L'utilité de la comptabilité et de la conservation numériques

La comptabilité numérique est un processus que les entreprises en Italie ont pu mettre en œuvre depuis 2004, et on peut dire, sans l'ombre d'un doute, qu'après plusieurs années, la législation est devenue plus mature et plus claire , établissant la procédure de numérisation des livres comptables tout au long de leur cycle de vie. Choisir la comptabilité numérique offre des avantages non négligeables en termes d' efficacité et de numérisation des processus : voyons comment.

Réglementation de référence à appliquer

La valeur fiscale et civile du document électronique et sa maintenance et conservation numériques ont été légitimées et coordonnées par une norme primaire , qui consiste en le Code civil, le Code d'administration numérique (CAD - Décret législatif 7 mars 2005, n. 82 smi ), et le règlement européen pour la protection des données personnelles « RGPD ». En outre, il ne faut pas oublier les réglementations de référence spéciales et sectorielles pour le domaine fiscal, telles que l' arrêté ministériel du 17 juin 2014 , qui a été précisé par des résolutions et des réponses de l'Agence des revenus.

Il existe également un règlement technique, qui comprend les règles techniques de mise en œuvre de la CAD, les soi-disant AgID Guidelines , qui régissent la formation, la gestion et la conservation des documents électroniques et qui doivent être respectées. En outre, le CAD établit que les obligations de conservation et d'exposition des documents prévues par la législation en vigueur s'entendent remplies à toutes fins légales au moyen de documents électroniques, si les procédures correspondantes sont conformes aux Directives.

Mais quels sont les avantages de la numérisation ?

De nombreuses entreprises ont déjà adopté la comptabilité et la tenue de registres numériques car elles offrent de nombreux avantages, comme indiqué ci-dessous :

• réduction des coûts et des délais de traitement du papier , de la consommation de papier et de toner des imprimantes et photocopieurs à la gestion des archives papier ;
• processus opérationnels rationalisés et optimisés avec automatisation, simplification et réduction des erreurs humaines typiques dans la gestion du papier, et réduction du risque de perte d'actifs documentaires ;
• l'authenticité de l'origine et l'intégrité des livres comptables , garantissant le maintien de la sécurité fiscale et comptable pendant toute la période de conservation ;
• la disponibilité, la récupération, l'extraction et l'exposition à distance optimisées des documents tant aux autorités compétentes qu'aux organismes de contrôle ;
• une sécurité, une transparence, une fiabilité et un accès partagé aux livres accrus tout au long de la période de stockage ;
• association de la certitude de la date électronique aux livres comptables soumis au processus de conservation, avec l'apposition de l'horodatage sur l'index de la liasse d'archivage ;
• adoption par l'entreprise de processus basés sur la durabilité environnementale grâce à la numérisation des documents ;
• délégation éventuelle des tâches du responsable de la conservation de l'entreprise et externalisation des activités et du processus de conservation à un prestataire de services de conservation spécialisé.

Phases de maintenance et de préservation, deux moments distincts

L'Agence du revenu, à travers la réponse pertinente n. 236 du 9 avril 2021, a publié une clarification importante concernant la maintenance et la conservation des livres et registres, indiquant qu'il est obligatoire de se conformer aux dispositions de la CAO et, par conséquent, il est également obligatoire de garantir la conformité à la conservation numérique dans les trois mois à compter de la date limite de dépôt télématique de la déclaration de revenus annuelle.

La clarification de l'Agence était nécessaire pour expliquer que les concepts et réalisations d'entretien et de préservation restent distincts, bien que placés dans la continuité , également à la lumière des récentes modifications de l' art. 7, paragraphe 4-quater, du décret-loi no. 357/1994 introduit par l'art. 12-octies du décret-loi no. 34/2019, qui a étendu à tous les livres et registres comptables la validité de la tenue de systèmes électroniques ou mécaniques sans obligation d'impression, qui est déjà applicable aux registres de TVA :

« […] la tenue de tout registre comptable à système électronique sur tout support est, en tout état de cause, considérée comme régulière en l'absence de transcription sur support papier dans les conditions prévues par la loi, si au moment de l'accès, de l'inspection ou de la vérification ceux-ci sont mis à jour sur les systèmes électroniques précités et sont imprimés à la demande des organes de procédure et en leur présence ».

