etc.

Cela conduit à un certain nombre de problèmes tels que -

• Délais incomplets,
• Tâches hautement prioritaires oubliées,
• Pressé en fin de journée,
• Épuisement de l'esprit de l'employé, et bien plus encore.

Toutes les situations mentionnées ci-dessus ne sont pas un « bon » signe pour votre entreprise ! En moyenne, un employé perd près de 3 heures par jour ! Maintenant, imaginez le genre de travail qui aurait autrement été exécuté à la perfection pendant ces 3 heures. L'utilisation de trackers de temps résout ce problème. Lorsque vous demandez à un employé d'installer un bon tracker dans son système, il est en alerte maximale. Ils comprennent très bien que vous garderez un œil sur le genre de travail effectué par eux. En fait, les meilleurs trackers du marché auront de nombreuses fonctionnalités qui vous permettront d'accéder à chaque seconde des heures facturables de votre employé et de fournir également des rapports détaillés toutes les heures. Ainsi, si vous constatez que votre employé manque quelque part, aller vers lui avec le rapport évitera tout problème de transparence.

Il y a un autre énorme avantage à installer ce tracker. Lorsque les distractions sont minimisées, vous remarquerez que le membre de l'équipe est également plus chargé et productif. Cela se produit parce qu'ils commencent à travailler au bon moment, prennent le nombre approprié de pauses, ne se livrent pas à des commérages triviaux et bien plus encore. Obtenir les trackers sera bon pour rendre la journée de vos employés plus productive et ils ne seront pas épuisés à la fin de la journée. Toute pratique qui les oblige à garder les yeux sur d'autres activités sera réduite grâce à l'efficacité de ce logiciel de haute qualité !

Démembrement de grands projets

En tant que chef de projet, personne ne sait mieux que vous que la gestion d'un projet de grande envergure est difficile pour un seul employé. Cela rend la gestion de la charge de travail beaucoup plus difficile. Au final, vous aurez un projet insatisfaisant avec un employé grincheux ! La gestion d'un projet de grande envergure est meilleure avec un bon groupe de confiance. Cependant, les gérer manuellement n'est pas une blague. Il y aura plusieurs erreurs en cours de route comme la communication, comprendre le travail de chacun, les compléter avec un esprit d'équipe et bien plus encore.

J'ai eu la chance de parler avec Ella, la chef d'équipe d'une célèbre société de conception et de développement. Elle a fait face à quelque chose de similaire en essayant de gérer un gros projet avec un groupe, manuellement. S'adressant à moi, elle m'a dit :

« Toute l'expérience a été un désastre. Penser qu'un groupe peut être géré sans aucune aide professionnelle était une mauvaise décision de ma part. Tous les employés étaient aigris avec moi, il y a eu beaucoup de clash entre eux et le résultat a été que notre client nous a demandé de tout refaire ! ».

Eh bien, vous ne voulez pas faire la même erreur qu'Ella. Il est évident que sans une direction, des conseils et une transparence appropriés, les employés auront raison entre eux tout en réalisant n'importe quel projet. Cela conduira à une perte de temps précieux et à la réalisation du projet avec des émotions négatives dans la tête.

Pour résoudre ce problème, obtenir l'aide d'un logiciel de surveillance des employés est le meilleur plan d'action. Ce logiciel comprend de nombreuses fonctionnalités intéressantes qui augmentent la productivité du travail d'équipe et gèrent facilement la charge de travail. Chaque membre de l'équipe saura clairement quelles sont ses tâches du jour lorsque la réunion aura lieu, qui travaillera avec qui, et bien plus encore. L'utiliser est le meilleur plan d'action pour gérer de grands projets avec simplicité.

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Identifier les heures productives

Soyons honnêtes, il est impossible que les membres de votre équipe donnent 100 % de productivité pour chaque heure facturable. Et il n'est pas juste de votre part d'attendre cela d'eux. Cependant, si vous savez à quelles heures de la journée votre employé est le plus productif, cela vous aidera à lui confier des tâches plus importantes à ce moment de la journée.

Les membres de votre équipe doivent accomplir chaque jour de nombreuses tâches exigeantes et difficiles. Et si vous donnez cette tâche pendant leurs heures les plus improductives, le résultat ne sera pas génial. Ils pourraient finir par ne pas y prêter suffisamment d'attention ou finir par faire quelque chose de beaucoup plus parfait.

Cependant, les gestionnaires qui ont employé le logiciel de gestion des employés ont admis qu'après son utilisation, ils peuvent gérer au mieux les meilleures heures de leurs employés. Désormais, ils peuvent leur confier le travail le plus difficile pendant les heures les plus productives de leur journée pour le faire exécuter à la perfection.

Tous les moyens mentionnés ci-dessus vous aideront à gérer sainement la charge de travail en 2022. N'oubliez pas que l'aide de cette application extraordinaire est la solution unique pour créer des visages heureux et une entreprise productive en vie !

 Cet article est écrit par Chris Philips de KnowYourDay. Chris est un blogueur expérimenté et créatif qui écrit sur les avantages des logiciels de surveillance des employés. Grâce à son travail, la plupart des entreprises découvrent le type de logiciel qu'elles doivent installer pour effectuer un travail plus productif pendant les heures facturables. Suivez-le : Twitter | LinkedIn | Facebook | Instagram.