Qu'est-ce qu'une signature électronique : une opportunité pour la numérisation

Les signatures électroniques sont un moyen idéal pour numériser les processus et les repenser complètement pour les rendre plus efficaces, en éliminant les déséconomies qui caractérisent souvent les processus traditionnels.

La valeur juridique et la possibilité de les utiliser dans de multiples situations en font un outil fort d'accompagnement de la digitalisation.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

La signature électronique est une technologie qui permet de signer un document ou un contrat sans l'imprimer et sans y apposer de signature manuscrite.

Lors de la signature électronique d'un contrat, nous associons un ensemble de données électroniques, qui crée la signature électronique elle-même, à un autre ensemble de données électroniques, qui forme le document ou le contrat que nous devons signer.

Cela pourrait se faire simplement en cliquant sur un bouton, par exemple.

Scrive , qui est le partenaire de Doxee pour les signatures électroniques, assure la preuve de ces éléments clés grâce au Evidence Package, un ensemble d'informations qui décrit l'ensemble des différents événements que subit le document, et qui est joint au document signé lui-même. Le Scrive Evidence Package, qui établit la norme de l'industrie, est joint à chaque document signé. Il s'agit d'une collection détaillée et, surtout, complète de preuves de haute qualité englobant chaque événement du processus de signature de document, à partir du moment où l'auteur finit de préparer le document pour la signature jusqu'à ce que le document final signé soit scellé numériquement.

Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ?

Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes grâce aux trois éléments à l'intérieur du dossier de preuves qui doivent toujours être présents et clairs, quel que soit le format du document - papier ou numérique, et ils définissent le cycle de vie d'un document signé - à partir du moment où il est partagé avec la contrepartie, jusqu'à sa signature.

Les 3 éléments qui assurent la valeur juridique d'un contrat signé peuvent être résumés comme suit :

• la preuve d' intention , c'est-à-dire l'intention du signataire d'être d'accord avec le document et son contenu
• l' identité du signataire
• l' intégrité du document lui-même, assurez-vous qu'il n'a pas été falsifié.

Les preuves collectées dans le dossier de preuves consistent en des journaux d'audit qui montrent, par exemple :

• Une capture d'écran de l'accord dans l'interface utilisateur Scrive, pour démontrer l'intention
• Preuve de l' identification du signataire , qui peut être son adresse e-mail, son numéro de téléphone ou tout autre moyen d'identification électronique
• Références temporelles indiquant la date et l'heure exactes des événements, tels que l'identification, l'ouverture du document et la signature
• Enfin, une signature numérique (ou sceau numérique ) est apposée sur le document signé : cela empêchera sa falsification et garantira son intégrité

Lorsque nous parlons de signatures électroniques dans n'importe quel pays de l'Union européenne, nous devons toujours considérer en premier lieu le règlement eIDAS, qui réglemente les différents types de signature électronique et avec des caractéristiques différentes d'un point de vue technologique et juridique. C'est pourquoi l'utilisation et la mise en œuvre de solutions de signature électronique offrent une forte opportunité de créer de nouveaux services et de générer une plus grande efficacité dans les processus commerciaux et d'intégration numériques normaux.

Pourquoi utiliser une signature électronique pour simplifier vos processus numériques ?

La mise en œuvre d'une signature électronique permet d'accélérer les processus de signature, car elle permet de signer un contrat à tout moment, n'importe où et depuis n'importe quel appareil, qu'il s'agisse d'un ordinateur personnel ou d'un smartphone. Selon le processus spécifique et le type de contrat, vous pouvez choisir la solution de signature électronique qui répond le mieux aux exigences. Ce ne sont là que quelques exemples des avantages de la signature électronique , qui permet d'atteindre l'objectif final : simplifier un processus numérique.

Parmi les avantages immédiats, il y a : la réduction des coûts de gestion, la rationalisation des délais des processus et la possibilité d'obtenir des signatures à pleine valeur juridique en quelques étapes seulement, même lorsqu'il y a plus d'un signataire.

Les signatures électroniques de base (BES) et les signatures électroniques avancées (AES) sont souvent la meilleure option lorsqu'il s'agit de numériser les processus d'intégration ou de signature : elles combinent le besoin d'efficacité avec la nécessité d'avoir des documents juridiquement contraignants. BES et AES sont faciles à utiliser et gratuits pour les signataires. De plus, les utilisateurs n'ont pas besoin de gérer de nouvelles informations d'identification personnelles, mots de passe ou périphériques supplémentaires, tels que des cartes à puce ou des jetons USB. Une adresse e-mail, un téléphone portable et un moyen d'identification suffisent pour accéder au document et le signer.

Ce que vous pouvez faire avec les signatures électroniques

Ces dernières années, presque tous les processus d'achat ont été transformés en transactions en ligne, de l'achat de tous types de produits, à la signature de contrats, et de la fourniture de services et de contrats d'assurance à la création d'un nouveau compte bancaire.

Bon nombre des transactions aujourd'hui transformées en processus numériques n'étaient autrefois possibles qu'en présence ou avec le soutien essentiel d'un opérateur.

C'est exactement ce que nous entendons lorsque nous parlons d'intégration numérique . L'onboarding digital consiste en un processus qui digitalise toutes les étapes nécessaires pour permettre à un nouveau client de procéder à l'achat d'un produit ou d'activer un service.

