Ce qu'il faut considérer avant de commander des chèques pour votre entreprise

Les chèques d'entreprise sont des commandes écrites liées à un compte courant d'entreprise qui permettent aux propriétaires de payer les dépenses de l'entreprise telles que les services des fournisseurs et les salaires. Les chèques commerciaux imprimés au laser et manuels sont les deux chèques commerciaux les plus populaires. Ces chèques peuvent être commandés avec ou sans coupons, avec plusieurs chèques par page ou avec un seul chèque par page.

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Selon la façon dont vous souhaitez utiliser les chèques d'entreprise, vous pouvez les acheter auprès d'une banque, d'une coopérative de crédit ou d'un fournisseur de chèques tiers comme carouselchecks.com. Nous verrons comment choisir le meilleur pour votre petite entreprise.

De nos jours, un nombre croissant d'entreprises renoncent à l'approche conventionnelle consistant à acquérir des chèques via leur banque et s'engagent plutôt directement avec les imprimeurs pour obtenir des chèques abordables qu'ils peuvent remplir à l'aide de leur logiciel de comptabilité financière actuel. C'est une technique simple pour simplifier votre gestion financière et peut vous faire économiser beaucoup d'argent à long terme.

Qu'est-ce qu'un chèque entreprise ?

Les chèques d'entreprise sont des outils monétaires qui permettent aux propriétaires d'entreprise d'émettre de l'argent à partir du compte bancaire de leur entreprise. Les chèques d'entreprise, comme les chèques personnels, sont liés à un compte bancaire et déduits lorsqu'un chèque écrit est encaissé. Les chèques personnels incluent vos informations personnelles, telles que votre nom et prénom, tandis que les chèques commerciaux incluent les informations de votre entreprise. Vous devez d'abord créer un compte bancaire professionnel pour obtenir et utiliser des chèques professionnels.

Le stock de chèques d'entreprise n'a pas de date d'expiration et peut être émis pendant que le compte courant d'entreprise associé est actif et en règle. Les chèques d'entreprise sont valables six mois à compter de la date d'émission. Certains chèques d'entreprise, cependant, incluent des dates d'expiration inférieures à six mois, telles que "nul après 60 jours", dans lequel le délai indiqué est honoré.

Avant de passer votre commande de chèques, tenez compte des cinq facteurs suivants :

Quantité

Étant donné que le prix est toujours un facteur lors de l'obtention de vérifications au laser, vous devez déterminer le nombre de vérifications dont vous avez besoin. Plus vous en obtenez, plus le prix est bas, mais vous ne voulez pas en commander tellement qu'ils occupent des pièces inutiles.

Par conséquent, même si vous voulez un montant énorme, vous pouvez toujours obtenir des prix peu coûteux en commandant des chèques en ligne. Selon la conception et la personnalisation, vous pouvez avoir vos chèques pour aussi peu que 15 $, une économie importante par rapport aux frais bancaires typiques.

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Conception

Le coût d'obtention de vos chèques par l'intermédiaire de la banque est fortement influencé par la conception. La plupart des imprimeurs factureront des frais supplémentaires pour le papier personnalisé ou la personnalisation des informations de vos chèques. Cependant, lorsque vous achetez des chèques informatisés, vous avez un contrôle total sur l'apparence de vos chèques.

Certains intègrent même le logo de votre entreprise et le numéro de permis de conduire, et ils peuvent facilement gérer les changements de nom, à condition que vous fournissiez un échantillon annulé pour vérification. Vous pouvez même choisir une ou deux lignes de signature selon vos demandes.

Type de chèque

Il existe différents types de chèques, chacun avec sa disposition. Avez-vous besoin de vérifications personnelles, d'entreprise ou informatiques/laser ? Si vous avez affaire à des comptes fournisseurs ou à des chèques de paie, vous aurez presque certainement besoin d'un talon ou d'un bon.

Par conséquent, utilisez une conception 1 par page. Dans la plupart des cas, trois par page ou "trois par page" simplifient l'impression de nombreux chèques à la fois et permettent d'économiser de l'argent puisque le coût par chèque est inférieur. Vous pouvez recevoir des chèques manuels à remplir à la main ou des chèques informatiques qui vous permettent d'imprimer toutes les informations, puis de signer pour terminer la transaction.

Logiciel

Lorsque vous commandez des chèques informatiques, assurez-vous que vous disposez du logiciel approprié, que vous souhaitiez imprimer vos chèques ou que votre logiciel de comptabilité remplisse les chèques imprimés. Chaque approche nécessite l'utilisation de certaines applications. Pour imprimer des chèques en blanc, utilisez le logiciel VersaCheck et pour remplir des chèques préimprimés, utilisez un logiciel de comptabilité financière tel que QuickBooks, Quicken, Sage ou Simply Accounting.

Certaines banques exigent que les entreprises qui utilisent des chèques en blanc utilisent de l'encre magnétique pour la ligne MICR, qui comprend le montant du chèque, le numéro de compte, le numéro d'acheminement et le numéro de chèque. D'autre part, l'omniprésence des équipements de numérisation de chèques a conduit à la diminution, voire à l'élimination, de l'encre magnétique.

Lorsque vous achetez vos chèques, renseignez-vous sur les fonctionnalités d'impression de chèques de votre logiciel, afin de savoir précisément quoi commander. Cela peut vous faire économiser du temps, de l'argent et des problèmes à long terme.

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Informations vérifiées

Vous pouvez mettre une variété d'informations sur votre chèque, de votre nom et adresse à votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail, mais pour que cela apparaisse sur vos chèques laser, vous devez fournir une sorte de vérification. Il s'agit généralement d'un chèque annulé. Si vous ne pouvez pas fournir de documentation, votre banque devrait être en mesure de fournir un MICR ou une feuille de spécifications de chèque, ce qui serait suffisant. Encore une fois, vous pouvez économiser beaucoup de temps et de maux de tête en préparant ces documents avant de passer votre achat.

L'achat de chèques informatiques peut être la meilleure chose que vous puissiez faire pour vous et votre entreprise si vous y réfléchissez et prenez toutes les mesures essentielles. Non seulement vous économiserez de l'argent en renonçant à l'approche conventionnelle consistant à obtenir des chèques de votre banque, mais vous pourrez également inclure vos chèques dans votre comptabilité générale, permettant à votre entreprise de fonctionner plus efficacement et de paraître plus soignée.

En même temps, vous pouvez gagner du temps en ne faisant pas de chèques et en ne payant pas les commerçants. Lorsque vous effectuez des vérifications à l'ancienne, cela peut être une douleur énorme, c'est pourquoi tant de gens laissent leurs papiers s'accumuler. Néanmoins, remplir les livres peut être plus rapide si vous avez des chèques laser qui fonctionnent avec votre logiciel financier. Étant donné que vos informations financières ne doivent être enregistrées qu'une seule fois, puis partagées entre diverses fonctions, vous pouvez maîtriser vos coûts et vous assurer que vos livres sont corrects.

Il n'y a aucune raison de ne pas commander de chèques informatiques pour votre entreprise, mais assurez-vous de savoir précisément ce dont vous avez besoin et n'hésitez pas à poser des questions.