Conseils pour intégrer la collecte de connaissances dans vos flux de travail quotidiens

Cette semaine, au sommet B2B de Forrester à Austin (mon premier événement en personne depuis des années), Jackie Palmer, vice-présidente du marketing produit chez Demandbase, et moi avons discuté des inconvénients inhérents à notre culture et à notre environnement de travail actuels. Elle m'a dit qu'elle avait eu des nouvelles d'un de mes collègues la veille, mais parce qu'elle était sortie en train de dîner et de boire un verre, elle avait mis le message en attente pour pouvoir y revenir plus tard.

Nous nous sommes mis d'accord sur ces points : Dieu merci pour la répétition et quel soulagement de pouvoir désormais programmer l'envoi de messages (e-mails, DM Slack, SMS, etc.) à une date ultérieure. Ces deux percées technologiques nous permettent de faire avancer les choses lorsque le temps le permet, permettant aux professionnels occupés de se faufiler quelques minutes de travail ici et là (lors d'un dîner, par exemple) sans s'enliser complètement lorsque la tâche s'avère être moins de la taille d'une bouchée que prévu à l'origine.

Vous avez consulté un e-mail mais vous n'avez pas le temps ni les ressources pour y répondre immédiatement ? Remettez-le dans la file d'attente ou programmez-le pour qu'il réapparaisse lorsque vous aurez probablement tout ce dont vous avez besoin. Vous avez une idée à partager avec un collègue ? Notez votre message, mais programmez-le pour qu'il arrive dans leur boîte de réception lorsqu'ils sont sûrs d'être concentrés sur le travail.

La semaine dernière, j'ai défini un cadre pour la gestion des connaissances personnelles et partagé certaines des applications de ma boîte à outils. Cette fois, je vais partager quelques techniques de capture des connaissances qui tirent parti de la technologie pour s'assurer que la bonne information se trouve au bon endroit au bon moment. (Cela me frappe que ce soit le même langage que nous utilisons lorsque nous discutons pour inciter les clients et les prospects à interagir avec notre contenu.)

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L'idée principale derrière tous ces flux de travail est que pour chaque type d'informations que vous collectez (les coordonnées d'une personne, une tâche à accomplir, un article perspicace que vous souhaitez retrouver plus tard, etc.), vous disposez d'un point de terminaison unique avec plusieurs contributions. Ainsi, quel que soit le contexte (saisir une vérification du téléphone mobile, être entièrement concentré sur votre bureau, effectuer plusieurs tâches lors d'une réunion virtuelle, etc.), vous disposez d'un moyen simple d'acheminer ces informations au bon endroit afin qu'elles puissent faire surface au bon moment.

La forme omniprésente

Je suis un grand fan des formulaires de collecte d'informations, car ils vous offrent tellement d'options à l'autre bout. Vous pouvez découper et découper les données, ou simplement les traiter comme du texte de forme libre.

Extension de navigateur Zapier + ??

Zapier propose une extension pour Chrome qui vous permet de configurer un formulaire pour qu'il apparaisse comme une barre latérale droite à côté de tout ce que vous faites. Cela peut être utile lorsque j'ai besoin d'ajouter de nouveaux contacts à ma base de données ou lorsque je collecte des informations sur les fournisseurs lorsque je recherche nos rapports MarTech Intelligence (MIR). Parfois, ces informations surgissent lorsque quelqu'un me présente à quelqu'un d'autre par e-mail. D'autres fois, je commence ce processus à partir d'une recherche en ligne sur une page Web.

Dans tous les cas, pour m'assurer que les informations vont au bon endroit, j'appuie sur l'extension Zapier pour Chrome qui me donne une barre latérale où je peux récupérer des informations sur mon écran principal sans quitter ce contexte. Pour le moment, je veux que les informations de contact soient stockées et accessibles depuis tout un tas d'endroits différents, donc j'utilise un zap Zapier pour envoyer ce genre d'informations à Google Contacts, ClickUp, Airtable et (parce que je le teste en ce moment ) Populaire. Je le saisis une fois et je clique sur le bouton d'envoi et le tour est joué - plus de saisie de données en double ni de copier-coller. Ce n'est pas parfait , mais ça aide beaucoup.

