Conseils pratiques pour améliorer vos processus d'affaires

De nombreux facteurs jouent un rôle dans la création d'une entreprise florissante, dont la gestion des processus métier. Un processus métier implique les étapes que votre entreprise prend pour atteindre des objectifs spécifiques. La gestion des processus d'affaires signifie revoir et améliorer constamment chacune des opérations de votre entreprise. En faisant cela, vous augmentez la valeur globale de l'organisation.

Une fois que les entreprises se développent, elles deviennent également plus complexes, impliquant plus de personnes dans les opérations quotidiennes et plus de variabilité dans les attentes des clients. Par conséquent, il peut devenir difficile de contrôler les processus car ils deviennent variables et complexes, augmentant les risques pour les entreprises.

Pour construire une entreprise évolutive et continuer à aller de l'avant, les chefs d'entreprise doivent améliorer efficacement leurs processus.

Pourquoi l'amélioration des processus métier est-elle impérative pour la croissance d'une organisation ?

Les entreprises traversent un changement numérique constant dans l'environnement commercial concurrentiel d'aujourd'hui. Il est difficile de garder votre entreprise sur la bonne voie, et des processus inefficaces peuvent nuire à l'ensemble de vos opérations commerciales. Il suffit d'un seul processus inefficace pour avoir un impact négatif sur les ressources, les bénéfices et la qualité des produits.

Voici quelques avantages de l'optimisation des processus métier :

• Vous vous assurez que votre organisation dispose d'une équipe efficace et des compétences requises pour vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux ;
• Vous et votre équipe devenez plus productifs ;
• Vous obtenez une approche et un résultat constants pour vos clients ;
• Votre travail devient plus agréable ;
• Vous réduisez le temps de workflow ;
• Vous réduisez les erreurs.

Les organisations sont souvent réticentes au changement, et c'est quelque peu compréhensible, car il n'est pas confortable de sortir de sa zone de confort. Mais la vérité est que vous ne pouvez pas espérer réussir à moins que vous ne choisissiez l'inconfort. Vous trouverez peut-être difficile de déterminer les étapes exactes pour améliorer vos processus métier. Comment être sûr de bien faire ? Heureusement, en vous inscrivant à un programme de formation, vous pouvez développer les compétences nécessaires pour diriger le développement de processus. En obtenant une certification ceinture verte, vous serez en mesure de mettre en œuvre des projets d'amélioration des processus dans votre entreprise. Vous apprendrez à améliorer les processus métier en identifiant, en examinant et en réduisant les problèmes dans les processus.

Des moyens pratiques d'améliorer les processus métier

Cartographier le processus existant

Il s'agit d'une étape simple - avant d'apporter des modifications au processus, il est essentiel de le visualiser. Les cartes de processus peuvent vous donner une représentation visuelle des flux de travail des processus, et ainsi vous permettre de mieux les comprendre et de les interpréter, puis d'apporter les améliorations nécessaires.

Cet angle visuel des processus fournit une perspective détaillée sur les éléments du flux de travail du processus, tels que les employés responsables, les tâches, les systèmes et les outils. De cette façon, il vous est plus facile d'identifier les problèmes qui ont un impact négatif sur les performances de votre entreprise.

Une fois que vous avez identifié ce qui ne va pas, vous pouvez prendre des mesures pour améliorer les processus.

Plusieurs outils peuvent vous aider à cartographier les processus, tels que Lucidchart ou Microsoft Visio. Ou vous pouvez simplement utiliser du papier et un stylo - si investir dans un tel outil ne fait pas partie de vos options.

Commencez à poser des questions sur le processus

Puisque vous êtes un chef d'entreprise, vous avez probablement une vision claire du fonctionnement de vos processus. Cependant, ce sont vos employés qui connaissent le mieux vos processus métier. Ainsi, la prochaine étape de l'amélioration des processus consiste à poser des questions à votre personnel. Vérifiez si vous avez bien saisi tous les détails de votre carte.

