DTM : Pourquoi optimiser la gestion documentaire dans votre entreprise ?

La transformation numérique ne peut pas être qu'un slogan ou un drapeau à agiter.

Pour être une véritable révolution, la Transformation Digitale doit être mature, et elle doit impliquer tous les processus métiers et tous les workflows internes et externes d'une entreprise. C'est ici, dans ce changement de paradigme à 360 degrés, que réside le véritable pouvoir de la transformation numérique.

Les systèmes de gestion des transactions numériques (DTM) s'inscrivent stratégiquement et de manière décisive dans ce type de changement… même s'ils ne reçoivent pas toujours l'attention qu'ils méritent.

Dans cet article, nous voulons nous concentrer longuement sur ce sujet : nous le ferons en commençant par les définitions ; ensuite, nous analyserons les avantages et les opportunités des systèmes de gestion des transactions numériques . Enfin, nous nous concentrerons sur un point de départ important qui est à la base de tout : la dématérialisation des documents .

La gestion des transactions numériques - qu'est-ce que c'est ?

Allons droit au but : la gestion des transactions numériques est une vaste catégorie de services cloud conçus pour gérer numériquement les transactions basées sur des documents.

Concrètement, il s'agit des transactions électroniques, des transferts de documents, des certifications, de l'archivage sécurisé et dématérialisé (et nous reviendrons sur la dématérialisation à la fin de cet article), des signatures numériques , des authentifications , des aspects juridiques de la « non-répudiation », co -la navigation entre l'entreprise et le client… Sans être trop technique, ce ne sont là que quelques-uns des aspects les plus importants.

À partir de cet aperçu, vous pouvez déjà voir que nous parlons d' un domaine très vaste et que les avantages de la mise en œuvre de systèmes DTM sont nombreux, divers et interconnectés . Avant d'isoler les 5 qui nous paraissent les plus importantes, voici une statistique révélatrice issue d'une étude récente :

En 2021, le marché mondial de la gestion des transactions numériques était évalué à 8,04 milliards de dollars et il devrait croître de 2022 à 2030 à un taux annuel moyen (TCAC) de 25,5 % (source : grandviewresearch.com).

En bref, nous parlons de chiffres qui montrent une croissance importante et qui semblent encore être au début de leur courbe d'envolée. En ce sens, les opportunités à saisir sont nombreuses.

Maintenant, comme promis, nous allons examiner les 5 principaux avantages que les entreprises peuvent tirer des systèmes DTM .

1. Gain de temps et d'argent

Le premier avantage de l'utilisation des systèmes de gestion des transactions numériques est le plus intuitif, le plus simple et le plus direct.

La numérisation des flux de documents et de transactions entraîne des économies financières car les coûts d'impression, de communication, d'archivage et de certification peuvent être supprimés (ainsi que le personnel associé - interne et externe - employé dans ces opérations).

Les économies ne sont pas seulement en termes d'argent. En fait, en numérisant et en automatisant les processus, vous gagnez également du temps : et nous savons à quel point les deux aspects sont étroitement liés.

Un exemple concret : pour les processus liés à la signature de documents, le temps moyen estimé avec les systèmes de Digital Transaction Management est de 37 minutes, contre 5 jours en moyenne pour clôturer la même procédure avec les systèmes traditionnels (source : penneo.com).

Cette différence n'appelle pas beaucoup de commentaires ! C'est aussi du temps gagné côté client ! Cet aspect a un impact significatif sur l' Expérience Client (nous reviendrons sur ce point plus loin dans l'article).

2. Sécurité accrue

Les systèmes DTM vous font gagner du temps et de l'argent, tout en étant efficaces.

Il est d'autant plus important de souligner que, de cette manière, les processus sont également sécurisés : les risques liés au stockage physique des documents, à la perte ou à l'endommagement lors des transferts, aux risques de contrefaçon et de fuites ou pertes de données en général sont tous réduit . En effet, tout est toujours parfaitement traçable , récupérable et vérifiable , tandis que les risques d'intrusion ou de gestion maladroite des informations sont minimisés.

Et lorsque les systèmes DTM reposent sur une structure solide, le niveau de sécurité et de protection de la vie privée est également garanti à un niveau incomparable par rapport au passé.

Cela vaut la peine de le répéter : en plus de la sécurité, la confidentialité est également renforcée , avec des mises à jour continues concernant les réglementations en vigueur.

3. Flexibilité et évolutivité

Comme nous l'avons déjà vu, les systèmes de gestion des transactions numériques sont construits sur des structures de Cloud Computing. Tout cela se traduit par une nette augmentation de la sécurité mais aussi – et surtout – par les énormes avantages qui découlent de la flexibilité et de l'évolutivité.

Dans cet écosystème productif très dynamique et fluide , par exemple, les cas de start-up qui se retrouvent à grandir sur la vague d'un succès rapide – et parfois imprévisible – ne sont pas rares. Cependant, un tel succès pourrait bientôt être étouffé si l'infrastructure en place n'est pas évolutive afin que les opérations puissent être augmentées le plus rapidement possible. En bref : le risque est de créer des goulots d'étranglement qui freinent la croissance.