Bonus : Voici un lien vers mon zap Zapier qui fait cela, que vous pouvez personnaliser pour votre propre application

JotForm

Nous demandons aux fournisseurs des catégories que nous couvrons dans nos rapports MarTech Intelligence de remplir des formulaires qui les interrogent sur leurs entreprises et leurs offres de produits dans le secteur technologique que nous examinons. Cela permet de s'assurer que nous posons les mêmes questions à chaque fournisseur et, avec certains types de questions, nous pouvons transformer les réponses directement en tableaux ou en graphiques. La dernière section du questionnaire demande leur point de vue sur les tendances qui animent la catégorie dans son ensemble. Ces informations qualitatives sont des informations extrêmement précieuses pour moi, j'utilise donc Zapier pour m'assurer que leurs réponses se retrouvent dans Mem, où je peux les faire apparaître lorsque je dessine et que j'écris.

J'utilise aussi ces formulaires en interne. Ils ont beaucoup de fonctionnalités qui les rendent plus puissants que l'extension de navigateur Zapier, et l'un des plus importants est la possibilité d'utiliser des listes déroulantes, des cases à cocher et des boutons radio. Ces types d'entrées garantissent que vous obtenez des données cohérentes et structurées, sans alternatives embêtantes ou fautes d'orthographe, fautes de frappe, etc.

Avec ces données cohérentes, il est beaucoup plus facile de découper, de découper et d'analyser les données résultantes sans faire un grand nettoyage. Lorsque je collecte des informations sur les fournisseurs dans diverses catégories aux premiers stades de la recherche MIR, j'utilise un formulaire qui alimente les données dans Google Tables ou Airtable, où je peux tout analyser plus tard. Je vais configurer mon bureau où j'ai le formulaire d'un côté de l'écran et les informations destinées à être saisies de l'autre. Parce que j'utilise des champs déroulants comme "Catégorie de logiciels", où je peux choisir parmi différentes options, je peux ensuite regarder toutes les entreprises de cette catégorie côte à côte, bien que je puisse passer d'une catégorie à l'autre lorsque je collecte des informations.

Transfert d'e-mails ou BCCing

En tant que spécialiste du marketing, vous faites probablement beaucoup de travail par e-mail. Cependant, les interfaces de messagerie, aussi bien conçues soient-elles, ne sont pas les endroits idéaux pour afficher les informations que vous partagez et recevez par e-mail. Ainsi, lorsque vous réfléchissez aux éléments à inclure dans votre base de connaissances personnelle, assurez-vous que le transfert d'e-mails est pris en charge comme moyen d'importation d'informations.

Avec certains outils, comme ClickUp, je peux copier une certaine adresse e-mail lorsque j'envoie un message lié à une tâche particulière, et cet e-mail (ainsi que de nombreuses réponses) sera inclus dans le champ "commentaires" d'une tâche. .

Enregistrement + transcription IA

C'est quelque chose que j'ai utilisé pour des réunions virtuelles (assurez-vous d'obtenir la permission), des webinaires ou des événements, des chats Twitter, des podcasts, etc. Une fois que vous avez enregistré la parole, déposez-la dans Otter ou Speak pour une transcription automatisée, puis videz la transcription dans votre référentiel non structuré (assurez-vous de conserver l'audio d'origine au cas où la traduction automatique serait moins précise).

A lire plus tard

J'utilise Pinboard (l'évolution de ce qui était délicieux) pour capturer deux types d'informations : les articles qui semblent prometteurs mais que je n'ai pas le temps de lire actuellement, et les articles que j'ai lus et auxquels je veux me référer plus tard, comme quand J'assemble quelque chose que j'écris. Si vous payez pour le compte « archive » (39 $/an), Pinboard conserve une copie locale du contenu sur les URL que vous avez mises en signet. Plus tard, vous pouvez trouver des informations pertinentes via des balises ou une recherche en texte intégral, même si la source de contenu d'origine n'est plus en ligne.

Conclusion

Ce ne sont là que quelques-unes des façons dont j'essaie de m'assurer que des informations importantes ne me passent pas sous le nez au cours de la journée. J'espère qu'ils vous donneront quelques idées qui pourront vous aider à fluidifier votre flux de travail. Je vais explorer l'organisation et la mise en évidence de ces informations dans les semaines à venir.