Conseils pour planifier le voyage de vacances d'entreprise parfait

Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, planifier des vacances et des voyages d'entreprise parfaits peut être un défi. Il y a tellement de choses à considérer : Quel est le budget ? Où devrait-on aller? Comment chacun y arrivera-t-il ? Il est possible de répondre à ces questions avec une planification minutieuse, mais vous devez d'abord savoir par où commencer. Voici quelques conseils pour planifier vos prochaines vacances afin qu'elles soient le moins stressantes et amusantes possible.

Déterminez votre budget.

Lorsque vous planifiez un voyage d'affaires ou des événements d'entreprise, il est important de connaître votre budget. Cela vous évitera de trop dépenser et de dépenser plus que prévu.

Pour vous assurer que vous respectez votre budget, soyez clair sur ce qu'il est. N'oubliez pas d'inclure toutes les dépenses liées au voyage. Par exemple, les frais de transport (billets d'avion, billets de train), la nourriture et les boissons pendant le voyage, les frais de divertissement tels que les billets ou les droits d'entrée dans les musées ou les expositions, etc.

Choisissez une date pour le voyage.

• Choisissez une date pour le voyage.
• Assurez-vous de choisir un moment où la plupart des gens peuvent s'absenter du travail et payer le voyage. Si votre entreprise est suffisamment grande, cela ne posera peut-être aucun problème, mais si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être être plus créatif dans la façon dont vous structurez votre horaire de voyage (par exemple, en faisant en sorte que les employés prennent des jours de congé différents).
• Recherchez des offres de vols à différents moments de l'année ou à différents jours afin d'économiser de l'argent sur les billets d'avion.

Choisissez un emplacement.

La meilleure façon de s'assurer que vos employés profitent de leur temps libre est de choisir un endroit qui sera pratique et agréable pour tous. Si vous partez en voyage d'une nuit avec des collègues, assurez-vous que la destination est facile d'accès afin que personne n'ait à passer plus de temps à voyager. Lorsque vous choisissez un emplacement, gardez à l'esprit que certains endroits sont plus abordables que d'autres. Tenez également compte de la météo - vous ne voulez pas que tout le monde attrape un rhume pendant votre événement de vacances !

Les meilleurs endroits ont également des activités et des attractions amusantes à proximité, alors pensez à les ajouter également à votre itinéraire !

Réservez votre voyage.

La première étape consiste à réserver votre voyage.

• Réservez vos billets d'avion, de train ou de bus. Si vous prenez l'avion, il est préférable de le faire le plus tôt possible, surtout si vous venez de l'extérieur de la ville et que vous voyagez pendant les périodes de pointe comme les vacances.
• Réservez votre voiture de location. Celui-ci ne peut probablement pas être fait trop longtemps à l'avance car vous devez le récupérer juste avant ou juste après votre voyage (selon que vous reveniez en voiture), mais il n'y a rien de mal à réserver à l'avance au cas où !
• Réservez votre hôtel ou Airbnb. Même si vous passerez probablement des nuits dans des hôtels pendant ce voyage, assurez-vous que tout le monde a un endroit sûr et confortable où ils peuvent dormir pendant qu'ils sont loin de chez eux !

Réservez votre logement.

Les chambres d'hôtel pour toute l'entreprise sont la partie la plus chère d'un voyage de vacances. Il est crucial de les réserver le plus tôt possible car les prix augmentent à l'approche des dates de réservation. Si votre entreprise paie pour la chambre de tout le monde, il peut être difficile de coordonner les plans de voyage de chacun avec la disponibilité et la gamme de prix de l'hôtel.

Dans ce cas, il serait logique de trouver un hôtel abordable à distance de marche de l'endroit où vos activités auront lieu, puis de planifier un dîner dans l'un des restaurants de la ville qui ont d'excellentes critiques en ligne (et, espérons-le, des photos d'utilisateurs). Tant qu'il y a un moyen de transport disponible de votre logement à l'endroit où vous organiserez tous vos événements pendant la journée, cela devrait bien fonctionner !

Si vous recherchez une expérience plus luxueuse, je vous recommande plutôt de réserver des chambres dans l'un de ces hôtels situés dans la nature (comme les parcs à proximité) afin que les gens n'aient pas besoin de voitures toute la journée."

Créez un compte sur les réseaux sociaux pour le voyage.

