7 conseils pour un concert-bénéfice pour un événement réussi

La marche ou la course caritative est un événement incontournable pour les organisations à but non lucratif de presque toutes les tailles pour collecter des fonds. Mais avec tant d'organisations qui choisissent cette voie, vous voudrez peut-être aller dans une direction différente pour votre prochain événement de collecte de fonds. Si vous voulez essayer quelque chose de nouveau tout en suivant un modèle de collecte de fonds de longue date, un concert-bénéfice pourrait être exactement ce dont vous avez besoin.

Vous avez peut-être vu certains des grands concerts-bénéfice à la télévision au cours des dernières années. Des musiciens célèbres comme Mary J. Blige, John Legend, Bruce Springsteen et Rihanna se sont produits pour le 2010 Hope for Haiti Now: A Global Benefit for Earthquake Relief. Et plus récemment, le concert-bénéfice One World: Together at Home a permis de collecter 127 millions de dollars pour le soulagement de COVID-19 et a présenté des artistes comme The Rolling Stones, Billie Eilish, Lady Gaga, Beyonce et Alicia Keys. Willie Nelson, Bob Dylan, David Bowie, Ariana Grande, Elton John et Metallica ont également participé à des événements caritatifs. Cependant, les concerts-bénéfices ne sont pas réservés aux grands noms.

Ci-dessous, nous vous proposons sept conseils sur la façon dont les petites organisations à but non lucratif peuvent organiser des initiatives de concert-bénéfice réussies. Nous parlerons de la mobilisation d'artistes locaux et régionaux, de la promotion de votre événement et de l'organisation d'opportunités de collecte de fonds auprès de plusieurs sources.

1. Décrivez la vision de votre concert-bénéfice

Avant de commencer à appeler tous les musiciens que vous connaissez et à vendre des billets, vous devez avoir un plan. Commencez par la taille que vous souhaitez donner à votre événement. Prévoyez-vous d'avoir plusieurs interprètes et scènes ou un acte principal ? Combien de personnes voulez-vous venir ? Votre vision correspond-elle aux attentes de votre communauté ?

En réfléchissant à ces questions, examinez votre :

• Capacité du personnel et des bénévoles
• Budget et ressources actuels
• Opportunités potentielles de parrainage
• Options et tailles de lieu
• Appétit de la communauté pour ce type d'événement

Les grandes villes comme San Francisco, Los Angeles et Nashville, ou les grandes scènes comme la Manchester Arena et le Madison Square Garden, sont des foyers faciles pour les concerts-bénéfices, mais vous pouvez faire preuve de créativité quant à votre lieu. Si vous êtes dans une zone moins peuplée ou si vous avez des ressources limitées, vous pouvez simplement héberger quelques artistes dans un espace communautaire local. Ou, si vous opérez à proximité d'une communauté musicale ou d'un centre culturel florissant, vous pourriez agrandir un peu.

La grande chose est que vous pouvez rendre votre concert-bénéfice aussi petit ou aussi grand que vous le souhaitez. Ensuite, une fois que vous connaissez le cadre de votre événement, il est plus facile de recruter des artistes et de promouvoir le concert. De plus, si votre salle accueille déjà des actes musicaux, cela peut vous aider à réseauter pour les ressources nécessaires et à obtenir des contacts pour les musiciens.

Après avoir déterminé l'échelle et le lieu de votre événement, demandez-vous s'il présentera un genre ou un style de musique spécifique. Vous pouvez avoir un concert folk entièrement acoustique ou une bruyante bataille de groupes. Quelle que soit la direction musicale que vous choisissez, elle doit refléter les intérêts de votre communauté. La country domine-t-elle les ondes ou est-ce le hip-hop qui plaît le plus au public ? Pas certain? Envisagez de demander des commentaires à vos supporters via les réseaux sociaux ou par e-mail. Si vous n'identifiez pas un style favori dominant, vous pouvez toujours accueillir une variété d'artistes. Assurez-vous simplement d'avoir l'équipement dont chaque artiste a besoin.

