Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi des admissions et pourquoi devrais-je m'en soucier ?

Alors que tout devient numérique dans notre monde, il n'est pas surprenant que de plus en plus de collèges et d'universités optent pour l'inscription en ligne. Non seulement cela, mais ils s'éloignent également des méthodes plus traditionnelles pour le processus de candidature. Pour gagner du temps, de l'espace et de l'argent, de nombreux établissements se tournent désormais vers un logiciel de suivi des admissions.

Le logiciel de suivi des admissions est un logiciel conçu pour aider à rationaliser les processus d'admission d'une école. Selon le logiciel choisi, les bureaux d'admission peuvent également utiliser leur logiciel de suivi pour suivre les étudiants actuels. Cela inclut le suivi :

• Quelles disciplines ils choisissent de poursuivre

• Leurs activités parascolaires

• Leurs dates d'obtention du diplôme prévues

• Choisir d'adhérer à l'Association des diplômés

Ce type de logiciel est idéal pour l'enseignement supérieur car il permet de collecter des données précieuses sur les étudiants qui peuvent ensuite être utilisées lors du processus d'admission. Ces données peuvent ensuite être comparées aux normes d'admission actuelles, ce qui rend le processus de sélection beaucoup moins difficile. Ces informations peuvent ensuite être utilisées conjointement avec les systèmes d'information sur les étudiants pour aider à rationaliser l'ensemble de l'expérience universitaire d'un étudiant.

Pourquoi le logiciel de suivi des admissions se marie bien avec l'automatisation des e-mails

Bien que le logiciel de suivi des admissions à l'université puisse sembler avoir une utilisation principale, lorsqu'il est combiné avec le bon logiciel compagnon, des informations précieuses peuvent être collectées. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour rationaliser l'ensemble de la carrière universitaire d'un étudiant.

Par exemple, ces données peuvent être connectées au logiciel CRM de votre campus pour aider à générer des e-mails automatisés qui se rapportent spécifiquement à eux et à leurs besoins. Cela signifie que l'envoi des e-mails suivants peut être fait beaucoup plus facilement :

• État de la candidature

• Paiements des frais dus

• Événements à venir adaptés à leur domaine d'études

• Événements / avis spécifiques au campus et plus

4 exemples concrets de logiciels de suivi des admissions fonctionnant avec l'automatisation des e-mails

Le but de l'automatisation des e-mails est d'envoyer les bons e-mails aux bonnes personnes au bon moment. Pour ce faire, les collèges doivent être en mesure de collecter des données précieuses sur leurs étudiants afin qu'ils leur envoient toujours du contenu pertinent. C'est pourquoi disposer d'un logiciel de suivi des admissions peut être si vital pour un établissement d'enseignement supérieur.

Grâce aux informations collectées par ce logiciel, les e-mails peuvent être adaptés aux besoins de l'étudiant. Cela permet d'éviter toute information inutile.

En combinant un logiciel de suivi des admissions avec le logiciel CRM de votre université, vous pouvez envoyer des e-mails soigneusement personnalisés, tels que les quatre répertoriés ci-dessous.

Courriel des événements sportifs

Aussi importants que puissent être les événements sportifs universitaires, ils ne sont pas toujours la tasse de thé de tout le monde.

L'utilisation des informations de votre logiciel de suivi des admissions peut vous aider à créer des listes de diffusion spécifiques. Ces listes peuvent ensuite être conçues et créées en fonction des domaines d'intérêt.

Cet exemple est génial car il est personnalisé pour l'individu. Il permet à l'individu d'apporter les modifications nécessaires aux e-mails dès le départ. Les universités peuvent suivre cet exemple en envoyant des e-mails de remerciement automatisés aux étudiants qui s'inscrivent à diverses activités, notamment :

• Des sports

• Théâtre

• Art et plus

Cela conduit à moins de ressources gaspillées et à des individus plus heureux avec des boîtes de réception moins encombrées.

