4 types de politiques de congés payés : comment choisir la bonne

Bien que les exigences légales varient selon le lieu, lorsqu'il s'agit d'offrir à vos employés des congés payés (PTO), le maintien d'une politique de congés payés est absolument nécessaire pour les entreprises qui cherchent à attirer et à retenir les meilleurs talents.

Cependant, avec de nombreux employeurs d'aujourd'hui offrant une prise de force illimitée comme tendance principale sur le lieu de travail dans une gamme vertigineuse d'avantages inhabituels, il peut être difficile de prioriser quelle politique est la bonne pour votre organisation.

Quelles politiques de congé sont les plus attrayantes pour les candidats que vous cherchez à embaucher ? Comment pouvez-vous donner aux employés le temps dont ils ont besoin pour se ressourcer tout en veillant à ce que les besoins de l'entreprise soient satisfaits ?

Types de politiques de prise de force

Que vous soyez une startup technologique, une entreprise de vente au détail ou une organisation à but non lucratif, voici ce que vous devez savoir pour choisir la bonne politique de congés payés pour votre entreprise. Tout d'abord, examinons quels sont vos choix en matière de forfaits de congés d'entreprise, qui peuvent être organisés et administrés à l'aide d'un logiciel d'administration des avantages sociaux.

Avant de choisir la police qui convient à votre entreprise, il est important d'examiner les options disponibles.

1. Politiques traditionnelles de congés

Les politiques traditionnelles de congés accordent aux employés un ensemble de congés payés pour des catégories spécifiques, comme les vacances, les congés de maladie et les congés personnels.

Ces attributions peuvent être offertes sous forme de jours ou d'heures de congé dans chaque catégorie et peuvent être reconstituées chaque année civile ou à l'occasion de l'anniversaire de travail d'un employé. De nombreux employeurs augmentent progressivement les congés des employés qui restent dans l'entreprise pendant une longue période.

2. Banques de prise de force

Semblables aux politiques traditionnelles de congés, les banques PTO offrent aux employés un ensemble de congés payés pour l'année. Cependant, ce type de politique regroupe les jours de congé dans une « banque », où les employés peuvent prendre des congés pour n'importe quelle raison, sans distinction entre les congés de maladie, les vacances ou les jours personnels.

Cette option est un bon choix pour les organisations qui souhaitent réduire la charge administrative liée au suivi des PTO tout en offrant aux employés un nombre défini de jours de congé.

3. Prise de force illimitée

Une tendance croissante des employeurs est la prise de force illimitée. Il permet aux employés de prendre du temps car ils ont besoin de temps sans nombre de jours impartis.

Qu'ils se dirigent vers un voyage de vacances de printemps ou qu'ils aient besoin d'un jour de congé pour des réunions parents-enseignants, cette option offre aux employés la flexibilité de s'absenter du bureau avec un fardeau administratif minimal.

Souvent, les entreprises qui adoptent cette politique n'exigent pas que les employés suivent ou signalent leurs jours de congé aux RH ou à d'autres dirigeants, et l'approbation des congés est à la discrétion du responsable de chaque employé.

Cette tendance est particulièrement populaire dans les entreprises technologiques et les startups qui ne disposent pas de l'infrastructure RH ou de la bande passante pour gérer une politique de congés suivis et accumulés.

Les entreprises qui n'offrent pas de congés payés illimités à leurs employés peuvent inclure un plan de don de prise de force en tant que "complément". Parfois appelé programme de partage de congés, ce type de plan permet aux employés de soutenir leurs collègues et les membres de l'équipe en donnant des congés à d'autres s'ils sont malades, ont besoin de prendre un congé prolongé pour s'occuper d'un membre de la famille ou d'un proche malade, ou ont été touchés par une catastrophe naturelle.

Étant donné que de nombreux employés n'utilisent pas tous leurs congés accumulés, une politique de don de prise de force leur permet de mettre à profit les heures ou les jours inutilisés au lieu de les gaspiller.

Avantages et inconvénients des dons de prise de force

Avantages:

• Augmente le moral et la commadrie des employés
• Exige que les employés soient précis quant au temps de congé dont ils auront besoin

Les inconvénients:

• Nécessite des directives complètes de la part de l'équipe des RH concernant qui peut faire un don, combien de jours peuvent être donnés, qui peut demander des jours de congé à cette banque et comment tenir compte des différences de salaire
• Les employés peuvent penser qu'il s'agit d'une solution de "pansement" au lieu d'offrir simplement des congés payés plus nombreux ou illimités

Comment choisir la bonne politique de congés pour votre entreprise

La sélection de la bonne politique de prise de force pour votre organisation commence par vous poser des questions importantes sur les besoins de l'entreprise et des employés. Vous trouverez ci-dessous les questions les plus importantes à prendre en compte lors du choix d'une politique de congés payés pour votre organisation.

Où est située votre entreprise ?

De nombreuses villes et certains États maintiennent leurs propres lois sur les congés payés, en particulier en ce qui concerne les congés de maladie. Ceci est important lorsque l'on considère le type de politique de congé à utiliser en fonction de l'endroit où se trouve votre main-d'œuvre.

Avez-vous des employés dans des villes qui nécessitent un certain nombre de jours de maladie payés ? Avez-vous une main-d'œuvre mondiale et devez-vous envisager différentes politiques de prise de force dans différents endroits ? Consultez toujours les lois nationales et locales avant de vous engager dans un programme de congés payés.

Quel type d'entreprise avez-vous ?

