Qu'est-ce qu'un système ERP Cloud ?

(Ce message a été initialement publié le 20 avril 2016. Il a été mis à jour pour plus d'exactitude et d'exhaustivité).

Une entreprise de vente au détail en pleine croissance doit souvent mettre à niveau sa technologie pour suivre le rythme de ses opérations. L'un des investissements technologiques les plus importants que vous ferez concerne un système de planification des ressources d'entreprise (ERP). Cette technologie devient souvent la bouée de sauvetage de votre entreprise. C'est là que vous gérez vos finances, le traitement des commandes, les informations sur les produits, les rapports, etc. C'est une technologie vers laquelle les détaillants et les grossistes se tournent depuis de nombreuses années pour gérer tous les différents aspects de leur entreprise.

Tout comme les autres systèmes technologiques, les ERP évoluent également vers les services cloud, ce qui leur permet d'être plus abordables et flexibles. Cet article définira ce qu'est un ERP, les avantages des systèmes ERP basés sur le cloud et répertoriera les meilleurs systèmes ERP actuels. Nous espérons que cela vous aidera à décider si vous êtes prêt pour un ERP et comment évaluer le meilleur pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un ERP ?

Si vous n'utilisez pas actuellement d'ERP, commençons par comprendre de quoi ces systèmes sont capables.

Le logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP) gère l'aspect financier de votre entreprise, ainsi que d'autres domaines importants tels que l'inventaire, les clients, les fournisseurs, la gestion de projet, etc., qui aident à gérer notre entreprise. Ce logiciel existe depuis les années 1990 et automatise la plupart des fonctions de back-office. Le principal avantage est qu'un ERP est un endroit unique pour gérer l'ensemble de votre entreprise. Le logiciel modulaire permet aux utilisateurs d'intégrer différentes applications afin que vous puissiez choisir les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.

Les détaillants et les grossistes utilisent un système ERP comme « système de base » pour gérer leur entreprise. C'est l'endroit unique où vous pouvez gérer la paie, les RH, créer et gérer les articles que vous vendez, déterminer les prix spécifiques aux clients, gérer la disponibilité des stocks, sélectionner, emballer et expédier les articles, et plus encore.

Pourquoi utiliser un ERP cloud ?

Aujourd'hui, les fournisseurs d'ERP déploient des logiciels dans le cloud plutôt que sur site. Dans le passé, les commerçants achetaient des systèmes ERP sur site et les installaient localement sur le matériel et les serveurs de leur entreprise. Avec un logiciel sur site, il est de votre responsabilité de personnaliser, de maintenir et de gérer vous-même le logiciel. Ces projets sont généralement très coûteux en coûts initiaux et en maintenance dans le temps. Cela signifiait souvent que seuls les marchands Enterprise étaient disposés à assumer l'investissement nécessaire pour gérer des exigences commerciales complexes ou personnalisées.

Cependant, l'essor des systèmes ERP basés sur le cloud permet aux commerçants de niveau PME à grande entreprise d'accéder à cet important logiciel de gestion d'entreprise, débloquant de nouveaux processus et outils qui n'étaient pas facilement disponibles auparavant. Un logiciel basé sur le cloud permet aux commerçants d'accéder à leurs systèmes ERP via n'importe quel navigateur Web. Les fournisseurs ERP fournissent leur logiciel ERP en tant que service (SaaS), ce qui signifie que vous n'avez pas à maintenir de logiciel sur vos propres serveurs. Au lieu de cela, le fournisseur ERP vous donne accès à ses serveurs qu'il possède et entretient.

C'est pourquoi les systèmes ERP basés sur le cloud présentent de nombreux avantages tels que :

Coût total de possession

Les ERP cloud ont généralement un coût total de possession inférieur à celui des options sur site. Étant donné que vous accordez une licence d'accès au logiciel, vous pouvez éviter les coûts initiaux élevés liés à l'achat du logiciel et du matériel nécessaires à l'exécution de votre instance ERP. Pour les systèmes basés sur le cloud, vous avez juste besoin d'un accès à Internet pour travailler dans votre système ERP. À long terme, vous n'avez pas non plus besoin de former et de maintenir une équipe informatique responsable du logiciel.

Au lieu de cela, les commerçants paient des frais mensuels pour utiliser et accéder en permanence au logiciel. La plupart des commerçants travaillent également avec un consultant ERP ou un fournisseur de services pour les aider à configurer et à maintenir leur système au fil du temps.

Enfin, il est important de noter l'évolutivité des serveurs cloud. Les commerçants peuvent économiser des coûts au fil du temps en étant en mesure d'augmenter et de réduire l'espace du serveur, en fonction de la demande. Par exemple, vous pouvez augmenter l'espace serveur pour les vacances, puis le réduire lorsque vous n'en avez plus besoin. Cela vous permet de ne payer que ce dont vous avez besoin.

Entretien

Pour la plupart des entreprises en croissance, l'attrait des logiciels basés sur le cloud est qu'il n'est pas nécessaire d'être un expert en la matière. Vous n'avez pas personnellement besoin d'une équipe informatique pour maintenir l'infrastructure du logiciel et surveiller en permanence les problèmes de performances à résoudre.