Le point de vue de votre employé à ce sujet est crucial car il vous aide à apprendre des choses que vous auriez autrement manquées. Supposons que vous souhaitiez améliorer le processus d'intégration de votre client en réduisant le temps d'intégration. Puisque vous êtes le leader, vous connaissez les étapes du processus réel. Cependant, vous ne savez pas ce qui retarde l'intégration des clients. Une fois que vous avez parlé à l'équipe de projet, vous comprenez le problème : votre équipe de vente n'utilise pas correctement les systèmes pour mettre à jour l'heure du projet concernant les nouveaux clients.

Ces détails peuvent sembler insignifiants, mais ils sont essentiels pour améliorer votre stratégie de processus. Et la seule façon d'apprendre ces détails est de poser les bonnes questions à vos employés. Vous devez vous concentrer sur la recherche du résultat souhaité du processus, les aspects monotones qui peuvent être supprimés et les problèmes qu'ils rencontrent dans leur travail quotidien.

Examinez le flux de travail actuel de votre processus

Il s'agit peut-être de l'étape la plus fastidieuse mais la plus impérative pour améliorer vos processus métier. Vous pouvez utiliser la carte que vous avez créée pour établir les lacunes et les opportunités de progression dans le flux de travail, puis créer un plan pour reconcevoir le processus réel plus efficacement.

Demandez-vous si vous pouvez réduire les coûts en économisant de l'argent, du temps ou d'autres ressources et déterminez quelles tâches de processus entraînent des retards dans la sortie. Pensez également aux tâches qui sont répétitives et qui peuvent être automatisées. Ce ne sont là que quelques questions que vous pouvez utiliser comme lignes directrices pour créer une stratégie de processus efficace.

Refaire le flux de travail du processus pour combler les lacunes

Si vous suivez toutes les étapes mentionnées ci-dessus, vous obtiendrez suffisamment de données pour commencer à créer un plan d'action. Sur la base des informations que vous avez tirées de votre analyse, notez les changements qui combleront les lacunes de votre processus et amélioreront les performances des opérations.

Collaborez avec votre équipe de processus pour identifier les solutions les plus efficaces. Ne négligez pas une suggestion simplement parce qu'elle semble mineure – elle peut avoir un impact. Une fois que vous avez créé une liste de toutes les idées et modifications que vous pouvez mettre en œuvre, réfléchissez à leur influence sur les résultats du processus, puis hiérarchisez-les en fonction de l'impact sur l'entreprise.

Automatisez les tâches de processus répétitives

La redondance diminue la productivité – c'est comme manger le même repas tous les jours. L'absence de créativité aura un impact négatif sur vos employés. Vous pouvez utiliser les informations de votre analyse de processus pour évaluer ces tâches de processus répétitives et trouver des moyens de les automatiser.

L'automatisation facilite le flux de travail des processus et accélère vos processus. De plus, cela améliore la productivité des employés car ils peuvent orienter leurs efforts vers quelque chose de plus créatif et précieux pour l'entreprise.

Évaluer l'efficacité des changements de flux de travail

Utilisez des indicateurs de performance clés pour surveiller les performances des processus améliorés. Quels types de résultats produisent-ils et quelle est leur efficacité ? Les opérations sont-elles exécutées plus rapidement ? Les erreurs ont-elles diminué ? Qu'en est-il des employés? Comment se sont-ils améliorés ? Sont-ils plus productifs qu'avant ?

En répondant à ces questions, vous obtiendrez une image claire de l'impact de votre stratégie d'amélioration des processus sur votre entreprise. De cette façon, vous saurez que les efforts et le temps que vous avez investis dans l'amélioration des processus en valaient la peine.

Évidemment, l'amélioration des processus ne s'arrête pas là, et vous devez toujours rechercher d'autres opportunités pour améliorer davantage les processus. La seule façon de rester au-dessus de vos concurrents dans un monde en constante évolution est d'évaluer et d'améliorer constamment votre entreprise.