Salles de données virtuelles : avantages, utilisations et outils

La technologie a transformé le mode de fonctionnement des entreprises et le travail des employés à travers le monde.

Diverses nouvelles technologies, comme les smartphones, le SaaS, les ordinateurs portables, les tablettes, etc., ont favorisé les espaces de travail numériques et le travail à distance. Celles-ci jouent un rôle important dans la transformation numérique, permettant ainsi aux équipes de travailler plus efficacement que jamais.

Les VDR ou Virtual Data Room sont une des composantes de cette révolution technologique. Les salles de données virtuelles ont complètement changé la façon de conclure des affaires pour les entreprises. Cet article explorera les VDR, leurs avantages, leurs utilisations et certains fournisseurs de VDR.

Qu'est-ce qu'un VDR ou salle de données virtuelle ?

Une salle de données virtuelle est un espace ou un référentiel en ligne où les organisations stockent des données et des fichiers confidentiels. Ils utilisent les VDR en cas de transactions financières ou lorsqu'ils traitent avec des tiers.

Les VDR sont des services de stockage basés sur le cloud qui permettent le partage d'informations privées ou confidentielles avec des partenaires, des clients, etc.

Les salles de données virtuelles utilisent des méthodes de cryptage solides, ce qui rend le stockage assez fiable et sécurisé. Les VDR codent les données avant de les déplacer vers le cloud de stockage.

Ils vous permettent également de choisir parmi divers paramètres de restriction et autorisations de documents. Cela empêche la copie, le partage ou l'impression des données sans autorisation.

Utilisations des salles de données virtuelles

Les VDR offrent un espace pour la diligence raisonnable requise lors de la finalisation d'un accord commercial. Ces transactions portent sur des documents et des fichiers de grande taille et en plus grande quantité.

La plupart de ces documents sont confidentiels et contiennent des données très sensibles. Un VDR offre un moyen fiable pour toutes les personnes intéressées d'échanger et d'examiner des documents tout en négociant.

Pour que les entreprises entretiennent des relations commerciales, des transmissions de données fréquentes et des contrats sont nécessaires. Les salles de données virtuelles permettent de stocker ces contrats et de les rendre facilement disponibles en cas de besoin.

Ceux-ci fonctionnent comme un point d'accès centralisé pour les avocats, les régulateurs externes et internes, les comptables et d'autres parties. Un tel système central réduit le risque de retards et d'erreurs. Il offre également la transparence dans la communication.

Avantages des salles de données virtuelles

Une salle de données virtuelle est une solution parfaite pour toute organisation. Cela peut aider les entreprises à rationaliser le processus de partage de documents et à le rendre beaucoup plus efficace. Ils offrent un large éventail d'avantages, dont certains incluent:

• Partage efficace de documents et d'informations critiques et privés en toute sécurité.
• Offrir une protection aux informations de l'organisation.
• Gestion sécurisée et sécurisée des données et des documents.
• Accessible à plusieurs parties simultanément.
• Une grande quantité de téléchargement de données est possible.
• Prend en charge les appareils mobiles.
• Fonction de recherche précise disponible.

Ensuite, nous explorerons des cas d'utilisation de salles de données virtuelles.

Cas d'utilisation des salles de données virtuelles

Les salles de données virtuelles sont applicables dans tous les domaines impliquant la levée de capitaux, les transactions financières et les transactions commerciales. Examinons quelques-unes des principales applications des VDR.

Technologie

Les VDR sont des solutions très utiles pour l'industrie technologique. Ceux-ci permettent aux plus grandes organisations technologiques de partager des données et des informations entre les équipes et de se propager dans le monde entier.

Developpement de l'entreprise

Les stratégies d'entreprise impliquent une grande quantité d'utilisation de tableaux de données. L'utilisation des VDR aide à identifier les tendances des données qui, autrement, restent inaperçues.

Banque d'investissement

Le secteur de la banque d'investissement utilise dans une large mesure des installations de salles de données virtuelles. Les processus tels que la levée de capitaux, les introductions en bourse et les fusions et acquisitions exigent un énorme partage de données, ce qui fait du VDR un incontournable.

Secteur Juridique

L'industrie juridique implique une grande quantité de paperasse. Cependant, cette paperasse se transforme en documents électroniques. Et ainsi, les salles de données virtuelles sont entrées en jeu dans cette industrie pour stocker, récupérer et partager des documents juridiques.

Sociétés comptables

Les VDR aident les organisations comptables et d'audit à partager leurs comptes et leurs rapports d'audit avec leurs clients sur une plateforme sécurisée.

Immobilier

Le secteur de l'immobilier comprend une grande quantité de paperasse et l'échange de documents. Un VDR aide à stocker et à gérer ces documents sans aucun risque.

Salles de données virtuelles ou physiques

Auparavant, avant l'évolution de la technologie numérique, des salles de données physiques étaient utilisées. Ceux-ci ont été utilisés pour stocker des documents critiques, des documents de propriété intellectuelle, etc. Les salles de données physiques étaient des emplacements physiques réels.

Mais maintenant, avec l'évolution de la technologie numérique, les documents virtuels ou électroniques ont remplacé les documents physiques. En conséquence, les salles de données virtuelles ont remplacé les salles de données physiques. Les salles de données virtuelles présentent de nombreux avantages par rapport aux salles de données physiques. Découvrons-en quelques-uns :

#1. Différence de coût

Les salles de données physiques nécessitent un emplacement à louer et des installations de sécurité appropriées pour protéger les documents. Cela signifie qu'il y avait des coûts énormes en termes de loyer, d'entretien, de sécurité, etc.

