6 conseils pour les propriétaires d'entreprise pour gérer leurs projets

La « propriété » s'accompagne d'un haut niveau de responsabilité. À la fois dans le sens de s'attribuer le mérite du succès ou de répondre des échecs. Il y a aussi un sentiment d'autorité dans la prise de grandes décisions.

Un propriétaire d'entreprise utilise les résultats du projet. Ils sont également responsables des coûts encourus lors de la mise en œuvre. Les projets peuvent également avoir plusieurs propriétaires. Cela signifie qu'ils partageront les dépenses et seront représentés dans le groupe de pilotage.

Un projet peut bien se dérouler sans la participation à plein temps du maître d'ouvrage. Mais pour des projets ambitieux, complexes et de longue haleine, votre participation est vitale. Vous devez prendre en charge votre vision et la direction générale du projet.

Gérer un projet peut être une tâche ardue. En effet, des défis sont susceptibles de survenir et vous devez être prêt à les relever. Si, par exemple, vous n'êtes pas équipé de certifications en gestion de projet. Vous pouvez également avoir les certifications mais ne pas avoir l'expérience d'un grand propriétaire ou gestionnaire de projet.

Notez qu'il n'y a pas de conseil parfait pour chaque situation lors de la gestion de projets. Votre solution dépendra des spécificités de votre situation. C'est pourquoi vous avez besoin d'un guide du propriétaire de projet pour vous aider à gérer un projet avec succès.

Il vous permettra de faire face à des situations uniques en fonction de la nature du projet. Ainsi que la culture de votre organisation. L'ensemble de principes du guide orientera vos actions.

Comment gérer des projets en tant que propriétaire d'entreprise

Gérer des projets peut être assez stressant. Cela s'explique par les défis liés à l'exécution des projets dans un délai défini.

Les projets peuvent mal tourner sans planification et gestion stratégiques. Cela peut vous amener à abandonner un projet dans lequel vous aviez tant investi. C'est pour cette raison que vous devez prendre des précautions avant d'investir vos ressources. Les conseils ici vous aideront à mieux gérer vos projets la prochaine fois.

1. Déterminer la portée et le calendrier du projet

Il s'agit de la première étape des étapes initiales du projet. C'est là que vous définissez ce que vous voulez atteindre. Fixez les objectifs et mettez en évidence les points non inclus dans le périmètre. Il est conseillé d'écrire tout ce qui est important et peut mener au succès. Pensez dans une perspective large pour visualiser ce que vous allez exécuter.

Tout en travaillant sur la portée, commencez grand et affinez l'objectif de votre projet. Vous devez également penser à définir le calendrier du projet. Combien de temps attribuerez-vous au projet et quand pensez-vous qu'il sera terminé ? Ce sont des questions auxquelles il faut répondre au cours de la phase initiale.

Ainsi, vous devez estimer le temps pour chaque tâche du projet. Notez que la date limite du projet est fixe et ne devrait pas changer. Enfin, présentez le périmètre du projet aux parties prenantes pour avoir leur avis.

2. Fournir les ressources nécessaires

S'assurer qu'il y a des ressources pour la mise en œuvre du projet est le travail d'un propriétaire de projet. Ainsi, vous devez vérifier si les ressources disponibles sont suffisantes. Évaluer les investissements, les machines, les ressources humaines et les équipements nécessaires. Cela vous aidera à réaliser d'éventuels goulots d'étranglement dans la mise en œuvre.

Vous réalisez peut-être que les membres de l'équipe ont besoin d'ordinateurs portables supplémentaires. Ou que les parties prenantes ont besoin d'heures supplémentaires dans la salle de conférence. Il se peut aussi qu'un membre de l'équipe ait un problème de santé. Vous devez être disponible pour apporter des solutions sensées. N'oubliez pas qu'il est de votre responsabilité de gérer les lacunes.

Un cas est celui où quelqu'un travaillant sur une partie importante du projet a des raisons inattendues de prendre un congé. Vous devez être en mesure de les remplacer avant que leur absence n'affecte l'exécution du projet.

Assurez-vous de vérifier que les membres de l'équipe obtiennent ce dont ils ont besoin. Cela garantira que le projet avance sans interruption.