Les médias sociaux sont un excellent moyen de rester en contact avec vos employés et peuvent être un outil utile pour planifier le voyage d'entreprise parfait. Vous pouvez l'utiliser pour organiser des détails tels que le transport et l'hébergement, mettre en place des mises à jour en direct sur la progression du voyage et même partager des photos du voyage une fois sur place.

Vous voudrez créer un compte social distinct à cette fin (c'est-à-dire, pas votre Facebook ou Twitter personnel). Cela vous permettra d'avoir des conversations avec les employés sur le voyage à venir sans que ces conversations n'apparaissent sur les flux de leurs amis - ce qui pourrait faire réfléchir certaines personnes si elles ne sont pas intéressées à partir elles-mêmes en vacances ! Si tout le monde a accès à ces comptes, ils peuvent les utiliser comme ils le souhaitent tout en se sentant à l'aise de publier publiquement s'ils le souhaitent !

Préparez un itinéraire détaillé pour le voyage.

Un itinéraire détaillé est votre meilleur ami lors de la planification d'un voyage de vacances d'entreprise. C'est aussi la première chose que vous devez mettre en ordre lorsque vous commencez à planifier, car cela aidera tout le monde à rester sur la même longueur d'onde.

Cet itinéraire doit inclure tous les détails de votre voyage et inclure des éléments tels que les repas, les activités et l'hébergement. Si possible, créez-en un avec une carte pour aider les gens à s'y retrouver. Cela peut être particulièrement utile si vous voyagez dans un nouvel endroit ! Vous devez également inclure une liste de ce que chaque personne doit apporter avec elle ; cela pourrait inclure n'importe quoi, des médicaments pour un employé âgé aux maillots de bain pour tous ceux qui prévoient de passer du temps à la plage ou à la piscine.

Rédigez un sondage pour vous aider avec les détails.

Pour aider votre équipe à tirer le meilleur parti de son voyage, il est important de savoir d'abord ce qu'elle en attend. Pour ce faire, vous devez mettre en place un sondage qui permettra aux employés de donner leur avis sur ce qui, selon eux, ferait de ce voyage le meilleur possible.

• Gardez-le court et doux. Les sondages peuvent être longs et fastidieux, surtout si vous demandez l'avis des employés sur tout, des options de transport aux commodités de l'hôtel. Pour que les choses restent simples et efficaces, concentrez-vous sur un ou deux sujets par enquête : peut-être s'ils préfèrent une aventure en plein air ou des activités en intérieur ; ou s'ils aimeraient passer plus de temps à chaque destination touristique ou préféreraient se déplacer rapidement; etc. Cela conduira à de meilleurs résultats plus rapidement que d'essayer de tout couvrir en même temps !
• Vous n'aurez peut-être pas besoin d'un véritable outil d'enquête - un formulaire en ligne fonctionne également bien (n'oubliez pas que certains outils peuvent facturer les utilisateurs pour son utilisation). Assurez-vous simplement que la méthode que vous choisissez autorise l'anonymat des employés afin que seuls ceux qui souhaitent participer au processus.
• Laissez-les s'amuser ! Un peu de plaisir va un long chemin lorsque vous donnez des commentaires - et hé : s'il y a une chose que nous avons apprise sur les gens depuis l'avènement des sites Web de médias sociaux comme Facebook et Twitter (qui ne porte pas mon nom), c'est que nous aimons simplement avoir des opportunités où nous pouvons partager à quel point notre journée est géniale ! Alors pourquoi ne pas leur donner une telle opportunité lors de ces types d'enquêtes ? Assurez-vous que chaque question a plusieurs choix de réponse afin que les gens s'amusent à remplir leurs réponses au lieu d'avoir l'impression de refaire des devoirs ennuyeux."

Un voyage de vacances d'entreprise peut être une excellente expérience de liaison pour tout le monde !

De nombreux facteurs doivent être pris en compte lors de la planification d'un voyage d'entreprise parfait.

• Faites voyager les bonnes personnes
• Avoir un bon mélange de personnes en termes d'âges, de sexes, de personnalités et d'intérêts
• Organisez des activités amusantes pour tous

Conclusion

Nous espérons que ces conseils vous aideront à planifier le parfait voyage de vacances d'entreprise. Cela peut être un excellent moyen de créer des liens avec vos collègues et de passer un moment amusant et mémorable.