Au lieu de cela, le fournisseur ERP ou votre implémenteur est responsable de la surveillance de vos données. Pour une entreprise en pleine croissance, cela peut signifier une grande différence en termes de coûts, de ressources et de tranquillité d'esprit.

Accès 24h/24 et 7j/7

Contrairement aux locaux, les commerçants peuvent accéder à un système ERP basé sur le cloud n'importe où et n'importe quand, tant qu'il y a une connexion Internet. Cela permet à votre ERP d'être où que vous soyez. Vous pouvez prendre des commandes, vérifier l'inventaire et plus encore pendant que vous êtes sur le terrain ou dans l'entrepôt.

Mises à jour de logiciel

Un autre avantage notable des systèmes ERP basés sur le cloud est la rapidité avec laquelle ils peuvent effectuer des mises à jour logicielles ou des corrections de bogues. Celles-ci sont généralement effectuées fréquemment et automatiquement, sans affecter votre entreprise.

Les mises à jour sur site peuvent nécessiter l'arrêt complet de vos systèmes ou la réimplémentation de logiciels. Ils peuvent être si compliqués que les commerçants choisissent de ne pas mettre à niveau et risquent des problèmes de performances avec des logiciels obsolètes.

Systeme d'intégration

Bien qu'un ERP gère de nombreux aspects différents de votre entreprise, il ne gère pas tout. En plus d'un ERP, les commerçants peuvent utiliser une plate-forme de commerce électronique, un système de point de vente en magasin, 3PL, CRM ou PIM pour gérer l'exécution. Tout comme vous souhaitez que vos modules soient intégrés dans votre ERP, vous souhaiterez également que ces systèmes soient intégrés à votre ERP.

L'intégration ERP à vos autres systèmes d'entreprise permet le transfert automatique de données importantes entre eux. Sinon, vous serez obligé de saisir manuellement des données d'un système à l'autre, comme prendre des commandes en ligne et les saisir dans votre ERP pour le traitement des commandes.

Les systèmes basés sur le cloud avec une API (Application Program Interfaces) puissante sont souvent des projets d'intégration plus faciles et plus prévisibles. Vous êtes plus susceptible de trouver un fournisseur d'intégration comme nChannel qui propose des solutions prédéfinies et configurables pour les systèmes populaires de commerce électronique, ERP, POS et 3PL basés sur le cloud.

Bien qu'il soit possible d'intégrer des logiciels sur site, les projets prennent souvent plus de temps et coûtent plus cher pour tenir compte des personnalisations. Dans la plupart des cas, vos systèmes devront être reliés directement les uns aux autres, ce qui peut créer des problèmes plus tard. En savoir plus sur les différentes approches d'intégration de systèmes.

Meilleurs systèmes ERP cloud

De nombreux marchands de PME et d'entreprises se tournent vers des systèmes ERP basés sur le cloud. Le défi consiste maintenant à évaluer et à choisir la meilleure option pour votre entreprise parmi un domaine encombré. Soyez prêt à faire preuve de diligence raisonnable et de recherche. Déployer un ERP est un investissement et vous souhaitez faire le meilleur choix du premier coup.

Lorsque vous évaluez différents ERP basés sur le cloud, tenez compte des points suivants :

• Coût – Quel budget avez-vous ? Qu'êtes-vous prêt à dépenser pour le retour sur investissement ?
• Mise en œuvre – Quelles sont vos options de mise en œuvre ? Aurez-vous besoin de travailler avec un tiers ? Combien de temps durent les projets ?
• Assistance – Qui pouvez-vous appeler en cas de panne ? Quand pouvez-vous les appeler ?
• Fonctionnalité - Quelles sont vos capacités indispensables et agréables à avoir ?
• Évolutivité – Comment cet ERP évoluera-t-il avec votre entreprise au fil du temps ? Allez-vous rapidement devenir trop grand pour le logiciel ?
• Interface utilisateur – Est-elle facile à utiliser pour vos employés ? L'espace de travail est-il intuitif ?

Pour commencer votre recherche, voici quelques systèmes ERP populaires basés sur le cloud que les détaillants et les grossistes utilisent aujourd'hui :

• Oracle NetSuite – Lorsque vous pensez aux systèmes ERP basés sur le cloud, ce nom apparaît en premier. NetSuite est connu pour sa large gamme de fonctionnalités et de modules.
• Acumatica - Connu pour sa navigation et son modèle de tarification flexible (tarification non basée sur l'utilisateur).
• Microsoft Dynamics 365 - Le nouvel ERP basé sur le cloud de Microsoft étroitement intégré aux autres applications cloud de Microsoft
• ParagonERP by Jonar - Un nouvel ERP basé sur le cloud avec une interface utilisateur élégante et un ensemble de fonctionnalités robustes.
• Odoo - Un ERP et CRM open source pour gérer de nombreuses parties différentes de votre entreprise
• Brightpearl - Un système de gestion des commandes plus robuste qui peut convenir aux PME en croissance.

Vous avez un ERP cloud préféré ou une expérience avec l'un des éléments ci-dessus ? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous!