Qui est qui dans un programme de messagerie réussi ?

Dans nos emplois quotidiens chez Validity, nous travaillons avec des équipes de messagerie de toutes formes et tailles à travers le monde. Cela nous aide à connaître et à comprendre les rôles clés d'un programme de messagerie réussi du début à la fin.

Alors que les solutions de messagerie telles que notre suite de produits de délivrabilité sont conçues pour aider à identifier les problèmes ou les risques, vous pouvez parfois penser « et maintenant ? ou "à qui dois-je demander de faire ça ?"

En tant que spécialiste du marketing, il est important que vous sachiez vers quelle ressource vous tourner (à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation) pour faire avancer les choses.

Les rôles et les responsabilités au sein d'un programme de messagerie peuvent être limités à une seule personne, qui porte tous les chapeaux dont nous parlerons, ou peuvent inclure une variété d'équipes en fonction de la complexité de l'organisation. Cet écosystème peut également inclure une source externe, comme un fournisseur de services de gestion (MSP) ou un conseiller juridique.

Parlons donc de l'exploitation d'un programme de messagerie à partir de zéro. Cette liste de tâches n'est pas exhaustive, car certaines tâches peuvent nécessiter plusieurs étapes. Mais cela vous donnera un point de départ et une direction.

Configurer votre domaine d'envoi

Avoir un domaine spécifique pour votre entreprise (plutôt que de compter sur une adresse e-mail plus personnelle d'un fournisseur gratuit comme Outlook ou Gmail) est extrêmement important.

Pourquoi?

• Crédibilité : en utilisant le nom de votre entreprise comme domaine d'envoi, vous gagnez en crédibilité auprès de votre base d'abonnés.
• Notoriété de la marque : l'utilisation d'un domaine professionnel permet de renforcer la notoriété de la marque et d'éviter toute confusion avec l'abonné final.
• Sécurité accrue : un domaine d'entreprise permet de protéger vos comptes, à la fois en interne et en externe.

J'ai parlé avec notre propre directeur principal de l'informatique, Dean O. à ce sujet. Ses pensées étaient claires : "Je remets toujours en question les entreprises qui utilisent un compte de messagerie gratuit comme Gmail, même dans le cadre d'une opération à deux.Je pense, grandis !Avoir un domaine d'entreprise !"

Si vous ne savez pas comment obtenir et enregistrer un nom de domaine, vous pouvez travailler avec des sites d'hébergement populaires comme GoDaddy ou domain.com, ou vous pouvez identifier et sélectionner un fournisseur de services de messagerie (ESP) et ils peuvent le faire pour vous. Votre ESP se chargera également de vous attribuer une adresse IP.

Sélectionnez un fournisseur DNS

Attendez, un DN-quoi ?

DNS (Domain Name Server) fournit des instructions et des informations sur un domaine, y compris quelle adresse IP est associée à ce domaine et comment gérer les demandes pour ce domaine.

Le DNS a été créé parce que les humains ont plus de facilité à se souvenir des noms (par exemple, www.votreentreprise.com ) plutôt qu'une série de chiffres comme votre adresse IP.

Le fournisseur DNS peut gérer le processus d'enregistrement de domaine, donc lorsque vous recherchez des solutions, demandez si cela fait partie des services inclus, car cela vous fera économiser une étape plus tard. Dans le cadre du DNS, vous allez créer un fichier de zone hébergé auquel vous ou votre équipe informatique aurez accès. Le fichier de zone contiendra des informations importantes que les fournisseurs de boîtes aux lettres rechercheront. Par exemple, un enregistrement SPF ou divers identifiants TXT requis pour configurer Google Postmaster Tools.

Cette fonction est généralement remplie par un informaticien ou un administrateur réseau. Cela peut également être externalisé auprès d'un fournisseur de services gérés (MSP), ce qui est idéal pour les petites et moyennes entreprises. Vous constaterez que le MSP est similaire à un consultant informatique.

Assurez-vous que l'authentification est correctement configurée

L'authentification des e-mails est le processus de confirmation et de vérification de l'identité numérique d'un expéditeur. En confirmant qu'un expéditeur est bien celui qu'il prétend être, l'authentification protège à la fois la marque et les destinataires des e-mails contre les attaques d'usurpation d'identité et de phishing.

Dans le marketing par e-mail, il existe trois piliers de l'authentification :

• SPF (Sender Policy Framework)
• DKIM (DomainKeys Identified Mail)
• DMARC (authentification, rapport et conformité des messages basés sur le domaine)

SPF et DKIM sont tous deux requis et sont les plus largement utilisés par les expéditeurs d'e-mails. DMARC peut être configuré à tout moment une fois que SPF et DKIM sont en place. Votre ESP gérera généralement SPF et DKIM, tandis que DMARC est mis à jour sur le fichier de zone DNS par un informaticien, un administrateur réseau ou votre MSP.

Demander un avis juridique

Avant d'envoyer des campagnes par e-mail, vous souhaiterez engager votre équipe juridique (interne ou externe) pour vous assurer que vous êtes en conformité avec CAN-SPAM et diverses lois de confidentialité à l'échelle de l'État ici aux États-Unis.

Lorsqu'il s'agit de créer du contenu à envoyer à vos abonnés, certains éléments de courrier électronique sont requis. Par exemple, les modèles d'e-mail doivent inclure votre adresse physique, ce qui est généralement surprenant pour les nouveaux spécialistes du marketing.

Gardez à l'esprit que ce que je partage ici n'est pas un avis juridique et n'est pas une liste exhaustive.

