Nous mettons en place le DAM ! Où est-ce que je commence?

Toutes nos félicitations! Vous avez les approbations et le budget pour la première solution de gestion des actifs numériques (DAM) de votre entreprise et êtes prêt à vous lancer. Et maintenant ? L'excitation des premiers jours de votre parcours DAM peut rapidement céder la place à l'appréhension face à la question : par où commencer ?

Où sont mes actifs ?

Avant de pouvoir choisir un système DAM approprié et la quantité de stockage dont vous aurez besoin, vous avez besoin d'une image complète de ce avec quoi vous travaillez en ce qui concerne le nombre d'actifs et la taille des fichiers. Si votre entreprise produit un grand volume de ressources vidéo haute résolution qui seront stockées dans le DAM, cela peut occuper une quantité importante d'espace de stockage. Il n'est jamais trop tôt pour commencer à dénicher et rassembler les atouts de votre entreprise.

Pour tirer le meilleur parti de votre DAM, il doit être la seule source de vérité pour tous vos actifs. Ne laissez rien au hasard. Tenez compte de tous les types de fichiers, y compris les images, les vidéos, les documents et les fichiers source. Ne présumez pas que tous vos actifs se trouvent sur les disques partagés de l'entreprise. Les disques partagés sont un excellent point de départ, mais assurez-vous de consulter également les sites Sharepoint, de lancer un appel pour tout périphérique de stockage externe et de déterminer si vos utilisateurs ont l'habitude de stocker des éléments sur leurs disques durs. Votre entreprise travaille-t-elle avec des agences ? Assurez-vous qu'ils vous ont fourni tous les fichiers qu'ils sont contractuellement tenus de fournir.

Indicateurs précoces

Une fois que vous avez progressé dans la collecte de tous vos actifs, examinez ce que vous avez collecté et voyez si vous pouvez commencer à identifier certaines exigences préliminaires générales :

1. Quelle gamme de types et de tailles de fichiers votre DAM doit-il prendre en charge ?
2. Compte tenu du volume, de la profondeur et de l'historique des actifs que vous voyez, tout doit-il être intégré au DAM dès le premier jour ? Ou est-il plus logique de sélectionner une date clé et de télécharger chaque actif créé à partir de ce jour dans le DAM tout en conservant les actifs d'archives dans un autre emplacement ? N'oubliez pas que si vous conservez des actifs d'archives dans un emplacement séparé, ils doivent être rapidement et facilement accessibles par les utilisateurs désignés. Vous constaterez généralement que certains actifs hérités encore approuvés pour une utilisation actuelle n'entreront pas dans le cadre de ce que vous avez chargé dans le DAM pour son lancement. Ces actifs devront être téléchargés dans le DAM au fur et à mesure que les utilisateurs en feront la demande.
3. Générez-vous généralement plusieurs rendus pour des ressources uniques ? Par exemple, avez-vous non seulement la version originale mais également une vignette, des versions petites, moyennes et grandes ?
4. Aurez-vous besoin de prendre en compte la gestion des versions ? Lorsque vous téléchargez une nouvelle version d'un actif dans votre DAM, devez-vous conserver toutes les versions précédentes à des fins d'archivage et les associer à la version actuelle ? Les changements spécifiques entre les versions doivent-ils être suivis ?
5. Existe-t-il des exigences légales ou réglementaires spécifiques concernant certains ou tous vos actifs ?

Voyant double. Ou triple.

Une autre tâche liée aux actifs que vous voudrez traiter le plus tôt possible est celle des doublons. Avec des actifs dispersés sur plusieurs emplacements, des copies en double des mêmes actifs se trouvent forcément à plusieurs endroits. Ils peuvent tous avoir le même nom de fichier, ce qui permet de les identifier facilement, ou non. Il faut souvent l'œil averti de votre équipe créative ou de vos experts en contenu pour identifier les ressources en double avec des noms de fichiers différents.

