Qu'est-ce qu'un bon de commande ? - Compréhension complète pour en gérer un

Les bons de commande sont essentiels pour toutes les activités commerciales. Cependant, "Qu'est-ce qu'un bon de commande" et "Comment une entreprise peut-elle le gérer efficacement" sont encore des questions délicates pour de nombreux nouveaux propriétaires d'entreprise ou ceux qui ont l'intention de démarrer une entreprise. Ne vous inquiétez pas. Cet article répondra à toutes vos questions sur un bon de commande.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Un bon de commande (PO) est un document juridiquement contraignant créé par l'acheteur et soumis au vendeur.

Les bons de commande aident les entreprises à suivre leurs achats - quantité, coût, délai de paiement, car tout sera indiqué sur la facture et le bon de livraison. Ils sont également cruciaux pour le suivi des niveaux de stocks puisqu'ils suivent le nombre d'articles et les délais de livraison. Cela en fait une partie essentielle du dossier et minimise le risque d'erreur du fournisseur.

Le bon de commande est également avantageux pour les fournisseurs. Ils doivent avoir le temps de préparer les produits et de recevoir des paiements précis et en temps opportun, car le numéro de bon de commande correspond à la facture et au bon de livraison.

Comment fonctionne un bon de commande ?

1. L'acheteur crée une demande d'achat

Dans un premier temps, la direction informe le service des achats de votre entreprise qu'une commande doit être passée. L'entreprise a envoyé ce document au service des achats pour suivre les marchandises commandées.

2. L'acheteur crée une commande

Une commande est créée lorsque les marchandises à acheter sont convenues. Le bon de commande répertorie la date de la commande, les informations d'expédition FOB, les conditions de remise, les noms de l'acheteur et du vendeur, la description de l'article acheté, le numéro d'article, le prix, la quantité et le numéro de bon de commande.

3. Le vendeur accepte (ou refuse) la commande

Un acheteur envoie la commande au fournisseur, qui décide s'il peut et veut exécuter la commande. Il devient un contrat juridiquement contraignant pour les deux parties une fois la commande acceptée.

4. L'acheteur enregistre l'achat

L'acheteur paie le prix convenu (ou une date convenue indiquée sur la commande) - le fournisseur expédie le bon de commande avec une facture. Le service financier de l'acheteur compare ensuite cette facture avec le bon de commande pour s'assurer de la concordance des deux documents.

Le fournisseur livrera les produits à la date indiquée et l'acheteur les paiera. Les deux parties doivent remplir le bon de commande en conséquence.

Types de bons de commande

1. Bons de commande standard (bon de commande à usage unique) - Cet accord de commande reste en vigueur jusqu'à ce que l'acheteur reçoive tous les articles.

Il est utilisé pour les collections irrégulières, rares ou ponctuelles. Il contient des spécifications d'achat complètes détaillant le prix, la quantité, le paiement et les délais de livraison.

2. Bons de commande planifiés (pré-commande) - similaires à ce qui précède, mais il s'agit généralement d'un accord à plus long terme qui n'inclut pas de date de livraison permettant à l'acheteur de prévoir la demande future

Toutes les informations nécessaires doivent être présentées dans l'ordre prévu, par exemple, les détails des biens et services et leurs coûts. Une autorisation sera émise pour confirmer le calendrier de livraison lorsque les informations de livraison sont définies pour des articles particuliers.

3. Bons de commande généraux – Les grandes entreprises peuvent utiliser des bons de commande généraux pour suivre tous les articles commandés pour un service ou un projet spécifique. Une commande provisionnelle peut contenir ou non le prix.

Ce bon de commande est généralement utilisé pour acheter à plusieurs reprises des articles spécifiques auprès d'un fournisseur, tels que B. des matières premières et des consommables.

4. Bons de commande contractuels

Les bons de commande contractuels sont utilisés pour créer des accords et des conditions de livraison entre acheteurs et vendeurs comme base d'une relation commerciale continue. Pour commander des produits, l'acheteur peut se référer au contrat de commande dans le cas d'un achat standard.

