Un guide complet pour l'utilisation des systèmes de réponse automatique

En tant que propriétaire d'entreprise, l'amélioration de la satisfaction de la clientèle est essentielle à votre succès. Une façon d'y parvenir est de mettre en place un système de réponse automatisé connu sous le nom de standard automatique. Ce système basé sur le téléphone peut gérer un volume élevé d'appels, les diriger vers le service ou la personne appropriée, éliminant ainsi le besoin d'une réceptionniste en direct. Cela en fait une solution efficace pour les entreprises opérant en dehors des heures traditionnelles.

Lorsqu'il s'agit d'améliorer la satisfaction de la clientèle, les entreprises prennent souvent diverses mesures pour atteindre cet objectif. Cependant, face à un volume élevé de demandes, de préoccupations et de plaintes des clients, il peut être difficile de suivre le rythme. Heureusement, grâce à l'automatisation, des systèmes de réponse automatisés sont désormais disponibles pour agir en tant que représentants du service client et traiter toutes les demandes des clients en votre nom.

Les systèmes de réponse automatisés peuvent compléter le rôle d'un réceptionniste en aidant à développer votre entreprise, à gérer les relations avec les clients et à rationaliser les processus. Ils ne remplacent pas le besoin d'une réceptionniste humaine. Il agit comme une réceptionniste numérique disponible 24h/24 et 7j/7 pour traiter toutes les demandes des clients. Cela élimine le souci des appels manqués ou des messages manqués, car le service s'occupera de tout en votre nom. Ce guide fournit un aperçu complet de tout ce que vous devez savoir sur les services de réponse automatique.

Quel est le processus d'utilisation des systèmes de réponse automatique et comment fonctionnent-ils ? Ce guide fournira une compréhension de base pour les débutants.

Qu'est-ce qu'un service de réponse automatique ?
Comment fonctionne un service de réponse automatique ?
Qu'est-ce que la déviation d'appel ?
Avantages des services de réponse automatique
Différents secteurs qui utilisent des services de réponse automatique

Qu'est-ce qu'un service de réponse automatique ?

Plusieurs entreprises ont des opérateurs en direct à bord pour répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages clés des clients. Ces entreprises s'appuient généralement sur des services de réponse automatisés qui s'occupent du téléphone chaque fois que les opérateurs en direct sont occupés par d'autres tâches.

Les services de réponse automatique sont idéaux pour les personnes qui reçoivent fréquemment des appels importants mais qui ne peuvent pas répondre personnellement à chaque appel. En bref, un service de réponse automatisé remplace un service de réponse traditionnel, traite les demandes et les demandes des clients et fournit des réponses rapides sans faire attendre les clients.

Un service de réponse automatique est un outil qui gère les appels entrants, par opposition à un service d'appel automatisé qui gère principalement les appels sortants. Il utilise une technologie d'intelligence artificielle avancée pour fournir des options de libre-service aux clients, leur permettant de recevoir rapidement des réponses à leurs demandes ou demandes de renseignements sans avoir à attendre. Cela en fait une solution idéale pour les particuliers ou les entreprises qui reçoivent un volume élevé d'appels importants.

Comment fonctionne un service de réponse automatique ?

Un service de réponse automatique peut être personnalisé pour répondre aux besoins de votre entreprise. Que vous ayez besoin d'accepter des paiements, d'acheminer des appels vers différentes équipes ou d'effectuer d'autres tâches, un service de réponse automatisé peut le gérer pour vous.

En d'autres termes, un répondeur automatique est une réceptionniste numérique qui peut répondre aux appels en votre nom, diriger les clients vers le service concerné ou les guider à travers une série de menus. Un répondeur automatique fonctionne généralement de trois manières différentes

• Répondez aux appels en votre nom en utilisant votre numéro de téléphone existant
• Diffusez un message d'accueil préenregistré adapté aux besoins de votre entreprise
• Guidez les clients à travers une série de menus et demandez-leur leur intention et rassemblez toutes les informations pertinentes

Un service de réponse automatique peut recueillir une quantité importante d'informations, les transférer à l'utilisateur, puis diriger l'appelant vers le service approprié. De plus, un service de répondeur peut également utiliser une fonction de déviation d'appel pour gérer les appels à volume élevé.

