Le guide ultime pour configurer un numéro de téléphone professionnel

Utiliser votre numéro de téléphone pour passer ou recevoir des appels professionnels n'est pas toujours une bonne idée. L'une des nombreuses raisons est que vous vous rendez susceptible de recevoir des appels professionnels même aux petites heures du matin, ce qui n'est pas professionnel. Ces appels doivent être dirigés vers la ligne d'affaires, sauf s'il s'agit d'une urgence.

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Avoir un numéro de téléphone professionnel aide à établir le professionnalisme de votre entreprise. Il vous permet de créer une première impression positive et de renforcer la confiance de vos clients dans votre entreprise. Cela dit, si vous n'avez pas de numéro de téléphone professionnel officiel, il est préférable d'en créer un.

Il est crucial de savoir que les entreprises sont différentes et répondent aux besoins de différents créneaux. Ainsi, lors de la configuration de votre numéro de téléphone professionnel, il est essentiel de choisir celui qui répond aux exigences de votre organisation.

Pour vous aider, cet article présente un guide pour configurer un numéro de téléphone professionnel. Continuer à lire!

Pourquoi avez-vous besoin d'un numéro de téléphone professionnel

Avoir un numéro de téléphone professionnel offre de nombreux avantages. En dehors de cela, il serait utile que vous envisagiez d'avoir un numéro de téléphone professionnel pour de nombreuses raisons. Ils comprennent les éléments suivants :

1. Expérience client améliorée

Lorsque vous avez un numéro de téléphone professionnel, il vous est plus facile de créer une expérience meilleure et plus personnalisée pour vos clients et clients. Si vous disposez d'un numéro de téléphone professionnel avec une fonctionnalité telle qu'une réceptionniste virtuelle, il est plus facile pour le client de trouver la personne qu'il recherche et de se renseigner.

De plus, vous serez plus formel et professionnel lorsque vous répondez aux appels et que vous vous présentez, ce qui diffère d'un appel personnel. Par conséquent, vous éviterez de dire «salut» ou «bonjour», ce qui peut décourager un client ou un client. Au lieu de cela, vous vous présenterez avec votre nom et demanderez au client comment vous pouvez l'aider. Cela peut aider à fidéliser les clients et à renforcer la réputation de la marque.

De plus, pour maximiser l'amélioration de votre gestion de la relation client, vous pouvez également envisager d'utiliser la messagerie vocale sans sonnerie, comme Drop Cowboy Ringless Voicemail, en plus d'avoir un numéro de téléphone professionnel. Cela vous aidera à automatiser vos campagnes de messagerie vocale et de SMS sans sonnerie. Cela donne aux membres de votre équipe plus de temps pour se concentrer sur la réponse aux appels et aux questions des clients qui vous appellent directement et vous envoient des messages.

2. Fonctionnalités avancées pour améliorer la gestion des appels

L'utilisation de numéros de téléphone professionnels vous donne l'avantage d'accéder à des fonctionnalités que vous ne pouvez pas avoir lorsque vous utilisez une ligne personnelle. Par exemple, transférer un appel personnel à un autre membre de l'équipe est difficile, mais c'est possible avec un numéro de téléphone professionnel.

La raison pour laquelle il est facile de le faire en utilisant un numéro d'entreprise est qu'il est fourni avec des éléments uniques de gestion des appels, tels que des répertoires et des extensions d'entreprise. Ceux-ci sont essentiels pour gérer efficacement les nombreux appels vers ou depuis les clients, les clients et les partenaires commerciaux.

De plus, les numéros de téléphone professionnels ont les caractéristiques suivantes :

1. Identification de l'appelant pour vous aider à savoir qui appelle et s'il faut prendre l'appel

2. Notifications instantanées en cas d'appel manqué

3. La transcription de la messagerie vocale vous permet de lire les messages vocaux au lieu de les écouter

L'essence de toutes ces fonctionnalités est de rationaliser la communication sur le lieu de travail et de connaître les appels téléphoniques à prioriser.

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Types de numéros de téléphone

Il existe différents types de numéros de téléphone, chacun avec des caractéristiques uniques. Le type de numéro de téléphone que vous choisissez pour votre entreprise est également un facteur clé. Voici les principaux types de numéros que vous pouvez utiliser pour votre entreprise :

1. Numéro de téléphone local

Ce type de numéro sert à établir la présence locale de votre entreprise. Idéalement, il est lié ou lié à une zone ou à un emplacement spécifique pour permettre aux parties prenantes ne faisant pas partie de votre organisation de savoir plus facilement où se trouve votre entreprise.

Même si le fait d'avoir un numéro local établit votre emplacement, vous pouvez également obtenir des numéros locaux avec un code différent de celui où vous exploitez votre entreprise. L'avantage de cela est qu'il vous aide à avoir une présence dominante dans votre état, pays ou région.