Avantages des bons de commande

1. Évite les commandes en double

Lorsqu'une entreprise développe ses activités, les bons de commande peuvent aider à suivre ce qui est commandé et qui l'a commandé. Même si l'acheteur a commandé un produit similaire, il peut être difficile de vérifier la facture. La commande vaut chèque pour le règlement de la facture.

2. Assure le suivi des commandes entrantes

Cela peut sembler évident, mais un système de commande bien organisé simplifie la gestion des stocks et des expéditions en permettant de voir facilement quels produits arrivent à tout moment.

3. Ils assurent une communication claire

À la base, la commande communique tous les détails de l'achat. Vous pouvez éviter d'éventuels conflits futurs ou confusion en clarifiant, expliquant et documentant chaque segment.

4. Sert de documents juridiques

En cas de litige concernant la commande ou le prix convenu lors de transactions futures, la commande servira de document juridique exécutoire. Plus important encore, ils protègent les deux parties.

Inconvénients des bons de commande

1. Plus de paperasse

Les bons de commande créent des documents supplémentaires, ce qui peut être ennuyeux pour les petits achats et prendre du temps pour les petites équipes.

2. Il peut être remplacé facilement

Bien qu'elles n'agissent pas comme un contrat légal entre le vendeur et le fournisseur, les cartes de crédit peuvent remplacer les bons de commande pour aider à enregistrer les achats.

Que contient un bon de commande ?

1. Numéro de bon de commande - Il permet aux parties de faire correspondre les demandes aux expéditions et aux factures
2. Coordonnées de l' acheteur - inclure le nom de l'entreprise et les coordonnées
3. Détails d'expédition - l'adresse de livraison, le mode d'expédition, la date et l'heure de livraison
4. Coordonnées du fournisseur - informations sur le fournisseur, avec les coordonnées appropriées d'une personne de l'entreprise du fournisseur qui est responsable
5. Termes pertinents - y compris les conditions de paiement et tout autre terme, par exemple, les modalités d'expédition.
6. Liste des articles – incluez le numéro de catégorie, la quantité, le prix et le total.
7. Description des biens et services – ajouter du contexte à la liste d'articles

Comment gérer efficacement les commandes d'achat dans les magasins de commerce électronique ?

1. Gardez une trace des commandes

Un propriétaire de magasin doit traiter chaque mois de nombreuses informations sur les commandes. La spécification ciblée des numéros de commande permet de suivre et de vérifier rapidement leur statut.

Les entrepreneurs peuvent utiliser le code pour trouver une commande spécifique et vérifier rapidement ses détails.

2. Autoriser les commandes groupées

Les magasins de commerce électronique permettent aux clients de commander en gros. Cela aidera les clients, en particulier les magasins B2B, à acheter n'importe quel nombre de produits en une seule commande, réduisant ainsi le nombre de commandes qu'une boutique en ligne doit gérer.

3. Utilisez un code-barres et un préavis d'expédition

Pour toutes les expéditions entrantes, les acheteurs peuvent fournir des notifications d'expédition avec des étiquettes à code-barres pour chaque produit. Il aide les vendeurs à identifier instantanément les produits commandés qui arrivent au point de réception en scannant les codes-barres.

L'utilisation de codes-barres aide à contrôler efficacement les systèmes d'inventaire, car les propriétaires de magasins peuvent identifier chaque article et le faire correspondre à une commande valide.

4. Définissez les numéros de facture en fonction des numéros de commande

Il est essentiel d'envoyer automatiquement des copies des commandes, des informations d'expédition et des factures aux clients après avoir terminé leurs achats dans votre magasin.

Pour gérer facilement les commandes et les factures, le propriétaire du magasin doit compiler des informations telles que le numéro de facture en fonction du numéro de commande. Cela rend le système facile à gérer lorsque les clients paient leurs factures.

Conclusion

Tout ce qui concerne la question « Qu'est-ce qu'un bon de commande » a été expliqué. J'espère que cet article vous sera utile si vous envisagez de démarrer une entreprise.

Et pour les propriétaires de magasins, n'oubliez pas qu'avec la croissance du commerce électronique aujourd'hui, une augmentation des commandes en ligne est inévitable. Vous devez être proactif dans la gestion efficace des commandes, car cela affecte directement leurs résultats commerciaux.