Qu'est-ce que la déviation d'appel ?

La déviation d'appel, comme son nom l'indique, est une fonction de réponse vocale interactive (IVR) qui redirige automatiquement un appel d'un point à un autre chaque fois qu'un point de terminaison particulier est occupé. C'est l'une des nombreuses formes de déviation d'appel.

Les services de réponse automatisés peuvent être adaptés et personnalisés pour répondre aux exigences de votre entreprise et aux besoins de chaque client. En ce qui concerne les services de réponse téléphonique, chaque fois que vous recevez un appel, il sera directement acheminé vers un opérateur qui demandera alors à l'appelant/client son nom et la nature de l'appel.

Une fois que l'opérateur a obtenu les informations, il vérifiera si le client a un enregistrement dans sa base de données. Si une correspondance est trouvée, l'opérateur acheminera alors le client vers la partie appropriée. Si aucun enregistrement de client n'est trouvé, l'opérateur notera le message du client et le transmettra ensuite au client par SMS ou par e-mail.

Avantages des services de réponse automatique

En plus de vous faire économiser des coûts de service client élevés et d'améliorer les services client. Un service de réponse automatisé présente plusieurs avantages tels que

Imagerie professionnelle

En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez personnaliser votre service de réponse téléphonique pour vous assurer que toutes les réponses sont rapides et rehausser l'image professionnelle de l'entreprise.

Service de réponse sur mesure

Un service de réponse automatisé peut être utilisé à diverses fins, telles que la réception de paiements, la planification de rendez-vous, l'enregistrement des demandes/plaintes des clients, le traitement des demandes de renseignements, etc.

Économise sur les coûts d'exploitation

Un service de réponse automatisé agit comme une réceptionniste numérique qui collecte toutes les informations sur les clients en votre nom, éliminant ainsi le besoin d'un intermédiaire ou d'un agent et réduisant finalement les coûts des clients.

Appels manqués minimum

Tous les appels ne nécessitent pas la présence d'un agent. Un service de réponse automatique peut vous aider en priorisant les appels importants et en vous faisant gagner du temps.

Attentes en matière de temps d'attente/gestion des files d'attente

Les clients qui attendent dans une file d'attente doivent savoir combien de temps ils attendront avant que leur demande ne soit traitée. Un service de réponse automatisé peut fournir des attentes en matière de temps d'attente pour une meilleure gestion de la file d'attente.

Simplicité et précision

Un service de réponse automatisé peut connecter les clients directement à l'agent ou au service approprié en leur posant quelques questions simples.

Options de routage multiples

De nombreux services de messagerie vocale modernes disposent de plusieurs options de routage qui réduisent les temps d'attente des clients. Cela permet aux clients de contourner la file d'attente et de parler directement avec un agent désigné pour résoudre leurs problèmes.

Service client 24h/24 et 7j/7

Un service de réponse automatisé permet à votre entreprise d'être disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, offrant aux clients un accès au service client dans tous les fuseaux horaires.

Opportunité de vente supplémentaire

Les répondeurs automatiques sont bénéfiques pour les propriétaires de petites entreprises et les grandes entreprises pour améliorer et augmenter les ventes. Des messages de réponse personnalisés peuvent être créés pour fournir aux clients les dernières offres et mises à jour de produits chaque fois qu'ils appellent.

Différents secteurs qui utilisent des services de réponse automatique

Comme nous l'avons mentionné plus tôt dans l'article, peu importe que vous soyez une petite entreprise ou une grande entreprise, le fait d'avoir un service de réponse automatisé aidera votre entreprise à croître et à prospérer.

Les entreprises de toute stature et de toute taille peuvent profiter des avantages d'un service de réponse automatisé pour gagner du temps et réduire les coûts de l'opérateur. De plus, ces services sont parfaits pour les entreprises qui fonctionnent 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ont des ressources limitées et/ou ont des clients internationaux.

De plus, les services de réponse automatique dépendent largement du type de services offerts par les entreprises. Sur la base des services fournis, voici les endroits où vous pouvez trouver les services de réponse automatique les plus utilisés.