2. Numéros de vanité

Ce numéro sur mesure ou personnalisé vous permet d'ajouter des phrases ou des mots pertinents. Un exemple d'un tel numéro est 2-700-BAGS. L'essence de l'utilisation d'un numéro personnalisé est de faciliter la reconnaissance du nom pour les personnes qui ne connaissent pas votre entreprise.

De plus, un tel nombre améliore la mémoire. Par exemple, si un client veut commander quelque chose mais doit se rappeler comment il a enregistré votre numéro d'entreprise, il peut rechercher le service, comme la livraison, et le numéro apparaîtra sur son écran. Après cela, ils peuvent vous appeler.

Idéalement, si quelqu'un voit ou entend le numéro personnalisé de votre entreprise, il n'a pas à creuser plus profondément pour trouver exactement ce que votre entreprise propose. Ils connaîtront instantanément vos services et vous appelleront s'ils en ont besoin.

L'un des principaux inconvénients d'un numéro personnalisé est que de nombreuses entreprises proposent des services similaires. par conséquent, la plupart des numéros contenant des phrases ou des mots identiques à un produit que vous vendez ont été pris. Ainsi, vous devez faire preuve de créativité avec la phrase ou les mots que vous avez choisis pour obtenir un numéro de vanité approprié pour votre entreprise. Les chances que vous obteniez un numéro de vanité gratuit sont minces. Ainsi, selon les conditions de votre fournisseur, vous devez payer un montant mensuel standard.

3. Numéro de voix sur protocole Internet (VoIP)

Vous pouvez obtenir un numéro de téléphone VoIP lorsque vous vous inscrivez à un service VoIP professionnel. Cela vous permet de passer et de recevoir des appels via Internet tant que vous disposez d'une connectivité stable. De tous les numéros de téléphone que vous configurerez, vous avez dépensé le plus par mois pour accéder aux services de votre fournisseur lorsque vous choisissez un numéro de téléphone VoIP.

La belle chose, cependant, est qu'il a amélioré les fonctionnalités grâce à une technologie à jour ; il est donc plus évolutif. De plus, vous n'encourrez aucun coût lors de la connexion du numéro à votre ligne car cela se fait directement via Internet.

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4. Numéros sans frais

Ces numéros sont généralement connus pour commencer par un préfixe compris entre 800 et 899. Ces numéros sont uniques par rapport aux autres car ils sont libres de composer. Ils ne sont liés à aucune localité ou région.

Votre fournisseur de services téléphoniques peut vous aider à configurer un numéro sans frais à un tarif abordable. De plus, le tarif qu'ils facturent est abordable, environ 10 USD, vous n'aurez donc pas à vous efforcer de payer mensuellement. Comme ils ne sont pas liés à une zone ou à une localité particulière, toute personne de votre pays peut contacter votre entreprise de manière transparente.

Comment configurer votre numéro de téléphone professionnel

Le développement et les avancées technologiques ont facilité la création d'un numéro de téléphone professionnel. Si vous ne savez pas par où commencer, voici un guide sur la configuration de votre numéro de téléphone professionnel :

1. Sélectionnez une application de numéro de téléphone professionnel

Avec les progrès technologiques, les entreprises utilisent aujourd'hui des applications de numéros de téléphone professionnels pour configurer leur numéro de téléphone professionnel. Une application de numéro de téléphone professionnel est un logiciel qui vous permet de choisir le type de numéro professionnel que vous préférez en fonction des besoins de votre entreprise. De plus, cela vous permet d'utiliser un numéro sur différents appareils qui peuvent être partagés entre vos employés, ce qui vous permet de répondre et de transférer des appels, d'enregistrer des messages vocaux, etc.

Lorsque vous choisissez le fournisseur de numéro de téléphone professionnel, vous devez vous assurer qu'il est réputé et réputé pour fournir des services de haute qualité. Vous pouvez consulter différents fournisseurs et comparer les tarifs. Vous pouvez également lire des critiques en ligne sur leurs services.

Une fois que vous avez choisi un fournisseur, vous pouvez télécharger l'application sur votre téléphone ou votre ordinateur. C'est ici que vous sélectionnerez et configurerez votre numéro de téléphone professionnel. C'est également ce que votre équipe utilisera pour rationaliser les appels et les processus de texte.

2. Sélectionnez un numéro de téléphone

Une fois que vous avez téléchargé l'application de votre fournisseur de numéro préféré, vous pouvez sélectionner le numéro de téléphone souhaité. Au moment de choisir le nombre, vous devez prendre votre temps.

La raison en est que certaines applications vous offrent la possibilité de choisir entre une application locale, personnalisée ou gratuite. Si vous souhaitez accroître la notoriété de votre marque, vous pouvez opter pour l'option de vanité, qui commercialise vos services.

Un numéro local sera idéal si vous souhaitez avoir un maximum de clients depuis votre localité. Cela dit, vous devez d'abord connaître vos objectifs et choisir le type de numéro souhaité.