Vous vous demandez peut-être pourquoi nous avons introduit ce concept et ce qu'il a à voir avec les signatures électroniques.

Chaque relation avec un client, qu'il s'agisse d'un nouveau client ou d'un client existant, peut être transformée en une relation numérique, ce qui la rend plus efficace et satisfaisante des deux côtés. Mais comment?

Pour mettre en place un processus d'onboarding digital, il faut commencer par regarder chacune des étapes de la relation client et comprendre comment les digitaliser au mieux, en s'assurant de toujours offrir l'accompagnement nécessaire et pallier l'absence de « l'humain » composante, c'est-à-dire le contact avec l'opérateur.

C'est exactement à ce moment-là que les signatures électroniques peuvent être intégrées avec succès, en tant qu'outil qui transforme le moment de l'acquisition de la signature en un processus efficace, sans friction et qui fait gagner du temps. Si nous prenons le scénario italien comme exemple, la recherche montre que :

• Après la pandémie de COVID-19, 68 % des Italiens s'attendent à pouvoir contacter les entreprises via les canaux numériques (IlSole24Ore)
• L'intégration numérique, y compris la signature électronique des contrats, est l'une des 10 premières priorités d'investissement pour le secteur bancaire (rapport ABILab, 2022).

Alors, plongeons-nous dans quelques exemples et voyons comment utiliser les signatures électroniques pour débloquer des opportunités de numérisation clés.

Un cas d'usage : le secteur des services publics

Une activité qui a entraîné des files d'attente plus courtes aux guichets en personne en faveur du numérique est l'achat de nouveaux contrats pour les fournitures multi-utilités et la gestion ultérieure de toutes les phases et des activités connexes. Dans ce cas, une solution de signature électronique de base peut être utilisée efficacement, éventuellement sous la forme d'un BES « robuste ». Le moyen le plus simple d'augmenter la valeur d'un SES est d'utiliser un code OTP (mot de passe à usage unique) à envoyer au signataire, via sms, application ou e-mail. L'envoi du code OTP à un appareil appartenant au signataire est une forme d'authentification de sa part et permet à la personne de confirmer davantage sa volonté de signer ce document particulier.

Les documents nécessaires peuvent facilement être mis à disposition pour signature par e-mail ou en les téléchargeant sur un espace web dédié, et il devient possible de créer une expérience client numérique de plus en plus riche et personnalisée.

Outre la dématérialisation des contrats et des abonnements, il est également possible de créer des processus où les autres interactions entre l'entreprise et le client ne se déroulent plus au comptoir ou par téléphone, mais numériquement. Avec le bon flux de travail en place et les points de contact et appels à l'action nécessaires, vous pouvez offrir aux clients la possibilité de prendre rendez-vous avec un opérateur ou d'activer un nouveau service en quelques clics, créant ainsi des opportunités de vente croisée et de vente incitative. Tous les documents peuvent être mis à disposition pour signature par email ou via un espace web dédié, et il devient possible de créer une expérience client digitale toujours plus riche et personnalisée.

La signature électronique dans les documents RH

Une simple signature électronique peut également être utilisée pour dématérialiser et rationaliser certains rapports et processus RH. Par exemple, une simple signature électronique peut être utilisée lors d'une demande de vacances, d'un congé, d'une demande de formation ou d'une note de frais. À cet égard, il convient de mentionner une récente clarification de l'Agence italienne des revenus, qui est contenue dans la réponse no. 740 du 20 octobre 2021, concernant la gestion des notes de frais, un type de document très courant en RH. La réponse de l'Agence italienne a précisé que les notes de frais numériques ne nécessitent pas de signature électronique qualifiée ou de signature avancée de la part de l'employé, ce qui rend parfaitement plausible l'utilisation d'une signature électronique de base.

La signature électronique des avis de confidentialité

Les politiques de confidentialité peuvent être signées via unesolution de signature électronique simple une fois que le signataire a la possibilité de visualiser et de lire correctement le document lui-même.Cela pourrait également être mis en œuvre par courrier électronique ou les informations peuvent être mises à disposition sur une zone Web spéciale à laquelle le signataire accède avec une paire d'informations d'identification. L'appel à l'action pour la signature, sous la forme d'une solution pointer-cliquer (par exemple, un bouton qui exprime clairement la volonté de signer le document) peut être placé à la fin de la divulgation afin que le signataire puisse correctement le voir.

La signature électronique pour l'approbation des devis et bons de commande

L'acceptation d'un devis ou d'un bon de commande est une autre activité qui peut se faire en apposant une Signature Électronique de Base, numérisant ainsi et apportant efficacité à ce type de transactions. Dans ce cas également, la signature électronique de base vous permet de rationaliser les processus qui nécessiteraient autrement l'échange, l'impression et la numérisation de divers documents pour acquérir une signature manuscrite. Ces étapes sont considérablement réduites, voire supprimées, avec l'adoption d'une approche numérique. Par ailleurs, la valeur juridique d'une signature électronique de base est clairement définie dans le règlement européen eIDAS, alors qu'il n'en va pas de même pour les signatures manuscrites scannées.

Article co-écrit avec Scrive.