Top 10 des logiciels de salles de données virtuelles

Les fichiers importants sont une nécessité dans toute industrie. Les gens écrivent des détails cruciaux, combinent des feuilles de calcul et créent des fichiers qui font partie intégrante de la structure de l'entreprise. Tous ces documents doivent être stockés quelque part. Jusqu'à récemment, les entreprises utilisaient des salles de données physiques pour stocker leurs fichiers d'entreprise les plus importants.

Pourquoi choisir un service de data room virtuelle ?

Les salles de données physiques ne sont pas le stockage le plus sécurisé pour les documents ; les gens font souvent des erreurs. Lors de la gestion de documents hautement sensibles, cela est inévitable. Sans compter les surcoûts liés à la location du lieu et à l'emploi du personnel que cela implique.

C'est pourquoi les salles de données virtuelles ont été inventées. En combinaison avec les dernières avancées en matière de sécurité et un cryptage de niveau bancaire, le logiciel de salle de données virtuelle est le meilleur choix possible pour le stockage de vos documents.

« Il y a des avantages à utiliser cet outil quel que soit le secteur d'activité ou la taille de l'entreprise. Les programmes traditionnels de stockage et de partage de fichiers ont des capacités limitées. Les prévisions de fond et des besoins critiques de l'entreprise font des créateurs de salles de données numériques les technologies les plus avancées. » – comme illustré par Dataroom-providers.org dans l'un de leurs récents articles de blog.

Mais quelles sont les principales caractéristiques d'une data room virtuelle et quels sont les 10 meilleurs fournisseurs de data room disponibles sur le marché ?

10 choses à considérer avant de choisir un fournisseur de salle de données virtuelle

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1. A qui s'adressera la Virtual Data Room ?

Avant de choisir un fournisseur de salle de données virtuelle, vous devez vous demander quels types de cas d'utilisation le logiciel aura pour votre entreprise. Vos collègues ont-ils suffisamment de connaissances technologiques pour utiliser ce type de technologie, ou cela représentera-t-il une dépense supplémentaire pour les former ?

Examinez quels sont vos besoins actuels et essayez de vous poser des questions sur le stockage, le budget et les personnes qui seraient autorisées à utiliser la nouvelle solution logicielle introduite dans votre entreprise.

2. Quelle serait la principale chose que vous attendez avec impatience ?

Y a-t-il une fonctionnalité particulière que vous aimeriez avoir dans la data room virtuelle, qui rendrait la vie de l'entreprise beaucoup plus agréable ? Ou peut-être voulez-vous avoir moins de fonctionnalités parce que vous ne voudriez pas payer trop cher pour le produit ?

Ce sont toutes des questions viables que vous devriez vous poser avant de choisir une salle de données virtuelle.

3. L'argent est-il un problème ?

Avant même de vérifier l'offre de l'industrie, vous devriez regarder le bilan et vous demander s'il y a même assez d'argent pour utiliser cette solution logicielle supplémentaire dans vos relations d'affaires.

Le prix d'une salle de données virtuelle varie considérablement d'un fournisseur à l'autre, il devrait donc être possible de trouver une solution qui correspond à la fois à vos besoins et qui ne nuit pas à votre budget.

4. Sécurité

Comme l'espace est conçu pour contenir les fichiers les plus importants de votre entreprise, il devrait être doté d'incroyables fonctions de sécurité. Découvrez la certification du service et les types d'outils de gestion de la sécurité à votre disposition.

5. Gestion des autorisations

Les fonctionnalités de sécurité intégrées sont importantes pour l'intégrité d'une salle de données virtuelle, mais la possibilité de décider si vous pouvez autoriser quelqu'un à accéder à des fichiers particuliers ajoute une autre couche aux défenses de votre salle de données virtuelle. Cela aide non seulement à contrôler qui voit quoi, mais prend également en charge le partage des documents avec des tiers.

6. Analytique

Le temps passé à travailler sur un fichier et bien d'autres statistiques sont à votre disposition dans un logiciel de salle de données virtuelle. Grâce à son environnement entièrement numérique, vous pouvez suivre tous les petits événements qui se produisent dans l'espace.

7. Voyez ce qui existe

Faites quelques recherches, trouvez ce qui est disponible pour vous et utilisez notre liste pour voir les 10 meilleurs fournisseurs de salles de données virtuelles dans cette industrie. Examinez leurs descriptions, lisez leurs fonctionnalités et prenez une décision judicieuse concernant le nombre d'outils que vous utiliserez réellement et le type de sécurité qu'ils utilisent.

8. Regardez ce que les autres disent

Passer en revue les commentaires sur le produit et lire les critiques n'est qu'une étape supplémentaire dans le processus de recherche de la salle de données virtuelle qui répondra à tous vos besoins. Les personnes qui utilisent réellement le produit et qui donnent leur point de vue sur la question sont extrêmement importantes. Cela illustre les cas d'utilisation réels du produit dont vous pourriez avoir besoin.

9. Parlez directement au fournisseur

Bien que vous puissiez répondre à la plupart de ces questions par vos propres recherches, il se peut que le fournisseur ne puisse répondre directement à certaines d'entre elles. Pour savoir si l'offre correspond à votre objectif commercial, contactez-les directement et parlez de leur solution. Vous découvrirez alors la qualité de leur support et la façon dont ils traitent leurs clients potentiels. Beaucoup de choses peuvent être découvertes à partir d'une simple conversation téléphonique.

