Qu'est-ce que le dépôt direct et comment ça marche ?

Qu'est-ce que le dépôt direct ? Le dépôt direct est une méthode de paiement électronique largement utilisée aux États-Unis par les employeurs pour envoyer les paiements des employés de manière pratique et sans les tracas des chèques papier. Cependant, il y a beaucoup plus à savoir et à considérer avant de décider d'offrir le dépôt direct à vos employés ou de choisir d'être payé par dépôt direct en tant qu'employé.

Ce guide du débutant explique tout ce que vous devez savoir sur le dépôt direct en tant qu'employeur ou employé, y compris le fonctionnement du dépôt direct, la durée du dépôt direct et la mise en œuvre du dépôt direct. Plongeons dedans.

Qu'est-ce que le dépôt direct ?

Les employeurs utilisent le dépôt direct pour transférer les salaires, les remboursements, les primes et autres paiements par voie électronique sur les comptes bancaires des employés via le réseau de la chambre de compensation automatisée (ACH).

Le dépôt direct a largement remplacé les chèques papier traditionnels sur le lieu de travail, car les employés et les employeurs privilégient ses capacités de paiement plus rapides, plus pratiques et plus sûres.

Comment fonctionne le dépôt direct ?

Comment fonctionne le dépôt direct aux États-Unis ? À la base, le dépôt direct est un mode de paiement ACH dans lequel l'argent est transféré d'un compte bancaire via le réseau ACH et déposé sur un autre compte bancaire.

Voici une explication simple, étape par étape, du processus de dépôt direct pour les employeurs :

1. Dans une transaction de dépôt direct normale, un employeur ou un fournisseur de paie tiers démarre une transaction de dépôt direct au sein du réseau ACH. L'entité qui démarre la transaction est appelée l'initiateur.
2. La transaction de dépôt direct est envoyée à la banque du donneur d'ordre, qui envoie ensuite la transaction à un opérateur de réseau ACH.
3. L'opérateur du réseau ACH examine, achemine et traite ensuite la transaction afin que les fonds soient versés sur le compte bancaire du destinataire (de l'employé).
4. Les fonds du dépôt direct sont disponibles sur le compte bancaire du destinataire dans un délai maximum de deux jours ouvrables.

Aux États-Unis, la plupart des dépôts directs reposent sur le réseau ACH lancé et géré par la National Automated Clearing House Association, plus communément appelée Nacha. Le réseau ACH relie des milliers de banques et est le système utilisé pour faciliter les paiements électroniques.

Nacha est l'administrateur du réseau ACH, établissant des directives et des réglementations pour ceux qui utilisent le réseau ACH. La Réserve fédérale et la Chambre de compensation (société privée non liée) exploitent le réseau ACH, ce qui signifie que ces entités trient, acheminent et traitent toutes les transactions ACH.

Le dépôt direct est généralement offert sans frais aux employés, mais peut coûter cher aux employeurs en fonction de la politique de traitement des dépôts directs de leur banque.

Combien de temps le dépôt direct prend-il ?

Les dépôts directs pris en charge par le réseau ACH peuvent être traités le jour même, le lendemain ou sur deux jours, et les fonds doivent être disponibles sur le compte bancaire du destinataire avant 9 h 00 le jour d'arrivée prévu.

Le délai de traitement d'un paiement par dépôt direct dépend du délai choisi par votre employeur (ou la solution de paie tierce de votre employeur).

Quel que soit le délai de dépôt direct, les employeurs sont responsables de la planification ou de l'automatisation des dépôts directs pour s'assurer que les paiements sont effectués à temps. Contactez votre banque pour plus d'informations si un paiement par dépôt direct est en retard.

Qu'est-ce qu'un formulaire de dépôt direct ?

Un formulaire d'autorisation de dépôt direct est un document dans lequel les employés ou les entrepreneurs fournissent des informations sur leur identité et leur compte bancaire pour autoriser les paiements par dépôt direct de leur employeur.

Les employés peuvent avoir besoin d'inclure un chèque annulé avec leur formulaire d'autorisation de dépôt direct. Cependant, de nombreuses sociétés de paie ont commencé à utiliser des micro-dépôts pour confirmer et vérifier la propriété du compte bancaire et autoriser les dépôts.

Dans ce cas, la société de paie effectuera un ou plusieurs micro-dépôts dans lesquels elle transférera de petites sommes sur votre compte (généralement moins de 1 $), retirera ces fonds et vous demandera de confirmer les montants spécifiques déposés.

Si vous utilisez un logiciel de paie, tel que Gusto, l'inscription au dépôt direct est un processus entièrement numérique qui peut ne prendre que quelques minutes pour les employeurs et les employés.

Devriez-vous utiliser le dépôt direct ?

Que vous deviez utiliser le dépôt direct dépend si vous êtes un employé ou un employeur, car il existe différents avantages et inconvénients du dépôt direct pour les employeurs par rapport aux employés. Continuez à lire pour une ventilation complète des avantages et des inconvénients de l'utilisation du dépôt direct pour les employeurs et les employés.

Si vous êtes un employeur…

L'adoption du dépôt direct en tant qu'employeur peut profiter à vos employés en leur facilitant l'accès à leurs salaires et en faisant gagner du temps à votre entreprise dans la gestion de la paie. Le dépôt direct peut également aider votre entreprise à automatiser la paie et à améliorer la tenue de vos dossiers à mesure que vous vous éloignez de l'impression manuelle des chèques.

Si vous êtes un employé…

Les employés choisissent d'utiliser le dépôt direct en raison de sa commodité, car cela signifie généralement que les fonds sont disponibles sur les comptes bancaires des employés avant 9 h 00 le jour de paie. Mis à part la commodité, le dépôt direct présente plusieurs avantages pour les employés, ainsi que quelques inconvénients que les employés devraient prendre en compte.

L'essentiel sur ce qu'est le dépôt direct et si vous devez l'utiliser

Le dépôt direct est l'une des méthodes de paiement électronique les plus populaires aux États-Unis et est utilisé par la grande majorité des entreprises du pays. Avec le dépôt direct, le salaire peut être versé directement d'un compte à un autre. C'est pratique, rapide, sécurisé et profite à la fois aux employeurs et aux employés.

Cependant, si vous êtes toujours un refus de dépôt direct, il est incroyablement facile d'adopter le dépôt direct pour votre entreprise avec un seul appel téléphonique à votre banque.

Cela dit, la gestion du dépôt direct est aussi simple que vous le faites. Si vous souhaitez rendre la paie aussi pratique et automatisée que possible, il est peut-être temps d'adopter une solution logicielle de paie pour votre entreprise.

Consultez notre guide du meilleur logiciel de paie pour les petites entreprises, y compris les détails des fonctionnalités, les prix et les informations de sécurité. Chaque option logicielle de la liste prend en charge à la fois le dépôt direct et les chèques papier, vous pouvez donc faire votre choix.

FAQ sur le dépôt direct