Les modifications concernant la tenue du journal, le livre d'inventaire, les écritures auxiliaires dans lesquelles doivent être enregistrés les éléments de patrimoine et de revenu, les écritures auxiliaires de l'entrepôt et le registre des biens amortissables n'ont pas modifié les règles relatives à leur conservation , avec des spécificités référence aux documents informatiques à caractère fiscal, tels que régis par l'arrêté ministériel du 17 juin 2021.

La conclusion de l'Agence du revenu dans son avis

L'Agence, dans son avis rapporté dans la réponse n° 236/2021, précise que si les livres et registres sont conservés sous forme électronique, aux fins de leur régularité :

1. ils ne doivent être imprimés que le troisième mois suivant la date limite de dépôt de la déclaration fiscale correspondante, sauf demande expresse des organes de contrôle lors de l'accès, du contrôle ou du contrôle ;
2. à la date limite indiquée (le troisième mois suivant la date limite de dépôt de la déclaration fiscale), ils doivent être stockés numériquement conformément à l'arrêté ministériel du 17 juin 2014 susmentionné, le CAD conformément au décret législatif n. 82/2005 et les mesures d'exécution pertinentes, si le contribuable souhaite les conserver sous forme électronique , ou elles doivent être matérialisées (imprimées sur papier) si le contribuable souhaite au contraire adopter un stockage papier traditionnel.

Externalisation du processus de conservation

Nous avons dit que la législation permet l'externalisation des activités de comptabilité numérique à un fournisseur de services de conservation certifié et spécialisé, qui garantit la sécurité, la fiabilité et la qualité dans la prestation des activités de conservation. En outre, le responsable de la conservation de l'entreprise propriétaire peut déléguer tout ou partie des tâches au conservateur et à son responsable pour le Service de la conservation, la responsabilité juridique restant cependant du propriétaire des documents et de son responsable de la conservation. L'acte de délégation doit indiquer les références et toutes les tâches requises par les Directives AgID qui sont déléguées au Prestataire de Conservation choisi et à son responsable pour le Service de Conservation, à l'exception de l'élaboration et de la mise à jour du Manuel de Conservation du Propriétaire, qui reste un tâche non délégable.

L'objectif d'un service de conservation spécialisé est de préserver les exigences d' authenticité , d' intégrité , de fiabilité et de lisibilité associées aux registres informatisés de la phase de maintenance à la phase de conservation, et d'assurer l'accès, la récupérabilité et l'exposition des documents tout au long de la période de conservation.

Mais comment fonctionne le processus opérationnel de comptabilité et de conservation numériques ?

Opérationnellement, c'est simple : la comptabilité numérique se fait dans le logiciel comptable. Ensuite, il y a un processus automatisé qui produit des fichiers de grand livre à partir du logiciel comptable de l'entreprise dans un format approprié (par exemple, PDF/A ou PDF) divisé par année ou par mois, selon la taille et la nature du type de grand livre, et avec le génération d'un fichier d'index contenant les métadonnées clés. Ensuite, la procédure prévoit le transfert télématique des systèmes de l'entreprise vers le service de conservation standard fourni par le sous-traitant. Le transfert ou le dépôt des fichiers à conserver s'effectue via un dialogue applicatif sécurisé directement avec un connecteur qui relie le système de gestion comptable au service de conservation.

Afin de compléter la tenue des registres électroniques, par exemple sur le journal, il est recommandé qu'une signature numérique soit apposée par l'entrepreneur ou son délégué conformément à l'article 2215-bis du Code civil ; cette signature numérique à procédure automatique peut, par exemple, également être apposée par procuration par les systèmes du Prestataire de Conservation avec un certificat de signature numérique d'un représentant de l'entreprise, de manière rapide et transparente, avant de procéder au processus opérationnel d' archivage électronique légal. Dans le cas d'un livre d'inventaire , ladite signature numérique doit être apposée par la force du représentant légal, dans le respect des dispositions de l'art. 2217 du Code civil.

Le processus opérationnel de conservation est entièrement géré par le Prestataire de conservation et prévoit la génération de l' indice de conservation dans le délai légal (dans les trois mois suivant la date limite de dépôt de la déclaration fiscale) selon la norme d'interopérabilité UNI SInCRO 11386:2020, sur sur lequel sont apposés la signature numérique du responsable du Service de Conservation et un horodatage (certification des données).

