Comment décider quand externaliser des rôles de travail spécifiques

Diriger une agence numérique n'est pas facile. Bien que la conception de sites Web soit lucrative, la concurrence est abondante et les marges bénéficiaires sont parfois très minces. C'est pourquoi la différence entre une agence numérique qui réussit et une qui échoue n'a souvent rien à voir avec le talent. Au contraire, tout est question d'efficacité. C'est une grande course pour voir quelle agence peut fonctionner le moins cher sans compromettre la qualité de son travail. Sans aucun doute, l'un des outils les plus efficaces dont disposent les agences numériques pour améliorer leur efficacité et maîtriser leurs coûts est l'externalisation. Certains emplois et rôles ne justifient pas l'embauche de personnel à temps plein. Parfois, c'est à cause des frais généraux impliqués. D'autres fois, c'est parce que les rôles eux-mêmes ne relèvent pas des compétences de base de l'agence. Quelle que soit la raison, savoir quels rôles externaliser peut faire la différence entre une agence qui tire à plein régime et une autre qui ne fait que boiter.

La bonne nouvelle est qu'il existe un processus assez simple qu'une agence numérique - ou toute autre entreprise - peut suivre pour prendre des décisions d'externalisation intelligentes. Cet article explique ce processus en langage clair. À la fin, vous disposerez des outils et des connaissances nécessaires pour décider des rôles à externaliser et de ceux à conserver en interne. Commençons.

Attribuez un score à chaque poste

La première étape du processus décisionnel d'externalisation consiste à créer une liste de tous les postes au sein de l'entreprise. Ensuite, vous devez attribuer un score à chaque rôle répertorié. Essentiellement, vous devez attribuer à chaque fonction un point unique basé sur les réponses affirmatives aux questions suivantes :

• Le poste n'est-il pas lié au fonctionnement quotidien de l'entreprise ?
• Le poste est-il en dehors des compétences de base de l'entreprise ?
• Le poste requiert-il une expertise spécifique ?
• La fonction du poste prend-elle du temps ?
• Le travail pourrait-il être fait sans une connaissance approfondie de l'entreprise?

Essentiellement, plus le score attribué au poste est élevé, plus il est probable qu'il constituerait une bonne cible pour l'externalisation. Avec les scores en main, il devrait être possible d'éliminer bon nombre, sinon la plupart, des postes actuels au sein de l'entreprise. Les rôles éliminés sont soit trop centraux pour les opérations de l'entreprise, soit impliquent un travail mieux effectué en étroite collaboration avec le reste de la main-d'œuvre de l'entreprise.

Calculer les frais généraux des rôles de travail à score élevé

Étant donné que l'un des principaux avantages de l'externalisation est qu'elle permet de contenir les coûts, l'étape suivante consiste à calculer les frais généraux associés à chaque poste à haut score identifié lors de la première étape. Cela fournira une base de comparaison solide aux devis d'une entreprise de sous-traitance ou d'un pigiste. Pour déterminer les frais généraux liés à un poste individuel, il est nécessaire de prendre en compte quelques éléments.

Tout d'abord, il est nécessaire de calculer les frais généraux mensuels totaux de l'entreprise. Cela comprend les frais de bureau, les fournitures, la technologie et tout ce que l'entreprise fournit à chaque employé. Ensuite, divisez le total de ces coûts par le nombre total de personnes employées par l'entreprise. Cela fournira une estimation raisonnable des frais généraux bruts par employé de l'entreprise.

L'étape suivante consiste à calculer les frais généraux directs associés à l'employé qui occupe actuellement chaque poste. Cela comprend les salaires, les avantages sociaux, les charges sociales et les autres coûts associés. Ensuite, ajoutez le résultat au chiffre des frais généraux par employé et vous obtiendrez le coût mensuel total de chaque poste. Pour de meilleures comparaisons ultérieures, vous pouvez diviser ces résultats par le nombre total d'heures travaillées par chaque employé (ou le nombre d'heures qu'il a passées à jouer un rôle donné). Cela vous indiquera combien chaque poste coûte par heure.