2. Sécurisez une programmation significative pour votre concert-bénéfice

Une fois que vous avez défini votre vision pour votre concert-bénéfice, il est temps d'avoir quelques rock stars sur l'affiche. N'oubliez pas que les artistes avec lesquels vous vous associez seront un élément clé de votre marketing et de votre collecte de fonds.

Recherchez des musiciens qui correspondent à votre mission et à vos valeurs. Lorsque vous envisagez des options, passez en revue leurs médias sociaux et autres contenus disponibles pour voir s'ils ont déjà soutenu des causes comme la vôtre ou s'ils se sont prononcés sur des questions qui sont importantes pour eux. Prévoyez de poser quelques questions aux artistes potentiels, telles que :

• Pourquoi notre cause est-elle importante pour vous ?
• Avez-vous un lien personnel avec notre mission ?
• De quelles manières utilisez-vous actuellement votre plateforme pour soutenir des causes qui vous tiennent à cœur ?
• Avez-vous des chansons en particulier qui, selon vous, représentent notre mission ?

De plus, vous voudrez rechercher des musiciens qui résonnent avec votre public cible. Cela signifie tenir compte de la démographie de vos participants. Une foule de la génération Z peut avoir des goûts ou des intérêts musicaux différents de ceux d'un public composé principalement de baby-boomers.

Maintenant, en supposant que vous n'ayez pas Taylor Swift sur la numérotation abrégée, votre meilleur pari pour les artistes interprètes ou exécutants sera les actes locaux. Ce n'est pas une mauvaise chose. Ces artistes seront plus accessibles et pourront même amener leurs amis et leur famille à l'événement. Ils sont également susceptibles d'avoir une forte audience locale et des liens utiles au sein de la scène musicale de la région.

Enfin, un mot au sage : même si vos actes ne font que commencer et n'ont pas beaucoup de succès, traitez-les comme des professionnels. Ils doivent savoir où ils doivent être, à quelle heure y être et quelles commodités vous aurez à portée de main (par exemple, de l'eau, des collations, etc.). En étant facile à travailler, vous pourrez puiser dans votre communauté musicale locale pour de futurs événements.

3. Faites la promotion croisée de votre concert-bénéfice

Si vous organisez un concert-bénéfice pour attirer de nouveaux publics, vous devrez leur faire connaître l'événement. Cela signifie qu'en plus d'informer vos donateurs et supporters existants de l'événement, ne manquez pas tous les mélomanes locaux qui pourraient également être intéressés.

Pensez à un concert-bénéfice comme à une collecte de fonds entre pairs. Dans les campagnes peer-to-peer, certaines personnes feront un don pour soutenir la campagne d'un ami même si elles ne connaissent pas votre cause. Lors d'un concert-bénéfice, vous pouvez avoir des membres du public qui viennent chercher vos artistes mais qui n'ont jamais entendu parler de votre organisation à but non lucratif. Dans les deux cas, vous avez l'occasion de présenter votre mission à ces nouveaux arrivants de manière significative et d'encourager leur implication et leur soutien continus.

Au-delà de vos canaux de communication habituels, augmentez la probabilité d'attirer un nouveau public en faisant la promotion de votre concert-bénéfice dans :

• Magasins de disques et magasins de musique
• Salles de spectacle
• Écoles de musique et avec des instructeurs locaux

Vous voudrez également demander à votre salle et à vos artistes de promouvoir le spectacle sur leurs comptes de médias sociaux. Même des artistes relativement inconnus peuvent avoir des milliers de followers, cette promotion croisée peut donc être essentielle.

Enfin, prévoyez de vous connecter avec vos supporters par e-mail. Envoyez des rappels sur l'achat de billets à l'avance, incluez des vidéos des performances passées de vos musiciens et donnez des teasers sur ce à quoi votre public peut s'attendre lors du concert-bénéfice.

4. Tirez parti d'un modèle d'événement hybride pour une plus grande participation

Les modèles d'événements hybrides se sont révélés être une approche précieuse pour les organisations à but non lucratif après la pandémie de COVID-19. Celles-ci sont également devenues faciles à gérer grâce à des solutions comme Classy Live, qui offre aux organisations à but non lucratif une plateforme d'événements virtuels conviviale optimisée pour générer des dons. Les organisations à but non lucratif peuvent tirer parti de Classy Live pour :

• Diffusez en direct votre concert-bénéfice
• Gérez votre processus de billetterie
• Incorporer des enchères silencieuses aux enchères mobiles
• Encouragez les dons ponctuels ou récurrents

Notre rapport 2022 sur l'expérience des événements de collecte de fonds a révélé que 36 % des répondants qui ont assisté à un événement de collecte de fonds entre janvier 2020 et février 2022 l'ont fait depuis leur domicile via les composants virtuels de l'événement. Un autre 20% a rejoint des événements en personne qui avaient des options virtuelles. En optant pour un concert-bénéfice hybride, les participants ont le choix de profiter de la musique et des festivités en personne ou d'où qu'ils soient. Cela étend votre portée au-delà de vos frontières géographiques et permet aux supporters de rejoindre qui n'auraient peut-être pas pu le faire autrement. Un modèle hybride vous permet de ne pas manquer le plein potentiel de votre concert-bénéfice.

De plus, vous pouvez même connaître un plus grand succès de collecte de fonds, comme l'a fait l'éducation communautaire africaine (ACE) à but non lucratif. ACE a tiré parti de Classy Live pour son gala hybride 2021, qui comprenait des performances musicales. Il a enregistré une croissance de 203% des revenus de l'événement par rapport à son événement entièrement virtuel en 2020 et une croissance encore plus élevée par rapport à son événement en personne en 2019.

5. Planifiez plusieurs flux de revenus

Un autre grand avantage d'avoir un concert-bénéfice est que vous pouvez avoir plusieurs sources de revenus. Lorsque vous planifiez comment vous atteindrez votre objectif de collecte de fonds, envisagez les options suivantes :

• Campagnes peer-to-peer : demandez aux groupes de créer des pages d'équipe et de collecter des fonds dans les semaines précédant le spectacle. De cette façon, même les supporters de l'extérieur de la ville et les personnes qui ne peuvent pas y assister auront un moyen de donner.
• Billets : vendez des billets en ligne à l'avance pour leur permettre de s'engager plus facilement dans votre événement. Cependant, ne soyez pas surpris si vous avez beaucoup de gens qui veulent payer à la porte. Assurez-vous simplement d'avoir une caisse et une passerelle mobile de paiement des dons.
• Marchandise : collectez des fonds lors de votre concert-bénéfice en vendant des t-shirts, des macarons, des chapeaux et d'autres objets publicitaires. Vous pouvez même utiliser une conception d'événement spécial afin que les participants aient un jeton pour se souvenir de l'expérience pour les années à venir. Et n'oubliez pas votre lieu d'événement virtuel. Utilisez-le également pour vendre des marchandises et des articles à prix fixe pendant votre événement.
• Concessions : Demandez à des bénévoles de vendre diverses boissons et collations. Si votre lieu propose de la nourriture ou des boissons, vous pouvez demander s'ils désigneront le produit d'un cocktail signature ou d'un traitement pour votre cause.
• Rappels de maître de cérémonie : récupérez des dons de dernière minute en demandant aux artistes ou à un maître de cérémonie de rappeler au public qu'ils peuvent donner via votre page de don mobile. Quelqu'un enregistrera forcément la performance, alors dites-lui d'aller en ligne et de faire un don puisqu'il a déjà sorti son smartphone.
• Codes QR : incluez ces codes faciles à scanner sur les affiches de l'événement, les sacs promotionnels et les billets pour permettre aux participants de naviguer facilement vers votre page de don et de soutenir votre cause.
• Bocaux à pourboires : placez des bocaux à pourboires dans tout le lieu de votre événement où les participants peuvent faire des dons en espèces. Vous pouvez également imprimer votre code QR sur l'étiquette du pot pour encourager les dons mobiles.
• Enchères et relances à la palette : utilisez Classy Live pour intégrer une enchère à votre agenda, en informant vos participants du début et de la fin des enchères. Avec les enchères mobiles, les participants peuvent enchérir en personne ou virtuellement et peuvent facilement payer avec le paiement en libre-service.

Au fur et à mesure que vous établissez vos différentes sources de revenus, réfléchissez à la manière dont vous pouvez les utiliser pour créer un pont pour les supporters entre cet événement et un engagement futur continu envers votre cause :

• Envoyez à tous les participants un e-mail de remerciement indiquant le montant que vous avez collecté et l'impact que cela vous permettra d'avoir.
• Invitez-les à votre prochain événement de bénévolat et dites-leur comment ils peuvent suivre votre travail sur les réseaux sociaux.
• Utilisez votre concert-bénéfice pour impliquer de nouveaux supporters dans votre cause et devenir des donateurs fidèles à l'avenir.

6. Envisagez une entreprise commanditaire pour votre concert-bénéfice

Bien que l'organisation d'un concert-bénéfice ait le potentiel de collecter des fonds importants pour votre organisation à but non lucratif, cela entraîne des dépenses. Plus vous pouvez réduire ces dépenses, plus vous serez en mesure de mettre le produit directement vers votre cause. Une façon de réduire les coûts est de s'associer avec des entreprises et des particuliers intéressés à parrainer votre événement.

Le parrainage peut prendre la forme d'un don de temps, de ressources ou de financement. Par exemple, un espace événementiel pourrait parrainer votre concert-bénéfice en faisant don du lieu. Vos musiciens peuvent donner de leur temps et annuler leurs honoraires de représentation habituels. Une entreprise commanditaire peut fournir un soutien financier pour financer vos efforts de marketing et de promotion. Plus vous obtiendrez de dons, plus l'impact de votre événement augmentera.

Enfin, une entreprise commanditaire pourrait également être disposée à fournir un match pour votre événement. Cela peut aider à générer des dons lors de votre concert-bénéfice si les participants savent que leur don de 20 $, par exemple, équivaudra à 40 $ avec le match.

7. Gardez votre objectif de collecte de fonds à l'esprit pour les participants

Vous voulez que vos participants s'amusent, mais vous voulez aussi qu'ils se souviennent que cette soirée ne se limite pas à la musique. Rappelez-leur qu'en venant à votre concert-bénéfice, ils peuvent faire une différence en soutenant votre cause.

Un bon moyen de garder votre public motivé pour atteindre votre objectif de collecte de fonds est de garder cet objectif au premier plan. Après tout, les gens sont plus susceptibles de faire un don lorsqu'ils voient que vous êtes sur le point d'atteindre votre objectif. C'est l'effet de proximité de l'objectif, où les individus ont l'impression qu'ils peuvent être ceux qui vous poussent à franchir la ligne d'arrivée et assurent votre succès.

Prévoyez d'intégrer un thermomètre de collecte de fonds à votre concert-bénéfice qui se met à jour en temps réel pour montrer les progrès vers votre objectif. Entre les séries, votre maître de cérémonie peut attirer l'attention sur la barre d'état lorsqu'il partage des histoires sur l'impact de votre organisation à but non lucratif ou présente de courtes vidéos sur votre travail. Vous pouvez également encourager vos musiciens à encourager les dons de la foule afin de garder le sens de l'événement au centre des préoccupations des participants.

Préparez-vous à basculer pour une bonne cause

Il y a beaucoup de détails à régler dans tout événement de collecte de fonds, mais suivre ces conseils vous aidera à gérer les préoccupations uniques liées à l'organisation d'un concert-bénéfice. Cela peut être un excellent moyen de sortir de votre routine habituelle de collecte de fonds et d'amener davantage de membres de votre communauté locale à s'engager pour votre cause. Sans oublier qu'en recrutant des artistes et chacun de leurs publics, vous pouvez aller au-delà de votre base de supporters et vous connecter avec des personnes qui ne rencontreraient peut-être jamais votre organisation autrement.