Qu'est-ce qu'un bon de commande ? Un aperçu des bons de commande

Parlons des bons de commande et de la gestion de vos fournisseurs.
Pour gérer votre petite entreprise, vous avez besoin d'un bien ou d'un service spécifique, vous contactez donc vos fournisseurs et expliquez vos besoins. Ils l'offrent. Vous devez les payer. Histoire terminée.
Cela vous semble trop simple ? Il est. Oui, la procédure d'acquisition d'objets peut être plus délicate que ce qui a été décrit précédemment. Des problèmes de paiement, des pénuries d'approvisionnement, des malentendus entraînant des expéditions inappropriées et des retards de calendrier peuvent tous survenir.

Mais il n'est pas impossible d'obtenir des services de fournisseurs fiables de manière transparente et rapide - c'est possible, et l'utilisation de bons de commande peut aider.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Les commandes d'achat sont certainement quelque chose que vous rencontrez tous les jours lorsque vous gérez les approvisionnements de l'entreprise. Un bon de commande, ou bon de commande, est un document formel qu'un client remet à un fournisseur pour autoriser une transaction. Il comprend des détails cruciaux liés à l'achat tels que la date de commande, le montant, le prix, les conditions de paiement et la date de livraison. Chaque bon de commande a un numéro de référence spécifique qui est utilisé pour le suivi et la surveillance.

Les bons de commande sont essentiels pour vous approvisionner, suivre votre inventaire et être payé. Par conséquent, l'un des composants fondamentaux des transactions commerciales est un bon de commande. Ils suivent vos transactions financières, de l'achat des fournitures à la vente des produits finis. Pour faire simple, un bon de commande est un document crucial tant pour l'acheteur que pour le vendeur qui contient des détails concernant la transaction et peut être utilisé comme référence en cas de désaccord ou de malentendu.

Signification du numéro de bon de commande : le numéro de bon de commande est similaire au numéro de facture et identifie une commande spécifique passée devant le vendeur.

Avantages du bon de commande

Un bon de commande est très avantageux pour les entreprises car il :

• Aide au suivi des paiements et des commandes
• Enregistre les montants payés aux différents fournisseurs.
• Tient des registres pour l'audit
• Gère les références pour la correspondance future

Types de bons de commande

Il est essentiel de se rappeler que tous les bons de commande ne sont pas passés de la même manière. Si vous avez vu un bon de commande, vous les avez probablement tous déjà vus, mais ce n'est tout simplement pas le cas. Il existe cinq types différents de bons de commande, et chacun contient une quantité différente d'informations.

1. Bons de commande standard

Les bons de commande les plus populaires et les plus connus sont les bons de commande standard. Dans ce cas, l'acheteur connaît les spécificités de la transaction et peut préciser le produit ou service qu'il achète, ainsi que la quantité, la date de livraison et les modalités de paiement.
Par exemple, une entreprise qui manque de cartouches d'imprimante peut soumettre un bon de commande normal car elle est certaine de la quantité et de la date de livraison dont elle a besoin.
En fonction de vos besoins, des bons de commande standard peuvent être créés à diverses fins, telles que :

• Être pourvu de services
• Sous-traitant
• Consignation

2. Bons de commande planifiés

En soumettant à l'avance un bon de commande planifié, un acheteur prévoit la quantité de marchandises dont son entreprise aura besoin à l'avenir. L'article, le prix et les conditions de paiement sont connus dans ce cas, mais la quantité et la date de livraison sont spéculatives et dépendent de suppositions éclairées.
Par exemple, l'acheteur responsable déterminerait le nombre de cartouches d'imprimante dont il a besoin avec un calendrier de livraison plus flexible si la même entreprise qui manque de cartouches d'imprimante passait un bon de commande planifié.

3. Bons de commande généraux

Lors de l'utilisation d'un bon de commande général, un acheteur soumet plusieurs commandes simultanément pour négocier des prix plus bas.
Par exemple, une entreprise envisagerait d'utiliser un bon de commande global pour acheter des cartouches d'imprimante et du papier si cela lui permettait de négocier un prix moins cher auprès d'un seul fournisseur.

4. Bons de commande contractuels

Le type le plus formel est un bon de commande contractuel. Dans ce cas, un contrat précisant les conditions de la vente est signé par l'acheteur et le vendeur avant l'émission d'un bon de commande faisant référence au contrat. Le niveau de défense juridique le plus complet est fourni par ce type de bon de commande.
En prenant l'exemple des fournitures d'imprimantes, ces entreprises seraient liées par un contrat de bon de commande s'ils concluaient un contrat avec leur fournisseur définissant les marchandises, la quantité, le prix et le calendrier de livraison, puis le suivaient avec un bon de commande régulier.

5. Bons de commande numériques

Une procédure définie pour les bons de commande peut faciliter le déroulement du processus d'approvisionnement et être avantageuse tant pour les acheteurs que pour les vendeurs.
Dans Microsoft Excel ou Open Office, un bon de commande numérique peut être rapidement créé et partagé. Lorsque vous ouvrez une nouvelle feuille de calcul, sélectionnez Plus de modèles et tapez "facture" dans la barre de recherche, vous pouvez accéder aux modèles préexistants.

La différence entre les factures et les bons de commande

Les bons de commande sont rédigés par les acheteurs, tandis que les factures sont rédigées par les vendeurs. Lorsqu'il existe des conditions de paiement spécifiées (net 30, net 60, FOB, etc.), les vendeurs peuvent envoyer une facture pour percevoir le paiement. Ils peuvent également envoyer une facture avec un solde nul pour indiquer que le paiement a été reçu pour la commande.

Des informations similaires, y compris une adresse de facturation et une adresse de livraison, peuvent être trouvées sur les bons de commande et les factures. Les factures incluent souvent une référence au numéro de bon de commande ainsi qu'un numéro de facture pour vérifier la relation et la correspondance entre les deux documents.

