Réunions d'affaires 101 - 7 conseils pour organiser une réunion efficace

Même si les réunions font partie de nos interactions quotidiennes, nous ne savons jamais ce qu'elles peuvent être, une réunion super productive ou juste une autre réunion qui ne sert à rien et nous fait perdre notre temps. Les réunions peuvent vous permettre de faire beaucoup de travail ou de terminer de nombreuses réunions et de prétendre que vous n'avez rien fait ! Après tout, vous ne pouvez pas dire que vous n'êtes jamais entré dans une mauvaise réunion. Peut-être n'étiez-vous qu'à une seule réunion, ou vous souvenez-vous quand la réunion à laquelle vous avez participé ne s'est pas bien déroulée ou a bien commencé et s'est mal terminée. Les personnes présentes à la réunion étaient-elles en retard ? Ou n'y prêtaient-ils pas attention ? Il y a de nombreuses questions auxquelles il faut répondre, mais dans cet article, nous discuterons plus en détail de la manière dont vous pouvez éviter ces petites erreurs et organiser une réunion efficace en suivant les étapes suivantes.

7 conseils pour organiser une réunion efficace

Avez-vous besoin d'une réunion ?

Si votre équipe ou d'autres membres de l'entreprise sont démotivés pour participer à vos réunions, ils estiment probablement que vos réunions ne sont pas nécessaires. Lorsque cela se produit, non seulement vous faites perdre du temps aux autres, mais vous perdez également votre propre temps. Cependant, quand savez-vous que vous devez organiser une réunion ? Tout d'abord, vous êtes-vous assis pour réfléchir à la situation au sein de votre entreprise ? Si ce n'est pas le cas, prévoyez du temps pour réfléchir seul, uniquement pour vous-même. Même si vous devez programmer une réunion, vous pourrez toujours le faire plus tard.

Vous n'avez pas besoin de beaucoup réfléchir pour savoir où se trouve votre entreprise. Au lieu de cela, vous pouvez simplement essayer de vous asseoir pendant au moins 10 minutes et de vous demander si vous pouvez tout gérer par vous-même ou non. Ensuite, si vous avez besoin d'une interférence externe de la part des personnes participant à la réunion, envoyez un e-mail et planifiez la réunion juste après. Après tout, grâce à la puissance des réunions en ligne, vous n'avez pas besoin de planifier des réunions en face à face ; ils peuvent être en ligne.

Planifiez et structurez votre réunion efficace

Toutes les réunions doivent être structurées d'une manière ou d'une autre, alors assurez-vous de publier vos objectifs et votre ordre du jour, même s'il comprend quelques puces. Choisissez une période qui vous convient et assurez-vous que c'est le bon moment pour vos participants. N'oubliez pas non plus que vous voulez éviter les longues réunions. Ils sont plus difficiles à intégrer dans les horaires des gens et peuvent prendre beaucoup de temps.

Surtout, il n'y a pas de moment idéal pour la durée d'une réunion, car vous ne saurez peut-être jamais à quel point l'emploi du temps de quelqu'un est chargé, et la durée dépendra de l'objectif général de la réunion d'affaires. Cependant, selon les statistiques, la règle générale des réunions devrait être qu'elles ne durent pas plus de 60 minutes et qu'elles durent entre 15 et 30 minutes.

Alternativement, vous pouvez discuter en profondeur des horaires avec vos participants. Si le temps est compté, essayez d'organiser une réunion plus courte et s'ils sont plus libres, organisez des réunions plus longues pouvant aller jusqu'à une heure.

De plus, chaque fois que vous voyez que vous tenez des réunions plus courtes, vous pouvez commencer à distribuer une carte de visite à tous ceux qui sont pressés. Les services d'impression de cartes de visite vous permettent de le faire, de sorte que tout le monde reste engagé avec toutes les questions qu'ils pourraient avoir après la réunion, en particulier lorsqu'ils sont pressés.

Définir l'ordre du jour

Vous seriez surpris du nombre de réunions qui commencent en fait sans aucun but, et c'est là que les participants seront démotivés pour se joindre. L'ordre du jour de la réunion peut être résumé sur un tableau blanc ou même sur un document, puis discuté sur le tableau blanc. Cependant, avant le début de la réunion, chacun doit savoir pourquoi il se trouve là où il se trouve et le but de la réunion dans son ensemble.

L'ordre du jour guidera la conversation et veillera à ce que la réunion ne soit pas hors sujet. Ainsi, si vous avez établi l'ordre du jour avant le début de la réunion, tout le monde saura ce qui se passera dès le début. La plupart des professionnels n'aiment pas assister à des réunions s'ils n'ont pas d'ordre du jour. En fait, selon une étude, la plupart des professionnels s'accordent à dire que s'il n'y a pas d'ordre du jour, la réunion peut devenir chaotique assez rapidement. Après tout, personne ne veut participer à une réunion pour discuter de ce qu'il a fait hier !