Source : Pinterest

E-mail d'acceptation

Tout au long de l'année, les étudiants du monde entier souffrent de la terrible période d'attente avant l'acceptation. Il s'agit de la période entre l'inscription dans les collèges de leur choix et l'attente de la décision d'acceptation de l'établissement. L'époque des lettres d'acceptation par courrier postal est révolue. Au lieu de cela, de plus en plus d'établissements d'enseignement supérieur choisissent d'utiliser le courrier électronique pour cette communication. Et parce qu'il s'agit d'un message si important et passionnant à partager avec les étudiants potentiels, il existe de nombreuses façons de tirer parti des fonctionnalités de messagerie pour en faire un e-mail vraiment personnalisé et spécial.

Dans cet exemple ci-dessous, une étudiante a reçu une notification par e-mail uniquement pour ouvrir le message et célébrer son acceptation à la North Carolina State University.

Pour les universités et les collèges qui choisissent d'utiliser un logiciel de suivi des admissions en combinaison avec leur logiciel CRM, une fois la candidature d'un étudiant acceptée, le logiciel peut déclencher une campagne d'acceptation par e-mail. C'est excellent car cela permet aux établissements d'enseignement supérieur de se connecter à leurs précieuses ressources, telles que :

• Dossiers d'information pour les étudiants

• Informations sur le service financier et bien plus encore

Source : Gazouillement

E-mail d'anniversaire d'étudiant

Montrez à vos élèves que vous vous souciez de vous ! Au lieu de les traiter comme n'importe quel autre étudiant, pourquoi ne pas prendre le temps de créer et d'envoyer des e-mails d'anniversaire à votre corps étudiant ?

Ce processus peut être rendu très simple grâce à l'utilisation des données collectées par un logiciel de suivi des admissions. Mieux encore, une fois que vous l'avez combiné à vos systèmes d'information sur les étudiants ou à votre logiciel CRM, vous pouvez envoyer automatiquement des messages tels que celui-ci de l'Eastern Illinois University à l'approche de l'anniversaire d'un étudiant ou d'un ancien.

Ce concept peut être appliqué à divers anniversaires d'étudiants, notamment:

• L'obtention du diplôme

• Jours d'emménagement

• Actifs du campus liés au domaine d'intérêt de l'étudiant

Source : Gmail

Courriel de l'association des diplômés

Après l'obtention de son diplôme, la relation d'un étudiant avec l'établissement ne doit pas s'arrêter là. Une fois qu'un étudiant commence à approcher de l'obtention du diplôme, une campagne d'association d'anciens élèves peut être envoyée.

Ces campagnes peuvent être utilisées pour demander à un étudiant d'adhérer à l'association avant l'obtention de son diplôme, un e-mail de rappel étant envoyé après l'obtention de son diplôme. Si leurs frais d'anciens élèves ne sont pas payés ou si un étudiant choisit de laisser expirer son adhésion, des e-mails de rappel peuvent également être envoyés.

Les campagnes par e-mail de réengagement sont également un excellent moyen d'utiliser les informations collectées par votre logiciel de suivi des admissions et d'autres systèmes d'information sur les étudiants. Si vous remarquez qu'un étudiant a disparu de la liste des anciens, vous pouvez lancer une campagne de réengagement par e-mail pour essayer de le faire revenir.

Source : Gmail

Meilleures pratiques d'email marketing pour l'enseignement supérieur

Savoir comment un logiciel de suivi des admissions peut être utilisé conjointement avec vos efforts de marketing par e-mail est formidable. Cependant, nous devons couvrir quelques bonnes pratiques de marketing par e-mail pour les établissements d'enseignement supérieur.

Avec tout ce qui passe au numérique, certains peuvent se demander pourquoi l'accent devrait être mis sur le courrier électronique, et nous avons votre réponse. Le courrier électronique est le canal numérique qui génère actuellement le retour sur investissement global le plus élevé. Pour chaque dollar dépensé, le marketing par e-mail génère 38 dollars de retour sur investissement.

Bien sûr, les médias sociaux peuvent jouer un rôle énorme dans la communication. Cependant, le courrier électronique est considéré comme près de 40 fois plus efficace que Facebook et Twitter combinés.

Pour vous aider à démarrer, voici quelques conseils pour créer une campagne d'e-mails réussie pour l'enseignement supérieur.