Si vous envoyez des e-mails à l'international, il y aura des considérations supplémentaires, telles que les lois sur la confidentialité GDPR, CASL ou LGDP, en fonction de l'endroit où se trouvent vos abonnés, et non vous. Votre équipe juridique vous aidera à naviguer dans ces réglementations en constante évolution.

Vérifier les boucles de rétroaction

Votre ESP sera responsable de s'assurer que les boucles de rétroaction appropriées sont mises en place, ce qui permet l'identification et la suppression des abonnés qui marquent votre e-mail comme indésirable ou spam.

Pourquoi quelqu'un marquerait-il votre e-mail comme spam ou indésirable ? Il y a de nombreuses raisons, mais certaines raisons courantes sont que l'abonné ne trouve plus votre contenu pertinent, qu'il ne trouve pas le lien de désabonnement (cela est également requis dans votre modèle d'e-mail, soit dit en passant !), ou peut-être ils n'ont pas eu une bonne expérience avec votre marque.

Bien que votre ESP soit responsable des boucles de rétroaction, vous devrez les vérifier pour vous assurer qu'elles fonctionnent comme prévu.

Connaître votre processus de gestion des rebonds

L'ESP aura également mis en place des règles sur la façon de gérer les adresses e-mail qui rebondissent.

Pour la configuration technique, vous n'avez rien à craindre. Mais vousdevezsavoirpourquoiles adresses rebondissent ou sont bloquées par les fournisseurs de boîtes aux lettres comme Yahoo ou Gmail. Votre ESP pourra vous fournir des rapports sur les codes de rebond en cas de problème.

Certaines raisons courantes de rebond peuvent inclure l'envoi à une adresse e-mail invalide ou l'envoi à une boîte de réception d'abonné qui est pleine.

Créez et gérez votre liste d'abonnés

N'achetez jamais de listes. Jamais. L'acquisition de la liste doit se faire de manière organique, les abonnés acceptant de recevoir vos messages.

Pour créer votre liste, ajoutez un formulaire sur votre site Web où les abonnés peuvent choisir de recevoir vos e-mails. Assurez-vous de saisir et de conserver le jour et l'heure auxquels la personne a choisi de recevoir vos e-mails.

Il s'agit d'informations importantes à conserver en cas de poursuites judiciaires intentées contre votre marque en ce qui concerne votre programme de messagerie. Un administrateur de messagerie ou un administrateur de base de données sera responsable de la maintenance de votre base de données d'abonnés.

En parlant de listes, vous souhaiterez effectuer une hygiène de liste régulière sur votre liste d'abonnés.

Utilisez une solution, telle que Validity BriteVerify, pour aider à identifier les enregistrements non valides, contenant une faute de frappe ou même si la boîte aux lettres d'un abonné est pleine. Le service fournira des conseils sur les contacts à supprimer et ceux qui sont valides et peuvent être envoyés par e-mail.

Idéalement, vous utiliserez un service de validation des e-mails pour vous aider à garder votre liste d'abonnés propre, mais au minimum, assurez-vous de vérifier manuellement les problèmes de syntaxe évidents et les fautes de frappe.

Créez votre contenu

Maintenant, pour s'amuser ! Il est temps de réfléchir au contenu et à la conception de votre e-mail. Il existe de bonnes options de modèle par glisser-déposer qui peuvent s'inspirer de votre site Web pour vous aider à créer vos modèles. Certains ESP fournissent cela dans le cadre de leur service. Vous pouvez également vous associer à un fournisseur qui propose ce service.

Lors de la création, pensez à ce que vous aimez et à ce qui attire votre attention dans votre propre boîte de réception.

Enfin, assurez-vous de vérifier le rendu de la création sur différents appareils et assurez-vous que vous l'optimisez pour les mobinautes avant de l'envoyer.

Envoyez l'e-mail !

Le déploiement de l'e-mail sera fait par vous lorsque vous serez connecté à votre ESP. Mais avant de cliquer sur envoyer, assurez-vous que le nom de votre marque est votre "ami de".

Ceci est différent de l'adresse e-mail complète - il s'agit plutôt d'un surnom pour cette adresse e-mail. Il nous indique de quelle société provient l'e-mail sans que nous ayons à consulter les informations du domaine d'envoi.

L'utilisation du nom de votre entreprise facilitera la reconnaissance de l'abonné et réduira le risque que votre e-mail soit marqué comme indésirable.

Voici un exemple convivial de Validity :

Surveillez les performances de vos e-mails

Le mail est enfin envoyé ! Et maintenant?

Vous voudrez mesurer son succès et savoir si quelque chose ne va pas. Gardez une trace des mesures clés telles que les ouvertures, les clics, les rebonds, les plaintes et les désabonnements.

Vous voudrez également garder un œil sur si votre e-mail atterrit dans les boîtes aux lettres de vos abonnés (et non dans leurs dossiers de spam) en utilisant une solution de délivrabilité des e-mails comme notre plateforme Everest. Avec Everest, vous pouvez facilement surveiller la réputation de votre domaine et de votre IP, le placement de la boîte de réception par le fournisseur de boîte aux lettres, vérifier vos rendus de conception avant l'envoi, et plus encore.

C'est donc la composition de base d'un programme de messagerie hautement performant. Voici un guide de référence rapide récapitulant ce que nous venons d'apprendre.

Mais n'oubliez pas : aucune équipe n'est complète sans les bons outils et la bonne technologie.

Pour voir ce qu'Everest peut faire pour vous, discutez dès aujourd'hui avec notre équipe d'experts en messagerie !