Décidez à quelle fréquence vous devez organiser une réunion efficace

Il y a deux raisons importantes derrière une réunion, soit pour prendre de l'ampleur, soit pour changer le cours du fonctionnement de l'entreprise. Par changer de cap, nous entendons encourager les séances de planification, les négociations, les réunions d'urgence, etc. Afin de maintenir l'élan, vous devez également tenir des réunions régulières, mais à quelle fréquence devez-vous le faire ? Se réunir trop souvent n'est pas une bonne idée, et ce n'est peut-être qu'une perte de temps. D'autre part, ne pas se réunir suffisamment n'est pas une bonne idée, et l'évaluation et l'amélioration ne sont considérées qu'après coup.

Dans l'ensemble, il n'y a aucune raison de se réunir tous les jours, mais tenir une réunion une ou deux fois par semaine est le choix idéal. Par exemple, selon Mark Zuckenberg, les réunions hebdomadaires sont cruciales pour maintenir un niveau de performance élevé dans votre entreprise. De plus, il est préférable de se rencontrer quotidiennement chaque fois qu'il y a de nouveaux employés jusqu'à ce qu'ils connaissent leur propre itinéraire. De plus, si vous vous sentez confus, vous pouvez poser les questions suivantes pour mieux évaluer le nombre de réunions dont vous avez besoin :

• La réunion est-elle urgente ? Faites-le tous les jours.
• La réunion est-elle importante mais pas urgente ? Rencontrez-vous régulièrement mais pas tous les jours.
• La réunion est-elle urgente mais pas si importante ? Avoir une réunion ponctuelle.
• Votre réunion n'est pas importante ou urgente ? N'ayez pas de réunion du tout; il suffit d'envoyer un e-mail.

Choisissez judicieusement qui est votre public

C'est une excellente idée de partager des informations avec toute l'équipe et de garder tout le monde pleinement engagé. Néanmoins, vous devez également tenir compte de l'impact de la réunion sur les niveaux de productivité et votre budget. Cependant, supposons que vous souhaitiez réduire la participation aux réunions. Dans ce cas, vous pouvez envisager d'utiliser un outil de gestion de projet collaboratif qui permet à toute votre équipe de voir l'impact de ses propres tâches sur l'avancement du projet. Cela peut vous aider à gagner du temps en n'ayant pas à informer les employés de leurs niveaux de progression. Par exemple, certains outils de gestion de projet collaboratif que vous pouvez envisager d'utiliser sont :

• Trello
• Chef de projet
• Jira
• Wrike
• lundi.com, et plus

Soyez ponctuel avec le temps

Comme nous l'avons mentionné précédemment, tous ceux qui assistent à une réunion peuvent ne pas avoir trop de temps. C'est pourquoi vous devez être très ponctuel quand il s'agit de temps. Par exemple, si la réunion commence à 10h00, ne la repoussez pas une minute plus tard ou même ne la terminez pas après l'heure de fin définie. Le temps, c'est de l'argent, et tout le monde qui attend pour deviner quand la réunion commencera est une grande préoccupation et un gaspillage de ressources. Après tout, si quelqu'un veut être à l'heure, il le fera.

Les professionnels du monde entier respectent tous le temps avant toute autre chose. Par exemple, si vous vous asseyez pour parler avec Bill Gates, il ne vous donne que cinq minutes, et si vous avez besoin de prolonger ce temps, il réglera une autre minuterie de cinq minutes. Les personnes les plus performantes au monde sont toutes ponctuelles dans leur gestion du temps, en particulier lors des réunions.

De plus, l'heure de fin est tout aussi importante que celle de début. Si vous avez l'habitude de finir plus tard que votre heure de fin, la plupart des gens sauront que vous n'êtes pas ponctuel et que vous ne prenez pas vos réunions au sérieux. Bref, vous n'êtes pas là pour faire perdre du temps à qui que ce soit, y compris le vôtre.

N'oubliez pas d'avoir une bonne attitude

Personne ne veut assister à une réunion qui a une mauvaise culture organisationnelle, et cela inclut une mauvaise attitude et bien plus encore. Voici ce que vous pouvez faire pour montrer un bon comportement lorsque vous êtes en réunion :

• Être ponctuel (à l'heure)
• Faire très attention à ce que les autres ont à dire
• Écoute autant que tu parles
• Être positif et énergique
• Prendre la responsabilité
• Respecter la présence de l'autre
• Ne pas blâmer les autres pour quoi que ce soit

En procédant comme suit, vous maintenez un environnement positif au sein de la réunion et évitez tout conflit avec les autres participants à la réunion. Après tout, tout le monde veut être entouré d'une personne positive et énergique.

Réunion efficace - Récapitulation

Eh bien, c'est tout sur les sept conseils pour organiser une réunion efficace. J'espère que vous avez une compréhension claire de ce que vous pouvez faire pour avoir de meilleures réunions dans votre entreprise. Beaucoup de gens assisteront à des réunions et ne sauront même pas pourquoi ils y assistent. C'est certainement quelque chose que vous ne voulez pas qu'il se produise, car l'importance d'une réunion est d'identifier où se situent les problèmes de l'organisation et de promouvoir l'amélioration après la fin de la réunion. Les réunions sont importantes, et si vous trouvez le bon équilibre lors de leur organisation, tout le monde, y compris vous-même, sera heureux d'y assister.