Selon votre fournisseur, vous devrez peut-être payer des frais mensuels pour les services suivants :

1. Messagerie vocale

2. Minutes d'appel illimitées

3. Enregistrement d'appel

4. Salutations personnalisées

5. Renvoi d'appel

6. Essai gratuit

Il est essentiel d'opter pour un fournisseur dont les services répondent le mieux à vos besoins pour améliorer vos opérations et offrir à vos clients la meilleure expérience.

3. Créez une salutation personnalisée

Une fois que vous avez téléchargé l'application, suivi toutes les instructions d'inscription et choisi votre numéro préféré, l'étape suivante consiste à créer un message d'accueil. Une fois que vous avez défini le message d'accueil personnalisé, ce sera la première chose que vos clients entendront lorsqu'ils appelleront ou composeront votre numéro d'entreprise.

Un exemple de message d'accueil par défaut que vous pouvez enregistrer est "Merci d'avoir contacté la société ABC". Pour toute demande, appuyez sur 1.' La salutation ne doit pas nécessairement être de cette façon. Vous pouvez le personnaliser pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Si vous ne voulez pas vous enregistrer, vous pouvez utiliser un logiciel qui peut vous aider à raconter votre message d'accueil de manière professionnelle. Essayez de vous assurer que la salutation correspond au style de votre entreprise pour éviter de lui enlever son authenticité et son originalité.

Pour télécharger l'audio, vous devez suivre les instructions de l'application et choisir l'option qui vous convient le mieux, par exemple, l'enregistrement via un téléphone ou un ordinateur. Essayez autant que possible de vous assurer que l'enregistrement est au format mp3, puis téléchargez-le. Tant que la voix sur l'audio est attrayante et transmet un message approprié, vous pouvez l'utiliser comme message d'accueil personnalisé.

4. N'oubliez pas les extensions

La plupart des applications de numéros de téléphone professionnels ont une disposition pour les extensions. Cette fonction vous permet de transférer l'appelant à la personne du bon service organisationnel. Par exemple, vos extensions peuvent inclure : 'Pour ouvrir un nouveau compte, appuyez sur un ; pour les demandes de renseignements sur vos prêts, appuyez sur 2', et la liste continue.

Si vous êtes la personne en ligne, vous pouvez rediriger l'appel vers le professionnel qui traite les réclamations du client. Les extensions sont super efficaces si vous exploitez une grande entreprise. Ainsi, si vous avez un accueil client plus des extensions, cela vous aidera à gérer de nombreux clients en une journée par rapport à ceux qui appellent une seule personne.

Vous avez peut-être créé une petite entreprise; par conséquent, vous gérez la plupart des choses de manière indépendante. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin d'extensions ni de messages d'accueil personnalisés. Vous pouvez traiter directement avec vos clients et répondre à leurs besoins.

5. Définissez votre message vocal

Tout comme vous avez défini votre message d'accueil, vous pouvez configurer un message vocal par défaut au cas où l'appelant appelle et que vous manquez son appel. Un exemple est, 'Merci d'avoir contacté la société ABC. Vous recevrez un appel dès que le prochain agent sera disponible. Alternativement, vous pouvez également leur dire de laisser un message.

Puisqu'il s'agit de votre entreprise, c'est à vous de décider à quoi ressemblera votre message d'absence par défaut. La seule chose que vous devez faire est de vous assurer qu'il est conforme à vos services commerciaux. De plus, notez que vous pouvez changer le message vocal à tout moment et le modifier pour un meilleur.

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6. Avoir une musique d'attente appropriée

Parfois, vous pouvez recevoir un appel pendant un autre appel ; par conséquent, vous devez mettre l'autre appelant en attente. Dans ce cas, il est essentiel que vous ayez une musique d'attente apaisante qui incitera l'appelant à attendre.

Si vous ne voulez pas que ce soit de la musique littérale, vous pouvez enregistrer une vidéo expliquant les services de votre entreprise avec un fond instrumental relaxant et l'utiliser comme musique d'attente. Ce sera l'occasion de faire connaître votre entreprise.

7. Testez le nouveau numéro de téléphone

Après avoir suivi les étapes ci-dessus, vous pouvez envoyer et recevoir des appels. À cet égard, vous voudriez confirmer si vous avez suivi les étapes correctement en testant le numéro de téléphone. Confirmez que le message d'accueil, les extensions et les messages vocaux sont bien insérés.

Vous pouvez faire tout cela en utilisant votre numéro pour appeler celui de l'entreprise. Vous pouvez emmener un ami pour faciliter les choses. Ils vous seront d'une grande aide pour expérimenter la partie musique d'attente. De plus, ils vous donneront des commentaires. S'ils signalent des erreurs, n'hésitez pas à les corriger.

Conclusion

Avoir un numéro de téléphone professionnel pour votre entreprise est essentiel. Cela permet de rationaliser vos opérations et d'améliorer votre professionnalisme. Cela facilite également les demandes de renseignements pour vos clients, en leur offrant une meilleure expérience. Par conséquent, si vous utilisez toujours votre numéro personnel pour votre entreprise, il est temps de faire une mise à jour et de configurer votre numéro de téléphone professionnel.