Plus tôt vous commencez à identifier et à éliminer les doublons pendant que vous rassemblez des actifs, mieux c'est. Vous êtes probablement déjà familiarisé avec le principe « Garbage in, garbage out », et vous devez vous en souvenir lors de la préparation des ressources à télécharger dans votre DAM. Bien sûr, vous pouvez tout jeter là-dedans et le nettoyer plus tard, mais le ferez-vous ? Et en attendant, quelle confusion cela cause-t-il à vos utilisateurs finaux, dont certains sont exposés à un DAM pour la première fois ? Vous devez trouver du temps et des ressources pour traiter les doublons de temps en temps, alors faites-en une priorité avant d'être prêt pour ce téléchargement groupé d'actifs dans votre tout nouveau DAM. Vous pourriez gagner du temps en ne dupliquant pas le travail en mettant des métadonnées sur des actifs qui seront probablement supprimés peu de temps après le téléchargement sur le DAM.

Qui conduit ce train DAM ? Et qui est de la partie ?

Envisagez sérieusement de faire appel à un bibliothécaire du DAM. Le plus tôt sera le mieux. Vous hésitez peut-être à consacrer une partie de votre budget DAM à un bibliothécaire à temps plein, et oui, je suis peut-être un peu biaisé sur ce point, mais cela en vaudra la peine. Avoir un bibliothécaire dédié au projet dès le début est particulièrement crucial s'il s'agit du premier DAM de votre entreprise. Et pour tirer le meilleur parti de votre investissement, trouvez quelqu'un avec le tiercé d'expérience DAM : sélection, configuration ET maintenance d'un DAM. Amenez-les dès que possible. Cela vous fera gagner du temps et de l'argent à long terme, car ils peuvent vous éviter de prendre des décisions dès le début que vous devrez consacrer des ressources à réparer plus tard.

En tant que bibliothécaire qui a aidé trois entreprises à lancer des DAM, je sais très bien ce qu'il ne faut pas faire et je peux vous éviter de prendre des décisions que vous regretterez plus tard. Attendre pour faire venir quelqu'un jusqu'à ce que vous réalisiez que vous êtes au-dessus de votre tête et que vous avez pris des décisions pas si optimales signifie que votre bibliothécaire pourrait potentiellement passer des mois, voire des années après son arrivée en mode "réparer" tout en faisant limiter les dégâts et essayer de convaincre les utilisateurs qu'ils peuvent faire confiance au système qui n'a pas fait la meilleure première impression.

Si votre bibliothécaire DAM est le conducteur de votre train, vos parties prenantes sont vos passagers VIP de première classe. Les identifier et obtenir leur engagement dans le projet doit se faire le plus tôt possible. Cela leur laisse le temps d'obtenir les approbations nécessaires de leurs dirigeants et de préparer leurs horaires pour l'engagement de temps. Lors de l'identification des parties prenantes, assurez-vous d'inclure des personnes de chaque division distincte de votre entreprise qui dialogueront directement avec le DAM. Tout groupe ou département qui comprendra des utilisateurs finaux réguliers du DAM doit être représenté. Et n'oubliez pas que les services informatiques et juridiques doivent être inclus.

Bien que vous vouliez vous assurer d'avoir une voix dans chaque domaine pertinent de l'entreprise, faites attention à ne pas établir un groupe de parties prenantes trop large, ce qui pourrait rendre les discussions difficiles et conduire à des problèmes parvenant à un consensus. Une partie du rôle de l'intervenant est de représenter sa division respective et d'être une voix unique pour lui lors des réunions, de sorte qu'un seul intervenant par domaine est requis. Définissez clairement pour vos parties prenantes les paramètres du rôle et vos attentes. Assurez-vous qu'ils connaissent l'engagement de temps qui sera impliqué et obtenez leur engagement qu'ils sont disposés et capables de rester pleinement engagés pendant la durée du travail. La participation de vos parties prenantes peut considérablement aider ou nuire à l'avancement et au calendrier de votre projet, alors définissez des attentes claires dès le départ.

Bien que votre parcours DAM soit finalement gratifiant, il y aura des hauts et des bas en cours de route. Ces quelques premières étapes spécifiques commenceront votre voyage sur la bonne voie et vous prépareront au succès futur.

Les opinions exprimées dans cet article sont celles de l'auteur invité et pas nécessairement celles de MarTech. Les auteurs du personnel sont répertoriés ici.