Pendant toute la durée de conservation de 10 ans (art. 2220 du Code civil), les documents conservés et l'index de conservation seront rendus consultables et consultables, également à des fins d'exposition.

Comment payer le droit de timbre

Nous vous rappelons également que le journal et le livre d'inventaire sont soumis au droit de timbre. Pour adopter la bonne modalité de paiement du droit de timbre pour la tenue du journal et du livre d'inventaire, vous devrez distinguer si les livres comptables précités sont tenus avec des systèmes mécaniques et établis sur papier à des fins de conservation, ou s'ils sont tenus et conservés numériquement selon les directives AgID. En cas de comptabilité et de stockage numériques aux fins d'apurement de l'impôt, les dispositions de l'art. 6 de l'arrêté ministériel du 17 juin 2014 doit être appliqué.

Le droit de timbre doit être payé d'un montant de 16,00 € , passant à 32,00 € pour les entreprises individuelles, les sociétés de personnes, les coopératives, les mutuelles, les consortiums, les organismes et les associations, pour chaque 2 500 enregistrements ou fractions de ceux-ci (où l'enregistrement signifie l'événement comptable unique), dans un délai de 120 jours à compter de la clôture de l'exercice et par voie exclusivement télématique, c'est-à-dire au moyen du modèle de paiement F24 avec le code fiscal « 2501 » dit « Droit de timbre sur les livres, registres et autres documents pertinents à des fins fiscales – article 6 du décret du 17 juin 2014 ».

Résolution n° 161/E du 9 juillet 2007 a précisé que pour le journal, un seul événement comptable est représenté par chaque opération économique, enregistrée en partie double, quel que soit le nombre de lignes détaillées. En revanche, pour le livre d'inventaire , un seul fait comptable renvoie à l'inscription qui porte sur chaque bien individuel ainsi qu'à l'inscription de la note explicative.

Les dispositions relatives à l'exposition appropriée

En ce qui concerne l'exposition de registres et de documents pertinents à des fins fiscales, le paragraphe 2 de l'art. L'article 5 de l'arrêté ministériel précité prévoit qu'en cas d'audits, de contrôles ou d'inspections, le document électronique doit être rendu lisible et, sur demande, disponible sur support papier ou électronique chez le contribuable ou au lieu de tenue des registres , tel que déclaré par la partie conformément à l'art. 35, alinéa 2, lettre d) du Décret TVA.

Le paragraphe 4.9 des Directives AGID sur les « Modes d'exposition » établit que, sans préjudice des obligations d'exposition des documents prévues par la réglementation en vigueur, le système de conservation permet aux personnes autorisées un accès direct, même à distance, aux objets numériques conservés par la réalisation d'emballages de distribution selon les modalités décrites dans le manuel de conservation.

Est-il possible de récupérer le passé ?

Oui, les dossiers historiques des années fiscales précédentes peuvent être récupérés. Ceci est prévu par les dispositions de l'art. 4 de l'arrêté ministériel du 17 juin 2014. Afin de dématérialiser les documents historiques, vous pouvez dans la plupart des cas générer des copies informatiques d'originaux analogiques en extrayant simplement des copies PDF/A ou PDF fidèles et exactes des documents comptables des périodes précédentes de votre logiciel comptable, sans avoir à passer par les étapes coûteuses et laborieuses processus de numérisation de masse.

La numérisation ne peut être évitée lorsqu'il y a des timbres ou des sceaux sur le document papier original qui obligent le contribuable à produire une copie d'image fidèle et fidèle par numérisation. Tant sur les copies informatiques que sur les copies d'images, la génération doit être complétée par l'apposition de la signature numérique sur le fichier exemplaire unique, ce qui peut également se faire par un processus de signature automatique massif délégué au Conservateur. Concernant le calendrier de la reprise, il convient de l'effectuer par périodes fiscales, de manière ordonnée, afin de faciliter une bonne exposition en cas de demande de l'administration ; il n'y a pas de délai législatif pour dématérialiser les documents historiques, mais le document papier original ne peut pas être détruit si le stockage de substitution n'est pas terminé.

Conclusion

En conclusion, la procédure de numérisation complète dans les phases de comptabilité est un processus opérationnel éprouvé, à la fois déjà assez répandu dans les entreprises italiennes et très apprécié par les autorités compétentes (administrations financières, autorités judiciaires, organismes de contrôle, etc.) .