D'autre part, les salles de données virtuelles sont des solutions cloud qui offrent la possibilité de stocker d'énormes quantités de données en toute sécurité. La salle de données virtuelle est beaucoup plus rentable que la salle physique.

#2. Temps de récupération des données

Dans les salles de données physiques, vous pouvez imaginer à quel point il serait difficile de rechercher parmi les tas de documents présents. Il vous faudrait des heures pour le faire, même si c'est parfaitement organisé.

Par rapport à cela, les VDR vous permettent de le faire de manière transparente et en quelques secondes. Toute personne autorisée à accéder aux documents peut rechercher et récupérer des données immédiatement sans aucun temps d'attente.

#3. Efficacité

Les VDR contribuent à améliorer l'efficacité de la gestion des documents et, par conséquent, des processus métier. Comme il permet aux documents d'atteindre plusieurs soumissionnaires en un rien de temps.

Mais quand on parle de salles de données physiques, les soumissionnaires doivent prendre rendez-vous pour accéder à la salle. Ainsi, le niveau d'efficacité serait faible.

#4. Communication confidentielle

Les VDR permettent une communication confidentielle et privée entre les parties. Vous pouvez répondre à des questions spécifiques d'une autre organisation sans permettre à quiconque d'accéder à vos informations. Vous pouvez autoriser n'importe qui à voir vos documents ou plus.

#5. Suivi

Les VDR offrent un suivi facile des vues de documents. Dans le même temps, cela est impossible dans les salles de données physiques. Vous ne pouvez pas contrôler qui consulte quel document. Mais les salles de données virtuelles vous permettent de voir combien de personnes ont consulté vos fichiers. Vous obtenez des rapports quotidiens à ce sujet, ce qui facilite le suivi.

Plusieurs fournisseurs de salles de données virtuelles offrent d'excellentes fonctionnalités. Différentes fonctionnalités vous permettent de gérer efficacement et efficacement vos documents et fichiers en ligne.

Outils de salles de données virtuelles

Explorons les meilleurs fournisseurs de salles de données virtuelles que vous pouvez envisager.

iDeals

iDeals offre un moyen de collaborer et de partager en toute sécurité vos documents commerciaux critiques. Il vous permet de télécharger vos fichiers en utilisant la fonction de glisser-déposer facile. Vous pouvez télécharger les fichiers en masse et gagner un temps précieux.

Il prend en charge plus de 25 formats de fichiers différents et vous permet de vous intégrer à l'Explorateur Windows. Ses options de recherche de texte simples et ses filtres rendent la récupération de données beaucoup plus pratique.

Ansarada

Ansarada est une salle de données virtuelle intelligente qui fonctionne bien plus qu'une simple solution de stockage et de partage de fichiers. Il s'intègre à d'autres plates-formes pour permettre une synchronisation bidirectionnelle et offre une fonction de glisser-déposer pour vous permettre de télécharger rapidement des documents et des fichiers.

Ansarada vous permet de suivre et de contrôler toutes vos actions. Il s'appuie sur la puissance de l'intelligence artificielle, qui vous aide à automatiser les rapports, à prévoir les résultats, etc.

CapLinked

CapLinked fournit des solutions de salles de données virtuelles sûres et simples permettant aux organisations de stocker leurs documents en toute sécurité. Il vous permet de télécharger des documents instantanément et de limiter l'accès en accordant l'autorisation aux parties que vous souhaitez.

Vous pouvez télécharger des fichiers en masse et ainsi gagner un temps précieux. La sécurité de niveau entreprise garantit que vos documents critiques sont toujours en sécurité et protégés. CapLinked propose des salles de données pour les projets, les organisations et les entreprises de toutes tailles et de tous budgets.

OneHub

Collaborez facilement et en toute transparence avec vos collègues, clients et partenaires de manière sécurisée. Avec OneHub, vous pouvez partager vos informations professionnelles privées sans aucun souci.

Il vous permet de télécharger rapidement des fichiers avec la fonctionnalité glisser-déposer. Son suivi d'activité avancé vous permet de tout suivre dans la salle de données. Vous pouvez avoir des aperçus de haute qualité pour plus de 30 types de fichiers. Vous pouvez facilement rationaliser la collaboration en attribuant des tâches, en accordant des autorisations, etc.

Cette salle de données est livrée avec un cryptage de niveau bancaire.

Boîte

Box vous permet de gérer en toute sécurité vos appels d'offres, vos fusions et acquisitions et vos contrats avec la plus grande protection. Il est livré avec plus de 1400 intégrations pour faciliter les processus. Il vous permet d'améliorer votre expérience utilisateur en autorisant les aperçus dans le navigateur et les accès mobiles.

Sa sécurité haut de gamme empêche tout accès non autorisé et garantit un accès sécurisé aux documents. Les contrôles de dossier et les autorisations utilisateur fortes permettent de suivre les activités suspectes.

Derniers mots

Ainsi, vous voyez à quel point les salles de données virtuelles sont importantes et utiles lorsque nous parlons de documentation critique. Chaque secteur impliquant la documentation et les transactions électroniques a besoin de salles de données virtuelles sécurisées pour assurer la plus grande sécurité des documents.

Vous pouvez envisager l'un des fournisseurs de VDR suggérés ci-dessus et vous concentrer sur votre travail professionnel sans aucun souci.

Ensuite, vous pouvez consulter un logiciel d'automatisation de documents pour économiser des heures de travail.