MPME : Les moyennes petites et micro entreprises (MPME) font partie des meilleures entreprises qui préfèrent les services de réponse automatisés. Bien que le volume d'appels téléphoniques puisse être moindre, ils peuvent toujours profiter des avantages associés à un service de répondeur

Services CVC : Les services CVC, tels que les plombiers, reçoivent souvent des appels en dehors des heures normales de bureau. C'est là qu'avoir un service actif peut s'avérer utile. Un service de réponse automatisé peut prendre les demandes de renseignements et les messages essentiels.

Entreprise en croissance/transition : les entreprises sur le point d'effectuer une transition ou une mise à jour ont également tendance à utiliser des services de réponse flexibles et capables de s'adapter à leurs besoins commerciaux croissants

Immobilier: L'immobilier se passe généralement hors du travail et sur le terrain. À l'heure actuelle, les professionnels de l'immobilier ont besoin de quelqu'un au bureau pour répondre aux appels et aux demandes des clients. C'est là qu'un service de réponse automatisé personnalisé devient utile

Cabinets médicaux et dentaires : grâce aux réglementations strictes de la loi HIPAA, les prestataires de services médicaux et dentaires doivent s'y conformer strictement lorsqu'ils prennent des informations sur les clients par téléphone. C'est ici que vous pouvez personnaliser un service de réponse conformément aux lois HIPAA pour garantir la sécurité des informations client

Compagnies d'assurance : Les travailleurs de l'assurance, comme les gens de l'immobilier, ont tendance à travailler des heures irrégulières pour mieux correspondre aux horaires de leurs clients. Par conséquent, dans de tels scénarios, même les appels après les heures de bureau sont tout aussi importants. La mise en place d'un service de réponse automatique aux appels vous aidera à répondre à ces appels et à donner aux clients potentiels les informations qu'ils souhaitent.

Spas et salons : Contrairement au bon vieux temps, les spas et salons modernes exigent que vous preniez rendez-vous au préalable. La configuration d'un répondeur et sa personnalisation aideront les clients à prendre ce rendez-vous facilement.

En bref, disposer d'un service de réponse automatisé est une excellente option pour les entreprises ayant plusieurs domaines d'activité. Par conséquent, si votre entreprise opère dans différents domaines, disposer d'un service de messagerie vocale est extrêmement favorable à la croissance de votre entreprise.

Conclusion

Les services de réponse automatisés peuvent compléter les agents traditionnels d'un centre d'appels et vous aider à développer votre entreprise de plusieurs façons. Avec un service de réponse automatisé, vous disposez d'un réceptionniste numérique disponible 24h/24 et 7j/7 pour traiter toutes les demandes des clients. Cela a rendu encore plus important pour les entreprises d'avoir un service de réponse automatisé en place pour s'assurer qu'elles ne manquent aucun appel important, même lorsqu'elles ne sont pas physiquement présentes pour répondre au téléphone. Grâce à un service de réponse automatique, les entreprises peuvent s'assurer que tous les appels reçoivent une réponse rapide et efficace, quelle que soit l'heure de la journée ou l'emplacement de l'appelant.

En disposant d'un service de réponse automatisé, vous pouvez améliorer le service client, augmenter la productivité et rationaliser la communication de votre entreprise. Cela peut également vous aider à économiser sur les coûts d'exploitation, le temps et les ressources en personnel, et vous fournir une présence numérique professionnelle 24h/24 et 7j/7.

FAQ

Qu'est-ce qu'un composeur IVR ?

Un composeur IVR est un composeur automatisé qui compose des numéros à partir d'une base de données donnée et lit les messages IVR (Interactive Voice Response) lorsqu'il est connecté.

Qu'est-ce qu'un répondeur automatique ?

Un système de réponse automatisé permet à votre centre de contact de répondre aux appels téléphoniques sans qu'un agent du service client ne soit en ligne. Au lieu que votre équipe réponde aux appels, un répondeur téléphonique automatisé utilise le libre-service et une IA automatisée avancée pour répondre.

Quelle est la fonction d'un répondeur vocal automatisé ?

La réponse vocale interactive est un système téléphonique automatisé qui combine des messages préenregistrés ou une technologie de synthèse vocale avec une interface multifréquence à deux tons (DTMF) pour engager les appelants, leur permettant de fournir et d'accéder à des informations sans agent en direct.