L'élasticité des systèmes de Cloud Computing est une solution parfaite pour surmonter ces problèmes.

En fait, vous pouvez gérer les services et la capacité de calcul à la demande, en développant votre infrastructure de gestion des transactions numériques en très peu de temps. En même temps, lorsque cela est nécessaire, cette « infrastructure » peut redevenir plus contenue, avec un maximum de flexibilité, sans bouleversement et sans frais supplémentaires de réduction des effectifs.

4. Intégration avec CRM et CCM

Nous avons déjà souligné ce point au début de notre article : la transformation numérique est vraiment mature lorsqu'elle implique tous les processus et flux de travail, dans une intégration totale qui offre des avantages à tous les niveaux, tant du côté de l'entreprise que du côté client.

Et nous arrivons ici à un point décisif : les possibilités d'intégration des systèmes de Digital Transaction Management avec ceux de Customer Relationship Management et Customer Communications Management .

Sans être trop technique, commençons par une question : quel est le point clé de ce type d'intégration ? La réponse est très simple : ce sont des données .

Dans ce cercle vertueux numérique, toutes les transactions et relations clients restent tracées et traçables. Cette masse d'informations très granulaires vous permet d' optimiser les processus avant tout en identifiant rapidement et automatiquement les points délicats, les accrocs et tout ce qui pourrait être amélioré. Mais ce n'est pas tout, bien sûr.

En effet, l'analyse des données permet d'affiner la connaissance de votre audience de clients, leurs caractéristiques, leurs préférences, leurs habitudes et leurs éventuels besoins comme jamais auparavant.

Il ne s'agit plus d'une cible unique et indiscriminée, mais d'un ensemble de nombreuses micro-cibles différentes , toutes à analyser avec la plus grande attention, puis à aborder avec des actions et des processus personnalisés .

Le point d'arrivée ? Les gens . Ou, pour le dire autrement, l'amélioration de l'Expérience Client, sur laquelle nous nous attarderons dans le cinquième et dernier point.

5. Améliorer l'expérience client

A l'ère du digital, les enjeux du marché se jouent autour de l'Expérience Client. Il suffit de penser à la façon dont les géants du secteur technologique évoluent dans cette direction : des entreprises telles qu'Amazon, Apple, Microsoft ou Google (pour ne citer que les noms les plus célèbres et les plus en vue) placent le client au centre de tout. Et toute l'expérience numérique tourne autour du client individuel.

C'est avant tout une question de parcours client digital : qui doit être fluide, intuitif et rapide.

Et ici – même dans ce domaine – les systèmes DTM s'avèrent inestimables… ou plutôt indispensables .

Aucun d'entre nous ne veut s'occuper de processus papier qui font perdre du temps. Contrats qui doivent attendre dans la boîte aux lettres pour être signés puis renvoyés, accords juridiques sur papier, procédures bureaucratiques épuisantes pour conclure des transactions simples : tout cela appartient de plus en plus au passé.

Cependant, l'avenir des relations et des transactions entre l'entreprise et le client se trouve en quelques clics ou quelques tapotements sur votre smartphone.

Voici une statistique très révélatrice à ce sujet :

Dans une étude Forrester commandée par DocuSign, 32 % des personnes interrogées ont déclaré avoir abandonné la conclusion de contrats, d'accords et de transactions parce qu'elles étaient découragées par les procédures papier et manuelles (source : docusign.co.uk).

En amont de tout : la dématérialisation des documents

Nous avons défini la gestion des transactions numériques et le vaste champ de ses applications, et nous avons rassemblé les avantages de la mise en œuvre de systèmes DTM en cinq points clés.

Reste la dernière et principale question : quel est le point de départ en amont de tout cela ? Dans ce cas, la réponse est très simple : la dématérialisation des documents . Soyons clairs : numérisation et dématérialisation sont deux concepts différents. Ici, on parle de différences qui concernent le niveau juridique et opérationnel.

En effet, la dématérialisation est un concept qui va au-delà de la simple numérisation : avec elle, les documents papier peuvent être totalement éliminés, car leurs pendants numériques prennent toute leur valeur légale et probante.

Dans ce domaine, bien sûr, on ne peut pas improviser. Et il est indispensable de s'appuyer sur des entreprises spécialisées dans ce domaine . En particulier, les services de dématérialisation proposés par Doxee ne se limitent pas à remplir les obligations législatives et à garantir une mise à jour constante de la réglementation : ils sont conçus en fonction des besoins de chaque entreprise pour pouvoir être intégrés aux systèmes CRM et CCM dans un environnement omnicanal et data -perspective dirigée.

C'est ainsi que la boucle se referme : économies de coûts, optimisation des processus numériques, et une nouvelle relation avec les clients toujours plus proche et plus efficace.