Le fait que les informations de commande et autres détails techniques figurant sur le bon de commande soient généralement absents de la facture constitue une différence majeure.

Lettre type de bon de commande

Le format du bon de commande en word, ainsi qu'en excel, est accepté partout.

Même un exemple ou un modèle de bon de commande préexistant est disponible en ligne pour téléchargement. Une feuille Excel ou un document Word peut être utilisé pour créer un format de bon de commande simple. Les champs suivants se trouvent généralement dans un bon de commande standard :

1. En-tête :

La section d'en-tête du document contient des informations cruciales sur le bon de commande et votre entreprise. Les détails suivants sont fournis ici :

• Numéro de bon de commande - Il s'agit d'un numéro spécial utilisé pour suivre la commande.
• Date du bon de commande - C'est le jour où le bon de commande est émis
• Détails du client - Il comprend le nom de l'entreprise, l'adresse enregistrée et les informations GST pour l'acheteur.
• ID fournisseur - Un ID fournisseur unique est attribué par l'acheteur à un fournisseur spécifique.

2. Informations sur le vendeur :

Il contient des informations sur le fournisseur, telles que le nom de l'entreprise, l'adresse, les coordonnées et les informations sur la TPS. Pour conserver des enregistrements pour les audits, certaines spécificités sont nécessaires.

3. Détails de livraison :

Tels que l'heure, le lieu et le mode de livraison, sont inclus dans la section des détails de livraison. Si vous souhaitez que les produits soient expédiés, vous devez inclure l'adresse de livraison et toute autre information nécessaire.

4. Conditions de paiement :

Il contient des informations sur les taxes, le fret, les remises, les conditions de crédit et d'autres conditions. Ces données sont un élément crucial du format du bon de commande car elles facilitent la création de factures et, si nécessaire, la résolution de futurs litiges.

5. Détails de la commande :

Il contient des informations sur la commande, telles que l'ID SKU, la description du bien ou du service, la quantité nécessaire, le coût unitaire et la date de livraison.
Ainsi, il fournit un aperçu de la commande, y compris le coût total, les frais de livraison, les remises et les taxes.

Comment fonctionne un bon de commande ?

La procédure de commande est assez simple. Avant de présélectionner un vendeur ou un fournisseur, vous devez dresser une liste des éléments nécessaires. La négociation des conditions d'achat et du prix avec le vendeur est la prochaine étape. C'est ainsi qu'un bon de commande est passé.

Pour mieux comprendre le fonctionnement d'un bon de commande, examinons-en un du début à la fin, de la création au paiement :

1. L'acheteur crée un bon de commande

Tout d'abord, l'acheteur doit créer un bon de commande en saisissant les données nécessaires, telles que la date, l'adresse de facturation, l'adresse de livraison, le montant, la quantité, la date de livraison, l'approbation par et d'autres données pertinentes. Excel ou Word peuvent être utilisés pour créer le format du bon de commande. Assurez-vous qu'il est concis et facile à comprendre pour le vendeur.

2. L'acheteur présente le bon de commande pour approbation à l'équipe interne

L'acheteur doit partager le bon de commande préparé avec l'équipe interne pour obtenir les autorisations requises. Le format de bon de commande normal utilisé par les organisations garantit des informations précises et des approbations internes. De plus, avoir une structure commune permet une flexibilité pour chaque commande tout en gagnant du temps.

3. Envoi d'un bon de commande au fournisseur

Le bon de commande est prêt à être transmis au fournisseur une fois qu'il a reçu l'approbation interne. Partager le bon de commande avec le vendeur et lui donner un délai raisonnable pour l'approuver est une bonne idée.

4. Le vendeur examine et approuve le bon de commande

Après avoir reçu le format du bon de commande, le vendeur l'examine et détermine s'il peut ou non le remplir. Un contrat est créé après que le vendeur accepte le bon de commande, ce qui le rend exécutoire. Une copie du bon de commande autorisé doit être retournée à l'acheteur par le vendeur dans le cadre de ce processus.

5. Bon de commande rempli

Le bon de commande doit être rempli lors de la confirmation du vendeur. L'expédition des articles à l'acheteur est de la responsabilité du vendeur. Une facture est également créée par le vendeur et livrée avec les produits ou services. Cette facture doit être conservée et manipulée par l'acheteur pour des besoins comptables.

6. Bon de commande réglé

Le paiement est effectué sur le bon de commande pour les biens et services à cette étape. Vous pouvez clôturer le bon de commande une fois qu'il a été payé et conserver un enregistrement pour référence future.

Conclusion

Bien qu'elle paraisse difficile au départ, la création de bons de commande est essentielle pour gérer efficacement l'argent de votre entreprise. Vous pouvez vous assurer que vous enregistrez les informations nécessaires sur vos transactions commerciales en utilisant le bon format de bon de commande. Les modèles de bons de commande en ligne simplifient le processus de création et de maintenance de votre bon de commande.

FAQ

1. Qu'entendez-vous par bon de commande ?

Réponse : Un bon de commande, ou bon de commande, est un document formel qu'un client remet à un fournisseur pour autoriser une transaction. Il comprend des détails cruciaux liés à l'achat tels que la date de commande, le montant, le prix, les conditions de paiement et la date de livraison.

2. Combien de types de bons de commande existe-t-il ?

Réponse : Il existe 5 types de bons de commande :

• Bons de commande standard
• Bons de commande planifiés
• Bons de commande généraux
• Bons de commande contractuels
• Bons de commande numériques

3. Quelle est la signification d'un numéro de bon de commande ?

Réponse : C'est un numéro spécial qui est utilisé pour suivre la commande.