La politique de prise de force que vous choisissez peut varier considérablement en fonction du type d'entreprise que vous avez. En matière de planification de la main-d'œuvre, réfléchissez à la politique de prise de force qui répondrait le mieux aux besoins de votre entreprise.

Par exemple, si vous êtes une entreprise de construction ou un restaurant avec une main-d'œuvre horaire, vous ne pouvez probablement pas proposer un plan de congés payés qui ne soit pas suivi ou accumulé. Cependant, si vous êtes une startup technologique, une prise de force illimitée est beaucoup plus possible en raison de la nature collaborative du travail, ainsi que de la possibilité de travailler à distance.

Devriez-vous proposer différentes politiques de congés pour différents rôles ?

Selon les types d'employés de votre organisation, vous pouvez choisir d'offrir différentes politiques de congés payés pour différentes divisions ou rôles.

Par exemple, les entreprises de vente au détail peuvent choisir d'offrir différents plans de prise de force pour les employés de l'entreprise par rapport aux responsables en magasin. Vous pouvez également envisager d'offrir plus de temps aux employés ayant une ancienneté plus longue. Une politique de PTO plus généreuse pour les membres de l'équipe à long terme peut être une incitation convaincante pour augmenter la rétention.

Meilleures pratiques lors du choix d'une politique de congés

Quelle que soit la politique de congés payés que vous choisissez pour votre organisation, voici quelques conseils pour maximiser son efficacité.

Définissez les attentes en matière de suivi et de création de rapports

Il est important d'établir des limites quant à la façon dont les employés demandent et suivent leurs congés.

Créez des directives formelles qui couvrent des questions telles que :

• Combien de jours/semaines de préavis les employés doivent-ils donner à leurs supérieurs avant de prendre un congé ?
• Y a-t-il un nombre maximum de jours de congé que les employés peuvent prendre à la fois ?
• Qui doit approuver les demandes de congé ? Gestionnaires ? HEURE?
• Les salariés peuvent-ils encaisser leurs jours de prise de force à la fin de l'année ou lorsqu'ils quittent l'entreprise ?
• Les jours de prise de force non utilisés sont-ils reportés à l'année suivante ?

Donnez aux employés les outils dont ils ont besoin pour réussir

Exigerez-vous des employés qu'ils signalent leurs congés à l'aide d'une base de données centrale ou d'un logiciel de suivi des prises de force ? Si tel est le cas, assurez-vous que les employés savent comment accéder au logiciel et l'utiliser, et comment travailler avec leur responsable ou l'équipe des RH s'ils ont besoin d'obtenir l'approbation d'un congé.

Établir une chaîne de commandement

Lorsque les employés prennent des congés, cela peut imposer un fardeau particulièrement lourd aux équipes composées d'une seule personne qui n'ont personne pour les remplacer.

Assurez-vous que ces équipes se sentent habilitées à demander du temps hors du bureau en établissant une liste prioritaire des tâches qui doivent encore être effectuées même pendant le PTO. Ensuite, décidez qui est chargé de s'occuper de ces tâches lorsque chaque membre de l'équipe est absent du bureau.

Définir les jours fériés de l'entreprise

Alors que les jours de congés payés sont généralement à la discrétion de l'employé, la plupart des employeurs ont une liste fixe de jours fériés pendant lesquels le bureau sera fermé.

Si votre entreprise est aux États-Unis, envisagez d'adopter le calendrier des jours fériés fédéraux pour votre propre organisation et complétez-le avec la liste des jours fériés payés standard de la SHRM. Si vous avez une main-d'œuvre mondiale, réfléchissez aux autres horaires de vacances que vous devrez peut-être prendre en compte en fonction de la culture locale.

Réfléchissez à la façon dont vous allez gérer la FMLA

Lorsque vous décidez de votre politique en matière de congés payés, assurez-vous de tenir compte de la manière dont votre entreprise traitera les congés qui relèvent de la loi sur les congés familiaux et médicaux .

Bien que ce congé mandaté par le gouvernement fédéral ne soit pas payé, la loi permet à un employé de choisir d'utiliser ou à l'employeur d'exiger que l'employé utilise les congés payés, les congés de maladie ou les congés familiaux accumulés pendant tout ou partie de la période de congé FMLA.

Certaines entreprises conçoivent une politique FMLA rémunérée, et certaines ont choisi de répartir différents types de congés dans le cadre de cette politique, tels que les congés de maternité ou parentaux. Tout ce qui a du sens pour votre entreprise, assurez-vous d'inclure le temps FMLA dans la conception de votre politique de congés payés.

Documentez votre politique de congés payés

Assurez-vous que tout le monde connaît et comprend la politique en matière de congés payés de votre organisation - de la direction aux employés, en passant par les nouvelles recrues potentielles.

Annoncez votre forfait PTO dans le cadre de vos avantages sociaux sur la page de carrière de votre entreprise et incluez des directives détaillées dans votre manuel de l'employé. Rendre votre politique de prise de force facilement compréhensible et accessible aidera votre équipe à éviter la confusion et les erreurs de signalement à long terme.

Il est temps de se détendre !

Quelle que soit la politique de congés payés que vous choisissez pour votre entreprise, il est important de prendre en compte les besoins de votre entreprise, de tenir compte du bien-être de vos employés et de réfléchir à la manière dont votre plan de prise de force s'intègre dans le reste de votre offre d'avantages sociaux.

Pendant que vous réfléchissez à la bonne offre de prise de force pour vos employés, parcourez les meilleurs logiciels de gestion du temps et des présences pour garder le temps des employés sur la bonne voie.

Cet article a été initialement publié en 2019. Le contenu a été mis à jour avec de nouvelles informations.