Segmentez vos listes de diffusion

Segmenter correctement vos listes de diffusion est essentiel, en particulier pour les collèges et les universités. Ces institutions ont des listes de diffusion massives et envoient simplement le même contenu à chacune, et chaque individu est une perte de temps et de recours. Par conséquent, il est si important de segmenter vos listes de diffusion en catégories telles que les suivantes :

• État de l'inscription

• Majeure ou école

• Situation de vie sur le campus

• Lieu d'origine

• Intérêts parascolaires

• Clubs sociaux

Maintenant, ces listes semblent familières, et elles devraient l'être, car ces données peuvent être collectées avec votre logiciel de suivi des admissions. Une fois que vous disposez de ces informations, vous pouvez segmenter vos listes en conséquence, en vous assurant que tout le monde reçoit rapidement un contenu pertinent.

La personnalisation est essentielle

La segmentation s'accompagne de personnalisation, et la personnalisation va bien au-delà de la simple inclusion du nom de l'étudiant au début de l'e-mail. La personnalisation consiste, encore une fois, à envoyer le bon contenu au bon lecteur quand il en a le plus besoin.

Cela nécessite que les spécialistes du marketing par e-mail apprennent à connaître véritablement leurs abonnés, et dans ce cas, les étudiants à la fois sur et hors campus. Comme pour la segmentation de liste, vous devrez connaître les intérêts des étudiants, académiques et parascolaires, comment ils passent leur temps et plus encore. Une fois que vous avez ces informations et que vous avez segmenté en conséquence, vous pouvez leur envoyer des messages pertinents et personnalisés qu'ils trouveront utiles.

Concevez vos e-mails pour tous les appareils

Avec tout ce qui bouge en ligne, il est essentiel de maintenir la cohésion de la marque. Cela signifie avoir la même image de marque sur votre site Web, vos documents imprimés et votre courrier électronique. Compte tenu de l'importance de la messagerie électronique pour l'étudiant de tous les jours, il est absolument essentiel de s'assurer que les e-mails de votre campus s'ouvrent correctement sur tous les appareils.

Auparavant, il suffisait d'avoir une conception d'e-mail réactive. Cela signifiait que votre message modifierait sa taille en fonction de la taille de l'écran de l'appareil sur lequel il était affiché. Bien que ce soit un pas dans la bonne direction, cela ne garantit pas que tout votre contenu sera facilement visible.

Au lieu de cela, il est plus important de s'assurer que vos e-mails sont conçus pour être adaptés aux mobiles. Cela signifie que votre e-mail aura le même aspect quel que soit l'appareil utilisé par le lecteur. Bien qu'il ne soit pas parfait, il devient rapidement la norme à mesure que de plus en plus de personnes commencent à ouvrir et à interagir avec leurs e-mails sur leurs appareils mobiles et leurs smartphones.

Source : Emma

Testez toujours avant d'envoyer

Cela ne peut pas être assez souligné. Tester vos e-mails avec un petit échantillon de votre liste de diffusion permet de vous assurer que vous envoyez les bonnes informations à ceux qui souhaitent les recevoir. Les tests A/B vous permettent de tester différents composants de votre e-mail. Cela se fait en créant une version "A" et une version "B", qui sont ensuite envoyées à deux petits échantillons de votre liste de diffusion. Celui qui fonctionne le mieux est celui qui doit être envoyé au reste de votre liste de diffusion.

Emballer

Le logiciel de suivi des admissions est un excellent outil pour les spécialistes du marketing par e-mail des collèges et universités pour de nombreuses raisons. Plus important encore, cela les aide à rassembler des informations importantes nécessaires pour envoyer des e-mails de haute qualité à leurs étudiants et à leur personnel. Une fois qu'ils disposent de ces informations, ces quatre étapes vous aideront à concevoir la meilleure campagne d'e-mails adaptée aux besoins de votre établissement :

• Segmentez vos listes de diffusion

• La personnalisation est un must

• La conception adaptée aux mobiles est essentielle

• Testez toujours avant d'envoyer

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