3. Former les nouveaux employés

Lorsque vous embauchez de nouveaux employés, il y aura une augmentation temporaire du travail. Vous ne pourrez pas vous décharger immédiatement des tâches et terminer le projet à temps ou avoir le temps libre que vous souhaitiez.

En effet, même s'ils sont des experts qualifiés, ils ne s'acclimateront pas immédiatement à votre entreprise. C'est parce qu'ils auront besoin de temps pour apprendre les tenants et les aboutissants de l'entreprise. Ils devront comprendre vos attentes à leur égard. Ensuite, ils devront assembler mentalement les énigmes pour apprendre comment les petites pièces s'additionnent à vos objectifs.

Ne vous attendez donc pas à ce qu'ils se mettent en marche dès le premier jour. Si vos employés ne sont pas expérimentés, vous pouvez les amener à approfondir leurs connaissances. Vous pouvez utiliser la formation sur les projets Microsoft pour les débutants afin de les aider à apprendre à gérer des projets.

La formation MS Project est conçue pour ceux qui veulent comprendre le concept de gestion de projet. Cela les aidera à organiser et à créer des rapports de base de manière autonome.

Les cours de formation Microsoft Project les aideront également à apprendre à planifier et à gérer des projets. À la fin de la formation, ils auront toutes les connaissances de base pour :

• Configurer les fichiers
• Suivre le progrès
• Travailler avec des vues
• Affecter des ressources
• Créer un diagramme de Gantt

4. Gardez une trace du temps passé sur les tâches

Garder un enregistrement précis du temps passé sur les tâches est important, surtout si vous êtes un pigiste. Cela vous aide à savoir quelles tâches prennent le plus de temps. De cette façon, vous pouvez trouver des domaines à améliorer. Ceci est également crucial pour la budgétisation, surtout si vous facturez à l'heure.

Le suivi du temps aidera également à allouer le budget. Ainsi que de déterminer la portée des projets futurs. N'oubliez pas que le temps peut facilement s'échapper lorsque les gens travaillent. Pour cette raison, il sera bon d'avoir un outil de gestion de projet avec des capacités d'horloge d'entrée et de sortie.

Il peut également avoir une fonctionnalité pour vous montrer les heures passées à travailler sur une tâche. Cela sera très utile pour la gestion de projet.

5. Obtenir un logiciel de comptabilité

Le suivi des dépenses vous aidera à maîtriser les flux de trésorerie. Il vous aide également à catégoriser vos dépenses, obtenant ainsi une image claire de la destination de l'argent.

Vous pouvez également utiliser le logiciel pour télécharger des reçus de dépenses et enregistrer des informations à partir des reçus numérisés. Cela garantit que vous ne stockez pas de reçus papier qui peuvent facilement se perdre. Une bonne application comptable doit avoir un module de feuille de temps.

Cela vous aidera à facturer les clients en fonction du temps passé sur le projet. Les feuilles de temps aident à gérer un projet à partir du moment de la budgétisation. Il aide également à la facturation des clients.

Cela vous assurera de ne pas surfacturer ou sous-facturer les clients. Après la réalisation d'un projet, la feuille de temps vous permet de comparer les heures réellement travaillées et le budget initial. Cela vous aide à planifier plus précisément la prochaine fois.

6. Améliorer la communication interne

Lorsque vous travaillez pour atteindre un objectif commun, votre équipe a besoin d'un environnement pour communiquer. Mais les placer dans une seule pièce ne sera pas la meilleure façon de le faire. Nous faisons référence au renforcement de la communication à l'aide de logiciels en ligne comme Slack.

Cela garantira que votre équipe communique en temps réel, peu importe où elle se trouve. Cela permettra également de gagner du temps et d'éviter de perdre du temps dans des réunions ponctuelles.

Finale à emporter

Les projets ont des délais. Malheureusement, certains défis peuvent survenir lors des étapes de planification et d'exécution. Ces défis peuvent retarder la réalisation du projet ou vous faire abandonner le projet. Ces situations peuvent ne pas être sous votre contrôle direct. Mais nous pensons que les conseils ici comme une meilleure communication, la gestion du temps et quelques autres vous aideront à mieux gérer vos projets la prochaine fois. Même si vous n'êtes pas directement impliqué dans un projet, en tant que propriétaire, si vous gardez un contrôle sur ces points, cela peut aider à la réussite du projet et à la croissance de l'entreprise.