Calculer les coûts du licenciement d'un employé

La prochaine chose à considérer est combien il en coûtera pour licencier des employés si l'éventuelle entente d'externalisation l'exige. Bien qu'il s'agisse généralement de coûts ponctuels, l'entreprise doit les comprendre avant d'aller de l'avant avec un plan d'externalisation. Le cas échéant, les principales choses à considérer sont les indemnités de départ et les prestations prolongées.

Il est également nécessaire de penser aux coûts associés à la délocalisation des employés. Par exemple, combien coûtera la récupération des biens de l'entreprise et la désactivation de l'accès à l'infrastructure informatique et aux données de l'entreprise ? Ces coûts peuvent varier considérablement selon le type d'employé et la durée de service. C'est aussi une bonne idée de garder un employé qui part sur la liste de paie, dans la mesure du possible, pendant la transition vers un accord d'impartition. Comme cela pourrait augmenter temporairement les coûts, l'entreprise doit être prête à assumer le fardeau supplémentaire.

Déterminer une marge d'erreur acceptable

Si un accord d'externalisation était une véritable comparaison entre des pommes et des pommes avec le fait que vos employés exécutent un rôle professionnel donné, les résultats de l'étape précédente détermineraient toujours les rôles professionnels à externaliser. Cependant, les emplois externalisés ne sont pas équivalents à ceux effectués par des travailleurs internes. Il y aura toujours une certaine marge d'erreur en raison de la distance logistique et physique entre l'entreprise et les travailleurs qui s'occupent actuellement de chaque poste. Il est donc important d'en tenir compte.

L'idée est de déterminer, pour chaque poste que vous envisagez d'externaliser, combien d'erreurs ou de retards dans l'exécution de ce travail l'entreprise peut tolérer. Par exemple, si l'entreprise confie une fonction à une entreprise de sous-traitance ou à un indépendant et commet une erreur, combien de temps l'entreprise peut-elle se permettre d'attendre une correction avant que cela ne coûte plus d'argent et ne porte atteinte à sa réputation que la valeur du travail ?

Le fait est qu'il n'y a pas de bonne ou de mauvaise réponse à la question. C'est quelque chose que chaque entreprise doit décider par elle-même, en fonction de ses relations avec les clients et des normes de qualité qu'elle choisit de respecter. À ce stade, il est possible que certains postes, quel que soit le montant que l'entreprise pourrait économiser grâce à l'externalisation, ne valent pas le risque potentiel encouru.

Solliciter des devis d'externalisation

La prochaine et dernière étape du processus décisionnel d'externalisation consiste à solliciter des devis pour le travail nécessaire. Cela devrait commencer par une certaine diligence raisonnable concernant les partenaires d'externalisation potentiels. Il est essentiel de trouver des candidats ayant de solides antécédents de réussite et une expérience vérifiable dans le travail requis par l'entreprise. Ensuite, vous pouvez préparer une demande de devis pour les candidats qui réussissent. C'est là que toutes les informations recueillies dans les étapes précédentes sont utiles. Vous pouvez l'utiliser pour communiquer plusieurs choses à des partenaires d'externalisation potentiels, notamment :

• La nature et l'étendue des travaux requis
• La marge d'erreur acceptable
• Le maximum que l'entreprise envisagerait de dépenser pour les travaux
• Quand l'arrangement d'externalisation doit commencer

À ce stade, la décision revient à savoir quels partenaires d'externalisation accepteront de répondre aux exigences de l'entreprise au prix le plus bas. Pour ceux qui le font, aller de l'avant avec l'arrangement approprié devrait suivre.

L'essentiel - Quand externaliser

En suivant la procédure ci-dessus, une agence numérique ou tout autre type d'entreprise devrait être en mesure de prendre des décisions d'externalisation intelligentes. Lorsqu'elle est suivie, la procédure doit minimiser les risques et améliorer les chances que les accords d'externalisation qui en résultent répondent aux besoins de l'entreprise tout en réduisant les coûts. Bien sûr, il est également possible que l'externalisation n'ait pas de sens pour de nombreuses agences numériques. Il n'y a certainement rien de mal à cela. Cependant, il vaut toujours la peine de garder l'externalisation disponible en option, car les conditions commerciales et d'exploitation peuvent changer et changent souvent.