10. Utilisez l'essai gratuit

Presque tous les fournisseurs de salles de données virtuelles offrent un essai gratuit au client potentiel. En plus de lire tous les documents disponibles et de parler au service client, vous pouvez gagner encore plus en essayant le produit vous-même. Vérifiez si le fournisseur que votre entreprise cible a cette possibilité.

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Les 10 meilleures options logicielles de salle de données virtuelle

Après avoir répondu à ces questions et réfléchi longuement à ce que vous attendriez du fournisseur de salle de données virtuelle, vous avez le choix entre de nombreuses solutions logicielles. Une comparaison de salle de données est quelque chose que vous devez faire avant de choisir une solution qui répond aux besoins de votre entreprise.

Pour vous faciliter la vie, nous avons sélectionné les 10 meilleurs fournisseurs de salles de données virtuelles à figurer sur notre liste.

1. idéaux

La solution de données virtuelles fournie par iDeals s'adresse aux personnes qui souhaitent intégrer leur flux de travail dans l'environnement de la salle de données virtuelle. En utilisant les multiples outils de gestion mis à disposition des clients du service, ils peuvent non seulement personnaliser l'espace mais également créer des rapports détaillés dans une interface de solution logicielle accessible.

2. Les drooms

La nature hautement personnalisable de cette salle de données virtuelle se reflète dans sa tarification. Moins vous avez besoin d'outils, moins vous payez. Basé en Allemagne, Drooms met à la disposition de ses utilisateurs un outil de qualité à un coût raisonnable. Si la modularité est importante pour votre entreprise, alors ce serait la salle de données virtuelle parfaite à considérer.

3. Liens internes

Si vous recherchez un outil qui utilise la technologie la plus récente dans l'espace de la salle de données virtuelle, Intralinks est l'endroit où vous le trouverez. En utilisant la fonctionnalité d'intelligence artificielle pour faciliter le processus de gestion des fichiers, ce fournisseur de salle de données virtuelle offre un excellent support pour les transactions commerciales de toutes sortes. Et grâce à l'utilisation de l'IA, vous obtiendrez également de nombreuses données statistiques que vous auriez autrement manquées.

4. Site de données

Les offres de toute complexité peuvent être résolues à l'aide du produit Datasite. Créé par Merrill Corporation, il est lié à tous les autres services fournis par l'entreprise, comme le conseil, la gestion de contenu et tout ce qui pourrait aider dans les relations commerciales d'une entreprise.

5. Salle des marchés

La salle de marché est l'une des solutions de salle de données virtuelles les plus chères. Mais en raison de sa tarification, les clients peuvent utiliser des outils élaborés et s'attaquer à chaque partie d'un accord de fusion et acquisition. Les créateurs de cette salle de données virtuelle vous guident tout au long du processus, du début à la fin, en veillant à ce que tous les fichiers soient sécurisés et accessibles uniquement aux personnes qui ont besoin de cet accès.

6. Numériser

Les petites entreprises pourraient ne pas être en mesure de payer les plans de salle de données virtuelle dans les grandes entreprises. Mais ils pourraient être en mesure de se permettre le plan de Digify. Cette solution est une salle virtuelle de base qui aide les startups et les petites entreprises à assurer la sécurité des fichiers. Et s'il est nécessaire de partager les fichiers avec un tiers, cela est également possible.

7. Ansarada

L'une des autres salles de données virtuelles utilise déjà l'IA dans sa solution logicielle. Grâce à des outils élaborés allant de la gestion de fichiers à la création de rapports, Ansarada est en mesure de créer un environnement propice aux transactions de fusions et acquisitions. Un énorme avantage de cette solution est son interface accessible. Il permet aux utilisateurs encore moins alphabétisés de cette solution d'en bénéficier.

8. Citrix

Citrix est spécialisé dans l'aide au flux de travail déjà établi d'une entreprise. Avec leur solution logicielle, il est vraiment facile de gérer le flux de fichiers. Vous pouvez ajouter le niveau de sécurité nécessaire à toutes les transactions commerciales de fusions et acquisitions.

9. SecureDocs

Une autre petite entreprise et une salle de données virtuelle orientée vers l'individu avec des fonctionnalités de base mais à un prix approprié. SecureDocs peut vous donner les outils de base pour que vos affaires soient conclues dans un espace sécurisé, mais aussi accessible. L'abordabilité est un facteur important dans les premiers stades de l'entreprise et SecureDocs en est conscient.

10. Firmex

Firmex est célèbre pour l'utilisation de mesures de sécurité spéciales dans ses services de salle de données virtuelle. Grâce à leur approche détaillée de la sécurité et des besoins de leurs clients, ils ont créé une solution logicielle capable de répondre aux besoins commerciaux les plus exorbitants.

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Conclusion

Les salles de données virtuelles sont des outils qui vous aident à gérer et à organiser les fichiers importants pour vos opérations commerciales. Contrairement aux anciennes salles de données physiques, cet environnement virtuel permet beaucoup plus de flexibilité en termes de tarification, ainsi qu'un facteur de sécurité et d'accessibilité accru. Suivre notre liste et vérifier les fournisseurs vous mènera à la solution dont votre entreprise a besoin.